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在數字化浪潮下，很多企業的審批流程已經從紙質審批、郵件審批轉變成線上表單審批。其中流程引擎無需代碼開發，僅通過托拉拽的方式，即可配置出適合企業業務的審批流程。本文從流程引擎的目標角色視角，拆解流程引擎如何設計，一起來看一下吧。

在數字化浪潮下，很多企業的審批流程已經從紙質審批、郵件審批轉變成線上表單審批。對于企業而言，如果從0到1開發審批流程，那么不僅在初期開發還是后續的運維上，將會投入較高的成本。

流程引擎的價值在于此：無需代碼開發，僅通過拖拉拽的方式，即可配置出適合企業業務需要的審批流程。一般在協同辦公平臺中都會內置流程引擎模塊，比如釘釘、企業微信、飛書、泛微、藍凌等，當然了，也有企業選擇自行開發OA審批流程引擎系統。

本文從流程引擎的目標角色視角拆解流程引擎如何設計。

一、發起人

角色分析：發起人希望快速方便填寫表單發起流程，且流程可順暢完成審批。

流程引擎可以從以下幾個維度來滿足發起人的需求。發起人在審批階段關注：

1）集中發起流程入口

常見的行政類、考勤類、財務類等，集中放在OA系統的發起頁面中，方便員工快速找到流程入口。

2）提供web端和移動端

例如把審批流程的發起入口放在企業微信工作臺中，方便用戶隨時隨地發起申請。

（截圖來自企業微信）

3）填寫提醒

企業內部有些流程是需要員工定時發起的，該場景下，需要系統可消息提醒員工，并附上發起鏈接。比如：

• 在做年度績效回顧時，需要員工在12月的第一周提交年度績效表單
• 員工需要在月底及時提交補卡申請等

4）填寫UI和交互友好

①填寫內容盡量少

• 需要從業務角度出發精簡需要填寫的字段。
• 自動賦值內容，可從業務系統帶出，可關聯帶出，可自動計算。

比如請假流程中可從HCM系統中帶出員工的可調休小時，可根據員工選擇的小時數，自動扣減。

（截圖來自企業微信）

②如果填寫內容無法再精簡，則需要從展示方式進行考慮

比如分類、分頁、分步驟填寫。

在復雜字段填寫需要有指引，在有規則的字段中內置校驗。比如手機號填寫可內置校驗格式。

③支持保存草稿

有時候用戶并不能一次性就可完成表單的填寫或者是斷網等環節因素，需要有草稿功能將已填寫內容進行保存。

④批量發起

比如企業中有些申請流程只開放給HR運作崗位代理員工定期批量發起。

發起人在流程審批階段希望：

5）允許催辦

6）允許撤回

需要修改已填寫的表單，可通過撤回功能進行撤回修改。

7）對審批過程感知

可查看流程的審批進度及后續的審批環節，關鍵節點和審批結束后可提醒發起人。

二、審批人

角色分析：審批人希望可集中高效處理待審批的流程。

可以從以下幾個方面進行設計來滿足審批人的需求：

1）統一待辦入口

將所有的審批流程集中在一個待辦列表中，方便審批人集中審批。具體來說有兩種設計框架。

1. 業務系統發起—OA審批—結果回傳/訂閱狀態變化回調通知，獲取審批狀態和數據
2. OA發起和審批—結果回傳/訂閱狀態變化回調通知，獲取審批狀態和數據

2）web端和移動端審批

隨時隨地完成審批。

3）待辦提醒

一般要求流程可實時提醒審批人進行審批。

4）匯總待辦定時提醒

對于實時性要求不高的流程，審批人不希望經常被打擾，這種情況下匯總待辦定時提醒就比較友好。

5）批量審批

對于關注度較低以及不需要審批人填寫內容的審批，可提供批量審批的方式，方便審批人快速完成審批。

6）快速找到需要審批的流程

比如提供篩選和模糊搜索功能，幫助審批人快速找到目標流程。

7）可標記重點待辦，支持篩選

幫助審批人區分待辦。

當下流程在審批處理中暫時無法處理，審批人可對流程打標記，方便后續快速找到流程并繼續審批處理。

8）表單內容需要審批人關注的內容重點突出

三、抄送人

角色分析：抄送人希望可了解到相關審批流程，支持日常查詢即可。

可以從以下幾個方面進行設計來滿足抄送人的需求，與審批人類似，也相對比較簡單。

1. web端和移動端查看
2. 快速找到目標流程
3. 可標記重點流程知會，支持篩選

總結：以上三個角色均為流程引擎的前臺角色。現有的審批流程模塊提供的功能，基本上覆蓋了以上的所列出的內容，比較成熟。有些產品仍在深挖可提升用戶體驗的環節，比如集成OCR能力實現自動獲取發票內容，提高報銷申請的填寫效率等等。

四、流程管理員

角色分析：流程管理員負責流程的配置以及日常運維。訴求相對比較多：

1）希望可高效配置和調整流程

為此，流程引擎可以這樣來設計：

①流程版本控制：流程版本更新不影響之前已經發起的流程審批，一個流程可開啟任意一個版本。

②可復制流程：可復制已存在的流程進行修改。

③可以導出和導入流程配置。

④可以按照某種語言標簽進行配置。

除了拖拉拽的方式配置流程之外，還可以提供按照代碼格式編寫的方式來配置流程。便于批量修改流程節點。比如一個流程中有10個分支，里面都有HR審批節點，需要批量修改節點的名稱。按照目前可視化的配置方式，需要替換10次。如果有代碼方式配置，只需要操作一次替換即可。

目前這種方式在流程引擎中還沒有成型的產品。如果實現出來，就可以給流程管理員提供很多便利。

⑤可快速替換角色成員。

可以根據找到張三所在角色清單，并勾選其中的某些角色將張三替換成李四。

2）希望可以快速測試流程是否符合需求

為此，流程引擎可以這樣來設計：

①可模擬測試。

②可支持UAT到正式服的配置導入。

3）同一個流程，可配置多個管理員，管理員操作具備操作日志

4）可對流程數據進行管理，比如批量作廢/退回/歸檔流程

（截圖來自泛微）

5）流程數據可導出，滿足數據分析需要

五、企業內控

角色分析：企業內控對企業內部審批流程的合規性負責。當然該角色也關注流程使用的便捷性。

1）限制用戶提交次數和頻率

（截圖來自道一）

2）統一審批入口

這一點和審批人的訴求相同。

站在企業的角度，兩種設計框架中都需要采用低代碼/0代碼完成與業務系統對接，以降低開發成本。

3）多種審批方式以滿足合規要求

①多種方式選擇審批人

（截圖來自企業微信）

②多種審批方式

會簽、或簽、加簽、順序簽署、自動審批。

關于自動審批，企業微信的審批流程設置中，可設置：

（截圖來自企業微信）

自動跳過：

①審批人為空。

②表單內容滿足一定條件；招聘需求申請中，如果申請的HC是審批人，則需要自動跳過審批人之前的審批節點。

③相鄰兩個節點的審批人相同且兩個節點有一個不需要編輯內容。

4）多種審批路徑

支持串行/并行/分支/匯總審批路徑設置。

5）流程繼承

發起人/審批人/管理員可以把審批人的待辦審批交接給繼任者，確保流程審批完整，避免因為發起人/審批人離職導致的審批流程中斷或者無人認領的情況。

最好能與人員的離職業務流程進行關聯，作為離職交接必須校驗的內容。

6）流程流轉異常處理

當流程流轉過程中出現審批人離職或者審批節點為空的情況，支持處理，以確保流程繼續流轉。

1. 自動通過
2. 提醒用戶聯系流程管理員和內控轉交給指定人處理

（截圖來企業微信）

7）流程引擎能引用業務系統作為數據源

比如項目報銷流程，需要選擇項目，項目名稱需引用項目管理系統的作為數據源。

這樣做有兩點好處：

1. 業務數據不會出現多處維護的窘境
2. 業務數據唯一

流程引擎在表單組件中，需支持數據源配置，減少代碼開發。

8）審批效率提升

1. 定時提醒發起，實時提醒審批
2. 流程問題快速溝通：可以與IM結合，對審批表單有疑問可快速發起溝通
3. 審批效率數據監控：可以對審批時效進行分析，以便優化流程審批環節

9）流程數據可分數據權限設置

流程產生的表單數據可按照總部/分部進行數據范圍切割，設置數據權限查看范圍。比如績效申請單，HRBP只能看到管理范圍內的績效數據。