對于上班族來講，合同應該不陌生，下面這篇文章主要講述的內容就是關于合同管理系統如何搭建的，一起來看看吧！

合同對大家來說并不陌生，對于上班族來講簽的最多的是勞動合同，而對企業來講合同管理系統遠比我們想象的要復雜，一份合格的銷售合同能夠企業帶來收益，而一份不嚴謹的合同對企業來就一個噩耗。

企業的合法權益不僅得不到保障，還需要耗費巨大精力去處理帶來問題，避免損失進一步擴大，如何通過數字化技術管理和規范企業合同管理對于企業來是一個永恒的話題，本文筆者根據過往經歷和對合同管理產品研究，來探討合同管理數字化系統建設，希望能夠幫助想了解合同管理系統建設的伙伴。

對企業來說最常見的合同有銷售合同，采購合同和勞動合同，合同是交易行為重要依據，或給企業帶來資金流入/流出，成長型企業合同管理是讓人歡喜讓人愁，銷售合同常見問題是銷售張張嘴運營技術跑斷腿。

為了把產品或者服務賣出去，銷售人員無所不用其極，沒有不滿足客戶需求的產品，合同簽署時過度承諾，導致落地和回款困難，諸如此類合同管理問題，合同管理需要從制度、流程和數字化系統制定標準、規范流程和建設數字化合同管理系統賦能業務，解決起草效率低、審批時間長、簽署成本高、履約落地難、回款周期長和合同管理亂的問題。

一、什么是合同

合同是以格式化法律條文明確合作雙方交易的標的物，及其交易過程中的權利與義務。

1. 合同的主要類型

合同是以格式化法律條文明確合作雙方交易的標的物，及其交易過程中的權利與義務。

民法典中定義企業經營活動常用18類合同，具體類型和說明如下：

2. 合同的結構

二、什么是合同管理

合同管理是指對全生命周期管理（合同起草、審批、簽署、履約、歸檔、終結）的有效執行、監督和維護過程的管理。合同管理有助于合作各方權益保障，約束各方遵守合同條款、減少違約、提升履約質量和效率非常重要。

1. 合同管理的問題

2. 合同管理的意義

1. 規范合同管理流程、建立管理制度、提升合同管理效率，支撐業務快速發展；
2. 打破系統壁壘、促進合同簽訂、審批、簽署、履約、結算、開票一體化；
3. 保障企業合法權益，規范交易往來，有利于交易相關方建立良好的合作關系。

3. 合同管理的流程

三、合同管理系統

1. 合同管理系統架構

2. 合同管理系統主要功能

1)合同模板:

通過模板化，固化常用合同格式，內容和條款，必選條款和可選條款，控制輸入項和可選值。合同草擬效率低下，通過參考國家、地區和行業對應類型合同范本，結合公司實際情況建立合同模塊庫可以大大提升合同草擬效率。

2)合同范本庫：

3)審批流程:

針對不同類型合同，同一合同不同條件設置審批流程，靈活配置審批流，支持加簽，減簽，駁回到某一節點，相關審批人自動跳過，避免重復審批。

4)差異對比：

對賬每次修改提交生成新版本，可查看各個版本之間差異，評論，修改內容，修改時間，修改人。

5)合同簽署:

與電子合同或電子簽名平臺集成，實現簽署方實名認證，數字簽名和線上簽署和合同交付，防止篡改與抵賴，提升效率，降低成本。

6)合同履約:

合同履約內容格式化，與項目，訂單，計費，結算，收款，付款，發票集成實現履約鏈路節點及時觸發履約事項。

7)合同變更:

解約合同，如果涉及財資變化，需要創建或更新財資信息，觸發逆向流程。不涉及，直接解除約定。

• 合同終止: 合同變更導致原合同義務發生實質性變化，提前終止義務履行。
• 補充協議: 對原合同內容未盡事宜，進行補充說明。有時是有實質性沖突，需明確生效的履約義務。

8)合同到期:

到期前提醒合同管理人員關注、采取對應措施、到期后后自動終止或者自動續約，關注履約保證金結算，約定服務的清算。

• 自動續約: 按照原合同內容繼續履行義務，延長服務期限。
• 續簽: 變更產品服務報價，新加或減少服務內容，當做新合同管理。

9)合同歸檔：

對于已經簽收完成的合同進行歸檔，建立合同檔案，方便后續查詢，打印、借閱，鑒定和銷毀，過程文件全部可追溯。

10)合同存證:

通過三方有公信力機構存檔合同簽收過程中核心文檔，當出現糾紛時可以提供簽收過程文件證明，供司法機構判斷。

四、結束語

合同作為規范業務發展，保障合作雙方彼此權利的格式化文檔，全面建立合同管理的流程和制度，有利于合同管理數字化轉型，合同管理數字化需要獲得高層支持、邀請業務、法務、財務參與業務流程梳理、需求挖掘和方案評審，建立整體規劃逐步完成數字化建設。

首先，需要完成對合同現狀和問題梳理，梳理業務流程，對標行業標桿企業，建立合同管理制度和流程，輸出數字化建設整體方案。

其次，分清主次、優先實現主流程（起草、審批、簽署、歸檔、履約）和核心功能（模板庫建立、合同差異比對、電子簽署）等。

最后，系統上線時需要做好用戶培訓，系統推廣和宣傳，及時解答用戶使用過程操作問題，針對卡點或關鍵問題及時規劃版本解決。

另外，需要做好向上管理，上線初期系統并不是很完美，需要降低用戶預期，把系統先用起來，曉之以情、動之以理、誘之以利，好的產品是不斷迭代產生的。合同管理數字化系統可以幫助企業提升管理能力，釋放法務資源、提升內部運營效率、規范業務、財務和法務風險、有助于交易方直接建立良好合作關系。