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榮耀標識社區電商倉儲加工流程優化
編輯導語：對于社區電商而言，水果海鮮等品類，每天都需要打包后再出庫。那么，在做這個加工的系統流程時，我們需要注意哪些問題呢？本文作者對此作出了分析，一起來看一下吧。
對于社區電商而言，水果海鮮等品類，每天都需要打包后再出庫。最近迭代了一個加工版本，之前對于加工理解是簡單的打包，有了一個新的認知。
原先我理解的加工，是倉庫即供應鏈的人員，將SKU在商品打包為另一個SKU，如橘子（3kg/框）打包成橘子（500g/盒）。
這一個簡單的動作，我們在做產品做一個系統流程的時候，需要去追溯他作業的原由，為什么要將整框的打包成一盒的、打包的比例是多少平均一框可以打包多少盒、打包過程中產生的損耗怎么處理、是先賣了再去打包還是打包好再開賣等等一系列的問題？給商品貼標或者加個包裝袋是否屬于打包的過程？
帶著這一系列的問題，結合現有業務存在的痛點，找尋目標需求。
01 了解痛點，以及存在哪些問題
為什么要做加工流程？做每個需求之前，都需要先了解我們做這件事的動機，再根據我們遇到的問題，去拆分成我們的需求。加工主要拆分成三個步驟：
- 運營創建加工單，提交供應鏈同事作業
- 供應鏈同事根據任務單，線下作業
- 供應鏈同事完成作業，反饋實際完成作業結果
大概我們可以拆分為以上三個核心步驟，那看一下每個步驟其中又存在哪些問題呢？
1. 創建加工
什么場景會創建加工任務呢？我們了解到社區電商一般會有兩種創建：
- 一種是水果/成品的打包，在售賣的過程中，發現加工品銷量高于原材料，及時創建下指令給到倉庫加工。
- 一種是發貨之前，對冷凍品的打包，如豬肉/海鮮類目的商品，放冰袋并用泡沫箱打包，確保在運輸的途中不會損壞。
而加工任務傳達給到倉庫，一般都是通過人工Excel手動統計輸入數值后，給到倉庫。就會存在以下幾點問題：
- 創建加工單的依據是根據銷量而定的，銷量是一個動態變化的數值， 加工單可能創建之后提交到供應鏈，如有變化與供應鏈溝通，存在溝通過程中的偏差、或者誤解。
- 由于供應鏈出庫之前，需要預留一定的時間進行加工作業。如果完全按照銷量創建加單命令，則訂單履約的時間將會拉長(社區電商模式，下單后次日到貨)。不按照銷量，則可能存在損耗偏差。
- 依靠較為強的人工管理，由于創建到接收，都是通過及時的對接溝通。所以需要人有較高的工作能力，缺少系統數據驅動。
2. 導單作業
在運營人員將加工單Excel提交給到供應鏈的時候，供應鏈需要進行作業。但這個作業流程也并不是簡單將原材料拿出來，再進行作業，過程中會遇到的問題：
- 單據變化無法及時通知。倉庫加工時間相對固定，下發加工單后，運營人員無法實時獲取加工進度，如果要修改或者取消加工單，整個告知的流程較為繁瑣。
- 供應鏈作業的時候，領取原材料需要再通過系統查詢，原材料在倉庫當前的實物庫存、以及存放的庫位信息。查詢數據滿足后，操作領料。如不滿足領料數據，還需根據實際場景，如貨物未入庫、需要向其他倉庫調撥等情況，進行特殊處理。
- 供應鏈在倉庫領取原材料的時候，需要對應生成原材料出庫/鎖定實物庫存的操作。確保倉庫內，原材料的實物庫存有被扣除/鎖定。
3. 上傳加工結果
作業完成后，需要及時反饋加工結果。加工結果的偏差，會影響商城庫存、后端履約流程：
- 在創建加工單的時候，釋放可銷售庫存進行售賣。如果加工結果存在偏差，需要及時修正可銷售庫存，可能存在賣超等情況。
- 加工完成后，供應鏈人員需要將加工品的庫存錄入，并擺放到對應庫位，增加加工品實物庫存。
- 加工品相對固定庫區庫位存放，可以在履約時將完成加工的商品優先進行出庫操作。
- 針對每次的差異，統計反饋差異原因，檢查差異，優化流程逐步減少差異。
02 需求拆分，解決問題
將流程及問題都列出來后，我們就可以根據線下操作流程存在的痛點，去逐一解決、完善流程規范化。
1. 系統創建加工單
1）通過系統查看銷量與倉庫實物庫存進行比對，如倉庫實物庫存不足達到閾值，系統及時提醒加工。
這里需要在商品庫有一定的數據基礎，在創建商品的時候，SKU需要對加工品原材料有一個區分。
商品由倉庫發貨，那么發貨倉庫是否為實物倉儲倉庫、是否可進行加工打包，都需要進行基礎數據配置。倉庫不具備加工功能的時候，需要將倉庫的加工任務一起匯總到上級倉庫進行打包。
對比的結果是否需要進行一個閾值限制，規范低于閾值再進行處理，否則無需人工管理數據等。不同類目、不同SKU可單獨設置閾值。
對于加外包裝(如加冰袋鋁箔袋、貼標裝紙箱等)的SKU，可以系統定時按照銷量生成加工計劃，無需人工估算打包比例。對于原材料打散為加工品，特別是水果蔬菜、則需要人工根據批次、供應商損耗等、進行估算。
2）針對創建的加工單，直接提交到供應鏈。在供應鏈導單作業前，都可以根據業務情況變化，調整加工單數量或者關閉加工單。
3）如供應鏈開始作業后，如數量變更的話，則聯系供應鏈后再進行處理。
2. 線上導單，線下作業
1）等待供應鏈打包人員到倉之后，供應鏈負責人可以通過后臺批量導單，進行作業。此時對應需要將待作業的加工單狀態修改為作業中。
2）導單的Excel，需要注意導出的內容的實用性。導出的內容需要涵蓋：
- 導出的倉庫信息+加工品信息+原材料信息。
- 原材料需要寫明對應領料的庫存，領料的規則常規是按照先進先出的原則進行領取。
- 如原材料倉庫實物庫存，小于領料數量，是否允許導出操作。
- 需要留有空格列，線下導出Excel打印，可手動輸入實際領料數量、實際加工數量。便于作業完成后，根據單據在系統進行錄入。
3）針對領取的原材料，需要在倉庫進行鎖定庫存的操作：
- 如領取原材料，即在導單或者倉庫操作領料之后，對應需要鎖定這部分的庫存。在倉實物庫存不變，但是不允許去操作修改這部分的庫存，如盤點、發貨出庫等操作。
- 鎖定的庫存原由：由于倉庫操作是分工協作的，存在配貨組、分揀組、加工組等，對于實物庫存的操作可能是同步在進行的。所以加工作業的時候，需要鎖定對應庫存，防止庫存用于其他操作，影響整個倉庫的作業。
3. 手動填單，結果上傳系統
1）在線下作業完成之后，將填寫的Excel內容（實際領料數量、實際加工數量）上傳到系統。
- 線下作業根據第2步驟，導出表進行作業，作業結束后記錄實際作業數量。將商品擺放至倉庫庫位后，到系統上傳作業結果。
- 上傳的加工結果，需要將鎖定的原材料庫存扣除并解除鎖定、將加工品加工庫存新增到倉庫實物庫存。
2）庫位擺放快速便捷性：
- 如有剩余原材料，系統自動擺放回原出庫庫存。對于加工品，系統可以給到一個默認的加工品擺放的庫存，便于供應鏈快速完成加工結果上傳。
- 區分常溫、冷藏、冷凍的加工品對應存儲庫存不同。在發貨出庫的時候優先將加工好的品出庫。
3）差異結果管理：
- 上傳結果差異的時候，需要記錄差異原由，對差異原由進行分類，匯總分析，不斷調整優化加工任務。
- 如已釋放過可銷售庫存，差異可能會導致賣超，如少于釋放可銷售，需要對應回收可銷售庫存。如多于釋放可銷售，可以對應選擇是否增加可銷售庫存。
03 總結
關于倉儲加工的流程，其實還會跟商品、物流等模塊相關聯。由于加工是倉庫每日必須的工作，所以優化加工的流程，一方面是提高了倉庫的作業效率，另一方面，也減少了庫存的偏差、防止賣超或庫存積壓的情況，還有一方便是加工的效率提高了，可以提升后端履約時效，對整個供應鏈的作業都是長久有益的。
本文由 @yimi 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
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