在網絡發達的今天，協同辦公產品在我們辦公中起到了關鍵性的作用，讓我們可以多人在幾條流水線上依照流程合作去完成任務。而這類產品更關注于工作流程整體把控和設計師對于業務的熟悉程度，這種復雜性也給流程類的項目設計帶來了挑戰。具體來看看本文分析。

在「協同」辦公場景越來越豐富，功能越來越強大的今天，只要有網絡，人們就能夠實現多?、跨地域、多終端實時溝通協作。這其中，協同辦公產品起到了關鍵性的作用。

除了易學性、效率、實用性、容錯性等通用的設計原則之外，協同辦公產品在設計上還有什么特別要關注的嗎？我們從多個協同辦公產品的實戰經驗出發，發現并總結出兩類典型協同辦公產品的系列特性，并通過實際案例闡述了針對這些特性的設計思考。

他們分別是：以在線協同文檔（美事文檔）為代表的實時協同工具，和以項目協同（58云效）和任務協同EHR為代表的流程類協同工具。

由于他們既存在協同辦公產品特有的共性，又在各自的場景中體現出明顯的差異性，為了能講述地更加詳盡，我們的文章會分成上中下三篇。今天要分享的是第三篇——流程協同產品的特性。

01 流程類協同產品特性

流程協同，是指多人在一條或多條流水線上依照流程合作去完成某項任務。流程類任務涉及到多個角色、多個環節，甚至需要使用多個產品才能完成。這種復雜性給流程類的項目設計帶來了挑戰。常見的協同工具例如：項目管理類產品、辦公審批類工具等。

本文通過設計經驗針對流程協同工具的研究，為大家總結了以下三大設計特性，以此保證在設計過程中充分考慮到用戶使用體驗，提高協同編輯效率和質量，供大家參考。

1、產品流程性

流程的本質是狀態的流轉，狀態是由于滿足了某種條件而觸發產生的，被觸發的條件可能是由于用戶操作某種動作或是滿足了某種規則。

在設計流轉的流程時，我們需要注意三個重要因素：生命周期、可用操作和流轉條件。

首先是利用狀態搭建生命周期，在設計時需要明確流轉對象會依次經歷的狀態，讓我們能知曉流轉對象的完整生命周期。其次在各狀態下總結用戶的可用操作，比如：「點擊了XX按鈕」或「完成了XX表單」。

最后需要明確流轉條件，即對象在什么情況下會流轉，我們在上一步總結中找到操作性質的流轉條件，同時也會依據產品策略，設計判定類的流轉條件，如「是否滿足XX條件」。

明確了三要素（生命周期、可用操作、流轉條件），設計師可以使用多種可視化的方式梳理出理想的流程設計。

項目狀態的流轉

以58云效為例，我們在項目流轉方面進行了優化，覆蓋了從需求策劃到上線全鏈路流程。產品在云效上創建了一個需求，并在線撰寫了文檔，此時呢他可以將需求流轉給設計，設計收到后需求和產品溝通需求，確認排期后可開始設計，此時該需求的狀態就變為了「設計中」以此類推角色持續推動需求流轉，直至完成上線。

在一期我們采用關鍵操作的流轉方式，在未來我們會嘗試豐富流轉策略，盡可能做到高度自動化流轉。

面試流程的流轉

以招聘SaaS為例，我們搭建了面試官的面試流程。在流程內設定四個任務狀態：待面試、已取消、待評價和已完成。

我們設計了每個任務物狀態關鍵操作，如在待面試場景下，用戶完成線下面試后點擊「完成面試」并調起面評表，此時需要判定面試的流轉條件，即“是否填寫面評表”，當場填寫會流轉到“已完成”，稍后填寫則流轉到“待評價”，待面試官完成填寫后，再流轉到“已完成”。

2、流程可配置性

流程簡單的項目可以由系統提供預設流程模板。邏輯復雜、靈活度要求高的流程則需要有后臺配置的能力。配置項根據系統的需求和復雜性定義，可能包括以下內容：節點順序、節點類型、任務名稱、配置模板、節點角色、查看權限、進入條件、退出條件、跳過條件、喚醒條件、是否為結束點、是否為自動發起等。

因為流程配置帶來的復雜性，在用戶進入流程類任務時，應給予清晰的流程信息說明，以便讓用戶了解流程任務概況。

3、可視化

流程類協同產品的流程可視化能讓用戶更加清晰的看懂流程，但是流程類協同產品不僅僅只有流程能可視化，我們還可以通過可視化來明確個流程節點的負責角色，或通過可視化反饋流程的數據和狀態

流程可視化

流程是一個高度抽象化的東西，因此需要設計師用圖形、圖像、數字等元素將復雜流程的設計為易懂易學的圖像化表達。幫助用戶在視覺體驗上感知整體的流程，并降低理解成本。

1. 增強流程感知，用于幫助用戶感知整體流程，展示當前所在狀態節點；明確要完成的任務；明確負責人；對于流轉下一步進行的引導，或對于下一步狀態的感知；上一步狀態的結果反饋。

2. 降低認知成本，在創建項目時會有對流程的介紹，但復雜的流程讓人頭疼，文字描述也晦澀難懂。這時我們可以通過流程可視化的方式，將流程展示給用戶，有效的降低理解成本。

角色責任可視化

流程類產品在各流轉節點上都有相應的負責人。為了能明確負責人，會將他們一并進行可視化處理，大多數以頭像展示，考慮到部分公司沒有統一風格的證件照，也可用姓氏替代。

數據可視化

項目類協同產品為保證流程運轉，各節點都會自動化監控并反饋數據，以便管理者能實時了解到各項目的工作進度、員工工時和風險提示，因此需要有數據可視化的看板幫助用戶了解項目動向，提升管理效率。

02 小結

相較于實時協同類產品，流程類產品更關注于工作流程整體把控和設計師對于業務的熟悉程度。設計師需要更加的深入產業了解流轉過程中涉及到角色和環節，這種復雜性給流程類的項目設計帶來了挑戰。

綜上所述，在「流程協同」這一主題的設計上具有很多獨有的特性，包括：

1. 流程性；
2. 流程可配置性；
3. 可視化。

到此協同型產品的系列文章完結撒花，我們分享了4篇文章，《協同產品的共性》、《實時協同產品的特性》、《流程協同產品的特性》以及番外篇《流程體驗設計研究》，我們分享了協同型產品體驗設計中的共性，個性以及在設計過程中的一些心得，希望能讓你有所收獲。