3000字詳解門店采購功能

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中小型門店在日常經營中,常常會涉及到有關商品采購、消耗、庫存盤點等業務模塊,業務人員在日常工作中便需要做好采購設計、商品管理和相應運營動作。那么在采購流程中,相應的設計系統和核心環節,應該包括哪些方面、注意哪些細節呢?一起來看看作者的解讀。

門店在日常經營中,會涉及到對商品的采購、收發、消耗、庫存盤點等。對商品來說,最先涉及的是商品的采購環節,合理、便捷的采購設計,對門店的商品管理和運營來說十分重要。

本文以美業行業的中小型門店為例,分析采購過程的核心環節及系統設計要點。

老李是一家美業公司的采購人員,在日常的工作中,老李一般會向供應商進行采購申請,采購申請待審批后,供應商開始對商品進行發貨,等到收到商品時,老李再進行采購商品的數量、質量、金額等進行確認,確認無誤后再進行商品入庫到門店倉庫,同時財務在收到發票及結算款項后,至此整個采購環節完畢。

老李的整個采購流程,至少涉及到以下環節:

  1. 采購申請
  2. 采購審批
  3. 采購收貨
  4. 采購入庫
  5. 財務結算

一、采購申請

采購申請主要是對合作供應商的商品、數量、規格等進行申請,提交采購申請單后,待領導審核。此時老李看到的采購單的狀態為:申請中。

設計要點

1)采購申請涉及一般涉及到供應商、商品信息

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① 供應商信息

a. 供應商名稱

b. 供應商等級

門店可內部進行評判,一般根據供應商的質量進行評級,可設計為:S、A、B、C、D等等級,作為采購時選擇供應商的判斷標準,優先對等級高的供應商進行采購。

c. 供應商狀態

供應商狀態一般有:1、正常;2、禁用;3、審核中。

采購時,只可對正常狀態的供應商進行采購。

(對供應商的管理,可在單獨的功能模塊進行維護處理。)

② 商品信息

  1. 商品編號
  2. 商品名稱
  3. 商品單位
  4. 商品規格
  5. 商品分類
  6. 采購價格
  7. 采購數量

③ 其他信息

  1. 財務相關信息:付款方式、付款周期、預付款、預計到貨時間、是否需要發票、票據類型等。
  2. 采購備注。

2)安全庫存

庫存存量是采購員進行采購的重要信息,采購申請前,一般需要先進行庫存盤點,針對庫存較少的商品進行優先采購,所以商品的安全庫存設置非常重要。

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門店可在商品資料中進行商品的安全庫存進行預警設置,當該商品庫存低于設置的安全庫存時,系統進行推送補貨通知,對管理者來說有備無患;采購申請頁面上展示低安全庫存的商品、當前庫存、安全存量等信息,便于采購員批量選擇,一鍵采購。

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3)批量多供應商采購

設計采購功能時,對多供應商進行采購同一SKU商品時,可同時進行多供應商采購處理;同時產品資料設計時,同一個SKU商品可選擇多個供應商。

如:老李在對A、B、C三家供應商進行采購同一SKU商品時,如只能對一個供應商進行采購,至少需要針對A、B、C三家供應商各錄入一次單據。

如使用批量采購,操作一次即可,這時可支持同一個單據進行對A、B、C三家供應商同時采購,單據生成為各自供應商的3個單據,提升錄單效率。

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4)批量處理商品采購數量

老李單次采購的商品可能涉及很多種類:如洗發水、精油、染發劑等等,對采購商品可進行一鍵批量處理采購數量,提高錄單效率和準確性,有特殊商品的采購數據需要修改時再進行單獨修改。

此外,為了提高采購錄單效率,還可配備掃碼槍自動識別商品。

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二、采購審批

1)審核中

領導看到老李的采購單子,未進行審核的狀態。

此時,可對審核中的采購單進行審核通過或審核拒絕處理。

2)采購中

申請采購提交后,審核通過,但未采購完成的狀態。

領導看到老李的采購單子,對采購單的商品、規格、批次、金額和財務相關信息等關鍵信息進行審核后,審核通過的狀態。

審核時,審核人可針對采購單進行關鍵信息調整。如可調整采購單的商品數量、金額等信息。

3)未通過

申請采購提交后,審核未通過狀態。

上級領導看到老李的采購單子,對采購單的商品、規格、批次、金額和財務相關信息等關鍵信息進行審核后,核算部分部分信息有誤,備注上被拒原因,對采購單進行拒絕操作。

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設計要點

審核權限:

對中小型門店來說,一般都是由單獨的人員去負責采購和審批,不涉及多級和多人審批,審核的權限設置,可通過菜單權限控制即可。

對大型連鎖或審核流程較為復雜的門店,可能涉及到會簽、或簽和多層級審批的業務,這時就需要對采購審批進行單獨采購申請審批功能設計。

三、采購收貨

此時采購單的狀態為:已完成。

申請采購提交后,審核通過后,采購完成狀態。

采購單審批通過后,供應商開始線下發貨,老李對供應商的采購商品實際收到后,進行逐一盤點,確認無誤后進行采購完成確認操作,表示該采購單已完成。

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設計要點

1)采購確認直接生成入庫單

在進行采購收貨的同時,系統可指定入庫倉庫,直接進行操作入庫,采購到貨入庫時可標記為:采購入庫方式,系統自動生成相應的入庫單數據。

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2)采購數量和實際收貨數量調整

在進行采購收貨時,由于商品在運輸過程中可能存在損壞、丟失等情況,實際收到的商品數量或符合質量的商品極有可能缺少,所以在收貨需要對商品收貨數量、缺貨數量、損壞數量等進行重新編輯。

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3)同一采購單,可進行多次自動入庫

老李單次向同一個供應商采購的商品可能涉及很多種類:如洗發水100箱、精油100箱、染發劑100箱,由于生產原因,發貨時只發出了洗發水90箱、精油100箱。

當洗發水90箱、精油100箱到貨時,經老李對數量和質量進行盤點后,該采購單只入庫了洗發水90箱、精油100箱;剩余的洗發水10箱和染發劑100箱可下次到貨時,再對該采購單進行入庫。

所以對同一個采購單據需可進行多次部分到貨標記,并可進行多次入庫操作,直至該采購單采購完成。

系統設計時,采購收貨狀態可設計為:1、待收貨;2、部分收貨;3、全部收貨。

注:關于采購商品的庫存,可根據實際業務需要在系統中設計總在途庫存、最近3天在途庫存。

最近3天在途庫存指預計3天可到貨的商品數量,可用做真實庫存進行銷售。在門店做類似秒殺等易爆單的活動時,門店可正常發貨,不影響用戶的購買體驗的同時,也可提升門店的業績。

四、采購入庫

采購確認收貨后,進行采購完成的同時,可直接對采購單進行操作入庫。該流程在步驟三時已同步操作,不再贅述(入庫方式涉及多種,如盤盈入庫、退貨入庫、采購入庫等,本文只討論跟采購入庫;關于商品入庫,以后單獨整理一篇文章)。

五、財務結算

采購確認收貨后,采購數據自動流轉至財務管理人員處理,財務可對供應商的采購付款方式、預付款、預計付款周期、是否已結算、是否開具發票和其他重要信息進行編輯和注備。

付款周期和發票信息對于財務來說十分重要,付款周期涉及到公司的現金流運轉;發票可用做抵稅和交易憑證等,對于采購發票和付款周期的跟蹤十分必要。

商品采購是門店進行商品入庫的前提,涉及門店商品信息管理和財務發票結算,對門店做營銷活動、日常商品盤點和發票管理十分重要,合理、高效的采購設計對涉及采購環節的人員十分必要。

本文對美業的中小型門店的采購功能設計進行說明,對供應商的信息管理、供應商的采購管理環節及物流環節不在本文討論范圍內。

以上就是關于美業中小型門店的采購流程和設計要點說明,有不足之處還請交流斧正。

本文由 @一月的肖邦 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。

題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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評論
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  1. 我想問下,如果向多個供應商采購同一商品,規格不一樣怎么入庫

    來自廣東 回復
  2. 哥們,逆向怎么辦呢?還有出庫呢?你們做類似的平臺嗎?

    來自北京 回復
    1. 做的門店業務系統。只寫的商品采購部分,沒寫關于出庫的。

      來自上海 回復
    2. 門店不銷售、批發出庫呀

      來自江蘇 回復
    3. 咱們有類似的業務邏輯,期待后續的文章!

      來自北京 回復