如何快速設計供應商管理系統?
如今,各行各業對于工商管理的要求不斷提升,這時需要建立一個系統,統一管理與促進企業業務良性發展,那供應商管理系統如何去做,才能滿足企業的實際需要?本文對此進行了梳理,一起來看看吧。
今各行各業的企業對供應商管理要求不斷提升,管好供應商就能有效促進企業的供應商管理水平提升,成本降低,采購效率增加,從而帶來企業業務的良性發展。
如何去管好供應商,不是一個簡單且見效快的事情,不是一朝一夕就能快速完成,需要企業從戰略層面開始,再到執行層面落地,全方面全周期去管理。為了協助企業做好管理工作,就需要供應商管理系統有力的配合。
那供應商管理系統如何去做,才能滿足企業的實際需要?我們來看怎么去實現。
一、需求背景
企業管理供應商,存在幾個常見難點:
- 供應商入駐流程松散,缺乏標準化統一管理;
- 供應商數據分散,無法集中;
- 供應商履約過程,無法監控;
- 供應商績效評估,沒有標準和執行記錄;
- 供應商汰換策略,無法與績效結果關聯
- ……
二、系統解決方案
搭建一套完整供應商全生命周期管理流程(SLM),幫助企業沉淀優秀供應商資源;整合風控數據,動態化監控供應商風險;全面、自動化的供應商績效管理與分析。
從供應商注冊賬號開始,進來后做資質準入流程,接下來再做入駐評估和履約績效評估,最后做發展策略,優勝劣汰。
供應商全生命周期管理SLM
三、系統產品矩陣
產品矩陣分為三端:采購端、供應商端和ERP。
供應商端:注冊、登錄、信息變更、階段狀態展示、績效考核結果展示、策略報告展示。
采購端:準入審核、認證審核、準入評分、能力評審、供應商黑名單、分類管理、分級管理、績效評估管理、發展管理。
ERP:供應商編碼同步、分級信息同步、績效評估結果信息同步、發展汰換信息同步。
系統產品矩陣
四、系統產品設計
1、系統流程
供應商管理流程
供應商管理流程5個階段:注冊供應商->儲備供應商->合格供應商->認證供應商->正式供應商。(每個階段命名和定義,可以依據企業實際需要做調整,可做配置化)。
- 注冊供應商:準入流程中賬號注冊完成的供應商。
- 儲備供應商:準入流程中資質評審通過的供應商。
- 合格供應商:準入流程中樣品確認通過的供應商。
- 認證供應商:準入流程中能力考察通過的供應商。
- 正式供應商:準入流程中雙方已簽署合同的供應商。
2、系統功能
2.1 注冊/登錄
注冊場景分為兩種:新供應商和老供應商,走不同的注冊流程。
①新供應商:賬號注冊->資質審核->樣品確認->能力考察->簽署合同->入駐成功。
②老供應商:賬號注冊->資質審核->入駐成功。
注冊賬號
2.2 提交資料
供應商選擇經營品類,準備資質材料完畢后,填寫和上傳企業資料。
提交資料
2.3 資質評審
供應商提交企業資料后,內部人員審核企業資料并反饋過程。
資質評審
2.4 樣品確認
供應商完成資質評審和能力考察后,企業內部人員對供應商發起樣品確認通知,供應商對通知進行反饋并送樣,內部人員對樣品進行質檢,并將質檢結果同步給供應商。
樣品確認
2.5 能力考察
企業內部人員對供應商進行能力考察,考察方式包括線上考察和線下考察,完成考察后,內部人員上傳考察結果,并可對供應商發起整改要求,供應商根據考察結果做出反饋。企業內部人員可以按需選擇,正??疾旎蜓悠诳疾?。
能力考察
2.6 簽署合同
供應商完成資質評審、能力考察和樣品確認流程,企業內部人員發起合同簽署,供應商下載合同進行簽署后等待采方簽署,采方簽署后將簽署結果同步給供應商。
簽署合同
2.7 入駐成功
當供應商完成上述資質評審、能力考察、樣品確認和簽署合同流程,提示供應商入駐成功。
入駐成功
2.8 供應商信息變更
供應商發起信息變更,對于基礎信息變更,無需采方審核,對于重大信息變更:經營信息、工廠信息、證照信息,則需要采方審核,審核通過后進行變更。
信息變更
2.9 績效評估
企業內部人員需要先制定績效評估模板,然后設置應用后,到了約定時間,系統會自動計算每個供應商的月度/季度/年度的得分。當然也需要支持人工調整,因為有些數據,系統不一定能抓取到,需要人工介入。
績效評估模板中一般按照各個維度去設置指標,比如供應鏈、品質。(按需設置)
供應鏈:采購、交貨、服務、響應等。
品質:來料、下線、質量事故、試驗、暫停供貨次數、整改等。
績效評估
綜述,供應商全生命周期管理,需要業務方牽頭,成立專屬部門,統籌管理,IT方去協助。系統真正起作用,還是跟著業務跑起來,不斷去調整,才能 真正為企業的供應商管理起到強力助推的作用,從而實現企業數字化轉型。
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