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采購是企業的一個主要職能，而一個高效穩定的供應鏈需要一個強有力的采購部門支撐。那么該如何構建生鮮數字化ERP？本文對此進行了分析，一起來看看吧。

前文我們對基礎數據進行了拆解，也講到了基礎數據是供應鏈的“基石”?；环€，那構建在這個基石上面的整套供應鏈體系都不穩，所以要打好基石，做好基礎數據的建設。

這一篇里面，我們會對采購進行拆解，采購對整個供應鏈體系可以說是一切業務的起點，“巧婦難為無米之炊”，一個高效穩定的供應鏈需要一個強有力的采購部門支撐。

一、采購管理

采購是企業的一個主要職能，負責獲得企業提供產品或服務所需要的材料、設備、服務和知識。

采購管理主要包含供應商管理、合同與談判管理、采購計劃、采購執行、成本控制、采購結算等模塊，有些企業會有專門的SRM（供應商關系管理系統）來做采購管理。

這些職能可能會因組織的大小和性質而有所不同。在一些大型企業中，采購可能被進一步分為不同的專業領域，例如戰略采購、項目采購、物資采購等，我們在這一篇里主要講的是商品采購，供應商管理在上一篇主數據中有涉及，這一篇里就不再展開了，有興趣的可以看一下上篇文章。

二、采購價管理

采購價管理可以分為采購詢價和采購價維護，采購價維護是必要功能，采購詢價是在某些向上管理（供應商管理）比較專業的公司會使用到，將詢價和談判過程線上化，降低采購腐敗風險。

2.1 采購詢價

采購詢價顧名思義是向符合商品供應標準的供應商進行商品的詢價，由供應商報出對應價格后，進行“貨比三家”，最終選定需要采購商品的供應商和相應報價。

采購人員在創建詢價單時，一般會包含商品信息，要求供應時間，期望供應量，供應地點和詢價截止時間點，還可以選擇參與報價供應商。

詢價單在創建審核后，可以直接導出表格給對應供應商查看并線下收集報價反饋；也可以開放報價權限給供應商進行線上報價；還有一些供應商有系統集成能力的，可以開放接口給供應商進行對接，直接引入供應商系統中。在供應商均完成報價或到達報價截止時間點后，本次詢價結束。

2.2 采購價維護

在進行采購詢價后（線上/線下），如果要進行進一步的采購行為，需要先將采購價維護進系統中，便于進一步采購做單。采購價維護的幾個場景通常為：

①新商品引入。

②供應商發生改變。

③采購價格發生變更。

④供應商返利等活動發生變更。

在確定需要維護采購價時，需要發起采購價維護的流程，在完成審批后更新采購價，同時作廢掉相同日期內的已有采購價格。在多數情況下，一個商品可能存在不止一個供應商，同一供應商對于同一個商品也有不同的售賣策略，我們在設計時要盡量兼容這種情況，以實現采購成本最優。

2.2.1 采購維價單

采購在創建采購維護單時，一般會包含：業務線，倉庫信息，商品信息，供應商報價信息（包含供應商，商品報價，有效日期，返點，階梯策略）等。

生鮮行業中會涉及到不同區域的訂單由不同倉庫來進行履約，有些品類在采購時需要配送到不同的倉庫，所以會存在部分商品在不同倉庫下所選取的供應商和采購價均不同，可以通過在維護采購價時增加倉庫選擇來實現。

生鮮行業還會涉及到最新市場進價的獲取，所以有些時候在既有供應商之外，還會留出部分采購比例給到市場，通過采購市場商品獲取真實的行情價格。這時候，可以通過給供應商增加配比來實現，在采購時自動分配采購比例給到市場供應商。

2.2.2 采購維價單審批

在完成采購維價單的創建后，視公司流程決定是否需要審批和如何制定審批規則/節點。日常的采購價維護僅發起人和部門負責人審批即可，一些特殊情況可能需要再向上審批或其他部門協同審批，按實際情況配置即可。

除了采購單的審批之外，還可以適當增加一些采購價格監控，以防止價格錄入錯誤且審批未發現造成較大損失的情況。可以在錄入采購價時給出上次錄入采購價做參考，也可以在商品維度設置價格容差，在新錄入的采購價超出過往平均錄入價格的容差時，進行二次確認等。

三、采購單據

在完成供應商數據維護、合同簽訂和采購詢價、采購價維護后，要進行正常的企業事務開展，我們就要做采購單，向供應商將需求的服務/貨物預定好，以便在預訂的時間內到達，不影響業務的正常開展。

采購單據的生成一般有幾種場景：

①手動創建：根據業務的需求進行手動創建，手動輸入供應商、倉庫、商品、采購數量等信息完成創建，比較靈活且常用。

②基于訂單創建：生鮮行業中用到此場景的較多，有些不過倉商品（如熱鮮白條、牛肉等）不在倉庫存貨，直接由工廠發往客戶，采購不需要提前做單，系統自動根據銷售單轉采購單即可。

③自動創建：根據系統設置的安全庫存閾值或需求計劃來自動判斷，觸發后自動根據系統設定的規則生成采購單以及時補充庫存。

3.1 采購訂單創建

采購訂單的信息主要包含：

①業務線：確定采購業務條線，若僅一條業務線可不加此選項。

②收貨倉庫：業務線下選擇可收貨倉庫。

③期望送達日期：期望供應商送達日期，可提前安排倉庫做好準備。

④供應商：指定已完成供應商準入和合同簽訂的供應商。

⑤商品信息：從當前供應商維護的允許采購商品中選擇的商品編碼、錄入采購數量等信息。

⑥采購含稅單價：代入已維護的供應商商品采購價格。

⑦采購金額：本次商品采購金額和采購訂單總金額。

⑧發票類型：根據供應商信息帶出。

除了一些關鍵信息之外，還可以增加采購員、采購組、備注、付款類型等字段。

3.2 采購訂單流轉

采購訂單創建完成，審核通過后即開始采購訂單的流轉：

默認付款方式為供應商賬期，如需要現結/分批打款，則在通知發貨前需要有財務打款確認環節，由財確認打款后采購訂單向下一環節流轉。

3.3 采購入庫單

一個采購訂單默認對應一張收貨入庫單：

①一次性收貨完成，則收貨入庫單“完成”，采購訂單更新為“已完成”，將已收貨驗收的貨物進行上架即可。

②僅完成部分收貨，在收貨入庫單確認后，自動拆分出一張新的收貨入庫單（貨物數量=采購訂單需求數量-已收貨確認商品數量，若為0則商品不再在新的收貨單中展示），繼續完成收貨入庫動作。每一次收貨后，可以單獨操作驗收上架，將已驗收貨品進行上架，庫存同步至中央庫存系統，此時采購單據狀態為“部分入庫”。

③在“部分入庫”下，若貨物陸續收貨完成，則采購訂單狀態更新為“已完成”；若貨物后續不再收取或供應商無法繼續完成履約，則可以關閉掉采購訂單。此時會下中央庫存系統下發關閉收貨單的指令，若當前收貨單沒有在操作，則直接關閉成功，若當前收貨單在操作，則完成收貨動作時提示“已關單，無法收貨”，避免收貨入庫。

采購訂單完成后，會根據實際收貨入庫數量生成采購結算單，用于供應商結算。

四、采購退貨

商品入庫后，有些時候會因為存儲不當/出庫訂單減少/客戶退貨等原因造成庫存損壞或積壓，需要退供應商的情況。這時通常需要采購和供應商溝通后，發起采購退貨流程。

4.1 采購退貨單創建

采購退貨訂單的信息主要包含：

①業務線：確定采購退貨業務條線，若僅一條業務線可不加。

②出庫倉庫：業務線下選擇退貨出庫倉庫。

③是否關聯原單：選擇是否要關聯采購單退貨：

i：是，選擇對應單據，自動帶出單據中完成入庫的商品，選擇商品。

ii：否，不選擇單據，直接選擇當前出庫倉庫內有庫存的商品。

④供應商：選擇商品供應商。

⑤商品信息：選定倉庫及供應商下的商品編碼、商品名稱、當前庫存等信息。

⑥退供單價：默認取該供應商最近一次采購入庫單價，可調整。

⑦退供數量：申請退貨數量。

⑧退供金額：退貨單價*退供數量。

除了一些關鍵信息之外，還可以增加退供原因、采購員、申請退貨日期等字段。

4.2 采購退貨訂單流轉

采購退貨訂單創建完成，審核通過后即開始采購退貨訂單的流轉：

在進行采購退貨的時候，需要注意以下幾點：

1. 在采購退貨單審核完成后，下發至倉庫時，為避免庫存被訂單占用造成無法正常履約的情況，通?？梢酝ㄟ^：

①區分正常倉和退貨倉，將正常履約的商品庫存放置在正常倉下，訂單占用并扣減正常倉的庫存。需要發起采購退貨的商品庫存，提前移庫至退貨倉，客戶發起退貨的庫存如果需要退供的也可以直接退至退貨倉，在發起采購退貨的時候選擇出庫倉庫退貨倉。

②不區分倉庫，在采購退貨下發至倉庫時，直接鎖定對應庫存，不可被其他訂單占用，在完成出庫后同步扣減該部分庫存。

2. 基于物流成本的考慮，有些公司會將退貨商品進行累計，在達到一定數量后，統一發起退供。在實際發起退貨申請并完成審核后，倉庫在揀貨發貨時，可能會存在商品已經被報損或丟棄，難以全量退貨發貨的情況，所以系統要允許低于申請退貨量發貨，以最終實際出庫量為準，和供應商進行結算。

3. 退貨完成的節點是以供應商簽收為準，可以通過打印發貨單給到供應商，如果供應商有系統集成能力的，可以開放接口給供應商進行對接，直接引入供應商系統中，降低溝通成本。

五、采購結算

在和供應商約定的周期內，一般以月/季度/年為維度，會進行采購費用單申報和采購對賬工作，以完成和供應商的采購結算。

5.1 采購結算單

在和供應商結算時，一般需要將周期（日/周/月/季度/年）內的采購訂單按照實際收貨情況生成采購結算單，用以和供應商進行采購結算。

采購結算單一般包含：采購結算單號、業務線、供應商信息、創建時間、采購商品清單（含采購商品明細、稅率和實際到貨數量、結算金額）等字段。

5.2費用單

費用單設計的初衷是為了將一些采購結算中發現的人為錯誤導致的問題，進行快速審核和處理，以在約定時間內完成采購對賬的目的，比如：供應商質量處罰/遲到扣罰/商品稅率錯誤/短駁費扣除等。

費用單的設計字段包含：

①公司選擇。

②供應商選擇。

③費用類型。

④單據發生時間。

⑤費用單明細（包含商品信息、稅率、發生金額、稅額、備注）等。

除了這些關鍵信息外，還可以增加類似關聯客戶、關聯單據編號、單據備注等字段。

費用單創建完成后：

①默認狀態為“待審核”，若被打回則更新狀態為“已打回”，需重新編輯后提交。

②審核通過后更新為“已審核”，此時可被對賬單引用；若此時作廢費用單，則狀態更新為“已作廢”。

③被對賬單引入后，更新狀態為“對賬中”，若對賬單被作廢，則更新費用單狀態為“已審核”。

④對賬單對賬完成，更新狀態為“已對賬”。

5.3 采購對賬單

在將需要的采購結算單和費用單分別生成后，就可以做采購對賬單了。采購對賬單是和供應商對賬的依據，一般包含：

①公司選擇。

②供應商選擇。

③對賬期間。

④對賬明細選擇（包含對賬期間內的采購結算單和費用單），可手動選取需要使用的單據。

⑤單據備注。

在完成創建后，同樣需要對對賬單進行審核確認，審核通過后，需要進行開票，后續多半為財務側需要做的資金認領、掛賬等操作，不再展開。對賬完成后，這一個周期內和供應商的采購結算即完成了，可以進行下一周期的采購工作或者采購合同的重新簽訂等。

總結

“巧婦難為無米之炊”，采購是所有業務開展的起點，只有做好采購的管理，才能打造一個強而有力的供應鏈。在設計采購管理模塊時，我們要充分結合采購常見的業務場景：供應商管理、采購維價、采購單據、采購退貨、采購結算等，以“優秀的供應商管理、合適的采購成本、良好的采購質量及反采購腐敗”為目標，進行采購全鏈路的搭建。

除了本文中拆解的采購模塊之外，還有一個“采購計劃”的內容沒有講到，通常包含需求預測和智能補貨。通過系統策略驅動智能化采購。這塊內容比較復雜，我的了解也沒有很深，如果大家感興趣，后面我嘗試去拆解一下這塊的內容。

上一篇文章也有提到，只有通過對商品、客戶、供應商、倉庫、組織和物流等多維度基礎數據的深入理解和科學管理，企業才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。我們已經進行了基礎數據和采購模塊的拆解，后面會陸續拆解訂單、財務、庫存、數據分析等關鍵模塊，共同構建完整的數字化供應鏈體系，感興趣的同學可以關注一下。