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榮耀標(biāo)識項目總結(jié)｜企業(yè)內(nèi)部會議系統(tǒng)改版總結(jié)
編輯導(dǎo)語：會議是企業(yè)員工制訂工作計劃、同步工作進展、信息協(xié)作的主要途徑。公司內(nèi)部圍繞會議室存在許多問題，為了提高員工的會議體驗以及行政人員的管理效率，對會議系統(tǒng)進行優(yōu)化。作者將分享記錄會議室項目中的一些設(shè)計思考和過程，感興趣的快來看看吧！
一、前言
會議是企業(yè)員工制訂工作計劃、同步工作進展、進行信息協(xié)同的主要途徑,員工需要快捷的組織會議，企業(yè)需要對會議室進行高效的管理。
目前公司內(nèi)部圍繞會議室也存在著許多問題：會議室資源浪費、線上預(yù)定不到、線下會議室無人使用等等。為了提高員工的會議體驗以及行政人員管理效率，設(shè)計側(cè)聯(lián)合產(chǎn)品及業(yè)務(wù)在Q3對整個會議系統(tǒng)進行體驗優(yōu)化。
本文將分享記錄本次會議室項目中的的一些設(shè)計思考和過程。
二、設(shè)計目標(biāo)推導(dǎo)
1. 了解業(yè)務(wù)才有發(fā)言權(quán)
由于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品的獨特性，設(shè)計師需要跨團隊且全鏈路的參與其中。在整個鏈路里設(shè)計師在每個環(huán)節(jié)都要挖掘和貢獻價值。作為設(shè)計師不能只做需求的接受者，只有對業(yè)務(wù)有充分的了解才能提出合理建議，否則脫離了業(yè)務(wù)，設(shè)計工作將無實質(zhì)意義，即無法解決用戶需求，也無法幫助企業(yè)帶來管理效率的提升。
在這個項目里我們首先對北京總部兩棟樓的線下會議室進行了2周的實際使用率走查。根據(jù)走查結(jié)果我們發(fā)現(xiàn)會議室的有效使用率較低。設(shè)計內(nèi)部也針對會議室進行了一系列的競品調(diào)研并與產(chǎn)品團隊及行政同學(xué)進行了問題對焦和項目確立。
通過對目標(biāo)用戶的多維度訪談。挖掘出行政人員和企業(yè)員工在開會場景中的不同痛點并進行了梳理歸納。
2. 明確設(shè)計目標(biāo)
通過前期用戶訪談及調(diào)研分析確立了產(chǎn)品方向和改版規(guī)劃。我們把提高會議室使用率、擴展會議室信息、提升與會人員體驗作為我們這次改版的核心目標(biāo)。
三、設(shè)計方案實施
1. 提高會議室使用率
明確了設(shè)計目標(biāo)之后我們把提高會議室利用率作為最優(yōu)先要解決的問題，對比舊版會議預(yù)訂系統(tǒng)我們發(fā)現(xiàn)一個比較嚴重的問題。舊版會議預(yù)訂是以半小時為為最小預(yù)訂時長的。這樣的顆粒度明顯會造成會議室資源浪費。
舉個例子：假設(shè)員工A定了會議室，因為各種原因員工A在會議時間5分鐘內(nèi)沒有進行簽到或主動釋放，雖然該會議室實際沒有被使用，但是在系統(tǒng)中其他用戶只能預(yù)訂員工A會議開始時間的下一個半小時。
這就造成了該會議室至少25分鐘的浪費。這個25分鐘看似微不足道，但是以全國龐大的會議室數(shù)量為基數(shù)那就不一樣了。所以這次改版我們縮短最小預(yù)訂時長從30分鐘調(diào)整到15分鐘。
通過后臺數(shù)據(jù)及訪談我們發(fā)現(xiàn)：員工預(yù)定會議室一般都會預(yù)定120分鐘時長，但是實際使用時間不足60分鐘的占比40%。
這其中有一部分會議室并沒有被主動釋放，于是就造成了該會議室有60分鐘被浪費。為了更好的解決會議室釋放不及時的問題，我們新增了會議室搶占功能。用戶通過掃描無人使用會議室的簽到碼即可進行搶占。另外會議室預(yù)定人可以對會議室進行鎖定，鎖定的會議室不會被搶占。
2. 擴展會議室信息
舊版會議室預(yù)訂系統(tǒng)中會議室信息只包含名稱、樓層、容納人數(shù)這三項信息。
結(jié)合前期的用戶訪談和意見反饋，我們對會議室進行了信息擴展，增加了會議室照片、位置導(dǎo)視，會議室設(shè)備等信息。
幫助用戶在使用會議室前能更了解該會議室的詳細情況，并解決會議室不好找的問題。
3. 提升與會人員體驗
同時我們將會議預(yù)訂系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、日程系統(tǒng)、會議簽到系統(tǒng)進行整合和數(shù)據(jù)打通，通過多維度的連接增加了信息同步和信息觸達。避免用戶在使用時頻繁切換多個系統(tǒng)，有效的提高了工作效率。
用戶通過會議預(yù)定系統(tǒng)可直接向參會人發(fā)送會邀郵件，會議室預(yù)定成功后參會人的日程系統(tǒng)也會同步創(chuàng)建這個會議的日程。會議開始前15分鐘日歷系統(tǒng)會通過Push消息對用戶進行有效提醒和通知。
四、智能化探索
作為日常工作溝通載體的會議室日趨智能化發(fā)展。本次項目中我們也對會議室智能化進行了一系列的行業(yè)調(diào)研及硬件廠商對接，我們明確了會議室真實使用狀態(tài)是首要解決的問題。
當(dāng)我們真正獲取了會議室狀態(tài)后才可以在會議室系統(tǒng)中進行更多可能性的嘗試。行業(yè)內(nèi)的解決方案是通過紅外設(shè)備或是雷達設(shè)備進行檢測。
最終選擇了兩家硬件廠商，使用兩種類型的設(shè)備分別在在公司搭建完成了兩間測試會議室。
相信不久的將來通過智能設(shè)備與其他會議設(shè)備和系統(tǒng)的連接，一定能夠給用戶帶來更優(yōu)的參會體驗，并為組織提升效率、節(jié)約成本。
五、總結(jié)
上線后我們對數(shù)據(jù)也進行了追蹤，北京總部從10月14日上線至今，每周會議室日均預(yù)定量漲幅26.2%、主動釋放率提高11.7% 、釋放后被利用230小時。
搶占功能利用時長平均每周54小時。參會邀請日歷創(chuàng)建數(shù)增長27%。
整個項目過程中，從前期產(chǎn)品方向的目標(biāo)到設(shè)計鏈路的梳理；從用戶到業(yè)務(wù)場景的布局。
設(shè)計中更多的體現(xiàn)是對整個產(chǎn)品節(jié)奏的把控能力。產(chǎn)品改版上線只是開始，下個階段我們會聚焦在智能化會議室的探索中，繼續(xù)圍繞目標(biāo)用戶為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的同時幫助企業(yè)帶來管理效率的提升。
作者：環(huán)鐵藝術(shù)家；公眾號：58UXD
本文由 @58UXD 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
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在不久的將來，越來越智能化的設(shè)備將會出現(xiàn)，更高效率地解決問題