采購系統是企業管理系統中非常核心的一個環節，通過集成各個采購環節的信息和流程，幫助企業實現采購的自動化、標準化和規范化，提高采購效率和降低采購成本。這篇文章，我們就來說下采購系統的整體規劃。

1. 采購業務與采購管理系統的關系

采購業務和采購系統之間有著密切的關系。采購業務是指企業為獲取所需的物資、設備、服務等而進行的購買活動，而采購系統則是指企業用來管理和執行采購活動的信息系統。

采購系統通過集成各個采購環節的信息和流程，幫助企業實現采購的自動化、標準化和規范化，提高采購效率和降低采購成本。采購系統可以幫助企業實時監控采購進度、庫存情況和供應商績效，提升采購決策的準確性和及時性。

采購系統還可以幫助企業建立和管理供應商數據庫、合同管理、采購訂單管理等功能，提高采購管理的透明度和可控性。通過采購系統，企業可以更好地與供應商合作，實現采購的優化和協同。

1.1 采購業務的核心流程

采購業務通常由企業的采購部門承接，圍繞著商品的引進、采購、退貨、調撥、供應商結算等開展。

以下為采購部門日常核心工作流程：

① 供應商管理。

② 采購詢價及比價。

③ 采購談判與合同簽訂。

④ 采購維價。

⑤ 供應商及商品引進。

⑥ 創建采購申請與采購訂單。

⑦ 采購過程管理。

⑧ 采購關單。

⑨ 退供應商。

⑩ 倉間調撥。

? 供應商結算。

采購合同有三種類型：

• 確定合作關系
• 商品協議價合同，定期更新（半年或一年）
• 單詞采購單的采購合同

1.2 采購管理系統建設目標及核心功能

采購的目標是尋求在合適的時間，選擇合適的供應商，以合適的價格，購買合適質量和合適數量的合適商品，并將其送到合適的地點，也就是供應鏈的7R原則。

① 采購成本最優；

② 供應商管理最優；

③ 推薦最優的采購品項；

④ 采購效率最高。

2.采購詢價、維價

在實施采購之前，采購人員通常要貨比三家，向多個供應商咨詢采購價格，這個過程叫作詢價。

系統流程：采購人員在采購管理系統中創建并發布詢價單，供應商登錄供應商管理系統，針對詢價單進行報價，完成詢價。

詢價單的生命周期，詢價單狀態可以設計為新詢價單、詢價中、已報價、已關閉4種。

采購維價是指采購人員在商品采購價格發生變動時，在采購管理系統中進行新價格的維護，并以新價格進行采購進貨。維價是采購人員對商品采購價格的集中管控，能更好地監督進貨價，管理商品的毛利，也能有效避免采購人員與供應商徇私舞弊的行為。

一般在遇到如下業務情況時，采購人員需要進行維價。

① 第一次采購商品。

② 供應商價格調整。

③ 價格維護錯誤后需修正。

④ 商品有返利時。

3. 采購價管理

對商品的采購價進行集中管理，橫向可以對一個商品的多個供應商的報價進行比價，挑選最優的采購價進行采購，縱向可以分析每個供應商的價格波動情況，及時調整采購計劃。所以，在很多企業中，有一個關于價格庫的系統來管理每一個商品的采購價格和銷售價格。

在設計采購價管理功能時，一個 SKU可以有多個供應商進行供貨，所以會存在多個價格，同時，一個供應商也可以供應多個SKU。針對某一個SKU，供應商也可以提供多個價格（前面提到的階梯報價）。商品的采購價在動態變動，影響因素有很多，比如供應商，市場行情和采購量等等。

4. 采購訂單

4.1 采購訂單PO

采購訂單PO（Purchase Order），是采購管理系統中最重要的信息載體，它是基于采購合同向供應商下發的正式的采購商品明細，也是供應商送貨和結算的重要憑證。當采購訂單下發供應商后，供應商會將此轉為自己的銷售訂單進行揀貨、發貨和配送。

4.2 采購訂單的創建

采購訂單的創建并不是采購的第一個環節，而是在采購申請、采購議價、采購合同的簽訂等流程走完以后，最終在系統中完成采購結果錄入的環節。

采購訂單有兩種創建方式。

方式一、手動創建采購訂單。由采購人員根據實際需要（如常規采購、缺貨補貨），錄入采購信息，生成采購訂單。此方式比較簡單靈活，是最常用的采購訂單創建方式。

方式二、自動補貨建議?；跉v史銷售數據進行計算，再結合業務的實際情況，由系統自動計算需要補貨的商品及數量等，由人工審核后生成采購訂單。此方式對數據建模要求較高，而且需要基于一定數據量的積累，適用于有一定技術實力，且業務相對穩定的企業。

無論以哪種方式創建采購訂單，均需要明確供應商、發票類型、入庫倉庫、采購商品、采購數量、采購單價等。一張采購訂單中可以包含多條商品明細，但應只對應一個供應商和一個倉庫。

4.3 采購訂單流程的設計

按照采購訂單的生命周期，采購訂單的全流程設計如圖所示：

批量下發采購單的策略配置：

多供應商：單倉采購多個SKU，但是分數不同的供應商；

多倉庫：從單個供應商出采購一批貨物，如多個倉庫；采購單拆分為多個子單，分發給供應商和各地的倉庫；

4.4 采購關單

采購關單是對采購訂單進行完結處理的動作，采購訂單的狀態變為“采購關單”，代表此采購訂單后續不會再進行送貨。

系統處理關單分兩種情況。

① 自動關單：當倉庫收貨入庫總量和采購計劃數量一致時，系統自動觸發關單動作。

② 強制關單：針對長期未完結的采購訂單（如三個月無進貨），由采購人員手動關單或采購管理系統自動觸發關單操作。

5.退供應商

包裝破損/供應商召回/近效期/質量問題/滯銷商品協議退供等原因，需要退給供應商，對應的倉庫操作是退供出庫，將商品庫存消掉，這就需要采購人員操作退供應商功能。

5.1 退供單的創建

退供單的創建流程同采購訂單的創建流程一樣，由采購人員創建，審核通過后，下發倉庫，相關人員進行出庫操作。

5.2 退供單狀態的設計

6. 倉間調撥

當需要將兩個倉庫的庫存進行互調時，就需要用到倉間調撥功能。倉間調撥的系統邏輯是將發貨倉的發貨功能和收貨倉的入庫功能進行組合，對應發貨倉的庫存扣減和收貨倉的庫存增加。

6.1 調撥單創建

調撥單的創建一般由采購部門的相關人員或者倉儲部門的相關人員發起，經審核后，生成發貨倉的發貨單，待發貨倉將商品發貨以后，采購管理系統再根據發貨倉的發貨明細生成收貨倉的入庫單，供收貨倉進行收貨入庫。

調撥單關鍵信息說明如下。

① 發貨倉：此為調撥出庫方，相關人員負責按照調撥商品明細揀貨并發貨至收貨倉，收貨方取自收貨倉庫的收件人信息。

② 收貨倉：此為調撥收貨方，相關人員負責將調入貨物收貨入庫。

③ 調撥原因：一般有積壓件轉倉、關閉倉庫、訂單驅動調撥、日常倉間互調等原因供選擇。

④ 調撥商品明細：僅能提取發貨倉的商品庫存、批次信息，且調撥數量不能大于發貨倉的庫存數量。

6.2 調撥流程與調撥單狀態

完整的調撥單涉及三個系統的操作流程。采購管理系統的調撥建單與調度、發貨倉倉儲管理系統的揀貨出庫、收貨倉倉儲管理系統的收貨入庫，這三個流程環環相扣，持續周期很長，采購管理系統在其中起著調度的作用。

7.需求預測與智能采購補貨

以上章節介紹了采購管理系統的基本功能，而采購管理系統的精髓在于追求高效和精益，通過系統策略驅動智能化采購。若要更好地達成精益的目標，采購管理系統中智能推薦功能必不可少，如如何預測銷量并給予采購建議、如何設置最優的安全庫存、如何在資金有限的前提下采購到必需商品、如何挑選新品等。

7.1 定量采購與定期采購

根據采購的方式不同，可以分為定量采購和定期采購兩種。

定量采購是提前設定好商品的采購訂貨點和目標庫存，隨時監控商品的庫存消耗情況，商品庫存一旦低于訂貨點，便進行采購補貨，每次采購的數量都是相對固定的。由于商品的消耗周期是不固定的，所以采購的時間也是不固定的，完全取決于商品庫存何時消耗到訂貨點以下。例如，設定某商品的訂貨點為2，目標庫存為10，則一旦商品庫存量為2，就采購8個商品。

定期采購則是提前設定好采購時間間隔和目標庫存，每到采購時間，便進行采購。定期采購模式下，只有目標庫存，沒有訂貨點，每次采購的數量是不固定的，取決于采購時商品的庫存剩余數量，采購數量為目標庫存-當前剩余庫存量。例如，設定某商品的采購間隔為1個月，目標庫存為10。第1個月月末剩余庫存為4，則需要采購6個；第2個月月末剩余庫存為3，則需要采購7個。

8. 總結

采購管理系統的目標是擁有最低的采購成本、更好地管理供應商、推薦最優的采購品項、采購效率最優。

采購維價、采購訂單、供應商管理、退供應商、倉間調撥這些業務是采購部門的日常事務，也是采購管理系統需要支持的基本功能。

除此之外，隨著業務的增加和精細化，智能采購補貨和需求預測也是采購管理系統中必不可少的功能，我們需要了解定量采購與定期采購的區別、智能采購補貨的原理、安全庫存如何計算、需求預測如何做，以及當資金有限時，如何量化待采商品的優先級并分配采購資金。