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編輯導(dǎo)讀：人才是公司發(fā)展的基石，招聘人才是一個復(fù)雜繁瑣的過程。對于一個小公司來說，如何搭建一個簡易的招聘管理系統(tǒng)呢？本文將從四個方面展開分析，希望對你有幫助。

在上周的分享中，我們用兩張表——一張是候選人基礎(chǔ)資料及應(yīng)聘記錄，一張是面試評價記錄——實現(xiàn)了基礎(chǔ)的招聘過程管理需求，并且通過對第二張表進行數(shù)據(jù)透視及切片，實現(xiàn)了招聘漏斗分析和各環(huán)節(jié)/面試官通過率統(tǒng)計的儀表盤。

可以說，只要把這兩張表傳到云上，比如用 Office 365 或者金山云文檔，開啟多人協(xié)同編輯后，管理一個百人規(guī)模以內(nèi)的招聘項目應(yīng)該不成問題——超過百人規(guī)模可能就會涉及到數(shù)據(jù)量過大帶來的操作效率問題。

不過，在效率問題之外，其實還有一個問題是使用 Excel/WPS 無法解決的：多人編輯時的干擾。雖然在 Excel/WPS 中開啟單元格保護就可以精確控制每個單元格的編輯權(quán)限，但依然解決不了多人編輯時對行或列的篩選及隱藏問題，一個不小心就容易造成數(shù)據(jù)的錯漏，盡管有歷史版本可以回滾，但還是不方便。

所以，我們可以考慮在更成熟的 SaaS 平臺上搭建這兩張表，來實現(xiàn)更「傻瓜式」的操作和更自動化的招聘過程管理。用流程規(guī)范行為，避免人為失誤。

市場上有很多 SaaS 供應(yīng)商，各家都有各自的優(yōu)缺點，但大體上功能基本一致。在今天的案例中我使用的是明道云。

聽起來，「搭建一套招聘管理系統(tǒng)」好像很復(fù)雜的樣子，哪怕加上了「零代碼」和「簡易」兩個修飾詞依然沒辦法消除掉固有印象，其實真沒那么麻煩，只需要三步。

一、梳理場景需求

假如業(yè)務(wù)場景是這樣：候選人選擇崗位投遞簡歷，然后對應(yīng)的面試官進行初篩，如果合適的話就打電話做電話面試，通過了的話就安排復(fù)面，復(fù)面也通過了的話就安排 HR 面，然后就是發(fā) offer。所有環(huán)節(jié)淘汰的都要發(fā)拒信。

我們可以畫出來類似下方的流程圖：

同時，再結(jié)合上周梳理的 E-R 圖和兩張 Excel 表，我們大致可以梳理出來這樣一個邏輯關(guān)系：

有了這個圖，下一步就是「照葫蘆畫瓢」了。

二、設(shè)計表單和自動化規(guī)則

首先，我們需要創(chuàng)建一個 SaaS 應(yīng)用，就叫它「易招」好了。然后在這個應(yīng)用中創(chuàng)建兩個表單。第一個是「候選人基礎(chǔ)資料及應(yīng)聘記錄」，為了方便理解我們縮寫為「簡歷庫」吧。

這個表單要設(shè)計哪些字段，每個字段的屬性和取值范圍（數(shù)據(jù)字典）是什么，也是需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求來確定的，這里省去需求溝通的過程，直接給例子：

第二張表是「面試評價記錄」。

在設(shè)計這張表的時候，就會涉及到「引用」的概念，因為面試評價是基于具體某個候選人的，所以我們需要在添加面試評價時，要求面試官指定這是給哪個候選人的面試評價。建立好引用關(guān)系，兩張表的數(shù)據(jù)就能互通了（這其實就是在上一篇分享中的 Excel/WPS 表中的候選人 ID 字段）。

直接在 SaaS 平臺上配置好這兩張表，我們就可以實驗手動來試驗一下具體的效果。不過肯定會有同學(xué)說「候選人要怎么投遞呢？總不可能 HR 手動錄數(shù)據(jù)吧？」，先別急，后面會說。

試驗 1：候選人簡歷入庫

試驗 2：面試官添加面試評價

現(xiàn)在就可以看到，在表一中，候選人已有一條面試評價記錄，點擊詳情就展開表二中的具體內(nèi)容。

OK，到這里我們已經(jīng)把上次所做的 Excel/WPS 表格全部搬到了這個招聘應(yīng)用中，但 SaaS 平臺的功能遠不止如此，我們還可以添加自動化規(guī)則來實現(xiàn)更高效的管理操作。

為了實現(xiàn)場景需求梳理中得到的規(guī)則，我們需要用到「工作流」這個功能。當然，不同的 SaaS 平臺可能叫法不同。

明道云所支持的工作流有這幾類：

1. 基于工作表事件觸發(fā)：當工作表中某個字段發(fā)生了特定變化時，就執(zhí)行某個操作。舉例：當電話面試環(huán)節(jié)的面試評價為通過時，就將該面試者的當前所在環(huán)節(jié)調(diào)整為復(fù)面，并提醒對應(yīng)的崗位負責(zé)人。
2. 基于時間觸發(fā)：當時間到了某個設(shè)定的節(jié)點時，就執(zhí)行某個操作。舉例：每天中午 12 點，給所有應(yīng)聘狀態(tài)為「淘汰」，拒信發(fā)送狀態(tài)為「待發(fā)送」，且應(yīng)聘狀態(tài)變更日期為「當前日期減一天」的候選人發(fā)送拒信。
3. 基于 Webhook 觸發(fā)：在指定的 URL 接到 Webhook 數(shù)據(jù)時，就執(zhí)行某個操作。這一條放在第三點來講，我們獲取候選人投遞的簡歷數(shù)據(jù)就是需要使用這個工作流了。

根據(jù)場景需求，我們可以設(shè)定這兩條工作流：

工作流 1：基于面試評價表中的「面試環(huán)節(jié)」和「環(huán)節(jié)結(jié)論」字段，自動調(diào)整簡歷庫表中候選人的「當前所在環(huán)節(jié)」和「面試狀態(tài)」。

工作流 2：基于簡歷庫表中候選人的「拒信發(fā)送狀態(tài)」是否為「待發(fā)送」，自動在面試結(jié)束的第二天發(fā)送拒信，并在發(fā)送后調(diào)整「拒信發(fā)送狀態(tài)」為「已發(fā)送」。

設(shè)置完成并發(fā)布后，我們來看一下具體的效果。

試驗 3：給新投遞的候選人添加簡歷篩選環(huán)節(jié)的面試評價，評為通過。該候選人的當前所在環(huán)節(jié)自動變?yōu)椤鸽娫捗嬖嚒埂?/p>

試驗 4：給該候選人添加電話面試評價，評為淘汰。該候選人的應(yīng)聘狀態(tài)自動變?yōu)椤柑蕴?，拒信發(fā)放狀態(tài)變?yōu)椤复l(fā)放」。PS：由于拒信功能需要配置郵箱，暫且略過。

基于工作流，我們可以創(chuàng)建多種業(yè)務(wù)邏輯，通過自動化操作來實現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的提升。

三、連接簡歷投遞入口

到目前為止，我們已經(jīng)實現(xiàn)了招聘過程的內(nèi)部管理，剩下的問題就是如何讓候選人投遞的簡歷直接進入「簡歷庫」，省去 HR 手動錄入的工作。

為了解決這個問題，我需要引入另外一個工具：公開表單。當然，明道云本身就有公開表單的功能，而且如果有其他支持 Webhook 功能的表單工具也是一樣可以使用。但基于多安利一個功能的出發(fā)點，這里還是拿一個外部工具舉例，比如金數(shù)據(jù)。

根據(jù)你在「簡歷庫」中所創(chuàng)建的表單字段，在金數(shù)據(jù)中創(chuàng)建一個一樣的表單，或者說問卷，然后開啟「數(shù)據(jù)推送」。然后回到明道云，創(chuàng)建一個基于 Webhook 的工作流，并復(fù)制對應(yīng)的 URL，粘貼到金數(shù)據(jù)的「數(shù)據(jù)推送」中。

然后，需要將金數(shù)據(jù)中的 JSON 樣例復(fù)制到明道云中的「自定義參數(shù)」中。

接下來，我們就可以開始配置金數(shù)據(jù)中的字段如何跟明道云中的字段進行關(guān)聯(lián)了。

保存后，我們再來試驗一下。

試驗 5：在金數(shù)據(jù)填寫簡歷投遞表，會自動推送數(shù)據(jù)到明道云的「簡歷庫」中。

至此，就像搭積木一樣，不用寫一行代碼，一套簡易的招聘管理系統(tǒng)就搭建完成了。

當然，這只能實現(xiàn)最基本的招聘過程管理，稍微再提點優(yōu)化需求，比如候選人上傳簡歷自動解析到對應(yīng)字段，比如候選人能夠自助查詢面試進度，再比如候選人可自助選擇面試時間等，就需要更多的開發(fā)工作才能實現(xiàn)。但這不是這篇推送的重點，所以略過不談。

四、總結(jié)

在我看來，就實現(xiàn)「招聘過程管理」這個需求而言，用 Excel/WPS 和用 SaaS 應(yīng)用的最大差異就在于后者的自動化規(guī)則所帶來的成倍效率提升。當然，SaaS 應(yīng)用能做的遠不止這些，越是復(fù)雜的業(yè)務(wù)，就越能體會到這套輕量、便捷且易迭代的工具所帶來的改變。比如銷售的商機和訂單管理，采購的物料管理，生產(chǎn)制造的排期。

但需要指出的是，目前我使用的明道云還只能做非常簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，盡管可以自定義圖表，但能夠?qū)崿F(xiàn)的功能十分有限。

稍微復(fù)雜一點的數(shù)據(jù)分析，比如基于 Excel/WPS 的數(shù)據(jù)透視和切片功能的場景需求，暫時還沒辦法滿足，更別提需要用到 BI 分析的復(fù)雜業(yè)務(wù)了。在這一點上，不同的 SaaS 服務(wù)提供商都有自己所擅長和不擅長的領(lǐng)域，也許在未來可以通過開放平臺解決。

同樣需要指出的是，「封裝」如此完善的 SaaS 產(chǎn)品在與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接上不可避免會存在水土不服，對于現(xiàn)有系統(tǒng)接口的改造同樣需要企業(yè)內(nèi)部投入較多的 IT 資源。

同時，目前國內(nèi)絕大多數(shù)公司也缺少把自己的核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)「上云」的信心，哪怕服務(wù)商能做到 5 個 9 的服務(wù)承諾——即便不考慮為了達成這 99.999% 的服務(wù)可用性需要花費多少成本，這也意味著在一年 365 天中會有 5.26 分鐘的「掉線」可能。盡管部署在本地有可能還達不到 5 個 9 的保障，但就現(xiàn)狀來看，國內(nèi)企業(yè)的習(xí)慣依然還是「數(shù)據(jù)放在自己家比較安心」。這是目前的大環(huán)境。

不過話又說回來，像是對于非業(yè)務(wù)敏感類的數(shù)據(jù)，比如人力資源相關(guān)的人事，薪酬，招聘，培訓(xùn)等，「上云」其實已經(jīng)是個趨勢。然而尷尬的是對于這部分需求，大企業(yè)傾向自研，中小企業(yè)又不愿意多花錢。市場需求的確存在，但能不能養(yǎng)活一到兩家獨角獸，也只有時間才能告訴我們答案了。

本文由 @Tony Wu 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。