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在日常工作中，會議是常有的一種溝通交流形式，那么如何設計一套行之有效提升整體會議室預定效率、日程管理效率？作者對此進行了總結，一起來看看吧。

最近服務了一家偏傳統的行業，為他們提供會議系統的咨詢服務，并設計一套行之有效提升整體會議室預定效率、日程管理效率。

會議室與日程使用系統用戶：為公司內正式員工、外包員工提供服務；受到數據隱私權限管控不開放給外部合作團隊。

一、問題現狀

1. 會議室系統與日程系統強綁定，面對會議室變更或日程變更的問題，處理起來非常不靈活

• 會議如果是從日程視角被發起，那么，一旦當前的會議室轉讓或取消，則日程也會被同時取消。對于已經約了很多人參會的日程來說，產生過度打擾。
• 會議室與日程強綁定同時也會造成，使用者提前使用完成之后，會被告知浪費會議時間。想要避免這個問題，只能把剛剛的約會刪除或者縮短相應的時間。而刪除已過的日程對于后續跟進歷史會議造成信息差。

2. 會議室風控、預約效率不足

• 缺少防搶訂的風控：相同UID可以在相同時間內預定多個會議室無上限，并且在一天預定會議室的總時間沒有上限；
• 無法支持周期性的會議間預定，資源無法高效利用：會議室不能跟隨日程同步進行，這就造成了每個會議安排每個開周會的同學每周都要卡點預約會議間，還得注意會議間的大小，非常浪費時間，而對于周會、月會這類，每周\月都需要安排專門的時間搶訂。

3. 日程與用戶關系不靈活

• 日常工作中，需求不斷推進的過程中，涉及相關方會越來越多，通過新的會議，可以迅速對齊目標跟方案，但沒有一鍵建群的通道，造成會議后的會議紀要散亂各處，由于路徑依賴方沒有在群里被即時同步信息背景，也會造成錯漏的問題；
• 同樣的，組織在不斷壯大的過程中，會持續有新人進群，而組內周會、大組月會仍然需要逐個確認，逐個拉會，既浪費時間，又會由于忘記或不及時造成新人對新環境產生一定的恐慌——不知道何時在哪參加何會議；
• 日程被用戶選擇過待定或者拒絕，則無法對當前日程進行更改。

4. 隱私設置忽略用戶體驗，影響工作效率

• 會議間只有名稱，沒有位置，每次趕赴會議室都打開會議室圖片或者圖片所在網頁才可以找到具體位置；
• 日程嚴格對外不可見，涉及到外部合作約會、外包招聘帶來一定程度的難以溝通問題；
• 日程在不同場景對外展示的標準不同，比如在會議預定頁面，可以看到每個會議名稱，但是在個人日程卻又只有約滿的名稱，客觀上對外展示信息差會招致隱私問題。

基于上述的幾個問題，盤點一套好用服務的目標預期。

• 搭建獨立系統：會議室與日程打散做各自獨立的系統
• 提高數據隱私性：統一日程對外展示的名稱與形式，把隱私設置權限對用戶開啟；會議室名稱無需隱藏，方便快速定位
• 打通IM與日程通路：確保日程-群組相關用戶可以隨時同步，支持用戶對日程的多類編輯方式
• 搭建搶訂風控系統：盤點現有會議室資源跟員工對會議室需求量級，制定預約時長；合理控制周期會議的持續時間

二、日程會議室系統架構圖

三、日程-會議-用戶時序圖

上圖主要展示兩個核心發起日程的入口：會議室、日程系統。

1. 會議室系統

會議室基礎信息登記公司內所有的會議室明細，包括會議室名稱、會議室roomID、位置、容納人數、提供設備。

預約信息包括會議室roomid、會議室已預約的時間、空閑時間、時間區間的數據登記。

通知系統屬于事實交互系統，包括會議室預約成功的通知（過于打擾可以考慮加入過濾功能）；預約失敗；會議室簽到提醒；會議室被釋放通知。

底層的數據判斷表，應用于相同預約時段的去重設計、簽到提醒、釋放判斷、從用戶粒度預約會議室總時長的判斷。

2. 日程生成規則

• 日程系統：用以生成、更新、查詢、刪除日程的系統。
• 聯通IM系統同步日程與會人員與群組人員保持信息暢通；
• 通過IM系統直接拉取與會人員日程，用以發起日程；
• 查詢生成日程中會議室預約狀態，并實時展示，支持通過日程預定會議室的能力；
• 參會人員若編輯日程權限被開啟，則可以對已生成日程的字段進行改寫更新并發布；
• 日程更新調用IM對與會人員發送通知。

3. 日程與會議室

獨立管理會議室在不同時段的使用狀態，通過會議室系統可以發起日程，日程撤銷會議室系統已經預約的時間也同步撤銷；但通過會議室系統創建的日程安排若已經發布生效，會議室從該日程被剔除，則日程依然保留。

4. 用戶與日程

用戶：指會議發起人、會議編輯更改人

會議發起人可以發起日程、對日程進行編輯、更新日程時間、會議室、預約參會人、對日程是否支持參會人編輯進行設置；

被邀請日程用戶默認可以邀請其它與會人員參會、增加會議室；若被賦予編輯權限，則可以對日程時間、主題等進行編輯。

5. 隱私保護

隱私：統一收口日程信息、IM與日程交互、日程與會議室系統交互的主態、客態展示信息。

日程名稱對外默認不展示日程名稱，顯示為【忙碌】，范圍包括：客態日程信息、客態會議室系統?？蛻B日程信息只展示【忙碌，時間】；客態會議系統展示【用戶名】。

會議室名稱對外展示規則：工區-樓層-區域-會議室名字

會議室狀態：【空閑】\【忙碌】

6. IM系統

主要承擔同步已經預約的日程、會議室時間提示。

四、前端改造

五、落地排期