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榮耀標識如何優化繁文縟節的流程
編輯導語：流程，對于產品人來說，是至關重要的一個名詞。無論采取什么行動之前，都需要花些時間進行流程梳理，確保后續工作的有序進行。那么如何優化流程呢？本篇文章作者結合實際經驗對此展開講述，希望對你有所幫助。
在生活中我們經常會遭遇各種政策和規則的影響，去遵循一定的流程解決問題。
大到公司的組建如何申報，小到解決一日三餐的溫飽如何訂餐。
我們作為產品經理，無論是在戰略規劃上還是產品設計中，也會涉及到關于流程的設計，從來我們都是按事務去專門解決某一個目標達成而設計流程，那到底流程是什么呢？
一、什么是流程
如果我們要探究什么是“流程”？就必須從它的定義開始。
而我們上述的很多流程其實可以歸類于「業務流程」，來看劉潤老師在《底層邏輯》書中的定義：
流程是基于時間先做完一件事的整個過程。流程是線性的、連貫的、客觀的。
從上述的定義中我們可以發現，流程其實就是達到一個目標所需經歷的一些步驟，可以把【現狀】理解為起始點，而【目標】理解為終點，也就是從起始點到達終點的一條線段路徑。
二、流程是如何形成的
從古至今無論是原始人生活還是我們當下現代生活，可以說，我們做任何一件事都是有流程的，只不過流程的產生是分為兩種形式產生的：
（1）被動自發
有些目標是突發的，人們會根據自己的認知自發去進行探索實驗，去找到達成目標的路徑。
例如：剛出生的嬰兒，會根據本能尋求外界的幫助，無論是饑渴還是不舒服都會用哭啼來向外界發出交互信號，從而得到需求的滿足；
（2）主動規劃
如果說被動自發是探索型達到目標的方法，那么主動規劃就是人類的智慧了，人類會將重復類似的路徑總結歸納，然后形成方法論和知識傳遞共享給其他人。
例如：原始社會的狩獵，不再是本能的與怪獸搏斗，達成路徑是：觀察蹤跡 → 對比實力 → 規劃戰略 → 完成狩獵。
「被動自發」和「主動規劃」的形式區別只不過是有些流程是被設計過的，有些流程是自發的，有些流程是經過實踐后總結出來的。
相對來講「被動自發」大多是依賴于個人的經驗，如何將個人經驗沉淀為「主動規劃」更合理的方法，是我們需要去思考總結的。
三、如何優化流程
俗話說，“一個和尚挑水喝，兩個和尚抬水喝，三個和尚沒水喝?！?/p>
因為所處的環境和時機不同，現實中往往我們為了達到目標需要走很多彎路，這些路徑其實是低效的，本質上說，流程管理與優化都是為了更高效率地完成某件事情而進行的一些改變和優化。
我們可以將流程的優化也分為幾個步驟：
1. 梳理流程（發現問題）
如果想要去解決問題，我們首先要去識別發現問題所在，第一步要做的不是馬上動手改進，而是先梳理當前解決問題的路徑都有哪些，將這些都擺在桌面上一一個一個去評審不同路徑的優劣。
那么如何梳理流程呢？這里推薦一種方法論：
Event Storming輕量級建模工具，來幫助我們較短的時間內快速理解業務的全景圖，達到統一的認知。Event Storming是按照DDD（Domain Driven Design）的思想所派生出來的建模工具，當我們使用Event Storming去探索業務全景的同時，也產出了對業務系統的建模設計，這是與User Journey 、用戶故事地圖（User Story Mapping）工具的最大區別。
2. 評審流程（分析問題）
既然解決問題的路徑不同，那么有些路徑是不合理的，需要評審流程的有效性。同時流程應該還加入一些變量，在某段時間可能是合理的，隨著時間和環境演變就需要調整改進！評審流程環節的建議：
（1）識別目標
來自大衛·馬凱特《授權》書中的案例：圣塔菲號潛艇正在進行火災演練。
最佳的救火時機是火災發生后的兩分鐘內，所以船員們需要在兩分鐘內，趕緊拿到消防軟管撲滅大火。
但是令人奇怪的是，火災警報響起后，許多靠近消防軟管的船員們只顧著往外跑，而負責消防工作的當天值班船員們，卻拿不到那些軟管，因為這些往外跑的人堵住了他們往里進去救火的通道。
馬凱特指揮官不理解，為什么這些靠近消防軟管的船員不能直接滅火呢？難道他們不知道滅火的緊急性嗎？
結果調研之后才發現，并不是，原來是工作流程中規定，當日值班人員才是應急消防人員，可以滅火。
我們的真正目標是盡快滅火，但是這些工作流程卻束縛了人們的做法，讓他們在毫無意識的情況下偏離了真正目標。
事實上，出現這樣的問題也在提醒管理者，需要排查自己的組織中，是否存在這樣限制員工做法的流程規定。
我們要設定目標，而不是具體的做法，只有這樣，團隊成員的潛力，才有可能不受束縛真正被激發出來。
在整理流程的過程中，發現有很多流程在逐步偏離了目標，為了達成一些外因的前置條件不得不走一些歧路，重拾初心查看流程最終要解決的問題目標是什么，以目標為核心去度量流程的合理性。
（2）關鍵節點
在流程中有些節點是可以系統自動化的，有些是需要人為干預的，無論是自動化還是人工都需要評估所實現的路徑是否合理，可否找到最優解。
（3）評審人
邀請參與全流程的人參與規劃是十分重要的，在梳理流程的過程中邀請用戶使用局部視野看待問題是不合適，容易站在自己的立場對流程進行改進建議。
以上幾個環節都是幫助我們一起來分析問題的卡點和風險點，識別目標找到關鍵節點的問題后，讓專家評審團們一起共創治理方案才是我們的目標，接下來我們聊一聊如何優化流程。
3. 優化流程（解決問題）
文章開篇距離流程是從起始點到終點的一條路徑：
根據物理知識，物體在做勻速直線運動狀態下的一個關系式s=v·t，其中s表示路程，標準單位m；v表示速度，標準單位m/s；t表示時間，標準單位s，整個式子表示單位時間內，物體在自身的速度下所經過的路程。
這個公式同樣適用于我們流程管理中，在流程管理我們期望達成目標是快速有效的，在最小單位時間內如何能達到高速度呢？
這里的速度其實包括了幾點重要因素：
（1）步驟
如果在實現流程的過程中步驟卡點越多效率越慢，可以想象每一個節點都會將路徑的距離或多或少的拉長，識別冗余環節有效提高流程的執行效率。
因為不同公司、不同的業務所涉及到的流程不同，需要根據實際的情況具體問題具體分析，還是借鑒大衛·馬凱特《授權》書中的案例：
士兵的休假請求需要經過 14 步請假流程，好多位不同級別的長官簽字?？赡芤呀浀搅耸勘埣偻獬瞿翘?，系統里的流程還沒走完。
所以一個士兵和員工的請假到底需要多少人審批？
有的同學覺得直屬主管和HR就可以，一般情況下是這樣，但是如果涉及到婚假、病假、長時間的年假呢？
根據不同的場景其實我們可以設置不同的審批流程，給不同的場景找出最優解減少其他冗余步驟，將流程合理縮短提升效率；
（2）審批
剛剛的案例中我們提到了「審批」，你會發現大多數審批流還依賴于人的決策，不是說人來跟蹤決策不好，而是作為制定流程或者管理者的角色沒有參與到流程設置中。
一個低效的流程不僅申請人苦不堪言，對于每天面對海量審批單的決策人來講也是一個繁重的負擔，最終變為“簽名機器”。
那么如何優化審批呢？剛才的案例已經簡單提到了關鍵詞：
- 場景：審批流程我們需要甄別當前的業務流程目標是什么，所處在的環境是什么，哪些可以提高效率，是否可以對于這類場景進行合理的歸類，將同類的問題的解決方案進行不斷的迭代優化；
- 條件：業務流程中會涉及到一些關鍵的判斷條件，例如請假出差的天數、采購和報銷的金額等，可以根據不同的條件做判斷分支，這樣就可以有效減少不同場景下的步驟了；
- 授權：如果決策者對于審批也覺得是負擔的話就需要學會授權，無論是授權系統還是協作者，識別1場景和 2條件關鍵環節是否可以總結成方法論，對于同類申請就可以減少重復性的審批了。
（3）持續迭代
上文中多次提到業務流程是根據當前的環境給出的最佳解，在某段時間區間可能是合理的，隨著時間和環境演變就需要調整改進。
這里就需要產品經理來持續跟進更新業務流程全景圖，收集用戶反饋和系統迭代情況，遵循初心目標，不斷完善迭代流程。
作者：larens；公眾號：悟思品
本文由 @larens 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。
題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協議。
明確最終目的，減少只有形式沒有實際意義的步驟
沒錯，流程是為了更好的達成目標！
個人覺得優化審批流程是個有難度的活兒，這是個講求雙方效率的過程，不僅需要申請人在文書上盡可能詳細描述緣由和結果，還需要決策者有高質量的決策力，避免反復拒絕申請。
識別流程的目標和關鍵條件是重點，如果頻繁拒絕就要思考是不是缺失了一些判斷條件導致的提交申請理由不充分，將這些理由和規則規范化，就會對流程的效率有所提升了