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榮耀標識【規范】讓你終生受益的文件整理
編輯導語：你是否會在手忙腳亂或者自己需要時，找不到自己想用的文件？這時候，就需要對你的文件動點手腳，來看看作者分享的一些文件整理方法吧。
寫在開始：文件整理終究只是方法，最終目的是方便自己尋找文件，方便自己后續的工作。
一、文件使用場景
在工作中你是否遇到過這種場景：
- 內容改了N版，最后老板說給我把第X版找出來。
- 項目第一期結束了，自己產生了一堆過程文件，再次查看時找不到自己的最終文檔。
- 項目重新開始，需要參考第一期設計的所有內容。
- 幫助其他部門臨時支持一下，但是年終了需要了解當時的文檔
而一個好的文件整理規范，可以讓你在產品設計過程中更好的找到每個版本的文件，可以讓你在項目結束/再次重啟時對項目有個良好的規劃，可以讓你知道你到底產出了多少內容。
總的來說，一個好的文件整理規范是可以節省在文件整理上花費的功夫。
二、文件整理準則
1. 目標
核心目標：5-10s能找到自己需要文件。
輔助目標：重要文件唾手可得、重要文件需備份、重要文件保留版本。
2. 操作
- 建立合適的文件結構
- 建立自己的命名規范
- 使用搜索查詢文件
- 定期整理文件
3. 文件夾建立規范
易于區分：每個文件夾功能不交叉，且名字易于區分。
4. 文件建立規范
精準：每個文件的命名要準確表達，文件的名稱要詳細、規范、避免重復與歧義。
一致：文檔內容的統一出口最初在產品這，至少在自己在存文檔時要做到同一個項目的文件名稱統一，不然按照關鍵字模糊搜索時也是很苦逼。
三、文件分類
在日常的工作中，個人會保存的文件主要分為如下幾類。
項目文件：一個項目從0-1的一攬子文件
個人文件：個人述職、個人績效、個人模板文件等文件
產品文件：公司產品的接口文檔、數據庫設計文檔
日常文件：雜七雜八但和項目不掛鉤或者關系不大的文件
1. 項目文件
說起項目文件，就需要說起一個項目的流程，簡單來說項目可以分為前期準備、中期設計、后期總結，針對個別崗位可能還會涉及項目管理、項目發布等等。而項目文件夾的建立可以根據各個時期不同工作建立不同的文件夾，既便于區分，又易于查找。
而小正根據這個流程，依托編號+名稱的格式，參考圖書管理辦法歸納了自己一套辦法。
第一級項目文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”。
第二級為項目名稱，用于區分每個項目與時間，其命名格式為“編號+項目名稱”。
第三級為項目流程文件，用于區分各個階段的命名，其命名格式為“編號+階段名稱”。
在第三級別根據圖書管理辦法定義的命名規范如下：前期準備編號以00開頭、中期設計以01和02開頭、項目管理以03開頭，最終文檔以09開頭，04-08開頭的文檔為預留文檔。
而在第三級別，小正又根據自己的日常需要進行了細分，大家可以進行參考：
001_官方文檔：存放官方政策或者文檔
002_參考文檔：存放競品文檔等
003_歷史設計：存放歷史版本的內容或者別人設計的內容。
011_原型圖：存放自己設計的原型圖
012_需求文檔：存放自己書寫的需求文檔
013_腦圖：存放自己繪制的思維腦圖
014_流程圖：存放自己繪制的流程圖
031_項目管理：存放項目管理相關內容，如工時
041_其他：預留內容，根據個人需要規劃
091_臨時文檔：暫時未歸檔內容，只做臨時存放用
092_發布文檔：發布/發送給其他人文檔（留檔用）
093_歸檔：項目結束，整理歸檔后文檔
注：在第二級別命名時小正了解到有人喜歡在項目命名時添加日期，小正個人不建議在這里添加。
首先創建文件時不知道你這個項目的結束日期，其次是添加起始結束日期后命名過長不易查看，其次是具體的項目是一個長期內容，具體的開始/結束時間可以在項目總結時專門書寫。
2. 個人文件
個人文件的分類就需要參考個人使用的內容，但整體也可以由三級構成。
第一級為個人文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”。
第二級為個人文件名稱，用于區分個人文件的類型，其命名格式為“編號+項目名稱”。
第三季為文件細分，用于按日期區分每個時期的文件，其命名格式為“日期+簡述”。
3. 產品文件
產品文件用于存放和公司產品相關的文件，比如接口文檔、數據庫文檔、字典、原型圖等。
第一級為產品文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”
第二級為產品相關文件，用于存放產品不同類型的文件，其命名格式為“編號+分類名稱”。
第三級為不同版本文件，用于存放該類型不同版本的文件，其命名格式為“版本+簡述”。
4. 日常文件
日常文件用于存放雜七雜八但和項目不掛鉤或關系不大的。
第一級為日常文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”
第二級為日常分類，用于存放不同日期做的不同的工作，其命名格式為“日期+工作簡述”。
5. 總結
綜上所述，整體文件的分級內容如下所示。
四、補充說明
不同的人使用的文件規范不相同，但是只要符合個人使用的都是一個好的方法，小正列出的內容只是一個自己使用的規范，不同的人可以使用不同的方法來進行文件整理，比如小正了解到有一些其他的方法也可以做文件整理，大家也可以了解下。
方法一：按月份存放
將所有文件按月份劃分，單獨的項目在單獨放到一個文件夾內
- 優點：整理時間花費少，
- 缺點：對每個月干了什么需要有一定的記憶
方法二：使用現有文件管理軟件
在MAC系統中有現有的文件管理軟件，而windows端也有文件管理桌面整理軟件，依托現有的文件管理軟件實現文件整理。
方法三：純文件名管理
通過修改文件名稱進行管理，將自己文件全部修改成標準的文件名，然后通過wps等軟件的歷史記錄進行搜索打開。
五、寫到最后
文件管理是一個習慣的過程，當你習慣一個文件使用辦法的時候，這個辦法就是適合你的辦法。
本文由 @文靜的小正 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
按每個月歸類，最后一個項目的文件會很亂，但是也很頭疼不同版本的歸類整理，確實好難啊
（1）針對不同版本的歸類整理，我個人傾向于如果是單獨的版本則走單獨的項目，每個項目內部的版本迭代就直接命名區分。
比如微信V1.0，V2.0這種就是單獨的項目，通過第一級的項目文件來區分。
而在V1.0內部自己改版改了n版則通過第三級別內部的文件命名區分，如V1.0_版本1、V1.0_版本2，或者直接版本1、版本2.
（2）月歸類不借助命名就是會有點亂，不過小正感覺有兩個辦法可以思考下，具體優劣可以自己考慮
辦法一：在做按月歸類的時候可以單獨把最終文件，或者階段的里程碑文件，單獨摘出來，分成兩類文件，這樣可以方便一些。
辦法二：還是按照按月歸類，不過區分成每個項目內部按月歸類，亂就亂了， 都是過程文件，如果真需要找起來也不會太麻煩。