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編輯導(dǎo)語(yǔ)：OA審批，是利用通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把日常辦公所需內(nèi)容整合進(jìn)一個(gè)平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件。利用OA審批流程的好處是可以簡(jiǎn)化辦公程序，規(guī)范員工行為，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部有效分工、規(guī)范員工崗位職責(zé)，也有助于增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作能力。接下來(lái)，本文作者就為我們分享了如何設(shè)計(jì)OA審批。

隨著社會(huì)節(jié)奏日漸加速，越來(lái)越多的企業(yè)加入了自動(dòng)化辦公OA（Office Automation）的大軍，疫情期間更是讓企業(yè)辦公軟件釘釘一度沖上了各大軟件平臺(tái)的榜首。

在企業(yè)辦公中較為常見(jiàn)的場(chǎng)景有考勤打卡、出差報(bào)銷和請(qǐng)假審批等，那么今天我們就來(lái)分享一下如何為ToB企業(yè)設(shè)計(jì)OA審批功能。

本次的設(shè)計(jì)鏈路主要分為3個(gè)環(huán)節(jié)：

1. 問(wèn)題&場(chǎng)景→需求：?jiǎn)栴}還原至場(chǎng)景，并對(duì)應(yīng)提煉出需求；
2. 需求→功能：需求翻譯成功能及解決方案；
3. 功能→問(wèn)題&場(chǎng)景：線后反向追蹤驗(yàn)證功能是否解決了問(wèn)題。

一、?問(wèn)題(場(chǎng)景) → 需求

凡是需要多人分工協(xié)作的企業(yè)，無(wú)可避免都需要進(jìn)行審批。既然釘釘、企業(yè)微信等各大辦公軟件上的審批功能都已經(jīng)十分成熟了，為什么我們B端客戶還需要自己做審批呢？原因有三：

1. 不同公司審批流程難以趨同，中大型公司更是很難因?yàn)檫m應(yīng)一款審批軟件而調(diào)整自己的流程；
2. 部分審批含有該行業(yè)/該公司的一些特色業(yè)務(wù)表單，釘釘難以打通審批和業(yè)務(wù)表單數(shù)據(jù)；
3. 核心數(shù)據(jù)存在保密性質(zhì)，企業(yè)不愿通過(guò)第三方辦公軟件來(lái)審批一些機(jī)密數(shù)據(jù)表單。

因此，雖然OA審批已經(jīng)是一個(gè)相對(duì)成熟的業(yè)務(wù)模塊，但仍舊因行業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)化程度不同等原因而存在大量的特異化需求和市場(chǎng)。那么，不同公司的審批場(chǎng)景和需求有什么不同呢？

因?yàn)楣P者面向的都是某一細(xì)分行業(yè)的客戶，故此處我們先忽略行業(yè)性質(zhì)，簡(jiǎn)單地來(lái)從規(guī)模上進(jìn)行區(qū)分討論。就自身經(jīng)歷而言，筆者既待過(guò)數(shù)十個(gè)人的小公司，也待過(guò)上千人的上市公司，對(duì)二者的審批流程區(qū)別有十分深刻的體會(huì)：

• 小公司往往審批決策路徑短、流程和形式都較為簡(jiǎn)潔，但缺乏規(guī)范性和保障：例如，當(dāng)我需要出差時(shí)，往往只需要當(dāng)面和leader說(shuō)一句就ok了，從流程上來(lái)看確實(shí)效率很高，但假若在出差期間出了什么意外，口頭審批并不能給予發(fā)起人充分的后續(xù)保障。
• 大公司往往決策路徑極長(zhǎng)，流程和形式都十分復(fù)雜，但在一定程度上能夠規(guī)范多部門多人員協(xié)作下的審批流程，保證工作的正確性和安全性。例如，以前每次出差報(bào)銷都要填寫3張不同的表，填完表后還要專門排好序再用膠水對(duì)齊粘好以歸檔，層層審批之后，在等到報(bào)銷錢款到賬時(shí)可能就是數(shù)周甚至一個(gè)月之后了。

大公司的審批流程雖然繁雜，但如果使用口頭審批等不太規(guī)范的流程，那么其中隨隨便便在報(bào)銷金額上出點(diǎn)紕漏，累積下來(lái)就是非常高額的代價(jià)。

綜上我們可以看出，大小規(guī)模公司之間的實(shí)際審批流程存在很大的差異性。因?yàn)楣P者目前所涉客戶以傳統(tǒng)行業(yè)的小公司為主，故以下就專門針對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)的小公司審批流程來(lái)進(jìn)行探討。

傳統(tǒng)行業(yè)小公司線下審批流程的問(wèn)題常見(jiàn)于：

1. 缺乏規(guī)范的流程：沒(méi)有明確的審批條件/資料準(zhǔn)備/結(jié)果記錄等，容易造成管理混亂；
2. 缺乏數(shù)據(jù)留存和透明度：紙質(zhì)表單維護(hù)成本高，后期容易就審批結(jié)果及相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生推諉扯皮；
3. 效率低下：進(jìn)度查詢和溝通成本高。

為什么傳統(tǒng)行業(yè)小公司會(huì)容易產(chǎn)生這些審批上的問(wèn)題呢？

• 首先：為了節(jié)省人力成本，小公司往往一人身兼多職，因此容易造成管理上的混亂；
• 其次：傳統(tǒng)行業(yè)小公司的老板和管理往往是業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的人才，而這類人正好是較為缺乏管理意識(shí)能力的；
• 最后：傳統(tǒng)行業(yè)更多還是在沿用舊有的思路和方式解決問(wèn)題，難以快速轉(zhuǎn)型和接受新鮮工具和事物來(lái)提升效率。

那么，針對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)小公司的上述3個(gè)主要問(wèn)題，我們整理出對(duì)應(yīng)的需求如下：

1. 需要完善規(guī)范的審批流程；
2. 需要將審批數(shù)據(jù)和其他關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行沉淀，形成「審批x其他業(yè)務(wù)」的完整數(shù)據(jù)流；
3. 需要降低成本、優(yōu)化審批效率。

二、需求→功能

在了解到客戶需求之后，我們需要通過(guò)設(shè)計(jì)功能和確立優(yōu)先級(jí)去思考對(duì)應(yīng)提供怎樣的解決方案。針對(duì)上述3個(gè)需求，我們粗略地給出各自需求對(duì)應(yīng)的模塊清單：

1. 規(guī)范的審批SOP：包含權(quán)限設(shè)計(jì)、審批模塊業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)等；
2. 數(shù)據(jù)沉淀&數(shù)據(jù)流：審批記錄、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流等；
3. 效率提升：實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)度查詢、即時(shí)消息推送、審批效率的智能分析統(tǒng)計(jì)等。

1. 規(guī)范的審批SOP

首先我們來(lái)講如何什么算作一個(gè)完整的審批流程SOP：發(fā)起審批-等待審批-處理審批（結(jié)果告知）。

1）審批角色

在一個(gè)完整的審批SOP中，牽扯到的角色共分為4類：

1. 發(fā)起人：例如，需要請(qǐng)假的前端程序員小王；
2. 審批直接處理人：例如，前端總負(fù)責(zé)人A同意了小王的請(qǐng)假；
3. 審批非直接處理人：小王的請(qǐng)假既可以由A處理，可以由B處理，但是A先進(jìn)行了處理；
4. 抄送人：小王認(rèn)為本次審批和他的后端同事C有關(guān)系，會(huì)影響到排期進(jìn)度，故將本次審批抄送給了C。

上述是一個(gè)相對(duì)較完善的審批SOP，其中涉及到了4種角色。顯然易見(jiàn)，這4種角色對(duì)「審批」事件的影響和關(guān)聯(lián)程度有輕有重，那么這自然就需要依賴到權(quán)限層面的設(shè)計(jì)。

這里不展開(kāi)講權(quán)限層面的設(shè)計(jì)，但是無(wú)論選擇哪種權(quán)限設(shè)計(jì)方式，最終需要明確的結(jié)論是：哪一些（類）賬號(hào)可以發(fā)起審批、哪一些（類）賬號(hào)可以處理審批、而哪一些（類）賬號(hào)能夠查看審批。

2）審批方式

常見(jiàn)的審批方式有3種：并行審批、串行審批、并串混合審批，這里就依賴于我們所面對(duì)企業(yè)的實(shí)際審批流是哪種方式來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。

（并行審批）

無(wú)論是審批流，還是類似于WBS箭線圖這類活動(dòng)流，只要是以「流」這種形式所存在的任務(wù)，都可以與我們的電路圖進(jìn)行類比，即串聯(lián)電路、并聯(lián)電路，以及二者混合的電路。

在設(shè)計(jì)時(shí)，我們可以將工作流類比成電路圖，那么思路也就會(huì)更為形象和開(kāi)闊。

同時(shí)，我們需要在設(shè)計(jì)時(shí)考慮未來(lái)的可擴(kuò)展性。

如若現(xiàn)在決策只支持并行審批，那么未來(lái)是否會(huì)存在并串混合審批的可能性？從產(chǎn)品角度上來(lái)講，需要通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)的理解來(lái)給出一定的未來(lái)方向預(yù)測(cè)并融入業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)中去，這樣能夠有效提升研發(fā)代碼的有效性和可擴(kuò)展性、避免推倒重來(lái)。

2. 數(shù)據(jù)沉淀&數(shù)據(jù)流

在系統(tǒng)上操作審批，無(wú)疑會(huì)產(chǎn)生一系列的活動(dòng)軌跡和行為數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)才是系統(tǒng)能夠帶給客戶的最大價(jià)值。那么，我們先來(lái)按照一個(gè)完整的審批流梳理一下對(duì)應(yīng)會(huì)產(chǎn)生哪些數(shù)據(jù)：

1. 發(fā)起審批——形成審批單（發(fā)起人、發(fā)起日期、審批單號(hào)、審批單狀態(tài)等）；
2. 處理審批——在審批單的基礎(chǔ)上形成對(duì)應(yīng)的處理數(shù)據(jù)（審批結(jié)果、審批人、審批時(shí)間等）；
3. 審批結(jié)果對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理——例如，請(qǐng)假審批成功后，對(duì)應(yīng)已請(qǐng)假/剩余請(qǐng)假次數(shù)的更新；報(bào)銷審批通過(guò)后，對(duì)應(yīng)銀行流水的更新等。

在梳理好數(shù)據(jù)之后，我們需要一個(gè)完整的數(shù)據(jù)管理中心，即就是在整個(gè)OA審批流程中需要一個(gè)完整的審批單管理。審批單會(huì)根據(jù)其狀態(tài)分為待審批、審批通過(guò)、審批拒絕（此處簡(jiǎn)單說(shuō)明，暫不贅述發(fā)起人撤回和再次修改的更多場(chǎng)景）。

同時(shí)，審批單管理需要考慮好不同角色在不同場(chǎng)景下的使用需求。

系統(tǒng)雖然是無(wú)情的數(shù)字機(jī)器，但每一個(gè)電腦背后都是一個(gè)個(gè)真實(shí)的人在使用，那么我們就要以人為本，從人的角度去思考如何讓審批單管理更貼合還原真實(shí)的使用場(chǎng)景。

例如，發(fā)起人的關(guān)注點(diǎn)：是否發(fā)起成功？何時(shí)審批通過(guò)？若被拒絕，被拒絕的原因是什么？我該如何修改后再次發(fā)起審批呢？

對(duì)應(yīng)給出的解決方案應(yīng)該為：發(fā)起后即時(shí)給出發(fā)起結(jié)果；提供審批進(jìn)度查詢、即時(shí)推送傳達(dá)審批結(jié)果；審批流程受阻時(shí)，及時(shí)提供原因和解決方案。

審批人的關(guān)注點(diǎn)：

• 我今天有沒(méi)有審批要處理？
• 表單內(nèi)容是否正確，我是否應(yīng)該給他通過(guò)？
• 如果不通過(guò)，我需要告訴他怎樣去調(diào)整。

對(duì)應(yīng)給出的解決方案應(yīng)該為：提供審批待辦和推送；在審批時(shí)，提供關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的表單跳轉(zhuǎn)和查詢；審批拒絕后，尤其需要提供對(duì)應(yīng)的駁回原因說(shuō)明。

上述只是提供了幾種思路和高頻場(chǎng)景，核心理念還是在于當(dāng)我們?cè)O(shè)計(jì)功能時(shí)，要著重注意考慮和權(quán)衡不同角色的使用場(chǎng)景。因?yàn)檫@冰冷的數(shù)據(jù)背后，也是一個(gè)個(gè)和我們一樣面對(duì)陌生系統(tǒng)無(wú)處下手的普通人。

3. 效率提升

有人說(shuō)過(guò)，產(chǎn)品經(jīng)理70%的時(shí)間都花在了溝通上，但是其實(shí)很多從事傳統(tǒng)行業(yè)的職業(yè)也是。他們?cè)诿τ谧约菏诸^工作的同時(shí)，將大部分的協(xié)作都簡(jiǎn)單地使用了電話、微信和當(dāng)面溝通來(lái)處理，方式很簡(jiǎn)單，但效率卻很低下。

因此，在審批流程的效率提升上，我們需要做的第一件要事就是降低溝通成本，將大部分的溝通場(chǎng)景使用系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行替代。

例如，發(fā)起人需要知道發(fā)起后由誰(shuí)審批、共需要幾個(gè)審批環(huán)節(jié)、當(dāng)前在什么環(huán)節(jié)等信息，這個(gè)時(shí)候，我們就需要對(duì)應(yīng)給出明確的審批流和當(dāng)前進(jìn)度等供發(fā)起人查詢。

當(dāng)審批人在操作審批時(shí)，發(fā)現(xiàn)報(bào)銷表單中除金額填寫有誤外其余表單都是正確的，那么在駁回該項(xiàng)審批時(shí)，就需要能夠直接注明駁回原因，而不是再私下發(fā)微信找到審批人去進(jìn)行說(shuō)明。

幫助審批流中的不同角色減少不必要的額外溝通，就已經(jīng)能夠幫助客戶提升大部分場(chǎng)景下的工作效率了。

除此之外，也可以像釘釘那樣提供一些審批效率的智能分析統(tǒng)計(jì)，比如在審批環(huán)節(jié)中，誰(shuí)的審批效率最低，平均每個(gè)人的審批處理時(shí)長(zhǎng)是多久等等，從而可以幫助企業(yè)優(yōu)化每一個(gè)審批環(huán)節(jié)，更好地通過(guò)數(shù)據(jù)反哺流程的優(yōu)化。

三、 功能→問(wèn)題（場(chǎng)景）

從某種程度上來(lái)說(shuō)，上線前的方案設(shè)計(jì)都只是產(chǎn)品經(jīng)理的一廂情愿。只有上線后接受到了客戶的真實(shí)反饋，才能真正驗(yàn)證解決方案的有效性。

上線后的追蹤驗(yàn)證可以分為兩條思路：一條依賴于此前的數(shù)據(jù)埋點(diǎn)，通過(guò)定量分析來(lái)進(jìn)行驗(yàn)證；另外一條可以通過(guò)客戶調(diào)研回訪來(lái)進(jìn)行定性分析。

理想狀態(tài)下，最好能夠在一個(gè)月內(nèi)就最終驗(yàn)證成果給出一定的響應(yīng)優(yōu)化。

歸根結(jié)底，審批只是諸多辦公場(chǎng)景中的一類，而企業(yè)辦公的核心要義就在于準(zhǔn)確和高效。

在整個(gè)OA審批設(shè)計(jì)中，我們需要時(shí)時(shí)刻刻從發(fā)起人和審批人的角度出發(fā)，通過(guò)還原真實(shí)的使用場(chǎng)景來(lái)提供審批功能設(shè)計(jì)，幫助他們快速而準(zhǔn)確地完成一次審批。

客戶成功，也就從側(cè)面賦予了我們toB企業(yè)成功的價(jià)值。

本文由 @冰冰醬 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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