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榮耀標識智能合同管理產品設計（2）：合同范本庫
編輯導語：合同不論對于誰來說都是十分重要的，因此，合同文本編寫及管理過程的規范也尤為重要。在本篇文章中，作者介紹和講解了如何建立合同范本庫，推薦想要學習智能合同管理產品設計的群體閱讀。
本文主要面向大型企業自建合同范本庫。
合同的重要性無論對于企業的法律人還是業務人員都是顯而易見的，但因合同文本編寫及管理過程不規范，也是大部分企業而引起糾紛案件的主要原因（根據數據顯示，進三分之二的民事案件其實是由于合同糾紛產生的）。
美國如今大熱的已上市法律科技公司Axiom，他老板接受采訪，坦誠地說自己的絕大部分業務是在線審查、起草合同。
作為提高合同文本質量降低合同風險重要手段之一，合同范本庫的建立也是極其重要，它不僅在事前階段規范合同文本編寫，起到降低合同履約風險的作用，而且在提高了合同起草審核的效率，更為合同的數字化、智能化管理夯實了基礎。
一、內在邏輯
建立企業級合同范本的內在邏輯是以合同范本為載體（整合+智能+服務），整合企業內外法律專家資源，沉淀合同文本經驗知識，連接合同相關知識（制度合規要求、風險內控手冊等），以智能化方式生成、推薦、提示，高質量完成合同文本編寫工作，并能夠在具體工作和業務場景便捷地連接到提供服務的內部法律顧問或是外部專業律師。
二、設計參考
企業合同范本設計中有一些值得注意的實現，比如范本分類、范本屬性、內容的產生、條款庫的建立、關聯知識的鏈接、合同生成等，在這里做了簡要說明，以供參考。
1. 范本分類
如何分類才能更好的滿足企業不同業務的需求呢？
目前企業主要是以常見法律關系為基礎，以業務發展和經營管理為向導劃分合同范本的分類，以便于整個合同與業務的融合，為企業管理提供更有價值合同數據維度。
如：如能源企業，包括供用能源合同、購銷/買賣合同、建設工程合同、技術合同、租賃合同、承攬合同、借款合同投融資類合同、意向、框架協議等；房地產企業合同一級分類，包括項目準備階段、項目建設階段、營銷類合同、運營類合同、物業服務類合同、公司法類合同、融資擔保合同、知識產權類合同、行政管理類合同等。
2. 范本屬性
合同范本屬性一般包括范本分類（一般與企業合同分類保持一致），范本的名稱、修訂版本號、應用的組織范圍、使用的時間期限（有些合同范本根據業務淡旺季不同優惠力度不同）、范本的來源、復雜程度（每個細類合同范本可以分為簡單、常規、復雜）、適用主體地位（甲方、乙方，很重要?。⒅贫ㄈ?、最新修訂人、最新修訂時間等。
另外，在涉及合同范本數據庫模型時，需要考慮到范本歷史版本、評價（建議支持條款級）、必備條款、審查清單、關聯法律法規、司法案例及行政處罰等。
3. 內容產生
目前企業重要是每一年或半年組織制定修訂企業統一合同范本，或是借助外聘律師進行完善企業范本，但對于需要完善修訂的點仍然缺少數據支撐，同時，也有少部分企業購買外部合同范本庫，使用時還需要進一步的裁剪。
隨著合同管理數字化建設，一方面，可以通過大數據技術分從實際簽訂的合同文本中，提煉出實際履行中低風險“合同范本”；另一方面，分析出糾紛案件頻發的合同，以案由進行歸納為修訂提供數據支撐。
同時，可以考慮逐步將PGC、UGC等方式逐步引入到企業內容管理中，通過鼓勵更多專業及一線人員進行評價、產生內容優化合同范本質量。
4. 條款庫
合同范本管理用不用做到條款級別？根據企業的管理和數字化建設水平而定，條款庫是合同數字化發展的一個趨勢，甚至要做到要素化管理，要素即合同當事人名稱（或姓名）和住所、標的、數量、質量、價款（或者報酬）、履行期限（地點和方式）、違約責任、解決爭議的方法等。
針對合同每個條款進行標簽化管理，不僅能夠更加精確的進行優化，便捷靈活組合應對更多業務場景，而且對于合同分工審核、智能審核提供幫助。如：合同起草中通過通過智能方式檢索類似條款，將合同中強勢條款，修改為中性條款；財務部門只負責審核合同財務部分條款；發現合同中缺少的必備條款等。
5. 知識連接
合同范本是從外部法律合規要求、內部合規要求、到實際合同文本、風險內控、違法違規案例的結合點，因此，可以以合同范本為基礎，按照條款級別建立法律法規、行業標準、內部制度（集團型企業可數字化的合規要求在百條級別）、到實際風險事件、行政處罰、司法案例的知識圖譜。
這樣有助于企業感知內外部變化，及時將變化有可能產生的風險傳導到相應的責任人處，從事后被動防御轉型事前的主動防控。
6. 合同生成
根據業務人員提供的要素自動生成合同文本，是合同范本應用的主要功能。所以，合同范本一定要具備自動生成的功能，通過填空或是問答方式生成合同是最常見的生成合同的方式。也可以通過選擇合同類型，推薦合同條款，在線生成合同文本。
總體上可以根據使用方式或是管理要求，將合同范本分類制式合同范本（經專業人員審核只能填空不能修改）、參考合同范本（經專業人員審核可以的進行調整）、其他合同范本（三種類型，每個企業的叫法可能不一樣）。
同時，合同范本還是智能合同審核重要訓練語料，是以范本為基礎的智能審核的對照基礎。
三、拓展思考
面向中小企業的合同范本庫管理邏輯上大同小異，以合同范本為載體，做整合+智能+服務，可以建立SaaS版合同范本庫，為中小企業提供服務。中小企業也可以建立自己合同范本庫，沒有必要建立成套的管理系統，通過共享文檔的方式等方式完全可以到達管理目的。
一般中小企業在業務上乙方思維更多一些，但可以對甲方范本進行匯集管理并動態跟蹤比較分析將其納入合同范本庫進行管理，達到接受和合理控制風險目的。
我們應該認識到控制風險是一門平衡的藝術，合同范本的最終目的是符合自身企業最大利益化，降低企業交易和合規風險，而不是為了高質量而高質量。
本文由 @Being4 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
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