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榮耀標識只要一個公式，帶你看懂協同辦公提效
相信已經有不少職場人擁有過線上協同辦公的經驗，這個時候，好用的線上協同辦公工具，則可以助力提升職場人的工作效率。那么對現在已有的線上協同辦公產品來說，如果想改善自身的項目協同能力、更好地助力企業辦公人員，可以從哪些方向入手優化產品呢？不如來看看作者的實戰經驗總結吧。
當下疫情反復，在線辦公用戶數量仍處于增長趨勢，線上協同成為實現高效辦公的方法之一。一方面，企業實現全面數字化轉型，實現在線協同辦公，對于現代企業來講是一個趨勢，也是一種必然。另一方面，如何在現有辦公平臺的基礎上實現精準提效，對企業來說也是一種考驗。
本篇文章筆者將結合58的云效項目協同2.0設計方案，分析一下協同辦公提效的經驗?？靵砜纯窗伞?/p>
一、設計目標拆解
1. 優化對象
云效是企業內部的效能研發平臺，輔助公司員工研發產品。本項目的優化內容是針對它的項目協同能力，該部分的主要功能是“創建并管理項目”和“線上協同推動項目流轉”。
2. 設計依據
由于是自用產品，因此缺乏有效的數據驗證，需要找到合理的設計依據。所以我們聯系業務方開展針對員工的訪談，以職位為基礎分類，梳理他們的工作流程；根據不同的工作階段，收集各個用戶角色的使用痛點；最后將痛點進行了分析和整理，將重點問題進行了分類匯總，最終總結出結論——效率低。
因此本期的優化目標也明確下來了，就是對項目協同進行辦公提效。
將重點問題進行了分類匯總，最終總結出結論——效率低
3. 提效內核
在開始設計前要搞明白一件事，那就是項目協同的基礎構成是什么？它們分別是“流轉”和“角色”。
為了方便理解，筆者把項目協同系統比喻成工廠，把項目推進比喻成商品制造，項目從策劃到上線，就如同商品在一條流水線上會經歷多個加工點，從原材料到最終完工上市。這條流水線在項目協同中可以它稱為“流轉”，而在流水線上的加工點們，其實就是公司員工，我們稱他們為“角色”，角色需要完成相應的任務，才能將項目從一個節點流轉至下一個節點。因此“流轉”和“角色”共同構成了項目協同系統。
項目協同系統的構成
所以提效的關鍵就在于“角色能否順利完成任務”，同時“項目能否進行順利流轉”。滿足這兩點，項目協同系統才能高效運行，從而到達辦公提效。
因此我們可以得出一個公式：“辦公提效=角色完成任務的效率x流轉順暢程度”。即用戶能在順暢的流轉過程中，高效地完成各節點的任務。再結合訪談結果，本次的設計目標逐漸清晰：
- 提升項目流轉效率：梳理生命周期，滿足全流程覆蓋；搭建消息體系，提升信息觸達率。
- 提升任務完成效率：概念優化，降低學習成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；多維度展示，提升決策管理能力。
設計目標確認
二、提升項目流轉效率
1. 項目流轉全覆蓋
舊版云效只覆蓋了產品和開發，而本期我們要做全流程角色的覆蓋，因此筆者從角色和工作兩個層面重新梳理了產品生命周期，角色層面包括了從產品，設計師，開發和測試，即產品研發的全流程參與的員工；工作層面包括了從需求策劃一直到上線的全工作流程。主要目標是梳理出各角色需要完成的任務，同時確認在流程上的流轉節點。
產品生命周期（內容較多只展示部分）
在本期方案中項目流轉還是采用手動為主。舉個例子，如產品在云效上創建了一個需求，并在線撰寫了文檔，此時他可以將需求流轉給設計師，設計師收到需求后和產品溝通需求細節和排期，然后開始設計介入，此時產品即可將該需求的狀態就變為了「設計中」，以此類推角色持續推動需求流轉，直至完成上線。
流轉路徑
在未來我們將會實現高度自動化的流轉方式。比如完成某些任務后能進行自動化流轉，再舉個例子：設計師在云效上直接上傳設計終稿，產品確認后可自動流轉到下一流程節點。
2. 打通辦公消息提醒體系
經訪談發現，項目流轉存在信息傳遞不及時的卡點，需要提升用戶觸達?？紤]到公司現有觸達方式中，美事和企業郵箱的普及度較高，依托這兩款產品能做到全公司的消息觸達。于是筆者與業務方梳理了消息提醒的場景，包括了「待辦提醒」和「異常提醒」兩部分。以下可以舉兩個案例進行分享。
自動化待辦提醒：需求負責人完成創建后會自動流轉到參與人，告知對方被分配了相應的事項。
自動化待辦提醒
自動化監測提醒能力：舊版項目流轉是由負責人全權監測，無形中增加工作成本。優化后方案以系統監測為主，負責人為輔。當系統監測到異常時（主要是臨近逾期或已經逾期），會自動在美事里推送未完成的內容，用戶可點擊查看詳情，并及時處理。
三、提升任務完成效率
1. 概念提效
舊版的產品概念復雜，存在重復性內容，如「項目」和「產品」，如“產品”和“項目”這兩個概念的相似度就很高，很多新用戶難以理解。同時不符合業界定義的認知，如「迭代」，本應該是需求的合集，但是舊版二者卻是并列關系，造成了理解成本高的問題。
在優化方案中，我們將概念扁平化，合并相似度較高的概念，放棄部分不常用概念。同時調研市面現有平臺的概念體系，做到盡可能符合業界認知。從而降低理解成本。
概念提效
2. 搭建高坪效頁面
工作事項作為平臺最基礎組成部分，主要問題是頁面交互方式老舊，體現在結構分散且層級復雜；使用過程中跳轉頻繁，需要重新搭建高坪效的頁面。同時在閱讀瀏覽、新增內容和語義理解方面都存在設計細節問題。筆者以需求詳情頁為例，說一下搭建高坪效頁面的方法。
頁面層級重構：筆者采用了卡片分類法將頁面組件重新歸類組合，重構新頁面，同時考慮到用戶的快速瀏覽習慣，將原有跳轉新頁面改為抽屜的展示方式，減少反復頁面跳轉帶來的體驗不佳。
頁面層級重構
看到有用的信息：合理控制信息密度，同時保證添加內容的便捷性。設計吸頂的創建入口，點擊后可跳轉到預設位置去添加內容。頁面上不會出現多余信息，有效降低頁面的信息密度。
快速創建
快速看到想看的：隨著用戶在抽屜內新增的內容越來越多，頁面也會變的越來越長，為提升瀏覽效率，在左側設計快捷幀導航欄，點擊后能快速跳轉到相應位置，提升瀏覽效率。
快捷幀瀏覽
低成本理解文案：本次在語義設計上做了調整，確保用戶低成本理解。以操作日志為例，日志里記錄了所有操作記錄，表達內涵是“哪些用戶在什么時間進行了如何的操作”，因此設計由「用戶名」+「行為」+「結果」+「操作時間」組成的字段句式，使語義做到標準化且降低理解成本。
語義提效
3. 多維度展示
在舊版方案中大量使用列表作為展示方式。但單一維度列表僅僅強調了事項的主題，考慮到在實地的工作場景中，用戶是需要從多種維度去管理工作事項。
層級關系展示：需求存在父子級關系（一個需求可以被拆分成多個子需求，分期完成），因此需要能表達清楚層級關系的展示方式。筆者使用了樹形圖的展示方式，明確父子級關系。
進度展示：因為我們所參與的事項都是有起止日期的，什么時候開始，什么時候結束，中間需要干多長時間，都需要讓用戶有清晰的感知，從而提升管理效率。筆者采用了甘特圖，以事項進度的維度來管理決策，同時設計了拖拽功能方便用戶及時編輯進度。
流轉狀態展示：工作事項需要流轉的，因此需要以流轉狀態的維度去展示事項，能更好地幫助用戶感知事項所處的狀態，及時規劃流轉動向，從而提升事項流轉效率。筆者采用了看板的展示方式，以事項流轉狀態的維度來管理決策，用戶可拖拽事項，及時進行流轉。
多維度圖標展示
四、項目總結
回歸到辦公提效公式：“辦公提效=角色完成任務的效率x流轉順暢程度”。在“流轉”和“角色”兩個方面的優化。
通過梳理產品生命周期將做到全流程覆蓋，同時搭建信息體系，提升流轉信息的觸達，進而提升項目流轉效率。再通過優化概念，降低學習成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；搭建多維度展示方式，提升決策管理能力，保障用戶在各節點完成任務的效率。
最終做到精準的辦公提效。
一個公式，助力辦公提效
五、寫在最后
本次改版還在繼續中，我們會繼續以提效為目標持續優化。B端產品不同于C端，尤其是企業類辦公產品，會經常缺乏埋點導致缺乏有效的數據支持，因此不能像C端產品以數據作為設計依據。
需要設計師深入產業了解業務背后的運行邏輯，訪談目標用戶觀察其行為并收集其訴求。由此才能足夠了解業務，為企業用戶產出更優秀的設計方案。
希望這份B端設計改版的內容能夠對大家有所幫助～
作者：58UXD
來源公眾號：58UXD（ID：i58UXD），58UXD，全稱58同城用戶體驗設計中心。
本文由人人都是產品經理合作媒體 @58UXD 授權發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。
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你這種還停留在并行的思路里，線性提效而已
可以介紹下其他的提效方法嘛？