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編輯導(dǎo)讀：80%的會議都是浪費(fèi)時(shí)間，如何正確地開會才能不浪費(fèi)？怎么樣才能解決提高會議效率？本文作者從產(chǎn)品優(yōu)化迭代的角度出發(fā)，對“開會”這一產(chǎn)品進(jìn)行了產(chǎn)品分析，并分享了優(yōu)化“開會”產(chǎn)品設(shè)計(jì)方法，供大家一同參考學(xué)習(xí)。

01 遇到的問題

“不是在開會中，就是在開會的路上”這是大部分職場人士，特別是作為產(chǎn)品經(jīng)理的我們的真實(shí)寫照，那么，在約會或赴約過程中的你，是否遇到過以下類似的經(jīng)歷：

1. 會議發(fā)起人，在根據(jù)會議計(jì)劃創(chuàng)建會議邀請前，不知道受邀人是否有時(shí)間參與或沒有受邀人請確認(rèn)好時(shí)間，盲目發(fā)出邀請。這樣就可能會出現(xiàn)受邀人無法參加會議的情況，如受邀人無法參與會議且及時(shí)反饋原因，發(fā)起人還可以根據(jù)反饋結(jié)果及時(shí)調(diào)整會議，但如果受邀人沒有及時(shí)反饋問題，就會造成到了會議會議時(shí)間，發(fā)起人一個人坐在會議室，遲遲等不到受邀人的情況，此時(shí)再去調(diào)整會議計(jì)劃，必將會議影響會議目標(biāo)的達(dá)成。
2. 會議發(fā)起人，發(fā)出會邀請后，由于某些原因臨時(shí)取消或變更了會議，沒有及時(shí)在會議管理應(yīng)用上更新會議信息，由于會議室在系統(tǒng)信息仍是被占用中，導(dǎo)致其它用戶在計(jì)劃會議時(shí)間范圍內(nèi)無會議室可約。

02 場景分析

汪童學(xué)，因某個需求需要與需求方進(jìn)行會議討論，參會的人員包括需求提出方和需求涉及到的上下游業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，共計(jì)8人。由于會議需要對需求進(jìn)行分析討論，會議是需要有投影儀、白板或者智能會議平板，基于可用的會議室資源，最終通過會議管理應(yīng)用發(fā)起了會議邀請，會議時(shí)間為：明天14:30——15:30結(jié)束，會議室在5樓521。

由于汪童學(xué)在選擇邀請參會人員時(shí)，人員列表僅提供了姓名和、頭像信息，沒有提供被邀請者的在計(jì)劃會議時(shí)間內(nèi)是否有其它會議或工作安排，所以發(fā)起出邀請后，可能會出現(xiàn)受邀人的日程安排與計(jì)劃會議時(shí)間沖突的情況。例如：在發(fā)出會議邀請之后，賀同學(xué)反饋，在14：30—15：30時(shí)段有其它重要會議要參加；陳童學(xué)安排了外出拜訪工作，無法參加會議；于童學(xué)反饋調(diào)休無法參加會議。

汪童學(xué)提前約了今天下午2:30的會議，由于汪童學(xué)不了解預(yù)約的會議的室是否在有還未結(jié)束會的會室，臨近會議開始時(shí)間，汪童學(xué)與其他受邀人到達(dá)會議室門口時(shí)發(fā)現(xiàn)上一場會議仍在進(jìn)行，為了讓會議正常進(jìn)行，汪童學(xué)臨時(shí)找了另外一個會議室。

以上場景闡述了，“約會”的不同節(jié)點(diǎn)可能存在的問題，而導(dǎo)致問題發(fā)生的主要原因可以總結(jié)為兩點(diǎn)：

1. 發(fā)起人、參與人、會議室三者之間信息的不對稱。 ?例如：“問題1”出現(xiàn)的原因，主要是因?yàn)榘l(fā)起人、參與人、會議室三者之間信息的不對稱，發(fā)起人在選擇參與人時(shí)，不知道參與人當(dāng)前工作狀態(tài)是什么，日程安排的時(shí)間與計(jì)劃會議時(shí)間是否存在沖突，如在產(chǎn)品設(shè)計(jì)上，為發(fā)起人提供受邀人的工作狀態(tài)、日程安排等信息，同時(shí)在會議發(fā)起人發(fā)出會議邀請之后，基于受邀人的角色設(shè)計(jì)邀請確認(rèn)反饋機(jī)制，就可以在一定程度上避免的問題的出現(xiàn)。
2. 產(chǎn)品流設(shè)計(jì)未實(shí)現(xiàn)閉環(huán)。 ?例如：“問題2”出現(xiàn)，就是因?yàn)楫a(chǎn)品設(shè)計(jì)上對會議是否真的開始、是否在仍 在進(jìn)行，沒有設(shè)計(jì)相關(guān)的確認(rèn)機(jī)制，導(dǎo)致會議其實(shí)提前結(jié)束或已經(jīng)取消，但會議室在系統(tǒng)信息中還是被占用中。

1. 信息優(yōu)化

會議是一種有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的，在限制定的時(shí)間和地點(diǎn)，按照一定的議事程序進(jìn)行的議事活動。在約會前，發(fā)起人需要了解在計(jì)劃會議時(shí)間范圍內(nèi)參與者是否可以參與、是否有符合要求的會議室可用、會議室的設(shè)備配置是否能滿足會議需求等信息，才能快速并準(zhǔn)確的按計(jì)劃完成“約會”動作。

所以預(yù)約會議的過程，其實(shí)是對人、會議室、時(shí)間三個要素（發(fā)起人，會議計(jì)劃，包括時(shí)間、主題等；參與者：工作狀態(tài)、日程安排等；會議室，會議室的位置、空間、設(shè)備、時(shí)間等信息）的進(jìn)行匹配過程，要解決三要素匹配過程中信息不對稱的問題，就需要在產(chǎn)品設(shè)計(jì)中針對三要素信息進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。

例如：從發(fā)起人的角度，為發(fā)起人提供被邀請者的日程信息；從被邀請者的角度，提供日程管理工具；為發(fā)起人和被邀請者提供溝通的渠道。

2. 流程優(yōu)化

流程用于描述事情進(jìn)行或事物發(fā)展所經(jīng)過的程序，任何事物都有它的流程，例如吃東西時(shí)需要經(jīng)過投送、張嘴、咀嚼或吞咽等程序。會議也不例外，會議從開始到結(jié)束，是一個過程。

到了會議開始或結(jié)束時(shí)間，會議是否真的開始？會議是否正在或仍在進(jìn)行中？從流程的角度來看，針對以上問題要給出明確的答案，就需要從發(fā)出會議邀請起到會議開始、進(jìn)行、結(jié)束關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，做好流程的設(shè)計(jì)的與控制。

例如，在到了會議開始時(shí)間的前后，利用應(yīng)用內(nèi)的推送信息，提醒發(fā)起人及時(shí)確認(rèn)會議是否開始，如在一定時(shí)間閥值內(nèi)，發(fā)起人仍沒有確認(rèn)開始會議，則自動取消會議。如此，不僅從系統(tǒng)信息中獲取會議進(jìn)行的狀態(tài)信息，還可以為會議行為分析提供數(shù)據(jù)支撐。

03 優(yōu)化設(shè)計(jì)

1. 參與者

對發(fā)起人而言，擬邀請的參與者是否有時(shí)間參與會議，直接影響會議是否能按計(jì)劃執(zhí)行，如果系統(tǒng)不能盡可能為發(fā)起人提供擬邀請參與者的工作狀態(tài)、日程安排等信息，發(fā)起人只能盲目發(fā)出邀請。

現(xiàn)狀：

選擇成員列表，成員列表只展示頭像、姓名等信息，發(fā)起人根據(jù)成員列表提供的信息無法知道成員的當(dāng)前工作狀態(tài)是什么，有沒有其它日程安排，導(dǎo)致選擇的過程是盲目的，那么選擇的結(jié)果與會議計(jì)劃的存在沖突的可能性就會變大。

優(yōu)化：

信息優(yōu)化：由于用戶的上下班打卡、工作溝通、日程管理都是基于KS APP進(jìn)行的，所以在優(yōu)化方案中，除了在選擇成員列表展示頭像、姓名等基礎(chǔ)信息，還為發(fā)起人提供了成員的工作狀態(tài)、會議安排、同步日程等信息，在一定程度上解決發(fā)起人與參與人信息不對稱的問題，發(fā)起人在選擇成員可以根據(jù)成員的工作狀態(tài)信息雙向動態(tài)調(diào)整會議計(jì)劃。

2. 會議室

對于線下會議而言，會議室是必不可少的空間，會議室的可用時(shí)間與會議計(jì)劃時(shí)間是否匹配，會議室的空間是否可以容納參會人員，會議室配備的設(shè)備是否滿足會議需求，這些都直接或間接影響會議是否能按計(jì)劃舉行。

現(xiàn)狀：

會議室列表向發(fā)起人提供了會議的位置、可容納人數(shù)、會議室設(shè)備、會議室狀態(tài)信息。但其中會議室狀態(tài)，僅以狀態(tài)標(biāo)簽形式告訴發(fā)起人會議室的狀態(tài)，具體哪個時(shí)段可用，發(fā)起人需要進(jìn)入會議室二級頁面查看；

如用戶進(jìn)行二級頁面后，發(fā)現(xiàn)會議室的可用時(shí)間段與會議計(jì)劃時(shí)間不匹配，用戶需要返回列表頁面，重新選擇并查看其它會議的詳細(xì)信息，這樣的設(shè)計(jì)，不僅影響用戶體驗(yàn)，還會影響發(fā)起人選擇會議室過程的效率和結(jié)果。

優(yōu)化：

在選擇會議室的過程中，會議室的位置、狀態(tài)、可約時(shí)間、設(shè)備等信息對于發(fā)起人而言是優(yōu)先級較高的信息，針對現(xiàn)狀優(yōu)化方案做了以下處理：

1. 會議室列表排序：根據(jù)會議室剩余可約的時(shí)間進(jìn)行倒序排序，從時(shí)間維度優(yōu)先將剩余可約時(shí)間段更多的會議室推薦給用戶?。
2. 將會議室的“生命線”通過時(shí)間軸的形式展示給用戶，數(shù)字代表時(shí)間、橙色代表已約的時(shí)間段、綠色代表可約的時(shí)間，發(fā)起人在會議列表層級頁面就可以明確認(rèn)知道會議室當(dāng)前的狀態(tài)是什么、哪些時(shí)段已經(jīng)被約，哪些時(shí)段可以約，可以更快、更準(zhǔn)確的選擇符合計(jì)劃的會議室。

3. 會議過程管控

會議時(shí)間到 了，則到代表會議自動開始了，會議時(shí)間結(jié)束了，則代表會議會議自動結(jié)束了，那么會議是否真的開始、是否仍在進(jìn)行中，從系統(tǒng)信息中無法得知，直接導(dǎo)致人（會議參與人）的信息和會議室的信息，在系統(tǒng)信息中得不到及時(shí)更新。例如：會議實(shí)際沒有開始，但是發(fā)起人沒有在會議管理應(yīng)用中取消會議，真正需要會議的用戶到線下確認(rèn)之后，才知道有會議室可用。

基于以上現(xiàn)狀，從發(fā)起人、參與者的角度，分別針對會議開會、進(jìn)行、結(jié)束等進(jìn)行了如下優(yōu)化設(shè)計(jì)：

（1）發(fā)起人

確認(rèn)開始：從發(fā)起人的角度，在會議開始前幾分鐘，利用KS應(yīng)用內(nèi)消息推送，提醒發(fā)起人確認(rèn)會議是否開始，從流程提供確認(rèn)機(jī)制，以確認(rèn)會議是否真的開始，會議室資源是否真的投入使用。

取消：如果因某些原因，需要取消會議，用戶可以通過取消功能及時(shí)取消會議，以及時(shí)更新會議信息并釋放會議室資源。

創(chuàng)建群聊：基于發(fā)起人的用戶角色，為用戶提供快速“創(chuàng)建群聊”的功能，用戶點(diǎn)擊創(chuàng)建群聊，系統(tǒng)可以自動根據(jù)會議主題和人員創(chuàng)建群，方便參會相關(guān)人員在會前、中、后討論并同步信息。

延時(shí)：在會議即將結(jié)束前的一段時(shí)間，發(fā)送消息推送，提醒發(fā)起人是否需要延長會議時(shí)間，如需要延長時(shí)間，則可以通過延長時(shí)間功能，延長會議時(shí)間，避免會議沖突的問題。

結(jié)束：在到了會議結(jié)束時(shí)間之后，發(fā)送消息推送，提醒發(fā)起人及時(shí)確認(rèn)會議是否結(jié)束，以及時(shí)更新會議狀態(tài)和會議室的使用狀態(tài)。

（2）參與者

在發(fā)起人發(fā)出會議邀請之后，推送系統(tǒng)信息，引導(dǎo)參與者及時(shí)確認(rèn)是否接受邀請，只有接受會議的參與者達(dá)到一定比例或全部接受，則意味著會議成行，推送時(shí)間、循環(huán)次數(shù)、比例可根據(jù)需求靈當(dāng)配置；如因?yàn)闀r(shí)間沖突，無法參加會議，可以利用拒絕功能反饋拒絕原因和可以參加會議的時(shí)間。

04 反思

從用戶體驗(yàn)五要素的角度來看，產(chǎn)品設(shè)計(jì)上實(shí)際上是對產(chǎn)品戰(zhàn)略、范圍、結(jié)構(gòu)、框架、表現(xiàn)的設(shè)計(jì)。本文案例從信息、交互、流程的角度對現(xiàn)會議管理應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化，基于此總結(jié)以下兩點(diǎn)：

1. 在產(chǎn)品設(shè)計(jì)中，對信息的處理需要從用戶、場景出發(fā)，對信息的優(yōu)先級和聚合盡量做“最優(yōu)”處理。
2. 流程是產(chǎn)品的經(jīng)絡(luò)，一通則百通，在產(chǎn)品設(shè)計(jì)中，要盡量從全局上做到流程 的閉環(huán)，不要像本文中的案例只看見“約會”，卻看不見發(fā)起約會后的事。

作者：汪童學(xué)；公眾號：汪童學(xué)

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