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榮耀標識要打造團隊知識庫產品，這4個問題得先想明白
編輯導語：對于團隊產品知識庫產品，想必大家都不陌生，但是很少有人能夠系統地去管理自己的知識。因此，作者思考了關于團隊知識管理的四個問題，并對市場上的知識庫產品進行了比對，與大家分享，希望對大家有所幫助。
知識管理相信大家并不陌生，但我在身邊簡單調研一圈之后發現，大部分人沒有系統的去管理自己的知識。在工作之余的閱讀過程中，我接觸到盧曼的卡片筆記法，接觸到obsidian、Notion，并且嘗試構建自己的知識外腦。
個人知識管理我們后面可以單獨有一篇文章詳細闡述。今天想聊一下團隊知識管理，在經歷了很多次找歷史資料找不到的痛苦之后，我決心要打造一個團隊共有的知識庫系統。一方面提升團隊效率，一方面避免重復工作。
為此，我主要思考了四個問題，并且比對了市場上知識庫產品，和大家分享一下，供大家參考。
一、團隊知識管理是什么樣的市場？
團隊知識管理這一概念很少單獨拎出來說，目前團隊知識管理經常和文檔管理產品、協同辦公產品耦合在一起。由于很難找到純粹知識管理的行業報告，我們可以看一下市場上的文檔管理賽道的玩家。
文檔管理產品圖譜，圖源：甲子光年
這份甲子的報告里并不完全全面。除了上面列舉的部分文檔管理產品可以劃在知識管理產品范圍內，還有包括一些新晉的知名玩家，比如釘釘文檔的團隊空間、飛書文檔的知識庫、海外的知名產品Notion、Confluence等。
知識庫產品百度指數
我們可以看一下百度指數，知識庫這個概念非常少有人索引，而在知識庫產品里，石墨文檔相對熱度最高。
我們可以粗略的統計一下知識管理的市場。根據艾瑞咨詢的研究報告，2020年國內協同辦公市場是440億元，一直以來爆火的短視頻去年國內市場規模是1300億左右，這樣對比大家可以感受一下協同辦公的市場具體有多大。
而協同辦公產品包含：文檔協同、企業網盤、項目協同、會議系統、OA協同平臺等等。知識管理只是協同辦公的非常小一部分的市場。這樣我們能進一步感受到知識管理的市場規模其實真的不大。
二、為什么大部分用戶意識到知識管理重要，但管理知識很困難
客戶通常都知道知識管理很重要，但只有在他們遇到：明知道某個歷史檔案能解決他們眼前問題，但就是找不到這個資料的時候。他們才會對整理團隊知識有更感性的認識，或者說更痛的領悟。
我看下來管理知識困難主要有幾點原因：
首先，知識的創造困難。
創造知識的過程是反人性的，這是不能看到即時反饋的一件事。大部分團隊成員不愛寫總結文檔，工作也許可以干的很漂亮，但留下的東西非常的少。因為從工作的角度，項目交付完了，客戶或者用戶滿意了，在團隊成員心里就算了事了，文檔整理工作在他們心里屬于分外之事。
其次，知識的維護困難。
維護團隊資料的過程是對抗熵增的過程。熵增指的是：在一個封閉空間內，事物會走向混亂和無序，并且不可逆。就比如一個倉庫如果沒有人管理，一定會越來越亂。
團隊知識庫也是一樣。傳統的文檔管理流于表面，企業也許會有自己的資料庫，但很可能“XX項目文檔”文件夾下完全就是空的。按項目管理知識里的說法，就是沒有維護好組織過程資產。
知乎上經典好文里經常出現這樣一句評論：躺在我的收藏夾里吃灰去吧。大家看到好東西，第一反應會把他們收集起來，但維護和利用就非常少了。
最后，知識的快速查找和調用困難。
當知識庫內容不全，陳舊無效，搜索的結果不精準，無法導出轉發，這些都會極大打擊我們使用知識庫的熱情。我們發現知識庫存在但無法提升我們的工作效率時，這個知識庫基本就算失敗了。
三、理想的知識庫產品需要哪些能力
市場上的知識庫產品，能不能幫助團隊管理好知識呢？
我選擇幾種知識庫產品，從6個功能維度去對比市場上的知識庫產品。我認為好的知識庫產品這六方面都需要相對出色：工具、模板、協同、安全、搜索、導出。
- 工具、模板兩個方面解決知識的創造困難；
- 協同、安全兩個方面解決知識的維護苦難；
- 搜索、導出兩個方面解決知識的應用困難。
1. 工具篇
我們前面說了，創造知識困難。作為團隊知識庫，首先要解決的是內容的輸入。內容的來源有兩種：即時創造和外部遷移。
即時創造面向的是新知識。主要考量的是知識庫產品編輯器能力。如果能讓用戶更簡單便捷的編輯文字，編輯器工具屬性能讓用戶感覺到爽的話，無疑是會提升用戶的創造意愿的。
外部遷移指的是陳舊知識或者歷史資料。主要是能支持歷史數據的遷移進入知識庫。
我們先看各家即時創造的能力，也就是產品編輯器能力。
（1）頁面布局
釘釘的編輯器和傳統的word編輯器布局類似，功能區出現在編輯器上方，由于大部分人都長期使用微軟的Word，這種布局符合用戶習慣。
圖中綠色部分可以看到釘釘的文檔支持部分的塊狀編輯。塊狀編輯最大的好處是結構的靈活，便于用戶調整文檔前后文結構。
釘釘可能是為了滿足不同用戶編輯體驗，在功能欄右側設計了縮進按鈕，縮進之后保留核心功能在功能欄，這樣可以營造更簡潔的頁面。
釘釘文檔
如果說簡潔畫風，石墨文檔可以單獨拿出來。石墨的整體頁面簡約直接，按鈕加了陰影，整體是灰色系的性冷淡風。支持創建傳統文檔和文檔。石墨文檔頁面看下來讓人覺得舒適，中間的功能欄沒有影響到整體的整潔簡約的體驗。
石墨文檔
而飛書、Notion、Confluence的布局就脫離了微軟系的畫風。特別是作為口碑非常好的Notion，幾乎是一個全新的編輯界面。Notion是非常明顯的塊狀編輯，所有的板塊依托塊狀組件化呈現，同時頁面風格靈動，和目前大部分文檔產品截然不同。
Notion
飛書和Notion一樣完全支持塊狀編輯，而Confluence并未使用塊狀編輯。頁面布局的創新可以給用戶帶來新鮮感，但對于習慣了微軟Word的用戶來說，也許會反而有一些阻礙。
百度俞軍說過，產品價值 = （新體驗 – 舊體驗） – 替換成本。編輯器頁面作為最直觀的窗口，這部分的顛覆一定會帶來較高的替換成本。
Confluence
飛書輸入方式石墨文檔和釘釘將整個功能區列在主屏上方，無疑是能讓用戶所見即所得的處理文檔。
我們一系列常用的標題、對齊、插入、字體選擇等功能可以一鍵觸達，同時也支持Markdown編輯輸入。他們的做法是，同時支持傳統文檔和新式文檔。傳統文檔的輸入和微軟Word的輸入方式保持一致，新式文檔的輸入則是塊狀編輯加上支持Markdown輸入。
而對于Notion、Confluence、飛書這幾款產品，編輯頁面會做更簡潔，但非常依賴Markdown編輯，這就需要用戶去熟悉Markdown的編輯語法。
對于程序員群體來說，相信這是一個他們非常熱愛的輸入方式，但是對于大部分用戶來說，相信這還是一個相對新的概念。
Markdown輸入最大的好處就在于，你在碼字編輯文檔的時候，不需要移開右手去點擊鼠標。毫無疑問這可以提升輸入效率，但是提高了準入門檻。
插入功能插入這個功能，同樣是每個產品都引入的。我們可以非常直觀的對比各家的優劣。
通常我們在word編輯器里常用的是插入圖片、表格。新一代的知識管理產品在插入功能上做的都很好，比如釘釘除了支持常規的圖片、表格，還支持腦圖、原型圖、代碼塊等等。
（2）外部文件導入
在知識庫管理的過程中，我們一定會存在一些老文檔需要入庫。
Notion目前支持12種類型文件，其中包括競爭對手印象筆記和Confluence。
石墨文檔和飛書支持本地文件夾上傳，簡單粗暴，看起來很好用，但本質是起到網盤的作用，并不利于用戶管理。
而釘釘目前僅支持word和excel的導入，以及文件夾打包上傳，Confluence只支持word和google文檔。對于工具部分，我們用一個表格總結一下。
單從產品編輯的能力上看，目前釘釘的文檔編輯能力頁面最接近office用戶的使用習慣，基本能滿足圖片、原型圖、設計稿、腦圖、表格等常用功能的插入，同時也兼顧Markdown的編輯方式。
但從外部導入文件的能力依然需要繼續提升，目前支持Word和Excel文件導入，以及支持文件夾打包上傳。
飛書走的路線是依賴Markdown編輯方式，這對于從Office用戶引流可能會有一些困難，并且對外部導入文件的能力也需要提升，飛書支持的是文件和文件夾上傳，這種方式非常便捷。
但從知識管理的角度看只完成了其中的收集功能，知識管理除了收集應該還有科學命名，文件篩選入庫等等功能需要設計。
石墨文檔和Confluence的編輯體驗和閱讀體驗很好，基礎的編輯功能很完善，但在功能創新方面還略顯不足，同時在文件導入方面都需要進行提升。
Notion在產品編輯能力這一項上綜合看相對完善，無論是編輯能力還是遷移導入的能力都很優秀，對于習慣使用塊狀編輯和Markdown輸入的用戶，Notion可以說領先其他產品半個身位。
2. 模板篇
為了幫助用戶更好的創造知識，除了有滿足用戶體驗的設計器產品，我期待的是還需要有加速用戶創作的文檔模板，并且模板質量要高。目前模板功能也是各家都有的，我們對比來看。
飛書和釘釘的產品模板分為兩部分：知識庫模板和文檔模板。
釘釘模板
兩個產品支持創建不同屬性的團隊空間或者知識庫，并且團隊空間里為用戶整理好了對應模板，除此之外，二者支持新建文檔時候以模板的形式創建。
值得一提的是，飛書的模板能支持類似Airtable的多維表格，這和他的塊狀編輯能力密不可分，這樣一來飛書模板的靈活性會更大。石墨文檔、Notion和Confluence只支持文檔模板創建。
Confluence模板
Notion模板
在模板這一層面，各家產品看下來基本都能滿足用戶需求。
飛書和釘釘的知識庫空間模板的預整理能讓用戶更好的上手。而Notion和Confluence在模板的處理上會有更多的靈活度。特別是Notion對Airtable的集成，能讓用戶在一個文檔上玩出很多花樣。
3. 協同篇
到了協同層面，我們考慮的是團隊成員如何更好的維護知識庫，這一點上協同辦公平臺具有天然優勢。
協同主要分為兩步：
第一步是組建知識庫團隊。
在第一步，釘釘和飛書就憑借辦公產品的屬性跑在前面，這兩者可以直接打通內部團隊通訊錄，簡單便捷的把知識庫團隊成員組建好。而Notion、Confluence、石墨則是需要通過郵件邀請其他人加入團隊。
第二步是知識庫團隊共同維護知識庫。
比如，知識庫內容的刪改都被記錄，支持評論互動等。這樣能更好的讓大家參與到知識庫的建設中。
釘釘支持知識庫內@團隊成員，支持段落和劃線評論，同時能夠把釘釘內部群聊鏈接導入到知識庫文檔里。這在一部分飛書和釘釘二者的功能類似。
關于這部分功能，目前二者都只是加了群鏈接的跳轉。而我相信更有沉淀價值的可能是群聊里的某段聊天記錄。目前二者在這處理的都有點粗糙。
釘釘額外考慮到的是，在團隊空間里能夠插入項目進度，這可以及時和項目保持協同聯動。而飛書在協同的部分，考慮的是支持插入日程和投票。
Notion、Confluence、石墨文檔三者承載的OA功能比較少，基本只能在知識庫空間范圍內和隊友互動。
但是不代表這些產品沒有考慮協同的問題，Notion和Confluence能夠進入Slack生態，Slack是目前和微軟Teams競爭的辦公產品，在全球有非常不錯的用戶基礎。Notion和Confluence能夠依托Slack彌補協同的短板。
石墨文檔同樣集成在釘釘生態，能夠從釘釘生態直接訪問，也也加強了石墨文檔的協同能力。
但總體來說飛書和釘釘，依托用戶數和OA系統，形成相對完善的產品矩陣，能夠更大價值的發揮協同作用。而Notion、石墨文檔、Confluence在知識庫的特性上更純粹，協同能力會稍弱一些。
4. 安全篇
對于文檔安全方面，我考慮的是知識庫內容的創建、查閱、轉發需要有權限系統進行約束。一方面能保證團隊信息安全，一方面能更好的保證知識庫內容的質量。
Notion和Confluence的安全模塊作為付費內容沒有辦法體驗，可以看到產品設計也是考慮了文檔安全因素的。而石墨文檔在知識安全上考慮并不是很完全，僅支持空間權限設置，這也是石墨文檔需要提升的。
釘釘和飛書同為協同辦公產品，在安全能力上是優于純知識庫產品的。目前飛書限制導出、打印、創建副本和復制。釘釘支持訪客水印、限制復制、私密文檔、權限繼承等。二者都在文檔安全上有自己的思考。
關于安全這部分，Notion、Confluence和石墨文檔都需要再深入思考一下。
5. 搜索篇
對搜索部分的期待主要就是搜的準，支持自定義的搜索。毫無疑問搜索能夠幫助用戶更好的使用知識庫。
這里我們就要說一下為什么不要用PC本地做知識管理，因為文檔內部的內容是完全無法檢索到的，這樣的檢索能力相對就弱很多了。而目前知識庫產品大部分是可以同時檢索標題和內容的。
飛書搜索
釘釘搜索
石墨文檔搜索
Notion搜索
Confluence搜索
可以看到知識庫產品對于空間內文檔搜索能力不錯。而且搜索精度也能滿足使用需求。
在搜索的篩選規則上，石墨文檔、飛書、Noiton、Confluence都支持更為細節的篩選，比如根據創建時間、文檔類型、修改時間等進行搜索。
目前釘釘團隊空間的搜索準確度很高，篩選規則的功能設計偏少。而讓人感覺不一樣的地方是，針對文檔索引，釘釘采用了其他產品沒有的首頁輔助腦圖架構的方式管理文檔，以便用戶更快索引和知識記憶。
在新建知識庫的過程中，知識庫會自動生成知識庫首頁，知識庫文件的標題名會自動生成思維導圖出現在首頁里。同時給腦圖加了跳轉鏈接，這個設計很獨特。
釘釘團隊空間首頁
6. 導出篇
最后一個環節，導出。知識庫的文檔經常會碰到需要導出轉發的場景，比如導出一份合同去簽署，如果導出的類型受限，導出的格式混亂的話，這肯定是不能接受的。
- 目前Confluence支持整個空間打包導出和單個文檔的分享；
- Notion支持Markdown&CSV、PDF、HTML三種格式的導出；
- 釘釘支持Word、PDF、長圖等文件格式導出；
- 飛書僅支持PDF和Word格式文件導出；
- 石墨文檔支持Word、Markdown、PDF、JPG的格式導出。
從導出這一功能看，能夠導出PDF和Word這兩類常見文件，產品基本就合格了。目前知識庫產品都能基本滿足需求。
7. 小結篇
我們在各家產品綜合能力上做一個總結。
釘釘的團隊空間產品形態兼顧創新和兼容，更符合微軟Office用戶的編輯習慣，這樣帶來的好處是能夠更平滑的將用戶從微軟Office引流。
其次，釘釘的辦公工具屬性可以與知識管理更好地融合，以文檔為核心天然形成知識庫，釘釘的團隊空間能減小協同的障礙，日常聊天記錄里的工作文檔，可以快速的轉入團隊空間進行管理。
并且釘釘團隊空間對知識庫內知識安全考慮的更為細致，能夠讓人放心的保證團隊知識的私密性。作為目前在線組織數最多的辦公產品，可以感受得到釘釘在協同辦公上的深厚積累，對知識庫建設來說是強大助力，對于其他產品來說也是不小的壓力。
Notion是可玩性非常高的產品，all-in-one的理念也圈粉不少用戶。Notion的塊狀編輯和豐富的插入組件儼然是很多同類產品模仿的對象，可拖拽的塊狀編輯讓頁面非常的靈動，支持Airtable式的表格插入更是為產品拓展了表格能力。
但是用好Notion是需要一定極客精神的，Notion更像是少數派的效率工具，而不是普適的文檔管理工具。純粹地把Notion當成Word用會讓人覺得非常浪費這個產品。
而Notion非常依賴Slack補充他的協同能力，這就需要Notion和Slack同時非常優秀，才有更大的競爭力。
目前Notion只支持英文和韓文，網上有一些非官方漢化方式，在一些語言細節處理上還有一些問題。Notion如果完全漢化，并且做好教程，綁定協同辦公平臺的話，對本土的文檔、知識庫產品一定會帶來較大沖擊。
飛書的知識庫在編輯上依賴Markdown編輯，并且有一些塊狀設計和Notion是趨同的，可以看到產品設計的過程是想要改變用戶輸入習慣的。
出身于辦公系統的飛書知識庫，在安全性上做了一定的考慮，而在知識庫搜索功能上，飛書看起來考慮的也很深入。對于釘釘和飛書這兩個協同辦公產品來說，自成生態的建設知識庫一定是最簡單高效的。
Confluence可以說是純知識庫產品的代表，編輯頁面簡潔，功能相對豐富。知識庫生態組件完善。
然而，和Notion一樣，全英文模板絕對會把一大部分人擋在門外。然后網頁打開時間較長，這也是一個不利因素。
石墨文檔的頁面風格是讓人蠻喜歡的，當然這個相對主觀，也不保證會不會時間長看了覺得略微單調。
從產品實用性來說，石墨文檔一直穩扎穩打有著比較好的應用基礎。對于視頻、地圖的直接集成可以極大的提升閱讀體驗，讓人驚喜的一鍵回溯功能可以做好版本管理，不得不說石墨文檔在產品細節上是花了心思的，百度指數相對最高也說明了石墨文檔產品口碑。但插入的組件類型不足，會讓人稍感缺憾。
四、怎么利用好團隊知識庫產品？
創建團隊空間，管理團隊知識庫在我眼里是很重要的一件事，也是一件難而正確的事。我們要怎么才能在內部用好知識庫產品。
1. 選擇最適合自己團隊的產品
我們在前面介紹了各家產品能力，如果團隊成員都很Geek，對新鮮事物有探索的好奇心，可以考慮使用Notion。
如果團隊成員更穩健一些，并且已經在公司內部使用了釘釘、飛書這類產品，毫無疑問，用釘釘的團隊空間和飛書的知識庫更合適。
如果對知識管理和協同辦公的交集很小的話，石墨文檔和confluence作為非常專業的知識庫產品也是很好的選擇。
Notion和Confluence是海外的產品，使用這二者的話需要考慮語言差異的問題。
同時，在選擇的時候也需要考慮產品費用，目前notion、石墨文檔、Cofluence對于一定人數規模的團隊是會收費的。而釘釘和飛書的使用成本更低一些。
2. 激勵團隊創造維護團隊知識庫
我們都知道，讓員工在工作之余進行文檔總結，創造整理是一件非常反人性的事情，是對抗熵增這一自然規律的事情。那么打破熵增的辦法是什么？那就是打破封閉空間。引入外部激勵。
我們可以建立一套機制，鼓勵團隊成員維護知識庫。比如建立一套積分機制，新建一篇文章獲取一定積分，為其他人文章評論、點贊、舉報獲取一定積分，文章閱讀量、點贊量達到一定數值獲取一定積分。最后用積分作為考核標準，獲得額外的獎勵。這個獎勵最好不要和工資掛鉤，很容易被噴卷。
這里只是一個建議，所有的機制都應該是為了讓團隊成員注重知識管理，培養知識管理的習慣。
五、最后
團隊管理在團隊初期是一件附加值很低的事情，很多團隊選擇不關心。這就很像團隊文化一樣，一家企業在創業初期都是野蠻生長，基本沒人會關心企業文化，也不會關心團隊知識沉淀。而當公司快速發展具備一定規模時，還能凝聚大家在一起往前走的，一定是企業文化。
我們會說阿里人、華為人、騰訊人，這個標簽貼完，你會自然對這個群體有一種固化的認知，這就是梁寧說的集體人格，背后本質是企業文化的引導。同樣，團隊發展到一定規模，沒有誰會繼續無視團隊知識管理。
而無論協同辦公產品釘釘、飛書，還是面向未來的工具Notion，亦或是專業的知識庫Confluence。在知識管理上只能做到“術”的幫助，而真正管理好知識更需要“道”和“法”的引導和規范。
希望這邊文章對你有幫助，下一次我們再聊一下個人知識管理，也聊一聊知識管理的“道”和“法”。
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忙里偷賢，公眾號：忙里偷賢，人人都是產品經理專欄作家。B端產品，低代碼玩家，工具類產品思考者。熱愛分享，務實的理想主義者。
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