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一套線上的禮品庫存管理系統(tǒng)該怎么適配企業(yè)需求進(jìn)行搭建？這篇文章里，作者分享了相應(yīng)的案例，梳理了從需求到上線的流程。想了解系統(tǒng)設(shè)計(jì)的同學(xué)，不妨來看一下。

某企業(yè)因?yàn)閮?nèi)部有一定數(shù)量的禮品（如采購禮品用于贈(zèng)禮、員工福利等），設(shè)置了禮品倉庫。由于禮品種類多、數(shù)量大，日常進(jìn)出庫頻繁、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)登記繁瑣，倉庫負(fù)責(zé)人提出建設(shè)一套線上的禮品庫存管理系統(tǒng)來配合并優(yōu)化倉庫管理工作，需要包含入庫、出庫、調(diào)撥、盤點(diǎn)等倉儲(chǔ)管理常用功能。

一、需求調(diào)研

接到需求后，先和開發(fā)一起與倉庫負(fù)責(zé)人簡單了解下上系統(tǒng)的目的、大致想要實(shí)現(xiàn)的功能。比如：為什么想上系統(tǒng)？目前線下使用有哪些不方便的地方；哪些功能需要放線下，哪些暫時(shí)放線下？

根據(jù)這些梳理出主要的需求點(diǎn)，并與需求方詳細(xì)確認(rèn)（引導(dǎo)需求方痛點(diǎn)）。

1. 現(xiàn)狀和存在的問題

1. ???【最重要的訴求】目前使用“紙質(zhì)單據(jù)+excel表”管理，一次出入庫需要同時(shí)更新3張表格，比較繁瑣，且會(huì)出錯(cuò)；希望上系統(tǒng)后能提升效率、節(jié)省時(shí)間。
2. 分公司倉庫無法直接管理，只能定期收集匯總、核對表格
3. 禮品申領(lǐng)時(shí)需領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，紙質(zhì)單據(jù)簽字、微信截圖都有，不好查找
4. 節(jié)日集中領(lǐng)用或內(nèi)購時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)貨品庫存不足等情況
5. 部分禮品（如食品、茶葉）有保質(zhì)期，存在過期可能

2. 需求

1. 入庫、出庫、調(diào)撥、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，自動(dòng)關(guān)聯(lián)總庫存表
2. 分公司庫存表入系統(tǒng)，實(shí)時(shí)可查
3. 禮品領(lǐng)用流程審批轉(zhuǎn)線上（試行，不適合可以改回紙質(zhì)申請表）
4. 集中領(lǐng)用或內(nèi)購時(shí)，設(shè)置單獨(dú)的領(lǐng)用上限
5. 有保質(zhì)期的禮品要有提醒，比如6個(gè)月內(nèi)到期的禮品提醒

同時(shí)，倉庫負(fù)責(zé)人強(qiáng)調(diào)進(jìn)出庫和盤點(diǎn)需要線上線下結(jié)合，避免臨時(shí)物料取用流程進(jìn)度不及時(shí)產(chǎn)生誤差。

二、概要設(shè)計(jì)

根據(jù)需求方最重要的訴求（少更新表格、減少出錯(cuò)），確定了“錄入盡量少、最好都自動(dòng)、數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確”的設(shè)計(jì)原則。

1. 相關(guān)用戶

因?yàn)樾枨蠓较Ｍ到y(tǒng)簡單、方便，相關(guān)用戶角色要盡量少。

1）員工。不參與庫存管理，僅涉及禮品申領(lǐng)/內(nèi)購、采購申請等。

• 禮品內(nèi)購時(shí)，可直接從內(nèi)購虛擬倉中選擇禮品（行政提前將一定數(shù)量的禮品調(diào)撥入內(nèi)購虛擬倉）；
• 除內(nèi)購?fù)?，不能看到庫存，只能表述需求后由行政人員選擇。

2）行政。庫存管理人，包括：

• 倉庫管理，設(shè)置倉庫和倉庫管理員
• 產(chǎn)品管理，管理產(chǎn)品信息

3）倉庫管理員。入庫、出庫的執(zhí)行者和確認(rèn)者；一般由總部、分公司的行政人員兼任。

• 接受員工的申請，發(fā)起入庫、出庫操作
• 日常庫存管理，如盤點(diǎn)、調(diào)撥

需求會(huì)議中，開發(fā)者曾提出不設(shè)置倉庫管理員，由行政人員直接負(fù)責(zé)；但考慮到需求方提出的分公司倉庫在異地、各分公司僅能查看自己倉庫，因此保留了倉庫管理員的設(shè)定。

2. 業(yè)務(wù)流程圖

將主要業(yè)務(wù)入庫、出庫、調(diào)撥、盤點(diǎn)梳理流程如下：

3. ER模型圖

考慮到需求方后期統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)的需求，我們在ER模型設(shè)計(jì)中將庫存的出庫/入庫/調(diào)撥/盤點(diǎn)記錄抽象為實(shí)體，繪制ER模型圖如下：

三、細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)

在進(jìn)行細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)在原設(shè)計(jì)存在2個(gè)問題：

1. 行政分別錄入倉庫、產(chǎn)品信息后，仍需逐條錄入庫存數(shù)量，錄入量存在冗余。
2. 調(diào)撥單中，如果將一個(gè)產(chǎn)品調(diào)入庫存為0的倉庫，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)起來比較復(fù)雜。

為了契合“錄入盡量少、最好都自動(dòng)、數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確”的設(shè)計(jì)前提，在和開發(fā)人員討論后，我們修改了庫存數(shù)量管理的方案：

• 錄入倉庫信息，錄入產(chǎn)品信息（先后順序不限）
• 系統(tǒng)根據(jù)倉庫、產(chǎn)品信息，自動(dòng)生成庫存信息，新庫存數(shù)量設(shè)為0
• 使用《入庫單》更新庫存

這樣，1個(gè)倉庫僅需1個(gè)《入庫單》即完成庫存數(shù)量錄入，錄入量少且更符合線下習(xí)慣；調(diào)撥單的實(shí)現(xiàn)也更簡單。

四、項(xiàng)目上線

經(jīng)歷內(nèi)測、需求方試用后，項(xiàng)目上線。

為了方便用戶使用，我們在系統(tǒng)中設(shè)置了業(yè)務(wù)操作圖，點(diǎn)擊圖標(biāo)即可打開對應(yīng)的表單。

五、結(jié)語

在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施過程中，和需求方溝通時(shí)，我們能明顯感覺到他們減少錄入、盡量簡單、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的強(qiáng)烈訴求，這也是他們期望系統(tǒng)能做到的。因此我們在設(shè)計(jì)時(shí)，經(jīng)常反復(fù)討論，能不能不錄？能不能自動(dòng)？本系統(tǒng)中對庫存數(shù)量管理的方案改動(dòng)，就得益于這樣的討論。

在B端系統(tǒng)中，方案上一次看似簡單的錄入，日常工作中都可能積累成巨大的工作量；因此方案中的每一次錄入、每一個(gè)字段都值得反復(fù)考量：能不能不錄？

作為一個(gè)企業(yè)內(nèi)部使用的系統(tǒng)，禮品庫存管理系統(tǒng)“錄入盡量少、最好都自動(dòng)、數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確”的設(shè)計(jì)原則同樣適用于大多數(shù)B端系統(tǒng)。