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編輯導(dǎo)語：曾幾何時(shí)，在日常工作中，我們都還是用著在線文檔，可如今到處都是用著在線文檔鏈接傳遞信息以及協(xié)同辦公。作者從產(chǎn)品經(jīng)理視角，談?wù)勂涫褂迷诰€文檔產(chǎn)生的3個(gè)增益點(diǎn)，一起來看看。

曾幾何時(shí)，我們工作中使用的還都是本地文檔。日常中文檔的傳輸，還都是群消息或郵件為載體；閱讀者對(duì)文檔的意見評(píng)論還都是群里疊消息或疊郵件；不斷更新完善的各個(gè)文檔版本號(hào)，也讓信息對(duì)齊變得沒那么容易。

但不知從何時(shí)開始，我周邊同學(xué)工作中寫word、excel，已經(jīng)幾乎不再使用本地文檔，大部分都變?yōu)榱烁鞣N在線文檔。

在線文檔，從文檔本身屬性上來講，其實(shí)跟傳統(tǒng)本地文檔并無太大差別。唯一就是多了“在線”二字。

但就是因?yàn)椤霸诰€”這一屬性，就一下子多了非常多的增益效果。這個(gè)增益基本類似于web1.0到web2.0的變化。

我也算是一個(gè)在線文檔重度使用用戶。日常除了ppt之外，word、excel基本上（除了績(jī)效相關(guān)文檔用本地）都使用的是企業(yè)微信在線文檔，偶爾也會(huì)使用飛書文檔。

接下來，我站在產(chǎn)品經(jīng)理的視角，簡(jiǎn)單聊聊我發(fā)現(xiàn)的使用在線文檔產(chǎn)生的3個(gè)增益點(diǎn)。

一、文檔演示屬性倒逼作者輸出質(zhì)量提高

大概一年前，公司在推廣亞馬遜的六頁紙工作法。

何為亞馬遜六頁紙工作法？下方截圖簡(jiǎn)單介紹下六頁紙工作法的構(gòu)成和實(shí)施步驟：

簡(jiǎn)單來說，六頁紙重在闡述論證過程，而不是只關(guān)注結(jié)果呈現(xiàn)。

它要求文檔作者要非常立體地闡述清楚文檔所述主題的前因后果，包含數(shù)據(jù)、論證、分析等各個(gè)方面。

這個(gè)其實(shí)還不是最關(guān)鍵的，最關(guān)鍵的是六頁紙實(shí)施步驟的1/2/3。

以往，匯報(bào)演示等場(chǎng)合，與會(huì)人員很多并不會(huì)提前閱讀素材，會(huì)議上更是精力比較分散，很可能2個(gè)小時(shí)的會(huì)議，大家討論不出個(gè)所以然。

而處于在線文檔的方式下，你有沒有提前閱讀，有沒有批注意見，所有人都一目了然，并且@關(guān)聯(lián)你的地方，你不得不進(jìn)行回執(zhí)。

這個(gè)方式，“強(qiáng)制”把所有人都拉到以文檔作者為核心的一個(gè)高效場(chǎng)域下。

你想，在這個(gè)狀態(tài)下，作為文檔的作者，你是不是必須在輸出內(nèi)容時(shí)，投入200%的精力和思考。不然，你又如何能面臨這么多人的靈魂拷問。

我沒記錯(cuò)的話，剛開始我在2個(gè)場(chǎng)景使用過，一個(gè)是公司OKR路演匯報(bào)，另一個(gè)是公司產(chǎn)品學(xué)習(xí)小組作業(yè)。

自己的親身經(jīng)歷，我的那篇OKR路演文檔，我花了至少4天時(shí)間。

在這個(gè)經(jīng)歷中，你根本無法回避任何過程態(tài)的東西，并且要求你必須有你高質(zhì)量的思考。

到現(xiàn)在為止，我們團(tuán)隊(duì)里面已經(jīng)習(xí)慣：

• 項(xiàng)目立項(xiàng)——在線文檔；
• 團(tuán)隊(duì)周報(bào)——在線文檔；
• OKR復(fù)盤規(guī)劃——在線文檔；
• 會(huì)議記錄——在線文檔；
• ……

以上是我日常工作中輸出和用到的一小部分在線文檔。我自己覺得在線文檔，會(huì)倒逼我自己深度思考，輸出更高質(zhì)量?jī)?nèi)容，最終使得自己和團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率都有很大的提升。

二、全局溝通激發(fā)團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)完善內(nèi)容

除了文檔本身的編輯與呈現(xiàn)功能之外，在線文檔最重要的特點(diǎn)，就是可以實(shí)現(xiàn)多人在線實(shí)時(shí)協(xié)同。

最典型的操作，就是共同編輯、發(fā)表評(píng)論與回復(fù)，還有可以直接@提醒相關(guān)人關(guān)注的功能。

而正是這個(gè)@和評(píng)論功能，實(shí)現(xiàn)了單人生產(chǎn)內(nèi)容到多人團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)的化學(xué)反應(yīng)。

2021年7月，鄭州大暴雨，一份《待救援人員信息》的在線文檔悄然誕生，到最后演變成為了一份眾人皆知的“救命文檔”。

文檔的創(chuàng)建者叫李睿，是一名河南姑娘，她和同校同學(xué)在朋友圈發(fā)布想為家鄉(xiāng)做點(diǎn)事后，第一時(shí)間就有30多名同學(xué)一起參與起來，組成了一支志愿者隊(duì)伍。大家用在線文檔分工整理，志愿者被分在不同小組，線上組負(fù)責(zé)搜集信息、核實(shí)信息等。

后續(xù)，越來越多的人加入進(jìn)來更新文檔，幫忙傳遞這份愛心。

此文檔最后累計(jì)更新270多個(gè)版本，高達(dá)250萬次訪問量，對(duì)災(zāi)情救援起到了不可磨滅的作用。

無獨(dú)有偶，新冠疫情期間，很多疫區(qū)也都曾出現(xiàn)過類似的“救命文檔”。

而這一切，如果沒有文檔的在線屬性，是肯定無法實(shí)現(xiàn)的。

三、便捷觸達(dá)、沉淀屬性提升文檔影響面

在線文檔最后一個(gè)增益點(diǎn)，就是文檔的影響面得到了很大的提升。

影響面提升，包含文檔輻射的人數(shù)量增加，以及文檔發(fā)揮作用存活時(shí)間的延長(zhǎng)。

傳統(tǒng)非在線文檔，大概率只有在它產(chǎn)出的那段時(shí)間發(fā)揮作用。久而久之，人們找到它的難度會(huì)變大，而文檔的更新得不到有效保障，慢慢就會(huì)變?yōu)椴辉偈苋艘蕾嚨臍v史版本。

本質(zhì)上，非在線文檔其實(shí)是一個(gè)信息孤島。它只會(huì)躺在電腦本地文件夾里、群歷史消息里、郵件附件里……

而這些地方，對(duì)于找到它來說，路徑太不方便了。

接下來，我們來看下在線文檔它的路徑。

首先第一點(diǎn)，在線文檔不僅是一個(gè)“文件”，還是一個(gè)“鏈接”。

一個(gè)鏈接，除了可以被收藏、被分享之外，更可以被另一個(gè)鏈接的文檔輕易引用。

一個(gè)文檔與多個(gè)鏈接建立聯(lián)系，鏈接對(duì)應(yīng)文檔還可以繼續(xù)再與更多鏈接建立聯(lián)系，環(huán)環(huán)相套。

這樣，在線文檔就具備了更多激活的入口，對(duì)于想要訪問它的人來說，便捷程度大大提升。

另外還有一點(diǎn)，文檔的嵌套屬性，讓它天然具備了模塊化的屬性（既可獨(dú)立、亦可被拼裝引用），以及類似文件夾的層級(jí)導(dǎo)航屬性。

所以，就會(huì)加深在線文檔的內(nèi)容沉淀屬性，用戶愿意用這樣的方式，把體系的內(nèi)容沉淀到一系列有關(guān)聯(lián)關(guān)系的鏈接里面。

而一旦一堆在線文檔變?yōu)榱藲w檔的知識(shí)或一個(gè)內(nèi)容框架，那么就會(huì)有更多的人愿意收藏它、訪問它。

而文檔的被使用，又會(huì)使得文檔作者和共創(chuàng)者，更有積極性保持文檔的更新和維護(hù)。逐漸形成良好的正向循環(huán)。

綜上，在線文檔的便捷觸發(fā)和內(nèi)容沉淀屬性，最終會(huì)提升文檔的影響面。

上邊截圖中我提到的一些在線文檔，經(jīng)過不斷的優(yōu)化迭代，它們基本上已經(jīng)變?yōu)槲颐咳臻_展工作的框架和管理工具。

作者：減形簡(jiǎn)遠(yuǎn)，微信公眾號(hào)：產(chǎn)品雜談（life_pm）

本文由@減形簡(jiǎn)遠(yuǎn) 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。