如何快速設計招投標系統

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企事業單位有時候會需要通過招投標的方式來采購尋源,那么,是否可以設計出一套招投標系統,來滿足企業的業務需求呢?這篇文章里,作者就做了相應的產品規劃和設計拆解,一起來看看吧。

企事業單位在采購尋源時,常用的尋源方式是招投標,招投標方式是嚴格按照國家招投標法來執行落地的,確保項目或采購的公開性、公平性和高效性,企事業單位能選出合適的供應商或承包商。那么如何設計招投標系統去滿足企業的業務要求,接下來我們一一詳解。

一、業務需求

目前企事業招標管理工作全部線下操作,工作量大,內部流程和外部供應商的交互均未做過程記錄和全鏈路監管,不利于招投標尋源和評審,容易滋生違規;因此打造符合企事業業務特色的招投標流程,拓展內外部溝通交流渠道,建立有效監管體系,記錄招標過程的訴求迫在眉睫。

二、產品規劃

本方案滿足企業招投標需求,包含招標公告、項目立項、報名、在線投標、在線開標、評標、評分匯總確認、中標公示等環節,并全程支持供應商數字化協同,適配更多尋源場景。

產品規劃

三、產品設計

1. 設計思路

根據招標業務流程的不同階段,設計對應項目數據和業務邏輯。項目數據為整個業務流程中的主數據,項目數據=項目主數據+業務邏輯數據+供應商報名數據+資格審查數據+供應商回標數據+開評標數據+定標數據。

項目主數據為通用數據,由項目立項創建。項目的創建邏輯根據立項數據來控制,立項提交后創建項目主數據(產生項目編碼)。不同階段的業務邏輯負責控制對項目數據的更新。

設計思路

2. 設計流程

將招標項目拆解為以下九個階段:立項>信息發布>報名>資格審查>回標>開標>評標>定標>中標公示。

設計流程

3. 設計步驟

1)立項

立項為招標項目創建的階段,主要包括項目基本信息,標書基本信息,招標內容,實施成員,實施計劃等信息的填寫。立項流程審批通過后,創建對應的招標項目。涉及到立項信息填寫和調整。

立項

2)信息發布

信息發布階段,為招標專員整理項目信息,邀請供應商的階段。擬定邀請函,發給供應商。開標前可重復該階段。發布信息可在公司外網、政府采購平臺等公開場合露出,方便供應商了解和報名。

信息發布

3)報名

報名階段是供應商參與招標項目的第一步。供應商可以報名和查看已報名的項目。

報名

4)資格審查

資格審查階段是對供應商資質的審核,同時確認項目中報名的供應商數量是否滿足,若不滿足則可以重新發布招標邀請延長報名時間和回標時間。

資格審查

5)回標

供方回標階段包含兩步操作:繳納投標保證金和提交投標文件。資格審查階段完成,當前時間小于回標截止時間,供應商需登陸供應協同平臺下載標書,上傳投標文件,提交后供應商狀態更新為“已回標”。這里包含招標項目完成或者終止狀態時,供應商可提交保證金退款申請,由招標專員反饋退款情況。

回標

6)開標

招標專員開標,進行回標文件確認、報價確認等操作。

開標

7)評標

招標專員組織三輪評標議標,開標現場唱標,首輪報價+二輪報價+三輪報價,上傳三輪評標價格記錄。

評標

8)定標

招標專員匯總整理定標報告、組織定標匯報,線下報批,提交項目定標。

定標

9)中標公示

中標公示是項目的最后的一個階段,中標公示發布后,同步修改供應商狀態與項目狀態?;诙说慕Y果,通過信息發布功能給中標供應商發送中標通知書。

中標公示

10)與下游系統聯動

1)中標結果,可作為后續合同文本簽訂的內容,包含供應商信息、商品信息、價格信息等,實現上下游互聯,降低采購員人工介入的成本和出錯率。

2)招投標的價格數據,可以進入到價格主數據管理,作為后續業務單據的價格來源,比如采購單、采退貨單等。

4. 其他

招投標系統是完整的采購尋源流程,所有的電子單據都可以作為有效的法律依據,符合財務和審計的標準。整個系統設計,以客戶需求為準,實操是貼近業務實際情況,精簡易懂,流程閉合。

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