編輯導語：結合費控報銷系統，企業可以提升財務事務的處理效率，也能推動后續的業務決策。那么，一個合格的費控報銷系統應該包含哪些模塊，實現什么功能？本篇文章里，作者結合自身經驗，對費控報銷系統的設計策略做了總結，一起來看一下。

隨著電子發票的全面普及和企業數字化的加速推進，越來越多的企業財務的事務處理和管理模式走向電子化。一個優秀的費控報銷系統能夠幫助企業實現全流程管控，提高員工的報銷和審批效率；同時，系統還將提供費用云圖，動態直觀地為管理層提供決策所需要的信息。

基于上述特點，系統應滿足以下基本要求：

1）全程費控能力

系統需要提供各種費用標準的配置功能，且員工在實際消費過程中最好能夠直接進行企業級的支付操作，個人無需墊資和報銷，而這些消費數據又可以一鍵生成會計憑證并自動入賬。企業管理者可以通過事后對數據進行多維度地分析，從而進一步完善業務。

2）系統對接能力

能夠與ERP、OA、門戶、HRM、CRM、財務等業務系統對接，實現真正的業財一體化。

3）數據分析能力

費用報銷中蘊含的信息，是企業經營的數字密碼，幫助企業洞察機會，預防風險。以差旅費用分析指標體系為例：管理者可以基于差旅路線地圖、熱門路線排行、月度差旅費分布、不同類型差旅費金額、熱門航司、常住酒店等明細信息，制定合理的方案。

4）信息安全

由于財務數據對于企業至關重要，系統的安全認證、容災架構、監控系統及故障恢復方案等是需要格外關注的方面。

下面我將介紹一套完整的費控報銷流程解決方案，歡迎與大家一起參與討論。

一、系統內部模塊設計

• 事項選擇：指員工對某一項業務的申請，例如出差、采購等，這些業務一般都需要在執行完成后進行報銷。
• 我的發票（移動端）：系統歸集展示手工錄入的發票和從微信/支付寶卡包導入的發票。錄入信息根據票據類型動態展示，錄入后的發票以擬物化形式展現。
• 借款還款：費用報銷一般通過提供專用于員工借款和員工還款兩個業務的單據進行借還款管理，可以支持按總額或單筆金額等多維度組合的借款限額管理，遵守“借款前款不清，后款不借”的控制管理原則。
• 費用報銷：費用報銷設置日常費用報銷單、差旅費報銷單、業務招待費報銷單、會議費報銷單等。費用報銷單頁面支持代人報銷、費用分攤、合規管控、標準管控等；支持關聯相關申請單報銷。

二、外部系統對接

報銷系統需要與企業內部多個系統進行集成，從而打破信息壁壘，行程費用報銷的線上閉環。

• 統一門戶：統一門戶系統需要調用報銷系統的接口用于判斷該用戶是否有權限登錄該系統。
• OA系統：OA系統與報銷系統集成后，員工在報銷時可以關聯申請單。
• HR系統：報銷系統需要從HR系統獲取公司組織架構和員工等信息。
• 第三方平臺：一般指差旅和采購平臺?？梢宰越ㄏ到y，或者加入第三方生態。
• 銀企直聯系統：銀企直聯作為實現資金管理的重要工具，支持銀行賬戶的集中管理，資金不落地支付以及銀企自動對賬。費用報銷會根據單據生成待支付指令，數據傳給銀企直聯系統，后由該系統完成實際付款動作。
• 會計核算系統：會計核算系統是企業應用的記賬軟件。報銷系統可以內置會計引擎，生成預會計憑證，將數據傳給會計核算系統生成正式的憑證。

三、 系統配置

一個好的B端系統，全面的系統配置是十分重要的。此過程會將企業的主數據、業務流程、報賬基礎等信息錄入。費控報銷的配置分為如下幾大模塊：公司基礎信息、核算基礎信息、報賬基礎信息、單據和管控要求。

1. 公司基礎信息

公司基礎信息的配置是為了建立起核算的組織基礎，包括公司、部門、崗位和人員等組織結構的搭建。此外，還包括一些可以共享的、變化較少的主數據的配置，如客商、區域、公告等。

1）組織基礎

① 部門及崗位信息

系統需要從HR系統中獲取公司的所有部門和人員信息，配置者按照公司的基礎結構形式，在系統中搭建組織架構樹。

② 員工信息

員工信息模塊需要盡可能地將員工的所有信息都錄入進去，因為這是報銷的重要信息來源。

③ 用戶權限

系統需提前預設多種用戶角色。配置人員根據企業需要將角色分配給不同的員工，或者反向配置。

用戶管理界面

角色管理界面

2）客商管理

系統中的供應商即為客戶和供應商的統稱?？蜕坦芾砜梢詫就鶃淼目蛻艉凸痰幕拘畔⒓般y行信息進行更新維護。此后，在單據填寫時可以直接在列表中選擇相應信息。

3）區域管理

區域管理是為了滿足企業差旅費管控的要求。企業會根據城市級別劃分不同的差旅標準。比如一線城市的補貼與其余城市標準是不同的。

4）公告管理

公告管理是幫助企業在系統上集中發布公告和通知所需要的設置。

2. 費用類型

在費控報銷系統中，費用類型（也稱“業務類型”）是報賬流程的基礎，與預算的生成、報賬單據的模板、報銷附件清單、審批流以及生成的憑證息息相關。

• 預算人員可根據業務類型或部門、項目等多個維度在預算控制系統中錄入預算金額。
• 員工在填寫報銷單據時，選擇報銷業務類型時，系統會打開不同的單據模板。
• 單據提交后，系統根據業務類型及其他因素生成不同審批流程。
• 報銷結束后，系統會根據業務類型生成對應的會計憑證。

因此，為了實現上述功能，具體要做的配置工作如下：

1）收集企業的業務類型，在平臺中預錄入，并將其劃分為業務大類和小類，如差旅費為業務大類，差旅費-交通費為業務小類。

2）選擇每個業務類型對應的會計科目、附件清單等。

業務類型配置的會計科目

業務類型配置附件清單

3. 單據模板（事先申請 + 報銷）

企業不同類型的報銷業務由不同的報銷單據來承載，因此對于單據最好應當實行自定義的配置。一般有如下兩種方式處理：

1. 如果甲方企業有成熟的OA系統可以自定義流程與單據，則可以選擇與該OA系統對接，審批流程可以在OA系統完成。
2. 自己做一套流程引擎系統和單據引擎系統，完成兩者的自定義。

具體配置過程如下：

1）建立事前申請單據與業務類型的連接

2）配置憑證類型

4. 費用附件

費用附件主要分為兩類：一類是企業要求提交的重要的事物輔助憑證，針對該憑證，財務部門可以通過掃描儀掃描單據影像，通過電子影像系統進行影像的處理，并在電子檔案系統中進行保管；另一類即為下面展示的，在系統中通過“附件明細”區域上傳。

5. 費用標準

在費控報銷系統中預設費用管控標準，并設置管控方式，可以有效提高財務人員審核效率。對于提單內容的審核結果，可以設置“禁止”，“通過”和“警告”。

本文以差旅標準為例，說明具體設置方式：

6. 費用審批

員工在費控報銷系統中提交報銷單據后，系統通過審批流引擎將單據發送給各個業務領導和財務人員。審批流的定義可以在OA系統中或自定義的審批流引擎。之后將流程模板分配給對應的業務類型、單據類型等。

7. 費用的預算控制

員工費用報銷提單及審批流中，系統根據預設規則進行預算控制。例如，如果系統預設通過“部門+預算科目”進行控制，并設置預算控制策略為禁止，那么如果員工所在部門概預算科目匯總金額已經超標，則提交會被禁止。下面為相應的配置：

注：業務類型和單據類型也要配置與之關聯。

四、案例

企業可以通過移動端應用實現員工報銷的事項申請、發票采集、提單報銷、業務審批等操作，通過對接外部的商旅平臺進行行程定義。下面以一個具體的差旅報銷為例，為讀者展示移動端報銷的全流程（移動端為微信小程序）：

1. 差旅申請

打開移動報銷微信小程序，登錄后在首頁點擊“事項申請”，之后選擇“國內差旅費”，填寫完信息后提交表單。

2. 領導審批

員工提交差旅申請后，申請單自動流轉到領導處進行審批。

3. 行程預定

領導審批完成后，員工回到首頁，點擊“商旅預定”，進行往返機票及酒店的預定。在MVP階段，可以簡單的設置成直接跳轉到第三方平臺，預訂成功后，訂單信息直接同步到報銷系統。在之后的設計中，可以自定義機票和酒店預定頁面，后臺只需調用第三方平臺接口獲取所需數據即可。

4. 發票采集

員工可以通過小程序將微信卡包中的打車電子發票上傳至后臺系統，并通過拍照OCR識別的方式將行程單等信息錄入系統。后臺系統集成稅務系統，自動完成發票數據的讀取、驗真、查重和抵扣稅。員工可在“我的發票”中查看發票的報銷狀態。

5. 提單報銷

系統支持員工根據不同費用類型進行場景式報銷。員工可以在報銷單頁面選擇關聯之前的事項申請。同時，員工還需要勾選票據列表中和本次報銷相關的發票信息，從而實現關聯。員工提交報銷單時，相關的字段校驗、費用標準校驗需在之前的配置系統完成配置。

6. 領導審批

員工提交報銷單后，自動流轉到上級領導處（流程自定義需在之前的引擎系統完成）。員工可在“我的單據”中查看報銷進度。

7. 財務審核

領導審批后，單據自動流轉至財務人員進行審核。財務人員在PC端的系統內看到報銷信息并確認正確后，審批通過。

五、費用云圖

費用云圖是分析結果的展示，其背后包含一套完整的指標體系，其設計圍繞企業費用管理的核心訴求展開，進而動態直觀地為管理層提供決策所需信息，幫助企業從海量數據中獲取到戰爭的價值，及時洞察機會，預防風險。

費用云圖為企業帶來的收益體現在費用支出管控、流程效率提升、合規遵從強化以及員工滿意度等多個方面。此處我們一起費用支出、合規遵從和流程效率三個方面為例，展示費用云圖如何從企業經營決策需求出發，通過數字化輔助企業經營管理決策。

整體費用分析云圖

費用報銷合規數字化

監控流程能分析云圖

六、總結

費用報銷是員工和企業的重要連接，流程的優化可以為企業帶來諸多收益：從企業管理角度來看，企業對報銷流程和數據掌控程度得以加強；從員工角度來看，報銷所需要填寫的字段減少，爆笑體驗大幅提升；從領導角度來看，實現了一站式審批和風險預警；從財務人員角度來看，重復工作減少，工作滿意度上升。

作者：Dave，捷信（中國）消費金融產品經理，多年To B產品經驗，參與公司多個大型項目的產品設計。

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