采購合同管理是企業管理中比較重要的一個功能。但此類內容在網絡上公開分享的比較少，這篇文章，作者給我們分享了在設計采購合同管理系統的經驗，希望能幫到大家。

目前合同管理系統已經應用到各行各業，電子化合同提升了合同簽署和管理的安全性、合規性、時效性、便捷性，防止對合同數據的篡改、偽造和泄露，為集團及各分子公司的高質量發展保駕護航。近期給某客戶做了一款采購合同管理系統，將設計心得匯總后，分享給大家。

一、需求背景

目前關于企業采購合同管理的業務現狀，我們分析后，匯總了三個痛點：

1. 合同未形成標準化管理功能，一直都是線下操作合同和執行合同的方式；
2. 合同單據無法形成數字化，在線化；
3. 合同履約跟蹤不及時，無法匯總業務和財務單據的執行情況。

業務痛點

二、系統解決方案

從合同模板庫自定義開始，結合上游尋源結果，協助采購員生成合同文本，發給各個相關部門制作和確認；擬定完成后走企業內部審批流程；審批通過后，流轉到供應商，供應商簽署完成后流轉到采購員簽署，簽署完成后，到了合同開始時間，合同自動生效，到了合同結束時間，合同自動失效。合同履約過程中支持變更/提前解除。所有合同最終都會進行歸檔，進入到合同庫。針對歷史合同，可以支持批量導入/OCR識別/API對接。

系統解決方案

三、系統產品矩陣

主功能包含主數據管理、合同創建、合同變更、履約進度和合同歸檔；業務支持功能包含人員管理、角色管理、權限管理、審批流對接、報表數據分析、通知待辦等；系統支持功能包含日志管理、配置管理、監控管理、接口管理、安全管理等。

外部對接，輸入系統可以接招商系統、SRM系統、CRM系統、電子簽章、人事系統等；輸出系統可以接系統、費控系統、飛書、CBS系統等。

整體設計要滿足高內聚低耦合原則，模塊化設計，方便對應不同的業務場景。

系統產品矩陣

四、系統產品設計

1. 系統流程

1）合同模板創建、變更、刪除流程

合同模板管理任何操作都需要觸發審批流程，保障業務流程的合規性和安全性。

合同模板管理流程

2）合同文本創建、變更、提前解除流程

合同文本管理任何操作也需要觸發審批流程，保障業務流程的合規性和安全性。一個合同文本支持發起多次變更，同一個時間段內有且只有1個生效的合同變更或解除協議，防止沖突。

合同文本管理流程

2. 系統功能

系統功能

1）基礎配置

（1）合同主體：從ERP或SAP定期獲取最新的采購組織數據，可以啟用/禁用某采購組織數據；該數據用于創建合同文本時，表單中自動獲取采購組織信息。

合同主體

（2）合同條款：采購管理員可以根據業務需求自定義合同條款，用于快速創建合同模板。

合同條款

（3）合同種類：對應實際采購合同大類，比如說框架合同、隨單合同等。

合同種類

（4）合同類型：對應實際采購合同子類，比如說框架合同中通用采購合同、質保協議等，掛在合同種類下面，隨著合同種類變化。合同類型可以控制合同模板創建時，字段庫池中字段，以及合同文本創建時，表單中區塊字段的顯示與否，做到高度自定義化。

合同類型

（5）合同模板：對應實際采購合同最細維度的歸集，比如塑料粒子采購合同模板等 。

合同模板創建時，可以 選擇審批流；合同模板支持版本管理，支持多次變更，每次變更都會觸發審批流程。

合同模板當前狀態下有且只有1個啟用的合同模板，支持從歷史記錄中挑選并使用。合同模板受合同種類和合同類型的狀態影響。

合同模板

2）合同創建

（1）合同擬定：幫助采購員快速起草合同文本，頁面平鋪，按照合同類型的創建時間倒序排。

合同擬定

（2）合同查詢：支持查詢所有合同文本數據，支持創建、查看、變更、解除、取消、簽署、流程跟蹤、變更記錄、復制、歸檔、下載、打印等。支持線上電子簽署和線下簽署。

主合同下所有變更記錄，包含變更、解除協議等，都掛在變更記錄中。變更協議只生效變更的內容 ，不影響主合同其他部分的內容。

合同查詢

3）合同歸檔

支持人工歸檔和自動歸檔，可以對外輸出合同。方便后期借閱和查看，符合企業內部審計要求。

合同歸檔

4）其他功能

（1）審批引擎：可以接企業內部已有的，也可以使用自身的引擎。

（2）通用功能，如權限管理、通知待辦，就不贅述了。

當然，這個產品還有一些待完善的地方 ，歡迎大家前來溝通和交流。

PS：如果想轉行做產品經理的小伙伴，建議讀讀俞軍老師的《產品方法論》這本書，還是很受益的。https://p.pinduoduo.com/OAaO4cco