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編輯導(dǎo)語(yǔ)：在線(xiàn)文檔在我們?nèi)粘＾k公中已經(jīng)日漸普及，而對(duì)于團(tuán)隊(duì)的協(xié)同效率問(wèn)題，選擇合適的在線(xiàn)文檔能夠提高工作效率。因此，作者就當(dāng)前的一些在線(xiàn)文檔產(chǎn)品進(jìn)行嘗試，并思考相關(guān)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)理念，總結(jié)了幾點(diǎn)，與你分享。

這幾天一直在為團(tuán)隊(duì)的協(xié)同效率思考，也做了一些產(chǎn)品嘗試，還是覺(jué)得有些產(chǎn)品思考對(duì)于產(chǎn)品設(shè)計(jì)有些幫助，產(chǎn)品體驗(yàn)或者競(jìng)品分析的關(guān)鍵，在于思考產(chǎn)品設(shè)計(jì)的理念，也就是別的產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)或者為何去做相應(yīng)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)，因此，將這些產(chǎn)品思考總結(jié)分享一下，歡迎討論溝通~

眾所周知，未來(lái)組織競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵在于聚焦人才，聚焦人才的關(guān)鍵在于團(tuán)隊(duì)協(xié)作，團(tuán)隊(duì)協(xié)作的關(guān)鍵在于協(xié)作效率，協(xié)作效率的關(guān)鍵在于生產(chǎn)力工具。

那么，什么是生產(chǎn)力工具呢？

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，你使用的某個(gè)工具所產(chǎn)生的價(jià)值，超出了你最初的投資，那它就算是生產(chǎn)力工具。

在敏捷開(kāi)發(fā)的主旋律驅(qū)使下，對(duì)于當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，自身的發(fā)展越發(fā)需要團(tuán)隊(duì)具備高爆發(fā)力和長(zhǎng)持久力，越發(fā)清晰地呈現(xiàn)對(duì)協(xié)作效率的強(qiáng)制依賴(lài)特征。

而生產(chǎn)力工具，則是保持組織高效協(xié)同的基礎(chǔ)設(shè)施和關(guān)鍵載體。

高效協(xié)同，則意味著更精細(xì)化的分工和權(quán)重占比更多的工作傳遞，而據(jù)統(tǒng)計(jì)，工作文檔是工作傳遞的最重要的載體之一，雖然各個(gè)崗位對(duì)于文檔要求和依賴(lài)程度并不相同，但越來(lái)越多的現(xiàn)實(shí)表明，工作中協(xié)同效率的高低與組織所使用的文檔高度相關(guān)聯(lián)。

以產(chǎn)品經(jīng)理崗位為例，平時(shí)需要進(jìn)行需求收集與管理、流程設(shè)計(jì)、建設(shè)方案、需求評(píng)審、產(chǎn)品匯報(bào)、進(jìn)度跟進(jìn)等工作。

作為工作鏈的上游崗位，如何高效完成這些工作、提高協(xié)同效率、盡可能降低溝通漏斗影響，直接決定著團(tuán)隊(duì)整體的協(xié)同效率，若以此為導(dǎo)向，敏捷的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人，都迫切需要一個(gè)協(xié)同文檔的生產(chǎn)力工具。

為此，我深度體驗(yàn)了印象筆記、飛書(shū)、notion、wolai等諸多文檔或筆記工具之后，我有一個(gè)產(chǎn)品思考：

在線(xiàn)文檔的內(nèi)核是協(xié)同效率。

今天，鏡同學(xué)作為深度體驗(yàn)官，就站在產(chǎn)品的視角，將“在線(xiàn)文檔”這類(lèi)產(chǎn)品拆解一番，深挖背后的產(chǎn)品邏輯和功能亮點(diǎn)。

在線(xiàn)文檔各有秋色，但我認(rèn)為釘釘文檔的協(xié)作效率相對(duì)較好，可以使我們產(chǎn)品日常工作更加高效，協(xié)作流暢、效率高的背后，從產(chǎn)品角度來(lái)分析，我認(rèn)為主要有兩方面原因：

一是，釘釘文檔本身功能的強(qiáng)大，比如，編輯器豐富、支持文件格式多，模板齊全等等；

二是，釘釘豐富甚至可以說(shuō)有些復(fù)雜的功能體系，帶來(lái)的融合優(yōu)勢(shì)。相比其他純文檔工具更好用，比如編輯需求文檔時(shí)，需要其他人協(xié)助，可以@他/她；項(xiàng)目研發(fā)也可以插入一個(gè)項(xiàng)目模塊，在一篇文檔內(nèi)搞定，不用再去找其他APP，這會(huì)讓協(xié)同效率更高。

今天，鏡同學(xué)作為深度體驗(yàn)官，就站在產(chǎn)品的視角，將“釘釘文檔”這款產(chǎn)品拆解一番，深挖背后的產(chǎn)品邏輯和功能亮點(diǎn)，分析產(chǎn)品的借鑒意義和一些思考。

一、協(xié)同效率是文檔產(chǎn)品的內(nèi)核

對(duì)于產(chǎn)品設(shè)計(jì)來(lái)說(shuō)，或者對(duì)于團(tuán)隊(duì)協(xié)作來(lái)說(shuō)，最重要的就是協(xié)同效率，因此，對(duì)于在線(xiàn)文檔的核心定位或者產(chǎn)品護(hù)城河來(lái)說(shuō)也是一樣，產(chǎn)品的核心功能聚焦在協(xié)同效率的工具，才能契合用戶(hù)使用場(chǎng)景，占領(lǐng)用戶(hù)心智。

各個(gè)在線(xiàn)文檔產(chǎn)品的核心功能并不相同，比如，印象筆記更適合個(gè)人的筆記記錄，notion或者wolai引入了塊概念，但產(chǎn)品仍偏向于個(gè)人，而釘釘文檔的產(chǎn)品定位一開(kāi)始就選擇了協(xié)作這個(gè)關(guān)鍵詞。

比如，其產(chǎn)品定義就是：協(xié)作無(wú)界，創(chuàng)作無(wú)限。

這句話(huà)是本身就是釘釘文檔的產(chǎn)品錨點(diǎn)，內(nèi)核就是協(xié)同效率，一切產(chǎn)品功能的設(shè)計(jì)都是圍繞著這個(gè)中心而進(jìn)行。

這也是我們產(chǎn)品經(jīng)理在進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，最難能可貴的地方：產(chǎn)品定位準(zhǔn)確，且有戰(zhàn)略定力和戰(zhàn)略執(zhí)行力。

協(xié)作效率既是釘釘文檔產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)，也是落腳點(diǎn)，那么，在協(xié)同效率的主旋律下，從產(chǎn)品經(jīng)理的角度來(lái)看，釘釘文檔有哪些牢牢扣緊產(chǎn)品定位的音符呢？

1. 強(qiáng)大、豐富而又便捷的編輯器

如果把文檔工具比喻成一輛汽車(chē)，文檔編輯器就是其核心部件發(fā)動(dòng)機(jī)，好的編輯器讓用戶(hù)主動(dòng)擁抱且流連忘返，文檔工具的功能內(nèi)核就是編輯和記錄，這是最基礎(chǔ)的需求，也是底線(xiàn)需求。

換句話(huà)說(shuō)，底線(xiàn)需求是1，體驗(yàn)性需求是0，沒(méi)有前面的1，就算有再多的0也無(wú)濟(jì)于事。

深耕基礎(chǔ)，而后發(fā)力體驗(yàn)，這兩者本身就是有層級(jí)先后關(guān)系的，比如，印象筆記和釘釘文檔同屬知識(shí)管理工具（前者側(cè)重于個(gè)人、后者更重于協(xié)同），可在編輯器的這個(gè)核心需求的較量上，顯然釘釘文檔明顯后來(lái)居上，更遺憾的是，看不到印象筆記要優(yōu)化編輯器這個(gè)核心設(shè)施的決心。

而釘釘文檔的編輯器，在我看來(lái)，是在平衡了專(zhuān)業(yè)性與便捷性的基礎(chǔ)之上，又增加了更多的體驗(yàn)性設(shè)計(jì)。

釘釘文檔的編輯器不斷在進(jìn)化，才成就了當(dāng)下的“大而精”，可以滿(mǎn)足日常辦公的任意場(chǎng)景，常用功能菜單與office幾乎完全一致，而且，很多小的細(xì)節(jié)都具備，比如，段落間距、常用公式表達(dá)、項(xiàng)目列表、紙張大小、導(dǎo)出格式，甚至字間距等等。

強(qiáng)大的編輯器不僅可以插入云盤(pán)附件，關(guān)聯(lián)釘釘，插入項(xiàng)目看板、待辦任務(wù)、群聊、在線(xiàn)文檔等，還可以快捷的插入表情，圖片，文件，音視頻，鏈接，地理位置，日期（還可以和釘釘聯(lián)動(dòng)），甚至公式、設(shè)計(jì)稿、代碼、腦圖，業(yè)務(wù)流程圖等等。

編輯器兼具專(zhuān)業(yè)與靈活，可滿(mǎn)足各種辦公場(chǎng)景需求。

2. 提升知識(shí)全生命周期的管理效率

在線(xiàn)協(xié)作方便了協(xié)同，那對(duì)個(gè)人而言，對(duì)文檔的管理其實(shí)就是個(gè)人知識(shí)體系的管理；而對(duì)企業(yè)而言，文檔的管理則是在群體知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其所形成的組織過(guò)程資產(chǎn)的高效管理。

而企業(yè)組織過(guò)程資產(chǎn)的積累，均需要經(jīng)歷知識(shí)的生產(chǎn)、流轉(zhuǎn)和消費(fèi)的核心路徑，所以要做好企業(yè)或組織的知識(shí)管理，不僅局限于對(duì)組織知識(shí)的存儲(chǔ)和分類(lèi)，更要做好全生命周期的管理。

而這恰恰是產(chǎn)品設(shè)計(jì)的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，值得產(chǎn)品同學(xué)學(xué)習(xí)，我們?cè)谧霎a(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，不僅要考慮解決好某個(gè)局部功能，更要著眼于流程性的、系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)管理。

最近，原來(lái)的“知識(shí)庫(kù)”升級(jí)到了“團(tuán)隊(duì)空間”，在我看來(lái)就是對(duì)知識(shí)全周期管理的一次提升。

首先，原“知識(shí)本”升級(jí)為“文件夾”。

層級(jí)帶來(lái)的是視覺(jué)上的舒適，以及管理上的效率提升，這種目錄樹(shù)讓文檔的管理變得更容易，用戶(hù)體驗(yàn)更好。

而這次釘釘文檔里新增了“文件夾”概念，可以使用文件夾對(duì)文檔做歸類(lèi)，同時(shí)可以在一個(gè)目錄樹(shù)呈現(xiàn)所有的文檔，文檔鼠標(biāo)放上去有預(yù)覽效果，并可以直接點(diǎn)擊查看，還加入了自定義 logo 和封面功能，讓每一個(gè)空間都可以定義屬于自己的調(diào)性。

這對(duì)于產(chǎn)品同學(xué)來(lái)說(shuō)，絕對(duì)是個(gè)好消息，因?yàn)槲颐恳粋€(gè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)得有幾十個(gè)文檔成果，而且每個(gè)文檔都會(huì)有版本更替，文件夾分類(lèi)可以極大的提高管理的清晰度，而目錄樹(shù)則可以提高檢索效率，讓需求直接觸達(dá)。

其次，腦圖視圖可以自由拖拽。

我在建立目錄后，竟然還發(fā)現(xiàn)可以腦圖視圖結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)所有文檔。

并且，在空間首頁(yè)就可以直接拖拽，拖拽之后層級(jí)關(guān)系也直接同步更新，快速高效完成文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整。

3. 模板，復(fù)用意味著快捷

經(jīng)常有產(chǎn)品同學(xué)詢(xún)問(wèn)我各種文檔模板，凡是我有的向來(lái)都是有求必應(yīng)，因?yàn)槲疑钪０鍖?duì)于工作效率的提升。

日常工作中，我們需要處理各種文檔，除了產(chǎn)品專(zhuān)業(yè)的需求文檔之外，諸如會(huì)議紀(jì)要、行動(dòng)清單、項(xiàng)目計(jì)劃管理等等，這些文檔都是高頻高復(fù)用的需求。

關(guān)于模板，從產(chǎn)品功能上來(lái)說(shuō)，我以為可以分為三個(gè)層次，一是系統(tǒng)模板的豐富度，二是用戶(hù)可以自定義模板，三是用戶(hù)模板形成流轉(zhuǎn)場(chǎng)景，可以?xún)?nèi)循環(huán)。

這三個(gè)層次逐漸深入，形成結(jié)構(gòu)化的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)于高復(fù)用的場(chǎng)景提高工作效率，降低知識(shí)生產(chǎn)的時(shí)間成本。

釘釘文檔擁有豐富的模板庫(kù)，并且可以自定義保存為個(gè)人模板或者團(tuán)隊(duì)模板，比如，管理員可以將常用的會(huì)議、方案、匯報(bào)文檔保存為“團(tuán)隊(duì)模板”，這樣團(tuán)隊(duì)成員可以一鍵帶入團(tuán)隊(duì)模板，在團(tuán)隊(duì)空間下寫(xiě)文檔高效又規(guī)范。

二、安全管理，是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的守護(hù)神

協(xié)作高效的前提，一定是數(shù)據(jù)安全，這也是企業(yè)客戶(hù)的核心訴求，釘釘文檔的團(tuán)隊(duì)空間的更新，也對(duì)權(quán)限管理做了三大升級(jí)：權(quán)限默認(rèn)繼承、私密文檔、安全水印。

1. 權(quán)限默認(rèn)繼承：文檔管理高效賦權(quán)

我記得之前使用原知識(shí)庫(kù)時(shí)，每當(dāng)我對(duì)其他產(chǎn)品同學(xué)、開(kāi)發(fā)同學(xué)設(shè)置權(quán)限時(shí)，每一個(gè)文檔都需要單獨(dú)授權(quán)這就讓我很是吐槽。

現(xiàn)在，團(tuán)隊(duì)空間可以直接對(duì)文檔/文件夾進(jìn)行整體授權(quán)，授權(quán)后，所有子文檔默認(rèn)繼承父文檔權(quán)限，并同時(shí)支持單獨(dú)修改。

比如說(shuō)，原先我的需求進(jìn)度需要同步至開(kāi)發(fā)同學(xué)，需要一個(gè)個(gè)文檔分別添加授權(quán)?，F(xiàn)在我只需要將文件夾授權(quán)給同學(xué)就好，除非需要不用再單獨(dú)配置。

2. 私密文檔：僅指定人可見(jiàn)

工作內(nèi)部其實(shí)是有邊界的，有些工作文檔僅部門(mén)內(nèi)人員可見(jiàn)，甚至僅同崗位可見(jiàn)都是很正常的，所以“私密文檔”的是的應(yīng)用場(chǎng)景很常見(jiàn)且重要。

所以我覺(jué)得，釘釘文檔這次更新非常有用，之前知識(shí)庫(kù)下文檔權(quán)限管理設(shè)置僅支持權(quán)限增加，不支持刪減，文檔權(quán)限管理不靈活，而升級(jí)后的團(tuán)隊(duì)空間文檔權(quán)限可靈活設(shè)置權(quán)限，自由增加/刪減，可設(shè)置為僅限指定人可見(jiàn)。

3. 安全水印：覆蓋完整，信息保護(hù)更全面

我們公司產(chǎn)品經(jīng)理對(duì)外輸出的文檔都是要求轉(zhuǎn)成PDF格式，加上產(chǎn)品部水印，一來(lái)是規(guī)范操作，更重要的是保證數(shù)據(jù)安全。

釘釘文檔我之前使用時(shí)，原安全水印僅出現(xiàn)文檔內(nèi)容界面，未覆蓋知識(shí)庫(kù)文檔結(jié)構(gòu)，成員信息界面，而現(xiàn)在可以覆蓋團(tuán)隊(duì)空間整個(gè)界面，目錄樹(shù)，成員管理界面均覆蓋水印。

并且，原知識(shí)庫(kù)的“安全水印”和“禁止復(fù)制”在這次的升級(jí)中都會(huì)保留，同時(shí)加強(qiáng)了水印能力，覆蓋范圍包含了整個(gè)空間界面，讓文檔結(jié)構(gòu)、空間信息均得到水印保護(hù)，實(shí)現(xiàn)全方位的信息安全保護(hù)。

所以，靈活豐富的權(quán)限管理是釘釘文檔安全的守護(hù)神，不僅保證了數(shù)據(jù)安全使用，拓展了應(yīng)用場(chǎng)景，我們產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)也要借鑒。

三、文檔+X的融合

釘釘文檔最強(qiáng)大之處，是文檔可以與釘釘?shù)钠渌δ芟嗷ト诤鲜褂谩?/p>

與生產(chǎn)力工具屬性本身相融合，縮短了用戶(hù)協(xié)作時(shí)的體驗(yàn)縫隙，這種融合帶來(lái)效率增長(zhǎng)的化學(xué)反應(yīng)。

比如說(shuō)，釘釘文檔本身有思維導(dǎo)圖、有白板、有表格，我們?cè)谶M(jìn)行需求梳理、頭腦風(fēng)暴時(shí)可以高效使用；釘釘文檔可以導(dǎo)出多種格式，一鍵生成長(zhǎng)圖，可以分享，可以語(yǔ)音速記，添加外部鏈接，編輯器強(qiáng)大，權(quán)限管理安全等等，這些都是協(xié)作文檔的生產(chǎn)力工具屬性。

但是，釘釘文檔最強(qiáng)大的地方在于，可以和釘釘其他功能無(wú)縫銜接，高效配合，極大地提升團(tuán)隊(duì)效率。

比如說(shuō)，釘釘文檔還可以直接在文章內(nèi)容中添加評(píng)論，類(lèi)似于批注，并且可以@某個(gè)人，甚至直接推送短信或電話(huà)釘釘消息，底部可以點(diǎn)贊，還可以評(píng)論，回復(fù)完成狀態(tài)，而這是提供了互動(dòng)的社交場(chǎng)景，更加有利于提高協(xié)作的效率。

當(dāng)然，也存在一些瑕疵，比如，新建文件夾時(shí)略微卡頓，導(dǎo)出長(zhǎng)圖時(shí)模板較少，暫時(shí)沒(méi)有剪藏功能（不知道是不是在開(kāi)發(fā)中，還是定位協(xié)作文檔，不觸及筆記領(lǐng)域的功能板塊）。

但整體來(lái)說(shuō)，體驗(yàn)使用后，瑕不掩瑜，釘釘文檔作為在線(xiàn)協(xié)作文檔，毫無(wú)疑問(wèn)兼具了功能的豐富和使用的靈活，這背后仍然是協(xié)作效率為內(nèi)核，數(shù)據(jù)安全為保證，社交互動(dòng)和工具使用分別為兩翼，成就了協(xié)作文檔的光輝成績(jī)。

所以，我們?cè)谶M(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，首先要明確產(chǎn)品定位，服務(wù)于用戶(hù)、服務(wù)于用戶(hù)的場(chǎng)景；

其次要在核心基礎(chǔ)功能上，一定要好，建設(shè)好產(chǎn)品的基礎(chǔ)設(shè)施（很多產(chǎn)品總想大而全，這點(diǎn)產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)該引以為戒，抓住主要矛盾）；

最后，要想辦法和產(chǎn)品體系融合，利用產(chǎn)品矩陣，形成產(chǎn)品的連鎖放大效應(yīng)（比如，釘釘文檔和釘釘?shù)穆?lián)動(dòng)，極大的提高了協(xié)同效率）。

頭部產(chǎn)品對(duì)我們產(chǎn)品設(shè)計(jì)的借鑒價(jià)值，大概就是如此吧。

#專(zhuān)欄作家#

產(chǎn)品大峽谷，公眾號(hào)：產(chǎn)品大峽谷，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專(zhuān)欄作家。七年B端產(chǎn)品經(jīng)理，供應(yīng)鏈物流與金融領(lǐng)域，擅長(zhǎng)需求設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、商業(yè)觀(guān)察等。

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