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編輯導(dǎo)語：如今隨著人們生活質(zhì)量的提升以及技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)行業(yè)也在不斷的變化，一些小區(qū)和大樓都會對訪客進(jìn)行登記，一個好用的拜訪申請系統(tǒng)是非常重要的；本文作者分享了關(guān)于拜訪申請的功能思考，我們一起來學(xué)習(xí)一下。

一、背景

隨著技術(shù)發(fā)展 ，物業(yè)行業(yè)在業(yè)務(wù)飛速發(fā)展的過程中，也順應(yīng)這一趨勢著力發(fā)展物業(yè)管理信息化、工作流程在線化、資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)化等，為資產(chǎn)管理降本增效。

物業(yè)公司作為寫字樓的管理者，好的物業(yè)公司能通過他們專業(yè)化的管理、服務(wù)，吸引優(yōu)質(zhì)租戶遷入，提升寫字樓的品質(zhì)價值。

訪客拜訪作為寫字樓物業(yè)服務(wù)的第一個重要環(huán)節(jié)，如果沒有一種合適科學(xué)的管理方式必會造成寫字樓的混亂。

當(dāng)某位訪客因某一個目的進(jìn)入大樓，就會觸發(fā)拜訪申請，需要到前臺手寫登記自己的信息，包括日期、姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、來訪事由、來訪樓層、停留時間段。

填寫完畢后，物業(yè)人員會核對訪客填寫的信息，一些管理較為嚴(yán)格的物業(yè)公司，則需要訪客出示身份證進(jìn)行校驗；而且面臨一些特殊公司或者訪客的特殊事由，物業(yè)人員需要與具體的業(yè)主進(jìn)行聯(lián)系并確認(rèn)情況無誤后，才會對訪客予以放行。

二、痛點分析

針對以上目前有很多寫字樓對于訪客來訪的管理采用手寫登記填寫《拜訪客戶登記記錄表》的方式，這樣務(wù)必會造成三大方面的問題：

1）寫字樓的安全性難以保障

第一個場景是寫字樓作為一個辦公性質(zhì)的半公共區(qū)域，一直存在進(jìn)出人員構(gòu)成復(fù)雜，比如公司業(yè)主、推銷人員、裝修人員、求職者等等；而訪客手寫登記的形式，保安或者前臺需要提醒訪客拿出身份證與登記信息進(jìn)行核驗其真?zhèn)涡浴?/p>

但是部分訪客沒有攜帶身份證，寫字樓工作人員無法對其身份的真?zhèn)涡赃M(jìn)行核查，無法有效的規(guī)避潛在風(fēng)險，會衍生出財產(chǎn)安全問題，如竊賊佯裝內(nèi)部員工、訪客盜竊。

2）寫字樓的管理成本增加

第二個場景是由于某些天寫字樓來訪人員眾多，由于手寫登記的形式，來訪人員必須輪流依次填寫《拜訪客戶登記記錄表》。

在訪客填寫過程中，對于某些字段的不理解，需要向工作人員或者被訪公司進(jìn)行詢問；當(dāng)來訪人員激增時，由于填寫信息緩慢以及存在某些不守規(guī)矩的訪客，就會讓工作人員的工作變得十分混亂，物業(yè)需要調(diào)派人手對現(xiàn)場進(jìn)行管理，這樣會導(dǎo)致訪客管理時間成本和人力成本增加。

3）拜訪記錄難以歸檔查看

第三個場景是考慮到存在安全問題，在以后可以查看具體某天的某一時間段的訪客信息，因此寫字樓物業(yè)工作人員需要將訪客記錄表定期歸檔。

由于訪客信息登記的方式是手寫，訪客記錄表需要放置在專門的文檔儲放空間；當(dāng)物業(yè)工作人員去翻閱并查看具體某一時段的記錄的時候，需要從年份、月份、日期和時間依次向下查看，導(dǎo)致拜訪記錄歸檔后，查看的效率低下。

三、拜訪申請功能的定義

以上可知，用戶在線下拜訪申請的時候，由于沒有明確的外界規(guī)則的約束，例如缺少對信息填寫的規(guī)范性、真實性等，容易引發(fā)各種問題；而線上拜訪申請可以一系列的前后端的判斷條件和業(yè)務(wù)規(guī)則避免這些問題。

針對寫字樓的安全性難以保障的問題，線上拜訪申請讓用戶在信息填寫這一過程中，通過前后端的判斷條件，例如必須滿足手機(jī)號11位數(shù)、身份證號和姓名的交叉驗證、公司名稱的選擇等；對填寫的信息進(jìn)行約束，規(guī)范用戶填寫的規(guī)范性，并且也驗證用戶登記信息的真實性，避免了潛在的安全風(fēng)險問題。

針對傳統(tǒng)拜訪申請造成了寫字樓的管理成本增加， 對于物業(yè)來說，在線上拜訪申請的場景下，原本屬于物業(yè)的工作，現(xiàn)在部分交給系統(tǒng)的前后端進(jìn)行判斷處理；例如必填字段的提示說明、身份證號和姓名的交叉驗證，提高了審核訪客工作的效率和質(zhì)量。

針對傳統(tǒng)拜訪記錄難以歸檔查看的問題，線上拜訪申請可以讓訪客填寫表單頁的數(shù)據(jù)上傳到后端數(shù)據(jù)庫，如個人姓名、聯(lián)系方式、身份證號、拜訪單位名稱等數(shù)據(jù)；物業(yè)工作人員通過物業(yè)后臺管理系統(tǒng)的訪客管理模塊，可以對訪客信息進(jìn)行快速檢索，也解決了拜訪記錄難以歸檔查看的問題。

因此，線上拜訪申請在一定程度上保障了寫字樓業(yè)主的安全，提高了物業(yè)工作的效率和質(zhì)量，也為日后的安全問題提供可查的訪客信息。以下我們思考如何去設(shè)計拜訪申請功能。

四、如何設(shè)計拜訪申請功能

由以上內(nèi)容我們可以知道，線上拜訪申請包括了填寫申請信息、系統(tǒng)審核申請信息。

考慮到寫字樓的安全，我們需要對訪客身份信息和停留在寫字樓時長最為關(guān)注，因此在設(shè)計拜訪申請功能的時候，最關(guān)注的兩點：訪客信息的真?zhèn)涡?、訪客進(jìn)出的限制性。

1. 訪客信息的真?zhèn)涡?/h3>

較為嚴(yán)格的寫字樓前臺會嚴(yán)格核實訪客的身份證信息與登記的信息是否一致；同樣前臺可能會對訪客前往的目的公司或者具體拜訪人進(jìn)行聯(lián)系，以確認(rèn)其真實性。

因此，針對驗證訪客填寫信息的真?zhèn)涡杂腥缦聨追N方式：

身份證驗證：所謂的身份證驗證，就是實名認(rèn)證的一種，支持姓名、身份證號兩要素驗證，與權(quán)威數(shù)據(jù)源進(jìn)行比對驗真，判斷用戶是否為「本人」；考慮到物業(yè)工作的效率性和安全性，拜訪申請功能可以接入第三方接口，如公安驗證API，直接對訪客提供的姓名和身份證號進(jìn)行對比核驗，核驗不正確則提示用戶填寫信息有誤。

被訪人驗證：被訪人驗證指的是物業(yè)前臺根據(jù)訪客提供的被訪人/被訪公司信息，與被訪人/被訪公司取得聯(lián)系，確認(rèn)訪客來訪信息的真?zhèn)涡裕灰虼嗽诎菰L申請過程中，物業(yè)工作人員通過被訪人驗證可以核實來寫字樓目的和來訪人員信息的真?zhèn)涡浴?/p>

2. 訪客進(jìn)出的限制性

在驗證了訪客信息的真?zhèn)涡院?，如果讓訪客使用通行二維碼在時間維度上毫無限制性的進(jìn)出寫字樓，這樣必然會造成秩序上的混亂；因此需要對訪客的進(jìn)出做出時間限制，而這一塊限制是基于寫字樓閘機(jī)對通行二維碼解析時間信息來做判斷。

我們可以回歸一個場景，思考一下：

訪客來到寫字樓主要是出于一個短期的目的，比如商務(wù)會議、面試、合作等事項，所以訪客在寫字樓的時間是可以以半天為一個單位進(jìn)行限制，如上午（08:30-11:30）、下午（14:00-17:30）、下午（08:30-17:30），而具體的時間根據(jù)不同的物業(yè)公司的要求，可以在后臺管理系統(tǒng)和閘機(jī)進(jìn)出協(xié)議上進(jìn)行修改。

因此，我們在設(shè)計拜訪申請功能的時候，來訪人員需要對進(jìn)出的時間字段進(jìn)行選擇，然后依靠閘機(jī)對通行二維碼的時間字段進(jìn)行判斷，來對訪客進(jìn)出做出限制。

以下是根據(jù)訪客信息的真?zhèn)涡院驮L客進(jìn)出的限制性為依據(jù)，設(shè)計了拜訪申請功能的流程：

拜訪申請表單頁設(shè)計：

以上為拜訪申請的表單頁，其中必填項為姓名、手機(jī)號、身份證號、拜訪單位和拜訪時間；其中，拜訪時間的設(shè)置上設(shè)計為半天和整天制，這款時間也不會在前端寫死，而是根據(jù)不同的寫字樓要求，可以在后臺進(jìn)行設(shè)置。

拜訪人和其聯(lián)系方式為非必填項，物業(yè)人員可以對其進(jìn)行撥打電話進(jìn)行核驗，由此來規(guī)避一些風(fēng)險。

五、總結(jié)

好的拜訪申請功能不僅僅可以核驗訪客信息的真實性，保障寫字樓的安全，而且線上化的登記，易于信息的歸檔和查閱，為物業(yè)公司節(jié)省更多的人力成本和時間成本。

產(chǎn)品經(jīng)理在設(shè)計拜訪申請的功能時，需要與業(yè)務(wù)方溝通，了解在實際工作中的痛點，充分理解訪客和物業(yè)的需求再進(jìn)行設(shè)計。

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