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榮耀標識采購系統原來是這樣子的？
采購在企業運轉當中是常見且重要的一個環節，它起著降低成本，加速資金周轉率等作用。本文從十個方面對采購系統進行深度剖析，希望對你有幫助。
首先我們先來了解下什么是采購，采購是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源，為滿足自身需要或保證生產、經營活動正常開展的一項經營活動。
作為物流的起點，采購涵蓋了從供應商到需求方的貨物、技術、信息或服務流動的全過程。企業通過實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動，合理選擇采購方式、品種、批量、頻率等，以有限的資金保證企業的正常運轉，在降低企業成本、加速資金周轉率等，都起到至關重要的作用。
一、采購的意義
- 采購部門不是成本中心，而是企業的利潤中心之一。采購作為企業的生命源泉，有效降低采購成本才能將利潤最大化。
- 采購成本是企業成本控制中的主體和核心部分。采購成本直接影響著產品的定價和企業的利潤，合理的采購有利于提高企業在市場上的競爭力、降低經營風險。
- 合理采購，可提高資金的使用率、庫存的周轉率，減少資金擠壓、降低庫存成本。
二、什么是采購管理系統
上面了解了什么是采購以及采購的意義，接下來我們一起來了解在電商系統中什么是采購管理系統。
采購管理系統是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理。
采購系統主要服務于公司內部采購部門，向供應商采購商品來增加商品庫存量，并滿足庫存周轉、商品銷售等需求。
采購系統的功能主要包括采購商品管理、采購單管理、采購建議、采購維價、供應商管理、退供應商等，核心在于采購單的生命周期管理和維護，而難點在于供應商的管理，包括供應商的資質、供應商的評級、供應商所營商品等。
若想在最短時間內采購到價格最低、質量最好的商品，背后必須有一套完善的供應商管理體系，故筆者會將供應商管理單獨拉出來寫一篇文章進行詳細講解。
三、采購系統產品架構
為方便大家對采購系統整體的認識和了解，筆者整理了一張采購系統的產品架構圖，僅供參考。
▲采購產品架構圖
四、采購流程
采購部門的采購人員的日常工作流程大致為：接收采購計劃－詢比議價－決定－下采購單－審核－跟催－收貨－付款－退貨。
在整個采購過程中，采購管理系統會與倉儲系統、財務系統、庫存管理等系統之間產生信息交互。
流程圖如下，僅供參考：
▲采購時序圖
采購流程中涉及到的幾個關鍵節點需要重點說明一下：
創建采購單：創建采購時往往涉及到系統的一系列校驗，例如：在商品管理系統中校驗采購商品的SKU，在供應商系統中檢驗供應商的資質、價格等，在倉儲管理系統中校驗庫房等信息。
創建采購的方式一般有兩種。手動創建采購單：根據業務需求由采購部門手動創建采購單。自動補貨建議：由庫存系統發出的庫存預警，依據庫存控制策略自動生成的采購單。
采購單拆單：采購單創建成功一般會涉及到拆單邏輯，一般會按供應商、倉庫、配送中心等進行拆單，拆單后父訂單與子訂單關聯。
采購單審核：不論是手動創建采購單還是系統自動生成采購單，在創建采購單時，為減少審核的工作量，可設置相應的閾值（指最小采購量），閾值可由采購部門自行設定。當商品采購量小于設定的閾值時，系統默認自動審核通過，審核通過后進入采購單的流轉過程。
采購維價：若首次采購，或者當前采購價高于歷史采購價時，需要提交領導審批，審批通過后對系統中最高采購價更新維護。
供應商回告：回告的目的是能讓采購人員及時知曉供應商的供貨情況，包括可供貨量、價格等。回告方式一般有兩種，一種是系統回告，另一種是線下回告。
供應商發貨：供應商開始發貨到實際到貨中間會有幾天的間隔時間，這段時間的貨物在庫存管理系統中稱為“在途庫存”，一般3天左右到貨的庫存會被計算到可銷售可庫存中；另外采購量大或者被拆單的采購訂單，會涉及到分批到貨的情況。
驗貨入庫：采購商品到貨后，由wms系統進行驗收入庫，合格品上架入口、不合格品退供應商。驗貨入庫后，wms系統告知采購系統、庫存系統、財務系統，采購系統采購單狀態更新、庫存系統庫存數量更新、財務系統結算。
退供應商：按照與供應商的合同協議，將不合格品、滯銷品商品或臨近過期品退還給供應商。
供應商結算：財務通過供應商提供的發票、實際入庫情況和退貨情況與供應商進行結算，結算完畢后整個流程才算結算。
采購關單：采購關單是采購流程中最后一個節點，是針對采購單上的采購商品后續無再進貨入庫，對采購單進行完結的處理。
采購關單一般分為一下兩種情況：
- 系統自動關單：WMS系統中與采購單關聯的入庫單商品量+退貨量=采購單商品量，系統可自動觸發關單處理。
- 強制關單：一般針對采購單上的采購商品長期未入庫完結的情況（例如供應商一直不發貨或者缺貨），采購人員可根據實際的業務場景進行強制關單的操作。需要注意的是，關單時需要與告知WMS系統，若庫房正在對此采購單進行入庫作業，不允許關單；一旦關單成功，不允許庫房對此采購單再進行入庫。
五、采購商品管理
采購商品管理的作用主要是為采購提供數據支持。基礎數據來源于商品管理，采購價格來源于供應商管理，庫存信息來源于庫存管理。
采購商品主要通過SKU與外圍系統進行關聯與管理，外圍系統也是通過采購商品的SKU進行關聯，產生信息的交互。例如供應商管理中的供應商及采購價格、庫存管理系統的庫存量、財務管理系統的結算價格、商品管理系統中的商品基礎信息等。
如下圖：
▲SKU關聯
六、采購單管理
采購單主要對應供應商的訂單和倉庫的入庫單。
采購單管理主要是對采購訂單生命周期的管理，包括采購單的創建、采購單全流程的管理與監控、以及采購完成后的關單處理。
▲采購單管理
采購單的管理從表面上看無非就是對采購單的“增、改、查”，而它涉及到多個系統之間的相互配合，才能完成整個采購單的閉環，故難點在于與多個外圍系統之間的信息交互。
采購單的主要信息包括但不限于，采購商品、采購單價、采購數量、倉庫、供應商、預計到貨時間、結算方式、發票類型、合同附件等。
采購單的狀態一般包括：編輯中、待審核、審核中、審核通過、已完成。創建采購單時，選擇需要采購的商品和入庫倉庫，再選擇相應的供應商，其中采購的商品價格、結算方式、發票類型、付款方式等信息在供應商管理系統中維護。
這個過程可以理解為用戶在淘寶商城購買商品，將多家店鋪的商品加入購物車，一起支付下單的過程。下單后會涉及到拆單的邏輯，將父訂單拆成若干個子訂單，后續的狀態的跟蹤體現在子訂單上，所有子訂單完成父訂單才能完成。
七、采購建議
采購建議主要是來自庫存管理系統并結合采購系統中的供應商評分體系綜合得出，庫存管理系統會依據庫存控制策略（包括安全庫存、訂貨點、訂貨量、近期庫存動銷率等綜合因素），為采購系統提供采購建議。庫存系統中的詳細的邏輯筆者在此不再做詳細的闡述，再介紹庫存系統時會詳細說明。
八、采購維價
采購維價是指在采購商品，采購價格發生變動時（新價格超出原價格區間），需要在采購系統中更新價格的維護。
采購維價主要涉及一下幾種場景：
- 采購新商品：采購新的商品時，對于系統來說無相關商品價格信息，所以需要首次維護新采購商品的價格信息。
- 供應商價格變動：由于市場變動等因素導致供應商的價格變動超出原采購價格的區間范圍，需要價格更新維護。
- 采購價格維護錯誤：由于采購員價格錄入錯誤導致，需要重新修改價格。
采購維價時需要提交申請，由上級領導審核通過后方可生效。一般低于原采購價不用審批。
▲采購維價
九、退供應商
退供應商是指將商品退貨給供應商，退供應商的產品價值在于退貨全流程的管理和監控（退貨單的生命周期管理）。
退供應商一般涉及的業務場景有：
- 殘次品（不合格品）；
- 滯銷商品；
- 臨近過期商品；
- 商品清場（與供應商不再合作）等。
退供應商流程如下：
▲退供應商
1. 退貨單據類型
在不同的退貨場景中，會涉及不同的退貨單類型，殘次品退貨單、臨期退貨單、普通退貨單等。
殘次品退貨單是指商品受損不能正常銷售需要退給供應商的退貨單；臨期退貨單是指商品即將到期或已經到期，需要將商品退給供應商以降低公司損失的退貨單；普通退貨單一般是將滯銷商品或者清場商品退給供應商的退貨單。
2. 創建退貨單
創建退貨單的方式一般有兩種。
- 手動創建退貨單：殘次品退貨單和普通退貨單由采購人員手動創建，并提交審核，審核通過后告知WMS系統進入退貨流程。
- 系統自動創建退貨單：根據商品的過期日期，系統會自動生成即將過期商品的退貨單，將商品退給供應商。同樣也是審核通過后告知WMS系統進行退貨。
另外還有一種特殊的場景“虛入虛出”，是指“虛擬入庫、虛擬退貨”。
例如采購單創建錯誤、入錯庫房、出入庫數量倉管人員錄入錯誤等，具體的系統邏輯涉及到wms系統和庫存管理系統，后面筆者分享wms系統和庫存系統時會詳細介紹。
3. 退貨單審核
退貨單的商品退貨價格一般按照合同協議價、采購價、退貨時的市場價等進行退貨。創建好退貨單之后，由采購部領導進行審核，審核人可進行駁回或通過的操作，審核通過后，指令下達至WMS系統，WMS系統自動創建退貨單，然后打包發貨。
若業務發展相對成熟，為減少審核人員的工作量，可根據退貨供應商、退貨商品、退貨量、退貨價格等，可設置免審規則機制。例如非特殊商品、小于一定的退貨量、退貨價格與采購價格的差值小于某一范圍等，可以自動審核通過。
4. 退貨單取消
采購人員可以對創建好的采購單做取消的操作，取消時系統會做一系列的校驗。不同的節點檢驗的邏輯不同，具體流程如下圖：
▲取消退貨單
十、小結
采購屬于供應鏈鏈條中非常重要的環節，不僅是質量的第一關、也是成本的第一關，若第一關把控不好的話，最終對用戶、企業都會產生非常大的影響。良好的采購管理能有效的降低企業成本、減少庫存、增強市場競爭力。
總而言之，企業如果想降低采購成本，增加企業利潤，應該做好扎實的采購策略與方法。
作者：SurpassPM，公眾號：超悅產品
本文由 @Rocky 原創發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協議。
大佬小白再次謝過
講的很細節，多謝分享！