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當一個系統的內部分校業務越來越多，而且都是小量的零散訂單，這時需要花費大量人力來做重復性流程工作。從這個方面，如何設計集采系統，讓它提高效率呢？本文作者對此進行了分析，一起來看一下吧。

一、項目背景

1. 用戶心聲

我們的內部分校業務越來越多，而且都是小量的零散訂單，要花大量人力來做很多重復性流程性工作，希望這套產品能解決的問題：

1）不用再人工一單一單發貨，讓分?？蛻糇约喝ハ到y下單，自動連接C端ERP和B端ERP系統發貨，客戶還可看到快遞信息，運營伙伴就可以把更多的時間用于前端業務拓展和服務客戶上，效率可以大大地提升；

2）客戶下單、上級確認、訂單確認和成本中心確認等全程線上化，這也可以大大節省財務老師的工作流程；

3）以前我們只能接分校的ToB訂單，即只能物流發給分校。但還有一個業務場景，分校很多部門沒有倉儲和發貨能力，希望我們來代發貨，之前我們靠人力是無法支持這種toC代發采購的訂單的，如果有了這個系統，這一部分業務也可以承接了，能真正實現供應鏈集成復用，并能給更多兄弟事業部賦能。

需求小結：

• 分校運營團隊需集中采購圖書
• 采購過程人工操作，費時費力，成本高，易出錯
• 集團要求，內部采購需真實打款，財務透明化
• 需符合“審計”對過程合規性的稽查

產品預期：

• 快速下單，一鍵審批，全流程線上化
• 數據安全、可視化
• 系統聯動，流程打通，信息透明，合法合規

2. 現狀分析

根據用戶心聲的描述，對現有問題，可以歸納為以下兩種訴求：

1）入倉采購訴求

目前運營老師一個月需要洽談入倉采購內部合作金額高達200多萬，但是每次進行下單、訂單跟進、結算都是線下完成，需要運營老師自己去ERP系統查庫存，再反饋給采購方，整個流程耗時較長，后期數據不好追溯，數據無法長期沉淀。

2）代發采購訴求

目前代發采購有很多的需求，但是因為代發采購需要去C端ERP系統手工下單，洽談一次合作可能需要購買4000本書，但是每一本書都是不同的收貨人，運營老師沒有人力手動去下4000個訂單，并且跟蹤和反饋這批訂單的難度極大。

二、需求分析

1. 入倉采購（2B場景的采購）

場景描述：集團的各個分校，在教學的過程中，可能需要采購品牌圖書。

場景舉例：某個分校，在暑假期間，為了給學員進行強化訓練，需要集中采購10000本《XXXXXX》的圖書。這種情況下，是很難通過電商渠道的圖書商城進行購買的，而且，這筆購書費用不能讓采購老師自己掏腰包，需要走分校的“集團內部財務賬戶“進行統一的結算。

產品訴求：那么，基于這種場景，就需要一個系統來進行集中的批量采購，采購老師只需要選擇需要采購的圖書，確認收獲信息、物流信息、發貨清單等信息就可提交采購單了，費用問題通過集團內部賬戶對接扣款和劃撥即可。

該場景的需求業務流程圖如下：

2. 代發采購（2C場景的采購）

場景描述：由于集團內有些部門或分校等，會不定期舉辦一些有獎贈送的活動，獎品可能涉及圖書。

場景舉例：某次活動有10000個用戶參加，其中100人獲獎了，需要給獲獎者每人贈送一本《XXXXXX》的圖書作為獎勵，那么該活動組就需要分別給所處不同地點的100個用戶分別各寄送1本圖書?；谶@樣的業務場景，操作起來就非常費時費力，如果活動人數更大的話，就幾乎不能靠人工實現。

產品訴求：如果能有一個針對該種情況或者類似情況的系統，從技術角度實現該功能，就能極大地節省人力物力，提高效率，且數據可儲存、復用、沉淀，便于記錄和追溯。

該場景的需求業務流程圖如下：

三、競品分析

本需求主要是內部采購業務需求，結合電商以及審批流程進行產品方案設計。暫未有明確的競品。

四、項目目標

在現有需求的基礎上，我們對產品進行了長期的，分階段的規劃，主要分為四個階段。前三個階段，主要聚焦在產品的內部應用，滿足集團2B2C的采購需求。從圖書采購，逐漸拓展到其他品類的采購。長期來看，是希望能達到采購系統平臺化，商業化的目的，實現系統的自盈利，自增長。

1. 一期階段

• 在1個月內完成集采系統MVP的版本的方案PRD落地、需求評審、UI設計和評審、前后端開發、聯調、產品測試、驗收和上線；
• 為后續產品的有序迭代打下堅實的基礎；
• 跑通業務場景，滿足運營訴求，當前千萬級的GMV業務覆蓋率超30%；

2. 二期階段

• 希望通過在線化系統提升運營效能、減少財務的工作量、增加交易的安全性，并避免誤操作；
• 當前千萬級的GMV業務覆蓋率100%；
• 徹底替代人工采購操作，全部遷移線上化；

3. 三期階段

• 系統全流程打通，內外部系統運作更加敏捷順暢；
• 滿足更多業務場景，支持更多采購需求，拓展到集團的其他品類采購；
• 預期帶來2～3倍的GMV增長；

4. 長期目標

• 外購系統平臺化，商業化，為更多外部小B業務的采購提供支持；
• 實現采購平臺的自盈利、自增長。

五、產品方案

1. 業務流程梳理

面向我們的用戶，各分校在不同階段，都需要進行圖書的采購，主要有入倉（集中入倉再分發）和代發（一次性分發給用戶）兩種采購模式。確定好采購方案后，在集采系統進行采購操作，在這個過程中，需要通過集團共享的通訊系統、商品庫、OMS、ERP、財務費控系統、BPM審批流程等系統的交互和支持。

在完成采購操作后，商品出庫，經過物流的配送，用戶收貨確認，并進行系統結算。整個過程需要集團審計的參與和監控，全流程線上化。

總之，就是需要提供一個一站式的圖書采購業務的PC商城。實現了全流程線上自動化，省人耗、提效能、降風險、重數據，使采購業務高效安全。
此處的用戶包含：

• 學生：獲得學習資料；
• 家長：為學生的學習和效果買單，對該類用戶，主要是提升其滿意度；
• 老師：教學支持，需要教輔圖書、教具、文具等。

此處的分校包含，但不限于：培優、網校、小猴、集團客服團隊等。

業務流程圖如下：

根據該業務流程，可以分析得出產品的產品邏輯流程如下，主要分為：

1. 選購階段
2. 審批階段
3. 發貨出庫
4. 物流收貨
5. 費控結算

2. 用戶畫像分析

根據用戶心聲和需求場景的洞察得出，集采系統面向的典型用戶畫像，可以描述如下：

集采系統面向的用戶可以抽象提取為集體畫像，描述如下：

3. 角色交互關系

該系統運營的過程中，主要涉及的角色有：

• 業務員角色：負責業務洽談、采購咨詢、客服等；
• 采購員角色：通過集采系統進行采購操作；
• 采購上級角色：審批采購行為；
• 業務運營角色：審批采購行為；
• 庫房角色：收發貨、出入庫等；
• 使用者角色：收貨、反饋、評價、使用采購物品；
• 財務角色：結算；

以一次典型的采購操作為軸線，各角色前后互動形成了一個互動網絡，繪圖如下：

4. 產品系統構架圖

在流程梳理清楚，產品邏輯構建完成后，產品前后臺的架構關系已經躍然紙上了，是指導產品開發的重要工程文件，如下：

5. 產品范圍

1）集采系統-PC端商城

PC商城提供全流程采購服務，包括：瀏覽檢索商品、加入購物車、購物車管理、下單、確認信息、審批、訂單管理、審批管理、結算確認等。

2）集采系統-管理后臺

• 商品庫管理
• 價格管理
• 訂單管理
• 財務對接
• 審批管理
• 用戶管理
• 用戶分析
• 采購分析
• 數據中心
• 交易管理
• 庫存預警
• 角色與權限管理
• 通用數據管理

3）對接的第三方系統

①集團用戶中心

該對接主要用于真實身份的登錄和驗證；

需要統一通過有效方式登錄，需要獲取用戶相關數據；

數據維度：真實姓名、工號、郵箱、部門等。

②集團發票管理系統

集采系統的采購業務，提供正規的增值稅普通發票，需要分校老師提供其所在公司主體、稅號、開戶行、電話、地址等信息；

為了更快捷安全地輸入發票信息，采用系統對接的方式，集采系統提供集團所有收錄的開發票信息；

采購員進行選擇即可。

③集團費控中心

分校采購，不需要支付現金，通過內部財務結算；

內部結算對快捷的方式就是對接費控系統，將費控單據作為支付憑證，實現內部打款和結算；

采購員需要在采購之前，創建費控單據，在采購時，選擇對應的費控單據即可；

費控單據后續的審批流程，在集采系統持續更新。

④集團通知助手

集采系統的審批流程，可通過集團助手消息推送的形式實現；

審批方收到消息，點擊詳情，即可跳轉到系統的審批頁面。

六、 需求詳情

需求詳情涉及企業產品，這里做簡要處理，僅展示主要的節點的相關方案圖，請理解。

1. 用戶端

1）登錄：通過集團賬號掃描或者賬號密碼登錄

2）選擇采購模式

3）瀏覽商品

4）功能頁–商品詳展示+加入購物車

5）功能頁-購物車管理

6）采購單確認頁（入倉采購）

7）審批流

8）費控對接

2. 后臺系統

1）商品管理

2）采購單管理

3）審批管理

七、 項目成果

1. 產品展示

從MVP版本開始，在2年時間內，陸續完成了30多個版本的迭代，基本實現了前兩期的目標。

2. 成果數據

• 從0~1產出web端圖書采購平臺，實現選購、下單、審批、發貨和結算的全流程自動化，整體人效提升90%以上；
• 1個月發布MVP，3個月跑業務，實現采購流程規范化、透明化、數據合規化，累計GMV超2000W。

3. 提效數據

具體來看，整個采購的階段可分為4個環節，那么在各個流程中，我們都能看到明顯的效果提升。

1、咨詢選品環節：從原來的5~7天，提升到2小時；

2、下單環節：從原來的半天，提升到5分鐘；

3、收貨結算環節：從原來的5天，提升到10分鐘；

4、回款環節：從原來的30天，提升到1天。

整體而言，集采系統的設計和開發：

• 使得圖書采購的業務效率提升了數倍，并釋放大量的人工重復勞動；
• 財務流程外顯化、合規化，使得采購業務更加可持續發展；
• 采購操作數據、訂單數據等都能永久留存在線上更持久，方便集團的內審內控進行監督和管理。

八、總結

本文整體復盤了一款集中采購系統。從用戶心聲出發，分析需求場景，制定了產品的階段性目標。產品方案的梳理，從業務流程開始，分析了用戶畫像，角色關系，并給出了詳細的產品架構圖，明確了產品范圍，以幫助產品落地開發。

作為產品開發必要的文件，本文也給讀者展示了客戶端和后臺系統的需求節點的詳情。

最后，從產品和數據等維度，展示了產品成果。

希望，對從事和學習相關產品的同仁有啟發。