5000字長文,拆解ERP批次管理相關的產品設計

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批次管理是ERP、WMS和OMS等系統中常用的一個關鍵模塊。這篇文章,我們和作者一起學習下ERP系統中的批次管理,認識之后,即使是去做WMS等系統也會很快上手。

在之前的文章中,我陸續分享過WMS的批次管理和OMS的批次管理,之前如果沒看過這兩篇文章的可以分別訪問:

海外倉OMS的批次管理業務介紹及產品設計

深入拆解WMS的批次管理,搞清楚什么是批號,批次號,批次屬性……

在實際的工作中,除了WMS和OMS的批次管理外,還有ERP也會有對應的批次管理,所以今天這篇文章來給大家講講關于ERP的批次管理。如果之前做過WMS相關的項目,那么上手去做ERP的批次管理,相對來說上手會比較快,更有畫面感一些;如果你之前沒接觸過WMS相關的項目,第一個接觸的就是ERP相關的內容,那么最好先去了解一下倉庫端關于批次管理的一些實操案例,加強一些畫面感,會對后續做ERP的批次管理有一個比較明顯的幫助。

一、WMS/OMS/ERP的定義和關聯關系

OMS和ERP算是比較容易有歧義的兩個系統,主要的原因就是因為在不同領域、不同業務場景中,這兩個系統所表達的意思和側重的場景都不太一樣,所以大家對這兩個系統的理解和認知是不一樣的,所以我先做一個基礎的鋪墊介紹,防止大家在看后續文章的時候出現一些認知上的偏差。

WMS,是”Warehouse Management System”的縮寫,即倉庫管理系統。WMS系統通過對倉庫內的物資進行準確、高效的入庫、出庫和庫存管理,幫助企業實現倉庫的自動化、智能化管理,從而提升倉庫運營效率、降低運營成本。

OMS,是“Order Management System”的縮寫,即訂單管理系統。需要注意,OMS在不同的公司,不同的行業和領域中會有不同的定義,這里說的OMS其實是指WMS客戶端,也就是給WMS的貨主/客戶所使用的一套客戶端。用戶可以OMS上維護商品,創建入庫單,出庫單,查看庫存,并且將相關的單據提交給WMS去執行。

ERP,是”Enterprise Resource Planning”的縮寫,即企業資源計劃。ERP系統在不同領域,不同行業中大家的認知和理解也不太一樣。文章中所提到的ERP,是指“電商ERP”這類業務導向型的ERP,最常見和高頻的業務有:商品管理,采購訂單,銷售訂單,倉儲管理,物流管理等。

三個系統的關聯關系

二、什么是批次?批次管理有什么用?

在供應鏈系統中,我們經常會用“批次號”來表示:相同的SKU但是兩者之間有細微區別,需要通過批次號來區分管理或對待。

如果單獨來看批次號的話,它就是一個自增的流水號而已,沒有什么特殊的意義。例如說:

  • 20240415-01,就是2024年04月15日的第一批
  • 20240415-02,就是2024年04月15日的第二批
  • 20240415-03,就是2024年04月15日的第三批
  • ……

我們在聊批次號的時候,往往是說“某個SKU的批次號”,“某個SKU的批次”,所以SKU和批次號是需要關聯起來的,這樣才有實際的價值和意義。

當我們提及到批次管理的時候,大家更多會想到的是倉儲管理有關的內容,例如說先進先出,效期管理,庫齡統計等,以至于會有很多人覺得批次管理好像只是和WMS有關系,只是和倉庫有關系。

但是實際情況下并非如此,供應鏈管理是需要上下游緊密合作的,相關的供應鏈系統之間也會有頻繁和密切的數據傳輸、交互等。

以“電商ERP”為例,在電商ERP中也有很多個模塊、業務場景,是要對批次管理的,要對批次相關的信息做維護,配置,接收、使用等,接下來就讓我們一起來看看ERP中的批次管理都要做哪些。

三、商品信息的維護

批次信息是屬于商品的一個關聯信息,所以如果要對商品進行批次管理,那么在維護商品資料的時候,就要先確認對商品開啟批次管理。

對商品開啟批次管理,是一個配置項,即“啟用批次管理”或者是“不啟用批次管理”,當啟用了批次管理之后,后續一些業務單據在調用商品信息的時候,會根據這個配置來做一些差異化的處理。

和批次管理很相近的一個概念是“效期管理”,也就是對商品的保質期進行管理。如果啟用了效期管理,則說明商品是有保質期的,一般實物上會印刷有相關的效期信息(生產日期、保質期天數等),對應的倉庫在管理這些庫存的時候也要對保質期的信息進行采集、維護、針對性處理等。

批次管理和效期管理是一個比較容易混淆的概念,它們有一定的相關性,但是在大多數情況下又是互相獨立的,我畫了一個圖,再搭配相關的說明來解釋這兩者的關系。

批次管理和效期管理的關系

商品會有效期信息,也會有批次信息。如果是要對效期信息進行管理,則需要關注商品的生產日期,失效日期,要確保商品在保質期之前銷售出去或者處理掉。如果要對批次信息進行管理,則需要關注定義商品批次的批次屬性有哪些,可能是生產批號,入庫日期,供應商,采購單號,生產日期等。

生產日期或失效日期,是定義商品批次的一個常見且高頻的批次屬性,所以批次管理和效期管理在某些場景下是有一定的相關性的,但是它們彼此又可以發揮各自的作用。

假設一家食品公司生產了一批面包,效期管理會確保這些面包在過期前被銷售,比如記錄每批面包的生產日期和到期日期,確保它們在到期前一周被下架。而批次管理則會記錄這批面包的批次號,如果發現某批次的面包存在問題,公司可以迅速定位并召回該批次的所有面包,而不影響其他批次。

了解了這些背景之后,我們來看ERP層如果要對商品啟用批次管理和效期管理那么應該怎么配置的。這里我以萬里牛ERP為例,同時加上一些金蝶ERP的截圖,幫助大家更好地了解在維護商品的時候應該如何啟用批次管理和效期管理。

萬里牛ERP新增、編輯商品

金蝶ERP新增、編輯商品

在商品管理模塊中,新增或者修改商品資料的時候,可以選擇啟用批次管理,不需要再維護其他的內容;如果是啟用了效期管理,則需要同時維護商品的“生產日期”,“保質期天數”或者是“失效日期”,“保質期天數”。

失效日期 = 生產日期 + 保質期天數,所以只需要維護“保質期天數”和生產日期,或者是“保質期天數”和“失效日期”即可,剩下的一個值可以通過系統自動計算得出。

當商品啟用了批次管理和效期管理之后,相關的配置信息除了要在ERP上存儲,同時還需要同步推送給下游的倉庫系統,也就是我們所說的OMS。因為批次管理需要結合實物管理來執行,倉庫也要知道具體的批次管理要求是什么,所以需要拿到這些相關的信息。

OMS創建商品頁面

四、采購場景下的批次管理

ERP創建好了采購訂單之后,需要推送給下游的WMS去收貨入庫,一般這個時候采購訂單中的商品是沒有批次信息和效期信息的,所以直接推送SKU+數量給倉庫,讓倉庫收到實物之后再采集相關的批次和效期信息即可。

采購訂單示例圖

當倉庫收到了實物之后,一般會在WMS中錄入一些批次信息,常見的有:

  1. 生產日期
  2. 失效日期
  3. 生產批號(包裝批號)

這些信息只要倉庫采集錄入了,一般都是可以在WMS和OMS中查看到的,但是對于ERP來說,則需要在和WMS接口對接時特殊處理,即接入WMS批次相關的信息回傳,然后把這些信息存儲在ERP中。

奇門的入庫單確認接口

對一些未對接下游三方WMS的ERP來說,不對接的原因可能是該ERP只是用來做賬使用,也可能是倉庫管理使用的是ERP自身的功能模塊,所以這類ERP采集和錄入批次信息的位置會放在“采購入庫單”模塊中。

萬里牛ERP采購入庫單維護批次信息

金蝶ERP采購入庫單維護批次信息

五、庫存場景下的批次管理

當下游的WMS完成收貨并回傳到ERP或者是ERP的采購入庫單完成之后,對應ERP的庫存就會增加,而相關的批次信息也會同步記錄在ERP的庫存模塊中。

萬里牛ERP的批次庫存

金蝶ERP的批次庫存

這里再補充一個關于ERP庫存變化的底層邏輯,這是很多供應鏈產品經理都會忽視的細節,或者說對這些概念和邏輯模棱兩可,掌握的不夠透徹。

ERP采購訂單入庫的庫存變化說明

上圖中,當倉庫完成了收貨上架,回傳數據給了ERP之后,方案一是讓采購訂單的狀態更新為“已收貨”,同時生成了一張“采購入庫單”,再通過這張采購入庫單來記錄庫存流水的變更,增加可用庫存,扣減在途庫存。

而方案二則是讓采購訂單的狀態更新為“已收貨”,直接用采購訂單的狀態變更來記錄庫存流水的變更,然后增加可用庫存,扣減在途庫存。

這兩種方案,一般來說都可以,但是方案一采用了采購訂單和采購入庫單解耦的方式,后續更有利于業務的拓展,推薦使用這種。

除此之外,我們會發現ERP的庫存變更都是通過“業務單據”來觸發,可能是“業務單據+狀態”,即某些單據要達到某些狀態后,才會觸發庫存的變更;當然也可能是“業務單據”,即只要生成了某些單據之后,就會觸發庫存的變更。

這里我想提醒大家關注的點是: ERP的庫存和WMS的庫存更新并不一定是同步的,因為各自的驅動邏輯和更新時機都不太一樣。即WMS更新了庫存,ERP不一定會更新庫存,反之也是一樣的。普遍采用的都是“業務單據”觸發,如果WMS更新了庫存,想要讓ERP也更新庫存,那么一定要通過推送某些單據來觸發,反之也是如此。

當理解了這個概念之后,后續在設計ERP的盤點,其他出入庫,調撥等功能的時候,才能更好地理解,這些單據和倉庫WMS中的盤點,庫存調整單,調撥單等有什么差異,應該要怎么聯動,怎么交互。

六、銷售場景下的批次管理

ERP創建好了銷售訂單之后,也是需要推送給下游的WMS去揀貨出庫,這個時候一般會有兩種典型的場景:

  1. 指定批次信息給WMS,讓倉庫按ERP指定的批次信息去出庫
  2. 不指定批次信息給WMS,讓倉庫按WMS配置的批次規則去出庫

針對第1種情況,比較常見的就是指定倉庫出某個效期狀態(臨期、過期)的商品,出某個外部批號的商品等。這種指定批次信息的方式,很強大,很精細化,但是需要WMS的配合,還要看倉庫的實際管理能力,所以如果有一些倉庫的管理水平不夠或者WMS的功能不夠強大,那么ERP是無法指定批次信息的。

具體的實現方式,可以參考我之前寫過的OMS指定批次信息出庫的原型,ERP層面的設計和這個是類似的,因為ERP的數據會推送到OMS,兩者要保證大體的數據結構是一致的,才可以對接。

OMS創建出庫單頁面

針對第2種情況,那么ERP這邊就比較簡單,只需要指定“商品+數量”即可,具體要出什么批次的商品,完全交給了WMS去處理,最后只需要接收倉庫出庫之后回傳的批次信息即可。

銷售訂單示意圖

當倉庫完成了銷售訂單的發貨出庫之后,可以通過回調接口,把WMS實際出庫的商品和相關的批次信息等回傳給ERP,所以ERP也要在和WMS接口對接時,把相關的字段對接上,后續也把相關的信息存儲起來。

奇門的發貨單確認接口

對一些未對接下游三方WMS的ERP來說,不對接的原因可能是該ERP只是用來做賬使用,也可能是倉庫管理使用的是ERP自身的功能模塊。這類ERP在出庫的時候也需要根據批次規則來分配批次號和效期信息等,同時也要支持手動維護實際出庫的商品批次信息,這些信息的維護會放在“銷售出庫單”模塊中。

萬里牛ERP銷售出庫單維護批次信息

金蝶ERP銷售出庫單維護批次信息

七、ERP的批次庫存和WMS的批次庫存

經過對ERP的的“商品,入庫、銷售、庫存”等模塊的拆解,我們可以很清晰地知道ERP的批次管理,其實和WMS是批次管理是密不可分的。雖然是在不同的系統,由不同的用戶角色來使用,但是很多數據的交互和邏輯的處理,ERP和WMS都是同根同源,一脈相承的。

所以,我更推薦大家先學習和掌握WMS的批次管理,然后以此為根基,逐步去學習OMS的批次管理和ERP的批次管理。

在講“銷售場景下的批次管理”時,細心的朋友會發現一個問題,那就是無論我是指定批次信息還是不指定批次信息給WMS,都可能會出現一個很尷尬的問題:ERP的批次庫存和WMS的批次庫存對不上,怎么辦?

是的,ERP的批次庫存和WMS的批次庫存之間會存在差異,就好像OMS的批次庫存和WMS的批次庫存之間的差異一樣。需要注意:ERP實際上是直接和OMS進行交互的,這里用“WMS的批次庫存”其實是想表達倉庫批次庫存的意思,因為對上游的ERP來說,OMS和WMS都是屬于倉庫的系統,這兩者的差異和區別等對ERP用戶來說不太關注。

在上一篇文章中,我講到了如果要解決OMS和WMS的批次庫存的差異,可以有兩種做法:

  1. OMS可以自己記錄兩層庫存(SKU庫存、SKU-批次庫存),那所有的庫存變更的場景都需要精細化到批次維度;
  2. OMS只記錄一層庫存(SKU庫存),涉及到批次庫存的時候可以直接從WMS層面去調用接口實時查詢;OMS的批次管理文章的部分片段截圖

由此可見,如果要解決ERP的批次庫存和WMS的批次庫存之間的差異,其實也是采用類似的方式:

  1. ERP自己記錄兩套庫存(SKU庫存,SKU-批次庫存),ERP和下游WMS的所有庫存變更場景都要精細化到批次庫存維度;
  2. ERP只記錄一層庫存(ERP庫存),涉及到批次庫存的時候再通過開放平臺的接口去實時查詢;

通過上述的場景簡單推演分析之后,會發現ERP的批次庫存要和WMS的批次庫存做到一致,同步等,其實難度非常大,耗時耗力,效益可能還不是很大。

所以,有很多系統會做一些妥協的方案,即ERP不去記錄這些WWMS層面的批次庫存,而是通過接口去查詢WMS的數據或者讓WMS定期提供這些報表。如果ERP需要用到一些庫存的批次去做成本核算或者是邏輯層面的溯源、定位等,那么就讓ERP自己做一套“邏輯層”的批次庫存管理,這個數據和WMS的實物并不能對得上,屬于“兩套賬”的玩法,感興趣的朋友可以自己推演一下相關的方案。

八、總結

關于批次管理方面的文章,我已經陸續寫完了WMS的批次管理,OMS的批次管理,再加上這篇ERP的批次管理,基本上這個系列就要進入尾聲了。

輸出這些文章,不僅讓我自己對很多競品,對很多產品方案有了更深的了解,也讓我不斷地在更新、迭代我對批次管理的認知。

批次管理雖然有一定的標準和通用做法,但是在不同的系統下,不同的業務場景下,不同的業務訴求下,還是會有很多衍生的玩法,這些可能是妥協后的方案,可能是因地制宜的方案,也可能是當前階段最佳化的方案,希望大家可以靈活應用這些文章中的知識,不斷提升自己的產品能力。

以下是輸出這篇文章的時候,我所查閱的一些參考資料,感興趣的記得都瀏覽一遍:

https://hupun.yuque.com/unzko7/oedgy7/mwi7c0nezzhggx1s#snjtO

https://vip.kingdee.com/questions/129339652304816805/answers/129339687906069018?productLineId=35&isKnowledge=2&lang=zh-CN

https://open.taobao.com/doc.htm?docId=106850&docType=1#ss8

專欄作家

我叫維他命(Vitamin),微信公眾號:PM維他命。前PHPer,做過在線教育類產品,也做過4年多的跨境倉儲物流方向的產品,目前是一位外貿SaaS領域的供應鏈產品經理。主要專注于WMS/OMS/TMS/BMS/ERP等領域,分享供應鏈相關的產品知識。

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