在上一篇文章中，我們分享了excel的導入功能設計。那文件的導出，是不是也有這么多需要注意的點呢？確實是。這篇文章，我們就來詳細看看，在做導出功能時，都有哪些需要注意的點。

導出功能也是相當常見，需要關注的點也很常規。

但是，只有小功能，沒有小需求。

往細了摳，注意點也是有很多的，我們展開說說。

01 導出前

最重要的一點：是否涉及到敏感數據？

• 個人信息相關的：身份證號、手機號、住址、姓名等
• 機構的關鍵性數據：這就多了，金融類中的交易流水、客戶信息等，教育類中的學生信息、醫療類的患者病歷、處方信息等等。

比如我之前做醫院業務的時候，院方不定期讓我們導出很大量處方數據，系統導出時都是掛，所以我們只能數據庫導出。

但是「處方數據」完全是敏感數據，涉及到統方。

讓我們導敏感數據，一旦數據泄露就會有很大風險，所以每次導出，我們都會讓現場實施人員找藥劑科、信息科簽字，然后我司內部再找領導們簽字。最后將數據加密后提供出去。

02 為什么導出？

導出數據的目的是對導出的內容進行二次處理，絕對不是導出完成就結束了。

比如：

1、導出后數據進行數據分析

比如導出excel后后然后進行數據分析，查詢功能無法滿足需求時，則導出數據，人工進行數據分析。B端數據導出是一個非常常見的功能。

2、導出數據處理后再導入

我之前做醫療數據時，醫院需要每月上傳數據至國家監管平臺。我們系統可以按照監管平臺支持的導入格式進行導出，然后醫院工作人員再將導出的數據導入到國家監管平臺中。

3、導出數據打印

比如導出word單，然后打印出來進行留存或者是線下填寫。

4、導出數據后分享數據

比如剪映剪輯完視頻后，將視頻再發送到抖音。

總之，導出只是其中一個階段，接著會跨系統進行處理，使用其它的處理軟件二次處理數據，涉及到使用其它軟件，就需要按照其他軟件能夠支持的方式進行處理。

最基本的一點就是導出格式。

03 導出格式

導出的格式太多了，docx、xlsx、pptx、pdf、jpg、mp4等等~

文件格式有哪些，導出的格式就有哪些。

我們看下常見的導出格式：

docx、doc、xlsx、xls、csv、pdf

我們需要根據導出文件的應用場景，以及每個格式的特性、使用頻率、兼容型等方面，確定導出的格式。

這就涉及到 2 種方式：

1）固定導出格式

導出的格式固定，如導出excel就是導出xlsx格式。這種方式是最常見的，對于后臺產品，當涉及到導出報表數據時，直接使用xlsx，問題都不大。

2）用戶自定義導出

格式結合能用戶滿足二次處理的格式，讓用戶選擇自己想要的格式。對于很多工具類產品，為了支持用戶多樣化的處理方式，導出的格式都是可以選擇的。

我之前遇到過一個場景，有些醫院的電腦還是xp系統，只有Excel2003。我們系統只能導出xlsx格式，但是Excel2003打不開xlsx格式。

再結合其它原因，最后我們做了個可以選擇導出 xls 或 xlsx 格式的功能。

04 導出文件劃分

是指把文件劃分出層級。比如導出excel，可以同時導出多個文件，每個文件內1個sheet頁。也可以導出一個文件、文件中有多個excel。

對于文件層架劃分，可以分為2種情況：

1）從需求設計考慮

根據需求方案，確定導出文件的層級。

如導出時需要同時導出2份表格數據，一份是統計結果，一份是統計明細，我們可以導出一份Excel文件，文件內有2個sheet頁。

當同時導出多個文件時，可以采用導出壓縮包zip的方式。

我曾經遇到個需求：藥師在查房時，需要使用紙質的「臨床藥師查房記錄表」。先打印出含有患者信息的記錄表，然后再查房時拿筆填寫。這就要求我們系統可以導出記錄表，由于藥師還會存在編輯電子版的需求。

所以我們將導出格式定為docx。

對于導出word的層級，這就涉及到2種情況：

1. 多個患者信息導出到一個word文件，涉及到跨頁時，每個患者通過分頁符另起一個新頁。
2. 一個患者導出一個word文件，同時導出多個時，導出壓縮包。

最終我們使用的是多個患者導出到同一個word文件中，滿足用戶批量打印，同時在一個word文件可編輯電子版信息，不用打開很多個。

2）從性能考慮

在導出文件時不可避免的會有很大數據量的情況，會存在導出時間過長，導出文件體積過大的情況。

我們以「導出excel」需求為例，在導出時，研發一定會問最大可以導出多少行？

這個時候產品經理可以評估，導出數據量的會有多少行，確定一個最大行數。

對于行數，我提需求都是最多5000行，但是這個并不是標準，需要結合導出是同步還是異步、服務器性能等角度一起判斷 。

但是這個時候存在一個問題：當導出數據超過最大行數時如何處理？

可以只導出前5000行，或者是后5000行?？墒沁@樣導出的數據就缺了一部分，保證不了數據完整性。

對于這種情況，我們可以采用2種方式：

1）當超過最大行時，再導出一個文件1-5000行數據是一個文件，5001-10000行是另一個文件，?最終導出一個含有多個文件的壓縮包。適合導出列數較多的情況，每個文件體積較小。

2）超過行數時，劃分sheet頁。sheet頁1是1-5000行數據，sheet2頁是5001-10000行數據，最終導出一個xlsx文件。適合需要通過來回對比的數據，通過切換sheet頁即可。

最終選擇的方式，大家根據實際需求自己判斷就好。

在這個時候，需要確定導出文件的默認名稱，我一般是默認名稱 + 導出時間。

05 導出權限

在剛開始我就就提到了數據的敏感性，為了保證數據的安全性，不可避免的涉及到數據的權限。

對于數據權限分為：

1）角色功能權限

權限控制到按鈕級別，確定哪些用戶或角色有權進行數據導出操作。

2）數據范圍限制

確保用戶只能導出其具有權限的數據?？梢酝ㄟ^基于角色或數據所有者的權限進行限制，實現數據范圍的過濾，確保用戶只能導出其特定范圍的數據。比如說店長只能導出自己店鋪的數據；區域管理員可以導出所管區域的數據。

3）導出字段限制

限制用戶在導出文件中可以看到的字段。

如導出Excel時只能導出權限范圍內的列數據，讓導出的數據不具備完整性。

比如說銷售數據，普通店員可以看到銷量，對于店長，可以看到銷量、毛利率。

同時，還有對導出頻次的限制，導出數據的日期范圍限制、導出日志記錄等，大家都可以考慮在內，在這不贅述了。

06 導出模板的制定

當導出的內容涉及到固定格式的時候，產品經理有必要明確最終導出內容的格式。

確定具體的格式排版，導出的字段名稱、每個字段的取值來源、每個字段顯示的格式等等。

提供出一個含有解釋說明的導出模板，讓研發對著導出模板開發，讓測試對著導出模板測試。

對于Excel導出：

1、確定導出的內容有什么：

1. 文件內是否有報表名稱？
2. 文件內是否要添加導出數據的導出范圍、字段解釋？
3. 如果導出的數據用于批量修改再重新導入，是否需要把導入模板中的說明同步在導出模板里也加上。
4. 確定導出表格的表頭，列名是什么？列名如何排列？

2、確定每行數據展示邏輯是什么：

1. 當查出多行時，是否需要合并上下行？
2. 數據在excel中的排序是什么？

3、每個字段的展示邏輯是什么：

1）當一個字段中會有多個值時是分單元格展示，還是拼接展示在一個單元格中。

2）如果單元格字段需要拼接，拼接的格式是什么？

3）當數據庫中存的是枚舉值，需要怎么轉換？如「是否刪除」，數據庫存的是0、1，0代表否，1代表是；那導出的excel中展示為「是、否」還是展示成「已刪除、未刪除」。

對于Word格式：我采用的方式是確定好導出模板，然后通過「文檔內說明 + 批注」的方式，對每個字段進行解釋說明。示例如下圖：

07 導出的交互方式

在確定導出的功能交互方式前，會直接影響交互方式的就是導出的處理方式：

同步下載 or 異步下載

同步：

導出開始后，用戶只能等待導出完成后才能進行其它操作。適合文件較小、導出時間較短的情況。

開發周期短。

異步：

導出開始后，可以去進行其它操作，不會影響在頁面中的其它操作。

適合大文件下載、下載過程中需要進行其它操作時，可以選用這種方法。但是開發周期比同步下載開發周期長。

另外，在web瀏覽器的導出和客戶端的導出也會有些不同，一般有以下方式：

1）交互方式1：

同步下載 +?web端：

選擇數據 → 導出數據 → 調用瀏覽器下載  →  頁面加載 → 下載完成

同步下載 + 客戶端：

選擇數據 → 選擇存入的系統文件夾 → 客戶端下載數據  →  頁面加載 → 下載完成

2）方式2：

異步下載 +?web端：

選擇數據 → 導出數據 → 程序后臺進行處理數據 → 處理完成后發出通知 → 用戶選擇下載 → 調用瀏覽器下載

異步下載?+?客戶端：

選擇數據 → 導出數據 → 程序后臺進行處理數據 → 處理完成后發出通知 → 用戶選擇下載 → 選擇存入的系統文件夾 → 下載完成

常規的交互方式一般是這些，當涉及到修改導出文件名稱、選擇導出字段范圍、導出格式的選擇時，在流程中添加步驟即可。

總結

我們說了導出文件的一些內容，在實際場景中還是有很多情況要注意，我一直堅定的相信：只有小功能，沒有小需求。

在做產品設計時，再小的功能也需要好好思考。