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榮耀標識企業(yè)采購系統(tǒng)的升級(二)
編輯導(dǎo)語：由于降本增效和對反腐、合規(guī)的訴求，采購系統(tǒng)急需實施規(guī)范化、陽光化管理，向新的臺階邁進。在這篇文章里，作者分析了電子采購的價值和建設(shè)方式，一起來看一下吧。
上一篇文章簡述過采購業(yè)務(wù)發(fā)展的四個階段，采購1.0階段后期保證供應(yīng)的任務(wù)基本解決，但采購系統(tǒng)深層次問題開始逐漸顯現(xiàn)，具體問題如下：
- 采購績效完全依賴于采購員的個人能力
- 采購過程不透明、不規(guī)范
- 管理層對采購過程無法監(jiān)管
- 企業(yè)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己買貴了
- 采購貨比三家，但總是老三家供應(yīng)商比來比去，供應(yīng)商庫數(shù)年沒有更新
- 采購無法自證清廉，產(chǎn)生內(nèi)部信任危機，其他部門總是戴著有色眼鏡看采購
- 腐敗事件一旦曝光，危害觸目驚心
- 不能產(chǎn)生讓企業(yè)滿意的績效
與此同時，因經(jīng)濟下行，產(chǎn)能過剩，供過于求，激烈的競爭導(dǎo)致企業(yè)利潤持續(xù)下降。降本增效，向采購成本降低要利潤，成為很多企業(yè)當前最緊迫的任務(wù)和重要課題。
國企由于反腐、合規(guī)的訴求，在國資委等主管部門的指引下，也要求對采購系統(tǒng)實施規(guī)范化、陽光化管理。于是，在企業(yè)高層管理者的推動下，采購系統(tǒng)向新的臺階邁進。
- 工作重心：從業(yè)務(wù)層級上升到管理層級
- 工作目標：從保證供應(yīng)上升到追求價格最優(yōu)
不再僅僅追求滿足供應(yīng)，而是通過調(diào)整供需關(guān)系引發(fā)供方的充分競爭來實現(xiàn)價格最優(yōu)。
一、明顯特征
管理方面摒棄對個人績效的依賴，通過制度建設(shè)與流程建設(shè)實現(xiàn)采購管理的陽光化、規(guī)范化。總結(jié)起來，采購2.0階段有4個明顯特征：
- 管理集中化
- 過程陽光化
- 分工專業(yè)化
- 流程信息化
1. 管理集中化
為了規(guī)范采購管理制度、統(tǒng)一采購流程，在采購2.0階段，企業(yè)往往將分散在各個部門的采購職能進行集中，實施統(tǒng)一管理。
除原材料外，企業(yè)還將MRO類采購（Maintenance維護、Repair維修、Operation運行）、建設(shè)工程類采購、服務(wù)行政類采購等凡與花錢有關(guān)的項目都集中到采購部門進行管理，由采購部門按統(tǒng)一標準流程進行采購。
集團型企業(yè)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，為了解決下屬公司需求分散、信息不暢、資源不共享而導(dǎo)致的重復(fù)采購、重復(fù)儲備等問題，開始著手對各下屬公司采購需求的整合，從而降低采購成本。
另外從合規(guī)的角度推進集團化采購，采購管理權(quán)限向集團集中，從上到下形成一整套完整的采購流程和制度，解決下屬公司操作不規(guī)范、過程不透明、人為干擾多等普遍性問題。
2. 過程陽光化管理
降低采購1.0階段由采購人員主導(dǎo)業(yè)務(wù)、易引發(fā)暗箱操作的風險，在采購2.0階段，企業(yè)推行過程陽光化管理。
對內(nèi)強化管理職能，統(tǒng)一管理流程，健全管理制度；對外則注重充分尋源，廣泛對外公布采購需求，鼓勵更多符合條件的供應(yīng)商參與競爭，并按事先規(guī)定的評標標準擇優(yōu)確定供應(yīng)商，讓所有的操作流程都透明化、陽光化。
有的企業(yè)還成立專門的監(jiān)督管理機構(gòu)，如招投標監(jiān)督管理辦公室，以強化對采購活動的全程監(jiān)督。過程陽光化是采購規(guī)范管理的重要標志，也可以去除來自外界、企業(yè)內(nèi)部其他部門的“有色眼鏡”。
3. 分工專業(yè)化
為規(guī)避采購人員“一條龍”式業(yè)務(wù)操作所帶來的風險，實現(xiàn)采購人員專業(yè)化分工，在采購2.0階段，企業(yè)往往把采購過程進行分段處理，實施“采”與“購”兩大職能分離。
有的集團公司規(guī)定由集團負責開發(fā)和認定供應(yīng)商，子公司負責具體的下單與庫存管理；外企則實行戰(zhàn)略性采購（sourcing）與操作性采購（buyer）的分段模式，這些都體現(xiàn)了2.0階段分工專業(yè)化的特點。
4. 流程信息化
隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，企業(yè)建立起了一套完整的規(guī)范化采購體系，但往往由于企業(yè)內(nèi)部強大的慣性，經(jīng)過一段時間后慢慢“還原”為原來的工作模式。
為了不讓變革倒退回去，企業(yè)在這個時候就希望通過一套軟件來固化采購流程，提高采購操作效率，也有利于追溯、監(jiān)管和審計。在采購2.0的后期，企業(yè)開始推行采購信息化工作。
企業(yè)由于外部競爭及自身發(fā)展的要求，開始將采購的價格優(yōu)勢當作重要目標。
要實現(xiàn)采購價格優(yōu)勢，倒逼企業(yè)推行采購陽光化管理，采購陽光化的主要手段包括對采購集中化管理、招標采購、“采”與“購”職能專業(yè)化分工。
為了讓流程固化，提高采購效率，實行陽光化采購，企業(yè)著手推行采購信息化。
在采購2.0推行過程中，企業(yè)應(yīng)重點關(guān)注以下4點：
- 集中采購對集中的“度”的把握，集中采購與分散采購要因地制宜，有機結(jié)合，避免“一刀切”。既要發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，又不因推行集中采購而影響業(yè)務(wù)。
- 招標采購中重點管控招標流于形式，規(guī)避圍標、串標的發(fā)生。解決好的供應(yīng)商進不來、差的供應(yīng)商趕不走的問題。
- 推行“采”“購”專業(yè)分工，要把“采”的專業(yè)度提升及“采”“購”工作的協(xié)同當作管理重點。
- 推行采購流程信息化時，把快速推進、規(guī)范操作，充分發(fā)揮其作用與價值當作管理重點。
二、電子采購的價值
與企業(yè)推行其他信息化建設(shè)一樣，采購信息化建設(shè)可以把流程、制度固化下來，避免執(zhí)行走樣；還可以提高工作效率，使過程全程可追溯，實現(xiàn)陽光化、規(guī)范化。
除此之外，采購信息化還有其獨特的一些價值，通過表3-5可以看到傳統(tǒng)模式和信息化模式下兩種采購管理的差異。
1. 有助于縮短采購周期，提高采購效率
通過電子采購交易平臺，采購方可以根據(jù)自己的要求自由設(shè)定交易時間和交易方式，自項目正式開始至結(jié)束，一般只需要1~2周，較傳統(tǒng)招標采購節(jié)省30%~60%的采購時間，大大縮短了采購周期。
2. 節(jié)約行政采購成本
據(jù)美國全國采購管理協(xié)會（www.napm.org）稱，采用傳統(tǒng)方式生成一份訂單所需要的平均費用為150美元，而使用基于Web的電子采購解決方案則可以將這一費用減少到30美元。
并且，企業(yè)通過電子采購的商品的價格平均降幅為10%，最高可達40%。
3. 優(yōu)化采購流程
電子化不是用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)簡單替換原有的方式方法，而是要依據(jù)更科學的方法優(yōu)化采購流程，在這個過程中，摒棄了不適應(yīng)社會生產(chǎn)發(fā)展的落后因素。
4. 減少庫存，提高資金利用率
世界著名的家電行業(yè)實施電子采購后，在雙方信息共享的基礎(chǔ)上，供應(yīng)商能直觀地了解企業(yè)需求，企業(yè)也可以根據(jù)供應(yīng)商的庫存以及生產(chǎn)計劃調(diào)整自身的庫存和生產(chǎn)計劃，這使得采購成本大幅降低，庫存資金周轉(zhuǎn)時間從30天降低到12天，倉儲面積減少一半，節(jié)省庫存周轉(zhuǎn)資金7億元。
5.有助于實現(xiàn)信息共享與交易透明化
在電子采購平臺上，不同企業(yè)、相關(guān)供應(yīng)商不僅可以即時了解采購、競標的詳細信息，還可以查詢以往交易記錄，這些記錄中包括交貨、履約等各方面情況。
同時可以幫助買方全面了解供應(yīng)商，更準確地把握市場需求及企業(yè)本身在交易活動中的成敗得失，從中積累經(jīng)驗。在提高客戶服務(wù)和客戶滿意度的同時改善供需雙方的關(guān)系。
三、電子采購平臺的建設(shè)方式
1. 一個門戶
網(wǎng)站把企業(yè)的采購品類、需求、政策、供應(yīng)商選擇標準等信息公開展示，形成面向潛在供應(yīng)市場的采購門戶網(wǎng)站。
建立門戶網(wǎng)站相當于企業(yè)設(shè)立了一個24小時傳達室，專門接待供應(yīng)商，極大降低了供應(yīng)商參與企業(yè)采購業(yè)務(wù)的門檻。某企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在實踐中將這種方式總結(jié)為“任何人，不得以任何理由，把任何想與公司做生意的供應(yīng)商擋在門外”。
該企業(yè)在門戶網(wǎng)站上線后，經(jīng)過線上、線下推廣，使得企業(yè)的供應(yīng)商庫得到了很大程度的豐富。
2. 兩個平臺
電子采購系統(tǒng)由外部供應(yīng)商（即投標單位）操作平臺和企業(yè)內(nèi)部采購工作業(yè)平臺兩部分構(gòu)成。
供應(yīng)商操作平臺為外部供應(yīng)商提供了自助服務(wù)：可以自助更新企業(yè)信息、資質(zhì)文件，發(fā)布企業(yè)產(chǎn)品信息，查看采購公告，網(wǎng)上投標，等等。
企業(yè)內(nèi)部采購作業(yè)平臺是為采購內(nèi)部業(yè)務(wù)人員搭建的，系統(tǒng)按用戶權(quán)限不同進行劃分，企業(yè)采購業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)完成全流程作業(yè)。利益相關(guān)者可以根據(jù)自己的需要和權(quán)限隨時查詢了解采購過程，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行審批。
“一個門戶，兩個平臺”是根據(jù)其自身職能的不同進行劃分的，其中的信息、數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)庫按權(quán)限共享。
通過合理劃分內(nèi)、外網(wǎng)業(yè)務(wù)，在提高企業(yè)采購工作的同時保障數(shù)據(jù)交互的便捷性和信息安全，如在電子平臺上參加投標的企業(yè)就能在一定程度上避免串標的行為，能有效地防止投標企業(yè)串通，在規(guī)定的投標時間內(nèi)可以防止內(nèi)部人員與供應(yīng)商之間的一些不合規(guī)的信息交互等。
3. 三個體系
三個體系分別指采購作業(yè)流程體系、供應(yīng)商資源管理體系、評標專家?guī)旃芾眢w系。采購作業(yè)流程體系對采購部門編制需求、供應(yīng)商投標、組織開標、內(nèi)部評標、綜合定標5個步驟進行了規(guī)范化設(shè)計，把采購行為的內(nèi)控要素落實到軟件中。
供應(yīng)商資源管理體系著眼于供應(yīng)商信息收集、供應(yīng)商準入、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商分級等方面，幫助企業(yè)在公平、公正、科學的評估體系下不斷地引進優(yōu)秀供應(yīng)商，淘汰劣質(zhì)供應(yīng)商，建立一個動態(tài)更新的供應(yīng)商庫。
評標專家?guī)旃芾眢w系通過建立企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人才庫，規(guī)范專家評標規(guī)則，規(guī)范評標打分流程，使得這些把握著評標技術(shù)部分的責任人行使權(quán)力時能真正地為企業(yè)負責，避免摻雜個人情感或傾向打分，如上圖所示。
三個體系構(gòu)成一個穩(wěn)固的三角形結(jié)構(gòu)：供應(yīng)商資源管理體系保障了能有更多優(yōu)秀的供應(yīng)商參與競爭，評標專家?guī)旃芾眢w系保障了優(yōu)秀的專家能真正發(fā)揮其專業(yè)特長，幫助企業(yè)獲得利益，兩者共同形成了三個體系所構(gòu)成的這個“三角形”的底邊。
企業(yè)規(guī)范化、透明化的采購作業(yè)流程，保障了采購作業(yè)過程符合公司的制度要求，相當于“三角形”的頂點，三個點互相連接、互相支撐，為企業(yè)的采購提供有力的支持。
4. 四大采購資源庫
對于電子采購而言也是一樣的，下面我們就采購資源構(gòu)成的4個基本要素（采購類別庫、價格信息庫、模板文件庫、采購檔案庫）一一進行分析。
1）采購類別庫對物資按專業(yè)、采購方式進行分類，其中生產(chǎn)物資建立明細分類下的物資編碼，非生產(chǎn)物資等不方便編碼的，可以通過規(guī)格、用途、圖片等多種方式做進一步描述。
采購類別庫相當于建立了一個所有物料的索引，方便企業(yè)按索引查詢供應(yīng)商，描述分工，統(tǒng)計分析。
2）價格信息庫基于物料分類，可以采集市場價格行情，建立預(yù)算、招標、合同簽訂、結(jié)算的價格管理機制，為企業(yè)在價格評估上提供支持。
3）模板文件庫為采購人員工作建立了系列范本，在采購作業(yè)流程中，軟件可以抽取流程數(shù)據(jù)，套用模板文件自動生成一系列具體文件，模板文件可以把企業(yè)采購的通用條款、管理要求固化下來，既提高了工作效率，又減少了人為疏忽導(dǎo)致的錯誤。
4）采購檔案庫是企業(yè)歸檔文件的電子資料庫，采購人員在系統(tǒng)中的每一步工作和決定都可以自動生成電子檔案。線下工作的紙板文件，也可以掃描上傳到系統(tǒng)中，可以減少文件查詢的工作量，提供資料的利用率。
采購陽光化電子采購管理，建立起了權(quán)責明確的采購管理制度、流程，取得了不錯的降本效果！
本文由@山人小道 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議
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