作為入庫業務的基礎類型，采購入庫的存在具有一定重要意義，那么你對采購入庫業務及相應的設計策略，又了解多少？在本篇文章里，作者就結合采購入庫的各類場景及方面，對采購入庫單做了綜合拆解，一起來看一下吧。

一、概述

ERP中的庫存管理是個龐大的模塊，它囊括了入庫業務、出庫業務、調撥業務、到貨計劃、發貨業務、庫存管理（基礎設置、庫存量邏輯、庫存分配策略、預警機制等）。而采購入庫，作為最基礎的入庫業務類型，能幫助我們快速了解入庫相關的邏輯和概念。

本文我將從采購入庫的業務流程、場景、單據結構、對庫存的影響等幾方面闡述采購入庫單。

二、采購入庫單的作用

入庫單是確認貨物入庫的正式文件，同時采購入庫單也是所有權實際轉移的重要標志。

三、采購入庫所在的業務流程節點

四、采購入庫單的場景

以下用金蝶上常用的幾種采購入庫類型大概講解下業務場景：

1）標準采購

2）零散采購

零散采購常用于低價值的物料，通常不需要下達采購申請和采購訂單，而是直接入庫。

3）委外入庫

委外入庫指企業有委外加工業務，商品經過工廠加工完成后回到本倉。

4）分銷購銷入庫

一般是分公司找總部要貨，總部發貨給分公司?？偛繉蛻?，為分公司下銷售訂單，總部發貨，通知總部出庫。相當于總部走銷售流程，分公司走采購流程。

5）資產入庫

企業將固定資產登記入庫進行管理。

6）VMI入庫

VMI（Vendor Managed Inventory）即供應商管理庫存。簡單來說，在VMI模式中，企業給供應商提供銷售數據，供應商負責維持在客戶端一定數量的庫存。供應商來決定補貨的品種、數量和頻次。

五、使用前提

定義單據類型、供應商、業務組織、幣別、物料、單位、倉庫、倉位等基礎資料 按實際采購業務設置采購參數 如果進行批號、序列號管理，還要設置批號規則和序列號規則。

六、單據的結構

文末附xmind圖。

采購入庫單的幾大模塊分別是：基本信息、供應商信息、財務信息、明細、其他信息，其中明細每一分錄行又可對應有物料明細、物料明細、序列號明細、其他明細。

1. 基本信息

基本信息中主要是記錄采購方、供應商的信息，以及入庫的基本信息，如入庫時間、入庫備注等。

一般來說，企業規模不大時，需求方、采購方、收料方都是同一個組織。但企業規模達到一定程度，例如有了總公司與分公司，那么以上三個組織可能會有所不同。

舉個例子：一家企業有總部，底下有分公司，分公司下有門店。分公司的客戶需要的貨物，由總部負責向供應商下達采購訂單，貨物直接送到門店中等客戶自提。那么需求方是分公司，采購方是總部，收料方是門店。

2. 供應商信息

記錄來料的供應商信息，包括聯系人、電話等。同樣，供應商信息涉及到3個組織：供貨方、結算方、收款方。

3. 財務信息

定義結算方式、付款條件、幣種、折扣、定價時點等信息。本次僅對結算方式、付款條件、定價時間展開講講。

1）結算方式

即約定的付款方式。常用結算方式有：現金、支票、商業承兌匯票、銀行承兌匯票、本票、匯兌、信用證、委托收款、托收承付、匯票、銀行匯票、電子支付、光票托收、承兌交單、遠期付款交單、即期付款交單、票匯、信用卡。

2）付款條件

約定的到期日、以及到期日應付的比例或金額。

其中，到期日的確定方式常用有以下幾種：

1. 交易日：業務發生當天；
2. 按天數結算：xx天后；
3. 固定日：可設置每月的固定日（可多個），并可額外設置月數、天數，計算邏輯為：到期日 = （業務日期+月數+天數），然后再根據向后原則匹配到的固定日期；
4. 月結：當月發生的業務，于下N個月的某一天結算，一般是月結30天、60天、90天，可設置是嚴格按天數還是按月底。

另外，根據業務類型不同，用于計算到期日的業務日期選擇也可能不同，有可能是采購訂單日期、入庫日期、收料日期等。

（這塊后面再單獨出一篇詳細闡述。）

3）定價時間

即選取的價目表節點，一般來說，單據操作較為及時，或價目較穩定不常變化時，選擇系統日期即可，若經常滯后補單，或價格變動頻繁，則需要選擇單據日期。但這就需要系統將每一次價格變化以及對應生效的周期都記錄下來。

4. 明細

來料的明細，主要是物料的信息、應收數量、實數數量、計價數量、單價等，以及入庫的倉庫、倉位、庫存狀態（在途、可用、凍結），若需要做成本核算還可生成批號。

如果是涉及到保質期的物料，如食品，那么明細中需要對保質期相關也做登記：

一般來說入庫的倉儲人員對關于價格的信息是無權限的，可做相關權限控制。

5. 序列號

序列號即為某種物料具體到每一件的詳細信息，例如重量、長度等。

6. 其他信息

與創建、提交、審核、作廢、修改相關的操作人、時間信息。

七、庫存影響

入庫單審核后，增加庫存，反審核對應扣減庫存。

有時業務上不一定是審核時才觸發庫存更新，也有可能是提交/保存，那么相對應作廢/取消/刪除時對應扣減庫存。

帶入庫存的信息每個行業不同，根據實際所處行業具體分析定義即可。

八、上下游單據

1）上游單據

1. 采購訂單，入庫單將入庫數量反寫回采購訂單；
2. 若業務中需要有收料環節，則上游也可以是收料單。

2）下游單據

1. 退貨單，退料單將退料數量反寫回入庫單；
2. 扣款單：入庫物料質量達不到訂單要求時可做部分扣款；
3. 應付單：應付單生成后，入庫單對應分錄行的應付關閉為true。

九、其他

1）關于入庫狀態

入庫時，針對本次入庫的物料情況，我們還可以使用一些狀態進行區分，如合格入庫、不合格入庫、讓步接受入庫、工廢入庫、料廢入庫等。根據所處行業的具體情況，可利用這一狀態，對單據流程做設計。

例如讓步接受入庫時，說明貨物并沒有達到指定標準，可能需要對供應商做扣款處理，那么我們可以讓客戶選擇是否需要扣款，若需要，可自動生成一張質量扣款單，由質量扣款單再生成紅字費用單或應付單等。

2）思考如何提升入庫效率

入庫的工作繁瑣但重復，我們應當從使用者的角度，針對行業特性，思考如何降低重復性工作量。

在某些行業，序列號可借助PDA掃描工具快捷錄入。有些供應商來料時也可能會附上二維碼，入庫時通過掃碼的形式將序列號批量錄入。

此外，整單復制、批量操作、允許自定義字段默認值、盡可能多的使用計算公式等方式，都能一定程度上提升操作效率。

3）避免重復入庫

單據之間有關聯關系時，下推需要做勾稽關系的處理，將下游單據的數量信息反寫回源單，以此來避免無限制的下推。

與此相對應，可提供單據下查功能，可查詢出本單下推過的所有單據。

十、結束語

以上淺淺與大家探討了采購入庫單，實際上要完成這張采購入庫單，許多使用前提也值得研究，例如組織機構類型、組織業務類型、價目表、折扣表等，下次有機會再共同研究。

附采購入庫單xmind：