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榮耀標識任務管理工具只用來“提高效率”？這樣做的企業(yè)虧大了！
編輯導語：作為一名B端產(chǎn)品經(jīng)理，每天需要做的事情有很多，如何提高自己的任務管理能力？作者分享了一個任務管理工具的實踐與應用，并思考如何將這款工具的價值最大化。
任務管理工具是B端產(chǎn)品的重要分類，在組織協(xié)作中承擔著“路線圖”和“時間表”的作用。筆者最近負責的項目，是為某投資機構設計落地一款任務管理工具。本文將從任務管理工具的定義、產(chǎn)品形態(tài)入手，結合實踐案例，思考這款工具如何承擔“效率工具”的作用，以及對組織發(fā)展的更大價值在哪里。
一、何為“任務管理工具”
1. 定義
任務管理有很多形式。在紙上列下每天要做的事情，可以視為任務管理工具的MVP形態(tài)。
智能設備上的軟件和應用，則賦予了任務管理這件事更多的想象空間，比如任務的可視化管理、時間提醒、周期任務以及團隊協(xié)作等衍生場景。
在調研了國內(nèi)外競品之后，我將任務管理工具的常見功能模塊進行了梳理：
在此基礎上，可以嘗試為任務管理工具總結一個定義，也框定本文的討論范圍：單個或多個用戶，實現(xiàn)對離散或相同主題待辦事項的創(chuàng)建、跟蹤以及相關信息記錄的工具。
2. 產(chǎn)品形態(tài)
從上一部分可以看出，任務管理工具的使用場景可以分為“個人”和“協(xié)作”兩大部分。
其中“協(xié)作場景”又可以分為兩類：個人任務通過權限分享轉化成的協(xié)作任務；項目制的多人協(xié)作。由此可見，“個人”和“協(xié)作”無法在任務管理工具中嚴格拆分。
不同的產(chǎn)品，在場景適配上會對這兩個場景各有側重。比如滴答清單更重“個人”場景，Teambition則主打團隊協(xié)作。
但仔細觀察這些產(chǎn)品，會發(fā)現(xiàn)他們都具有兼容兩種場景的能力。
當前市面上的任務管理工具，從產(chǎn)品形態(tài)上可以分為兩大類：
?（1）傳統(tǒng)的看板式協(xié)作
代表產(chǎn)品：Teambition、Worktile、 Trello、Plan（微軟Teams應用）等
這類產(chǎn)品的原型，脫胎于日本精益制造的“看板管理”形式，其核心理念是將任務以看板的形式展示出來，以可視化的形式實現(xiàn)協(xié)作中的信息同步，從而提高協(xié)作效率。
（2）多維表格
代表產(chǎn)品：飛書多維表格、Vika等
這類產(chǎn)品形成于“低代碼”趨勢下，將傳統(tǒng)產(chǎn)品中藏于后臺的數(shù)據(jù)庫直接展示到前臺。
信息以更密集、更結構化的形式展示給用戶。
用戶可以直接查看、編輯數(shù)據(jù)；定義判斷條件，替代傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中應用的sql語句，實現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選與查詢；通過賦值公式，實現(xiàn)不同表格中的數(shù)據(jù)透視與關聯(lián)。
2. 任務管理工具提供的價值
（1）解放大腦
這是任務管理工具最原始、核心的作用。
人們通過工具，將要做的事情記錄下來，并用各種形式進行展示和處理，從而為大腦騰出時間和空間去做需要深加工的議題。
（2）提高效率
個人場景中，任務管理工具主要通過對待辦事項的優(yōu)先級排序，實現(xiàn)效率提升。
協(xié)作場景中，任務管理工具則主要通過優(yōu)化信息同步的方式，實現(xiàn)效率提升。
（3）信息沉淀
“百度搜索之父”俞軍，曾在其產(chǎn)品方法論中提到：
只有企業(yè)內(nèi)部組織生產(chǎn)的效率由于市場提供同等產(chǎn)品的效率，企業(yè)才可持續(xù)。
企業(yè)積累的共同知識越多，企業(yè)內(nèi)組織效率就越高。
共同知識是企業(yè)效率和核心競爭力的本源。
任務管理工具，在做“路線圖”和“時間表”的過程中，積累了大量的共同知識，是見證企業(yè)運作的“活化石”，更是積累共同知識和組織智慧的絕佳渠道。
二、任務管理工具如何助力組織智慧的沉淀與挖掘
筆者最近負責的項目，是為一家投資公司設計任務管理工具。
投資公司的核心工作是信息加工。信息加工的質量，決定了其盈利的水平。
因此，投資機構對共同知識的積累有這樣幾個特點：
第一，擅長信息加工的天然優(yōu)勢。
作為高密度腦力勞動企業(yè)，投資公司的門檻，意味著其組織內(nèi)的分析師、投資經(jīng)理以及法務、咨詢、PR等專業(yè)團隊，會產(chǎn)生大量質量較高的信息。
第二，信息過載的天然劣勢。
同樣的原因，當信息增加的頻率和量超過某個閾值時，對管理層、決策者形成信息過載，會降低企業(yè)運行效率。
正如上文所說，任務管理工具，在做“路線圖”和“時間表”的過程中，積累了大量的共同知識，是見證企業(yè)運作的“活化石”，更是積累共同知識和組織智慧的絕佳渠道。
因此，投資公司使用的任務管理工具，需要根據(jù)上述兩個特點提供對應的方案，從而最大化用戶在使用工具過程中的信息沉淀，實現(xiàn)共同知識積累與挖掘。
1.?優(yōu)化信息錄入場景
大部分任務管理工具，以任務狀態(tài)、優(yōu)先級、時間設置等為重點功能。任務簡介通常作為表單中的普通字段，未做突出。
針對投資公司的這款產(chǎn)品，則將notes設為了重點功能。一方面在迭代進程中優(yōu)先上線，一方面不斷豐富錄入功能，如富文本、附件、語音等，允許1個任務中創(chuàng)建多個notes，優(yōu)化外源數(shù)據(jù)轉入的體驗。
這樣的設計，為各團隊在協(xié)作過程中產(chǎn)生的加工信息，提供了載體。
2. 對抗信息過載
隨著功能的使用，信息中很快出現(xiàn)了大量的、長篇的notes。對于管理層、決策層來說，任務管理工具帶來的效率提升，幾乎被信息過載帶來的跟進成本和決策成本沖擊殆盡。針對這個問題，采取了這樣幾個優(yōu)化方式：
① 在notes中增加“摘要”功能，要求提交者主動將信息進行精煉。閱讀者視角，則通過折疊的形式，只展示“摘要部分”，長篇信息作為可選擇的閱讀內(nèi)容。
②提供“訂閱“功能，允許閱讀者決定關注的任務范圍，并提供集中查看任務更新情況的Feeds頁面。同時，“訂閱”可以設置等級，即是否接收notes動態(tài)的推送，賦予用戶主動把控信息量的能力。
③提供多類型視圖。允許用戶選擇看板/列表視圖，并設置列表顯示的字段及順序，使用戶將有效信息最大密度地展現(xiàn)在視野范圍內(nèi)。
3. 引流信息沉淀
除了在協(xié)作過程中自然產(chǎn)生的信息，針對投資公司設計的這款任務管理工具，有意對信息沉淀進行引流，主要有以下幾個方面：
①擴寬信息錄入場景：提供IM、郵箱快捷創(chuàng)建渠道，將使用場景不斷擴展，使投資公司的員工將個人辦公中的任務管理也從各自的工具中轉移進來，實現(xiàn)了信息量的自然積累。
②提供場景轉化能力：不同模板之間的任務可以靈活轉換，離散的notes可以關聯(lián)到某個任務，notes可以單獨賦權給協(xié)作者之外的組織成員，從而實現(xiàn)了個人任務向協(xié)同任務的轉化，封閉notes向公開notes 的轉化。
一方面，更多的信息加工者被納入，進一步擴大信息量；另一方面，任務中的信息轉化為組織知識，為長期積累提供了可能性。
4. 優(yōu)化信息挖掘體驗
前三點，實現(xiàn)了信息量的原始積累。在此基礎上，需要優(yōu)化信息挖掘體驗，從而實現(xiàn)信息的時間價值，使其轉化為組織智慧。
討論到這里，可以發(fā)現(xiàn)，任務管理工具的直觀形態(tài)，從平面的“路線圖”“時間表”，演化成了立體的“藏經(jīng)閣”。
一個好的藏經(jīng)閣有這樣幾個特性：數(shù)據(jù)多且全；數(shù)據(jù)檢索便利（要求數(shù)據(jù)結構化存放并建立索引）；數(shù)據(jù)安全。
第一點我們已經(jīng)找到了方法，第三點是技術同學負責的范疇。所以針對第二點，可以做一些優(yōu)化：
①搜索功能的強化：提供不同級別（全局、看板、任務），不同維度（任務、notes、附件）、不同視角（對搜索結果進行篩選）的搜索功能，使“鉤沉”更容易。
②提供任務關聯(lián)功能：通過子任務、引用任務，實現(xiàn)任務的關聯(lián)關系，從而實現(xiàn)對某個行業(yè)、賽道、企業(yè)的多維度觀察，包括橫向觀察，和工具啟用多年后的縱向觀察。
③優(yōu)化任務展示形式：提供自定義視圖功能；在泳道、表格基礎上提供二級分組功能等。
三、總結
本文對任務管理工具的定義、產(chǎn)品形態(tài)、作用進行了介紹，并以投資機構這類信息密集型組織為例，就如何通過任務管理工具實現(xiàn)公共知識的沉淀和使用進行了闡述。討論內(nèi)容還比較粗淺，筆者也會在實踐中繼續(xù)對這個問題進行思考。
本文由 @大可可可 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議
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