在企業經營管理中，合理的資源分配將可以為企業規避一定程度上的資金風險，同時也為經營活動提供保障和管理控制。那么你知道如何才能搭建好企業內的預算管理系統嗎？本篇文章里，作者便進行了總結分析，一起來看一下。

我們常說這樣幾句話“勒緊褲腰帶過日子”“有多少錢辦多大事”，就是我們對有限資源的分配和計劃。

對于企業也是如此，企業的經營戰略需要資源，更需要合理的資源配置，如果把70%的資金用于吃喝玩樂的應酬，那企業資金能用到實處的也多不了。就比如部門團建需要預先申請，使用部門的團建成本，上次我們團建就因為部門預算不足而沒去成環球影城。

因此，預算管理就是合理的分配企業財務、實物以及人力資源去實現企業的經營戰略，并在整個實施過程中全程控制的內部管理活動。實施預算管理是保證公司戰略按計劃實施、確保各部門經營目標順利達成，強化內部管理控制以及降低經營風險的重要管理手段。

預算管理是一個集“預算編制、預算控制、預算調整、預算分析”等復雜體系為一體的企業管理活動，為了提高管理效率和統一的數據平臺，并且可以實時監控控制整個預算過程，因此需要建立一個能夠覆蓋全部預算管理循環的信息化系統，也就是預算管理系統。

一、預算管理流程架構

預算管理系統完成預算的編制及基礎管理模塊，預算控制部分通過預算數據以及控制策略，為業務提供預算控制服務，業務發生以后調用預算控制服務來進行預算的處理。

預算基礎數據，包括基礎數據和預算金額數據，其中基礎數據又包括：

• 組織信息：同時同步組織及組織層級，同步之后可通過組織代碼等查詢；
• 預算科目：同步預算科目及科目層級，并校驗科目唯一性；
• 預算科目與核算科目mapping：此關系用于將核算科目轉換層預算科目。

預算策略是基于預算組織、預算科目、控制周期等配置實現的預算策略。

預算控制服務是利用預算金額與預算控制策略組合實現的標準服務，提供給外圍業務系統；外圍系統業務單據占用明細回傳給預算控制系統，更新預算可用金額，實現業務的預算控制。

二、系統集成關系

差旅申請：事前出差申請系統，差旅申請通過后，TA單推送至攜程商旅，員工即可預訂飛機票，預算控制系統提供給差旅申請控制服務，差旅申請返回業務明細。

費用報銷主要作用為個人費用與部分公司費用申請、報銷；預算控制系統提供給費用報銷控制服務，費用報銷返回業務明細。

預算系統主要管理公司預算編制、審批、分析等作用；預算系統把預算數據及基礎數據傳送給預算控制部分。

人事系統將人員相關信息傳送給預算控制。

采購管理主要用于對公采購管理，管理供應商、采購申請、詢比價、采購訂單、收貨等內容。

三、預算控制

預算控制平臺是基于預算編制結果及預算控制策略來對業務流程進行控制的平臺。其中，預算控制策略通過設置組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年等維度組合定義該平臺用來控制業務流程的規則。

其中包括預算控制策略子系統，預算控制服務子系統，預算調撥子系統以及配置管理、接口管理、預算控制分析等模塊組成。

凍結：指業務單據提交審批，預算被保留，但未實際使用預算。

占用：預算已經實際使用，即相關業務流程已經完成。

控制強度：

• 不控制：只統計預算執行情況，不進行控制，提醒，可以繼續業務流程。
• 警告：如超預算，需加批，走預算外流程。
• 控制：如果超過預算，則不可進行后續業務流程。

控制周期，計算預算控制額度的時間范圍，例如 季度，表示以季度范圍計算預算可用額度。

控制策略主要通過組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年等維度組合定義該平臺用來控制業務流程的規則；與預算余額表組合提供預算控制服務。

四、基礎數據同步

可以手動或者系統自動進行同步，將預算管理的基礎數據同步至預算控制系統。

預算控制系統對同步的數據進行判斷，如果已經存在則更新已有數據，如果不存在則新增同步過來的數據。

五、預算控制流程

業務系統流轉至預算校驗節點，通過“部門、科目、時間、金額”等參數，向預算控制平臺請求預算控制服務，因預算科目與核算科目編碼不一致，預算控制平臺需要針對業務系統提供的參數及mapping表進行數據轉換，數據轉換完成后，根據參數查找預算控制策略，比如取款控制周期、累計等。

預算校驗：業務流程流轉至預算校驗點，提供校驗參數（主要包括，業務單號、行號，部門、會計科目、年度、期間、行金額）至預算控制平臺，預算控制平臺自動根據相關參數獲取預算控制策略及預算可用余額，與業務數據進行比較，若業務單據為多行，則對每行進行校驗比較，輸出控制結果，根據控制結果進行后續流程。

預算凍結：業務流程預算校驗通過（包括預算充足，控制強度為警告、不控制）之后，業務系統返給預算控制平臺預算凍結明細，若業務單據為多行則按行提供，寫入凍結/占用明細表，同時更新預算余額表。預算調撥申請提交審批之后，也作為預算凍結，更新預算余額表。

預算占用：已凍結的業務單據，如果通過審批（財務復核點）之后，業務系統將凍結數據信息傳輸給預算控制平臺，釋放預算、轉為占用預算。系統先釋放凍結數據，再生成占用，如果釋放和占用出現錯誤，則將錯誤信息通知業務系統。

預算沖回：業務單據被終止（包括審批退回、主動撤回等）后 ，業務系統向預算控制平臺提交詳情（包括單據編號、公司、部門、行號、科目、金額、年度、期間等）進行預算沖回。

六、預算余額表

預算余額表主要記錄預算執行匯總情況，可以直觀的看到預算余額、占用余額等情況，同時也為預算控制服務提供余額基礎數據。

其中“組織、項目、科目、年度、期間、版本需唯一，不能重復”，需單獨記錄調撥中金額；預算原金額為從預算同步過來數據，記錄預算版本，預算原金額不更新更改。

預算金額=預算原金額-調撥金額

預算余額（QTD）=本月預算金額-本月凍結金額-本月占用金額

預算余額（YTD）=本季預算金額-本季凍結金額-本季占用金額

七、凍結與占用明細

主要提供查詢預算凍結、占用明細信息。

業務系統需在個校驗點將單據詳細信息傳送至預算控制平臺，校驗點包括凍結、占用、沖回點；數據校驗通過后，存儲業務明細數據同時更新預算余額表；記錄業務明細是否已經更新預算余額表。

八、預算調撥

主要提供預算調撥申請，預算掉申請查詢等功能。

其中，預算調撥金額小于等于預算余額，預算調撥申請審批前視同凍結預算。

九、預算控制與業務系統集成

在業務發生流程里，在每一個事件發生的節點，實時對預算進行不同程度的控制，以達到預算控制的目的。

通過費用報銷業務流程可以看出來，預算控制并不是一次性動作，而是每一個業務節點都需要相關的控制操作，比如申請時占用、通過是耗用、不通過時沖回等。

預算占用按照明細行進行占用處理，一旦有一行超預算則整單超預算，以下是費用報銷的校驗過程。