B2B企業(yè)定制CRM系統(tǒng),從規(guī)劃到上線經(jīng)驗(yàn)總結(jié)
產(chǎn)品從規(guī)劃到上線,過程中可能會(huì)經(jīng)歷許多波折,這個(gè)時(shí)候,我們需要克服其中的挑戰(zhàn)。這篇文章里,作者就結(jié)合自己為一家B2B公司搭建CRM系統(tǒng)的實(shí)際案例,梳理了其中的經(jīng)驗(yàn)與收獲,一起來看一下。
今年年初接到一個(gè)任務(wù)——為一家B2B公司搭建CRM系統(tǒng)。在此之前,該公司已經(jīng)請(qǐng)了兩撥的研發(fā)團(tuán)隊(duì),交付了兩套系統(tǒng),最后都沒有用起來。我雖然忐忑,但我還是接手了這個(gè)項(xiàng)目。
一、與企業(yè)方對(duì)接人建立同盟
《華為數(shù)字化轉(zhuǎn)型之道》書里著重強(qiáng)調(diào),數(shù)字化轉(zhuǎn)型變革如果想要成功,必須有懂業(yè)務(wù)的骨干來主導(dǎo)。我作為系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方,首先要做的事情就和這位“業(yè)務(wù)骨干”達(dá)成合作,借助他了解公司情況,與他協(xié)作驅(qū)動(dòng)變革。
企業(yè)方主導(dǎo)這個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人是位剛?cè)肼毜氖袌隹偙O(jiān)。他有多年外企的工作經(jīng)驗(yàn),接觸過salesfores、紛享銷客等頭部CRM產(chǎn)品,認(rèn)可信息化和數(shù)據(jù)的價(jià)值,這些特質(zhì)讓我們一拍即合,后續(xù)在具體的產(chǎn)品調(diào)研、設(shè)計(jì)過程中的合作非常順?biāo)臁?/p>
但是因?yàn)樗麆側(cè)肼氝@家企業(yè),對(duì)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)狀及相關(guān)同事并不是很熟悉,特別是很多積重難返的業(yè)務(wù)流程,這也為我后續(xù)的工作埋了很多坑。
二、把調(diào)研工作做扎實(shí)
規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部的定制化產(chǎn)品,必須把調(diào)研工作做透,這樣設(shè)計(jì)出來的系統(tǒng)才能凸顯”定制“的價(jià)值。我把調(diào)研工作分為幾個(gè)步驟:
第一步,了解公司整體情況:
該公司是一家致力于生產(chǎn)介入、植入醫(yī)療器械材料及零組件的高科技企業(yè),提供醫(yī)用精密導(dǎo)管、精密注塑件、高端醫(yī)用紡織品、金屬管材等產(chǎn)品零組件以及OEM一站式服務(wù)。
公司屬于B2B業(yè)務(wù)模式,有國內(nèi)和國外客戶,生產(chǎn)的產(chǎn)品定制化程度較高,所以從詢價(jià)到合同、訂單、加工、付款生成流程比較復(fù)雜。
公司近幾年業(yè)務(wù)增長迅猛,目標(biāo)是5年后IPO。其經(jīng)營的流程要確保合規(guī),同時(shí)管理模式要從粗放式向精細(xì)化迭代。
第二步,繪制公司的組織架構(gòu):
繪制組織架構(gòu)圖一方面可以幫助我們找到對(duì)應(yīng)模塊的負(fù)責(zé)人,另一方面可以幫助我們完成系統(tǒng)權(quán)限、人員審批流等功能設(shè)計(jì)。
除此之外,我們還可以知道企業(yè)當(dāng)前的人員配置特點(diǎn):銷售人員比較少,目前只有4人,日常工作僅僅圍繞簽單,其他工作由客服完成。
第三步,梳理核心業(yè)務(wù)流程:
在與公司的核心員工進(jìn)行逐個(gè)訪談之后,我意識(shí)到他們需要的不是傳統(tǒng)意義上的CRM,而是CRM+訂單+對(duì)賬的系統(tǒng),我將他們的業(yè)務(wù)流程抽象成客戶管理、需求申請(qǐng)、合同管理、訂單管理、對(duì)賬管理五大環(huán)節(jié)。接著,梳理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體業(yè)務(wù)流程,再拿著這些業(yè)務(wù)流程圖和他們領(lǐng)導(dǎo)、員工討論、完善。最終,這些定稿的業(yè)務(wù)流程成為產(chǎn)品設(shè)計(jì)的骨架。
第四步,明確系統(tǒng)使用人員:
在核心業(yè)務(wù)流程梳理完成之后,這些流程主要的參與人員也就一目了然。再去調(diào)研他們?nèi)粘5墓ぷ鲀?nèi)容及場景,對(duì)他們崗位有更細(xì)致的了解。
第五步,收集各個(gè)角色當(dāng)前痛點(diǎn):
和各個(gè)使用系統(tǒng)的角色進(jìn)行詳細(xì)的訪談,把他們?nèi)粘9ぷ鞯耐袋c(diǎn)收集起來,然后和業(yè)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)層一起討論這些痛點(diǎn)的優(yōu)先級(jí),并構(gòu)思這些痛點(diǎn)的解決方案。
注意:有些痛點(diǎn)可以通過企業(yè)內(nèi)部工作流程改進(jìn)就可以解決,有些痛點(diǎn)則必須借助系統(tǒng)功能來實(shí)現(xiàn),那么規(guī)劃功能的時(shí)候就必須考慮進(jìn)來。
三、產(chǎn)品設(shè)計(jì)與研發(fā)
1. 繪制原型
如果在前期做好充分的調(diào)研工作,那么到了原型繪制的階段基本就可以文思如泉涌了。我做這個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候調(diào)研訪談?dòng)昧艘粋€(gè)多月,但是畫原型只用了一周多的時(shí)間。
2. 業(yè)務(wù)方確認(rèn)
有了可視化的原型稿,一定要和業(yè)務(wù)方進(jìn)行充分的溝通,最好對(duì)方的使用者都參與。一方面,每個(gè)人觀察的角度不同,多人參與可以獲得更完善的視角,另一方面,讓使用者充分參與,也可以提升他們后期對(duì)系統(tǒng)的接納程度。
3. 制定技術(shù)方案
此次CRM系統(tǒng)涉及到和SAP對(duì)接,這是我面臨最大的挑戰(zhàn)。SAP就像一個(gè)倔強(qiáng)的老者,它的交互、語言自成體系,在行業(yè)的地位無法撼動(dòng)。我此前沒有接觸過SAP,我只能和SAP顧問們搞好關(guān)系,拋出問題請(qǐng)他們幫我分析。經(jīng)過多輪溝通,最終敲定了一整套可行的技術(shù)方案,實(shí)現(xiàn)了客戶、訂單、發(fā)票、發(fā)貨等數(shù)據(jù)和SAP同步。
4. 研發(fā)及驗(yàn)收
當(dāng)和技術(shù)團(tuán)隊(duì)完成需求評(píng)審,確定研發(fā)工期之后,我的工作就相對(duì)比較輕松了。在盯著項(xiàng)目進(jìn)展的同時(shí),也存在一些原型階段沒考慮清楚的需求細(xì)節(jié),需要同業(yè)務(wù)方確定方案后再和研發(fā)溝通。好在研發(fā)團(tuán)隊(duì)比較給力,對(duì)于需求變更基本予以實(shí)現(xiàn),沒有和我劍拔弩張。
四、艱難的驗(yàn)收和上線
1. 試用反饋及問題解決
在產(chǎn)品正式上線前,讓業(yè)務(wù)方參與試用是非常必要的,在這個(gè)階段試用能以較低成本發(fā)現(xiàn)和解決問題。
當(dāng)時(shí)我們邀請(qǐng)了一位在調(diào)研階段就非常積極的客服小姑娘來試用產(chǎn)品,她很認(rèn)真負(fù)責(zé),不僅提出了很多有效的功能問題。在系統(tǒng)上線后,她也成為了核心用戶,幫助其他小伙伴解決使用問題。
2. 正式上線
項(xiàng)目上線后,原先參與調(diào)研比較多的客服們很快就用起了新系統(tǒng)。但是銷售們則不愿使用,他們給出的理由五花八門:影響簽單、不在電腦前、不符合流程等等。
他們的抱怨讓我很沮喪,一度覺得這個(gè)項(xiàng)目要失敗了。后來和他們深入溝通才發(fā)現(xiàn)他們有錄客戶的系統(tǒng)(之前調(diào)研沒收集到這個(gè)信息,算是我的一個(gè)失誤),如果我們把歷史的客戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新版CRM系統(tǒng),他們?cè)敢馐褂眯孪到y(tǒng)。
在約定達(dá)成之后,我和技術(shù)溝通做了客戶數(shù)據(jù)的初始化導(dǎo)入,銷售也逐漸開始使用新系統(tǒng)。
3. 數(shù)據(jù)追蹤
上線后,我一直在追蹤客戶的使用數(shù)據(jù)。在經(jīng)過一段時(shí)間的問題修復(fù)及核心數(shù)據(jù)導(dǎo)入后,系統(tǒng)的使用數(shù)據(jù)呈現(xiàn)上升趨勢了。不過通過數(shù)據(jù)觀察,還有兩個(gè)功能模塊沒有用起來,這也是下階段努力的方向。
五、總結(jié)
在做這個(gè)項(xiàng)目過程中,我有過心力交瘁,一度想要放棄,沒想到比預(yù)想的結(jié)果要好?;剡^頭來再想想,做這種企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化項(xiàng)目就應(yīng)該有耐心,遇到問題解決問題,取得大家信任之后,情況會(huì)越變?cè)胶玫摹?/p>
如今復(fù)盤這個(gè)項(xiàng)目,我得到的經(jīng)驗(yàn)就是:
1)前面提到的《華為數(shù)字化轉(zhuǎn)型之道》書中說到,員工抵制是數(shù)字化轉(zhuǎn)型失敗的首要原因,這也是我做這個(gè)項(xiàng)目收獲的最大教訓(xùn)。系統(tǒng)上線后遭到銷售的抵制,我反思下來的原因是:前期調(diào)研的時(shí)候和基層銷售溝通較少,確實(shí)忽略了他們的痛點(diǎn)。
2)系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入非常重要,這甚至能決定一個(gè)項(xiàng)目的成敗。我們將初始客戶導(dǎo)入系統(tǒng)后,銷售發(fā)現(xiàn)了新系統(tǒng)的價(jià)值,也減少了從舊系統(tǒng)遷移至新系統(tǒng)的使用成本。
3)在做系統(tǒng)的時(shí)候,要識(shí)別痛點(diǎn)是管理問題還是系統(tǒng)問題,管理問題要先建立正確的管理流程,把錯(cuò)誤的流程做成系統(tǒng)級(jí)解決方案,后續(xù)的改造成本會(huì)很高。
4)數(shù)字化變革是一把手工程,如果要做更創(chuàng)新的產(chǎn)品,需要了解一把手的想法,是否愿意做深入的變革。與企業(yè)一把手保持溝通,不僅能有效地幫助我們推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程,也有利于我們制定系統(tǒng)的長遠(yuǎn)藍(lán)圖。
本文由 @女俠的產(chǎn)品江湖 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
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寫的內(nèi)容很真實(shí)、接地氣,對(duì)我們這些剛?cè)腴T的產(chǎn)品經(jīng)理來說能學(xué)到一些實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn),非常贊
如有看到評(píng)論,還請(qǐng)關(guān)注下你的公眾號(hào)哈,我給你發(fā)消息了。
企業(yè)管理軟件,就是管理企業(yè)的人財(cái)物,被管理的員工顯然是有抵制情緒的。企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型,離不開公司的高層強(qiáng)力推行,IT部門做好管理和用戶體驗(yàn)的平衡。
是的,高層如果態(tài)度曖昧,不態(tài)度果斷,項(xiàng)目很難做成功。
厲害,看了你個(gè)人主頁,居然在人人都是產(chǎn)品經(jīng)理混跡馬上11年了。大佬?。。??????
年紀(jì)比較大,從業(yè)比較早而已,這個(gè)職業(yè)后起之秀會(huì)更有后發(fā)優(yōu)勢,加油