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導語：TO B產品的目標是管理直達、效率提優，是技控替代人控，是流程驅動運行。待辦是企業效率的典型場景，本文從待辦的“理念”、“閉環”、“中臺”、“運營”四個維度，對TO B產品的設計理念進行了闡述，與大家分享。

一、專題概述

待辦中心是TO B產品中最為常見的功能模塊，其體現了企業服務中“管理直達、效率提優”的核心目標。

縱觀多個SAAS產品和踐行多個項目，個人愈發感覺、在未深度實踐企業經營，是無法設計好待辦中心產品功能的；也愈發察覺，市場的SAAS產品也并未真正圍繞“待辦”這個企業經營常態做好產品架構。

本文圍繞“待辦”這個企業經營常態做產品專題，共分為“理念”、“閉環”、“中臺”和“運營”4篇文章，本文為待辦專題第二篇。

1. 待辦專題(1)：3個待辦中心理念構建TO B待辦價值殺手锏（專題篇）
2. 待辦專題(2)：閉環思維構建待辦中心業務價值鏈（閉環篇）
3. 待辦專題(3)：1個待辦中臺實現TO B待辦服務生態（中臺篇）
4. 待辦專題(4)：GSM在TO B待辦運營中的探索與實踐（運營篇）

二、無閉環管理的企業經營現狀

人性七宗罪中、懶惰是罪之一；所以辦公環境其實對抗的是人的惰性之源；其二就是職場中人的職業素養千差萬別，有強自驅力、事業心特強的員工；也有被動執行、小富即安的員工。

所以一條待辦的生命周期實際是坎坷顛簸、效率堪憂。比如，我們就有這樣的情況發生：

1. CEO有一條單、一直在出差，又不好意思去催促，影響了業務運行；
2. 營銷中心要求所有銷售必須學習的一門產品課程，各營銷部門完成比率是多少？
3. 審批鏈條中到底是那幾個節點最影響效率，能不能透視出來？
4. 在部門任務下達時，能不能隨時發起待辦，且可看到待辦完成進度？
5. 一個部門的待辦完成一直排名倒數，高層領導能不能一鍵發起溝通，而不要通過秘書傳達或月例會傳達？
6. 能不能隨時看到整個公司的待辦完成情況，透視部門管理效率？

如上情況，將會通過本篇的閉環管理得到解決，現在進入正題。

三、為何需PDCA管理閉環

在阿尼塔.S.霍蘭德的《現代會計信息系統》中對企業經營有抽象的定義，企業在為顧客創造價值的過程中，都是由業務循環、管理循環和信息循環進行相互協作、共同運轉，從而構成企業從戰略制定到行為修正的PDCA循環。

企業管理必須要有循環、否則管理就會無序和失控；預算管理、績效考評、營銷推進、制造排班等企業管理動作也都必須有管理閉環。同理，待辦是“必須做的任務”，也是企業管理中的一個關鍵動作，也必然需要管理閉環。

四、待辦管理事務特點

PDCA是管理閉環的基礎元件，依據唯物主義的發展觀，事務有其普適性也有其特殊性。待辦需滿足PDCA的普適性，也擁有其個性化的特點。

我總結待辦有兩個個性化特點：一為標準化、二為實時化；標準化助力計控、實時化突破香農定理。

五、特點解說1：標準化助力技控

績效改進之父，吉爾伯特的行為工程模型(BEM)提到，影響績效的關鍵因素除了員工個人的知識、能力有關的因素外，還有環境因素。而且環境因素導致的績效差距占75%，只有25%的績效差距是由個人因素產生的。

技控就是通過簡化事、賦能人，通過改進環境因素，構建簡單快捷的數據、資源、流程、工具和考評策略，從而大踏步的改進績效。

待辦任務是企業經營的管理動作、人控的策略就是用人力成本去堆砌、關注的是人的個體（企業人員異動率居然被很多人所忽視），人控動作不外乎一遍一遍的宣導培訓、一次一次的催促跟蹤、建議專崗去通報管理。

而在技控思維下，一切則變得簡單高效。在待辦中心價值鏈中，我通過將如上問題落實成系統去管理。

比如：

1. 若出現超期未處理，以前需要管理人員導出表格去通報、現在系統自動通報待辦人，若7天未處理則升級到該待辦人的直屬領導，讓直屬領導去處理；
2. 若領導看到哪個部門不達標，以前領導通過微信去告知秘書找到該部門負責人，現在領導直接在統計報表上點擊負責人頭像，就可以發起語音、撥打電話、發送郵件；
3. 若出現要一群人做待辦，以前則需要拉一個群，或抄送郵件，然后做跟蹤；現在則直接一鍵發起待辦，選擇責任人；然后待辦自動形成一個統計報表，每天自動發給管理員。

并且，為了形成待辦技控的標準化管理體系，我們還構建了5個標準制度，所有接入待辦平臺的服務均均簽署這5個服務協議，如下是協議：

六、特點解說2：實時化突破香農定理

信息傳遞遵循的基本規律（香農定理）中提到：有限的資源是無限的，而無限的資源卻是有限的。

無線信道并不是可以任意增加傳送信息的速率，它受其固有規律的制約，就比如城市道路上的車一樣并不能想開多快就開多快，還受到道路寬度，其他車輛數量等因素影響。

企業經營中的待辦任務傳遞也遵循信息傳遞規律，一個任務是否可快速得到執行，并不完全決定于執行人的個人能力，還和任務下達人的關注頻次、執行人所處的環境、所用的工具有關。

換言之：以往的任務推進工具，不外乎就是月例會、項目管理人的周期性統計通報、管理者的耳提面命。這些推進工具，就如同城市道路一樣，無論是跑車、卡車、自行車，都受限于這個環境。

而若將任務管理工具線上化、移動化后，提供實時可見的看板、鉆取分析報表；提供早報晚報的實時通知服務；提供嵌入待辦進入IM工具、一鍵下達任務指令；提供統一的待辦列表頁面、移動PC隨時可見；提供標準實時的超期通知和超期管理通報。

這些實時化工具就如同將城市道路換上了高速路，沒有紅綠燈、沒有60碼限速、沒有穿插的電動車。信息傳遞不再受限于香農定理。

也就是說、待辦的實時化，就是將管理動作變得隨時可觸達、沒有秘書、沒有郵件、沒有PPT、沒有月例會。實時化的標準就是：管理動作高頻、信息鏈條縮短、通知激發動作。

本文由 @ boyka? 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

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