數電時代發票系統的搭建方案

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隨著數字化轉型的不斷深入,發票管理系統在企業運營中扮演著越來越重要的角色。本文提供了一個全面的視角,深入探討了在數字化、電子化浪潮中,企業應如何構建一個高效、合規的發票系統。

目前(2024年)稅控發票和數電發票并行。發票領域處在稅控發票漸行漸少,但仍會持續一段時間;數電發票風頭正盛,但并未完全穩定的階段。

一些集團型企業、業財稅服務軟件公司、B端互聯網公司紛紛入局,共創金稅四期新的數電發票時代,期望最終做到全國36個省市區發票數字化、電子化、統一化管理。

那么,數電背景下,發票系統如何搭建才能更符合企業訴求呢?

本文將從發票系統介紹、業務流程與架構、發票產品設計、業務支撐基礎體系等幾個方面對此進行闡述,以期拋磚引玉,吸引更多志同道合的伙伴一起探討該問題。

PART.01 發票系統介紹

發票,是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中,開具、收取的收付款憑證。

發票存在的意義:

  • 是記錄經濟活動內容的載體。
  • 是最基本的會計原始憑證之一。
  • 是稅務機關控制稅源,征收稅款的重要依據。
  • 是國家監督經濟活動,維護經濟秩序,保護國家財產安全的重要手段。

目前會搭建發票系統的有幾類單位:

  1. 國家稅務總局。
  2. 需要財稅信息化的企業。
  3. 提供業財稅集成化服務的軟件服務商。
  4. 提供發票服務的軟件服務商。

在搭建發票系統過程中需要考慮下圖所示相關因素。

不同類型的單位,關注點不一致,共同點是需要理解經濟活動中的業務形態和任務形態,需要有將業務形態轉化為任務形態,并通過軟件系統的形式進行展現、與經濟活動關聯,并記錄經濟活動的流轉。

在我們的日常生活中,衣食住行都離不開經濟流轉;只要有經濟流轉,就需要納稅;大多數需要納稅(增值稅等)的情況,都需要開具發票,以發票的形式承載納稅信息。

如下圖所示,對于發票系統來說,客戶群體既有奧特萊斯、全聚德、亞朵酒店、滴滴出行這類B端企業,也有在這類場所消費的消費者。

當然,一些事業單位、學校等機構,也存在需要開具、使用發票的場景,比如到醫院就醫,可以開具醫療服務的常規發票,用于補充醫療報銷,最終消費者所在公司的財務人員,可以完成財務入賬處理,將發票作為一類財務憑證存儲。

典型應用場景

PART.02 發票系統業務流程與架構

數電階段,電子稅局將發票系統分為開票和用票2個模塊。金稅三期時,一般的服務商會把發票系統分為銷項發票和進項發票2個模塊。相對來說,兩種分類方式,都是根據發票開具和發票使用進行的區分,但細微層面是有一定的區別的,這里不做擴展,本文將按開票和用票的分類方式進行講解。

發票系統的業務范圍主要包括下表所示的幾部分:

發票系統業務范圍

搭建發票系統時,可以根據實際業務訴求,建設發票系統架構。

一般而言,企業的發票系統,業務流程如下圖所示,當企業進行貨物、勞務、服務等的銷售或轉讓時,可從業務系統或者財務系統(存在財務人員在財務系統審核后開票的場景)發起開票申請,待開票信息完整、數據校驗無誤后,可開具發票并交付給收票方。

收票方可以是企業,也可以是個人。當收票方是企業時,采購了對應的產品,需要將票據信息采集、驗證、入池,確認無誤后,增值稅專票等可抵扣的場景,需要做勾選抵扣處理,以抵扣本公司的銷項稅,從而降低企業經營成本。

無論是開具還是接收發票的企業,均需對發票做納稅申報、財務入賬處理,最終完成財務、稅務、票據數據的對應關系,保證賬務的準確性。

從管理角度,企業也有很多報表類需求,通過對數據的查詢、統計、匯總、分析,更清晰的知悉本公司的運營情況,以便在后續經營過程中,更好地決策。

發票系統業務流程

基于上述的業務場景和業務流程,可以考慮如下產品架構,將發票系統分為票據中臺、發票業務、發票池3個模塊。

票據中臺負責連接外部系統,業財系統需要開票時,可將數據傳入票據中臺,通過票據中臺的票據處理和規則處理,形成標準的開票和用票數據,進入開用票業務處理模塊,進行發票開具或發票勾選抵扣等業務處理。最終所有開具發票和取得發票均在發票池中存儲,以備各個系統及模塊調用和分析。

在發票開具和勾選抵扣業務中,需要與多個系統打交道,比如通過稅局的系統開票、查驗、抵扣認證;通過銀行、財政等系統,獲取非稅票據信息。全流程自動化閉環時,有的企業也會選擇第三方通道系統一次性完成發票業務的對接,相當于發票系統外包。

發票系統產品架構

PART.03 發票系統產品設計

企業在搭建發票系統前,需完成一些前置準備工作,比如需要獲得開具、使用發票的納稅人資質,一般納稅人或者小規模納稅人均可,根據企業實際情況向當地稅務機關申請即可。

申請完成后,需要選擇使用哪種方式處理發票業務,目前市面上存在的方式包括:金稅盤、稅控盤、稅務ukey、稅控服務器、電子稅局(增值稅綜合服務平臺、電子稅務局)等。

發票開用前置準備

硬件設備在逐漸退出市場;在增值稅綜合服務平臺進行業務處理的企業,在逐漸向電子稅局過渡,選擇時需要謹慎。

電子稅局包括web端、樂企接口服務、APP等多種產品形態,一般大型企業對接時,可考慮申請樂企接口,直接對接稅局。

3.1 開票業務

不同的企業,開票這個操作的執行人不一致,一般來說,酒店、餐飲等服務行業,是前臺開票;制造、零售等行業,是業務人員發起開票申請;物業、新興技術等行業,是財務人員開票。

在發票系統手工開票,多系統需要打通,通過接口或者導入開票等場景,具體處理方式也不一致。

總結來說,常見的開票流程如下圖所示,無論是線下通過Excel、郵件還是系統間進行數據處理和數據流轉,開票時,都需要經過數據準備、業務加工、票稅加工、合規校驗、發票開具、發票交付幾個流程。大多數企業都是有數據統計訴求的,只是不同類型的企業,統計的點和深度不一致,下圖舉了幾個簡單的例子。

開票業務流程

3.1.1 業務數據處理

基于上述開票業務流程,搭建開票系統時業務數據處理的處理步驟如下圖所示。

業務數據處理

進行數據準備時,需要:

  1. 確定業務單據需要開票;(按需)
  2. 發起開票申請;
  3. 進行業務單據和開票申請單關聯;(按需)
  4. 進行單據的合并拆分。(按需)

手工開票且無需關聯業務數據時,可只考慮2;需要關聯業務數據時,1-4均需考慮到位。

不同的企業,準備數據時處理邏輯不一樣,存在先款后票和先票后款等多種情況,根據實際情況決定業務單據和開票申請單據直接的邏輯關系。

支持單據合并,商品明細合并與否可選;支持按金額、數量、明細行等方式拆分單據。

業務數據,時常跟稅局要求的開票數據有出入,在準備開票前,需要進行業務加工,將業務數據加工為發票需要的購方信息、銷方信息、交易明細和特定要素信息。

常規發票只需要購銷方信息和交易信息即可。

業務中的交易信息,在發票上會根據稅務分類要求,分類為貨物、勞務、服務、不動產、無形資產等大類。

數電時期,稅局為方便精細化管理,增加了特定要素信息,業務系統一般會保存這類數據,只要按照稅局的要求,將數據進行轉譯或者映射即可。

當業務系統與發票系統交互時,還需進行票稅加工,這一步,哪個系統來做都可以,只要結果符合預期即可。

票稅加工的具體事項包括:價稅分離、尾差處理、開票狀態管理、待開處理等。

交易明細開票時,需完成價稅分離。即所銷售商品/貨物/勞務等的價稅合計金額,需被分離為不含稅金額和稅額,稅額用于向稅局繳納稅款。

計算不盡時,稅局允許單行0.06元,合計1.27元的尾差存在。

一般的發票系統,主要存在兩部分數據:待開票數據、已開票數據。票稅加工后的數據,就是待開票數據。

合規校驗,是發票開具前的最后一個步驟,有的校驗點,是在票稅加工前進行,有的是在加工后,上述流程里的順序,是大邏輯的順序,細節處理時,步驟間有交叉。

檢驗點包括納稅人資質校驗、票面校驗、優惠政策校驗、庫存校驗等等。

納稅人資質需符合相關要求方可開票,比如有成品油生產或經銷企業資質,可開具成品油發票。

不同地區優惠政策不一致,需根據當地情況校驗優惠政策類型。

這里不同的開票通道,細節存在區別,比如備注的長度,數電web頁面和樂企接口區別就很大,如果需要接入多通道時,需要考慮通道的特殊性。

上述業務數據處理,最終形成如圖所示的發票票面信息。

金稅四期以來,稅局細化了30余個特定業務,不同特定業務和特殊票種的票面信息有一定的差異。

3.1.2 發票開具紅沖作廢

數據準備完成后,可以發起正向或逆向的發票開具服務,包括開票、紅沖、作廢等,相關的主要業務操作包括:

發票開具紅沖作廢

這部分,是開票系統的核心。

根據不同的通道選擇,在“稅盤在線/服務器可連接/已注冊電局賬號/已申請樂企(多選一或多選二)”、“數據準備完成,校驗通過”2個前提下,可對接對應的通道開具發票

發票開具后,遇到開票有誤、銷售折讓、退貨、服務中止等場景時,可紅沖發票;是發票開具的逆向流程之一。

稅控發票紅沖時:

  1. 普票直接紅沖。
  2. 專票先申請紅字信息表,稅局審核通過后紅沖。

數電發票紅沖時,專普票均需申請紅字確認單,確認通過后,根據場景自動紅沖或手工紅沖。

二者的區別點在于:稅控紅字信息表,是稅局審核,只有專票需要申請;數電所有紅沖場景,均需申請紅字確認單,申請后是購銷雙方確認,而非稅局審核(存在無需確認的情況)。

紙質發票支持作廢??瞻装l票,損毀、遺失等情況,可進行空白發票作廢。

當月已開紙質發票(藍字、紅字均可),開票有誤可作廢;藍字發票,在銷售折讓、退貨、服務中止等場景時,當月也可進行作廢處理;是發票開具的逆向流程之二。

目前紙質發票正在逐漸退出市場,如果企業可以選擇,建議選擇并引導客戶使用電子發票,在降本增效、快捷交付、便捷流轉等方面,電票比紙票的優勢都相對大一些。

以電子稅局開具發票流程為例,闡述發票開具核心業務的數據流轉過程:

不同的開票通道,區別比較大,有興趣的伙伴可以后續通過進階版本了解細節。

3.1.3 發票交付

發票開具完成后,需將其交付給企業或者消費者,常見的交付方式包括:郵箱交付、短信交付、接口交付、二維碼交付等。

中國市場比較卷,交付方式豐富多彩,為了滿足老年市場或部分必須有紙質化資料的公司的需求,還支持電票通過A4或A5紙打印后交付。

一般其他國家的發票交付,主要是郵件交付。

交付方式和業務事項如下圖所示,細節不再通過文字贅述。

發票交付的頁面示例如下圖所示:

3.1.4 數據統計

一般情況下,需要數據統計功能,是向企業運營管理負責。企業期望通過數據化管理日常運營時,會更多地關注數據統計結果,并會安排相關的崗位對統計結果進行分析,作為運營決策的支撐。

同時,系統間進行對接時,還會通過發票明細信息、發票匯總信息等內容,完成數據的比對,以及納稅申報需要的銷項信息的事前匯總。

常見的統計內容如下圖所示:

其中發票匯總,一般是分稅率對金額、稅額進行匯總,如下圖所示:

發票匯總表

3.2 用票業務

一般是采購人員、報銷人員(企業員工)、財務、稅務等角色,會時常跟用票業務打交道。

企業運行過程中,存在產品/服務等采購-加工/處理-銷售等過程,銷售時需要開具發票給到下游客戶;采購時,需要進行供應商選型,完成采購申請,采購完成后,供應商需要給企業開具發票,這類發票是當前企業的進項發票。

另外,在企業員工出差、加班等場景時,可以發起報銷,這類發票,部分需要作為進項發票做抵扣處理(比如增值稅專用發票),以抵扣銷項稅;部分不可抵扣的發票也需要做財務入賬處理。

基于上述場景考量,常見的用票流程可以抽象為如下圖所示環節,在用票系統搭建時,主要考慮發票采集、合規校驗、勾選確認等主要環節;如需與業財稅系統對接,可以考慮協同管理、票據入賬等模塊的搭建;有企業管理訴求或者為納稅申報準備進項票據數據匯總需求時,可進行數據的統計分析處理。

用票系統業務流程

3.2.1 業務數據準備

基于上述用票業務流程,搭建用票系統時業務數據準備的處理步驟如下圖所示。

業務數據準備

真正票據全量電子化后,可能不再有票據采集這個場景。但很長一段時間內,票據采集這個模塊將一直存在,用票的票據類型和源系統過多,政府部門之間、政府和企業之間、企業和企業之間的真正打通,還需要longlong長時間。

可以通過手工錄入、掃碼槍錄入、發票文件傳入、表格導入、郵箱采集、稅局下載等方式采集票據。

需要采集的票據類型包括但不限于:增值稅發票,火車票、航空電子客票行程單等非增值稅發票,海關繳款書等。

票據如在本系統存在,則可直接使用;如在本系統不存在,需要通過各種方式采集票據。

票據采集的來源各種各樣,也不確定所采集票據的正確性,在票據采集完成后,需要進行合規校驗。可以通過稅局的發票查驗功能或企業特定的業務規則,進行合規校驗操作。

發票查驗,一般會將所采集發票與稅局抵賬庫發票進行對比,確定發票真實性。

部分企業在報銷、入賬等場景,要求較嚴格,比如要求發票不允許連號、銷方為非黑名單客戶等,這種情況可以通過企業特定的業務規則做合規校驗處理,此時用票系統需要提供校驗規則配置功能。

真正進入用票池的發票數據,是需要經過數據清洗、處理和分類的,即數據準備階段。比如將合規校驗通過的數據,按客戶實際業務需要,存入對應待勾選列表備用。

票據采集示例如下:

海關繳款書采集

3.2.2 票據勾選確認

數據準備完成后,可以發起正向或逆向的票據勾選確認流程,包括票據勾選、統計確認等,相關的主要業務操作包括:

這部分,是用票系統的核心。

根據當前實際情況,選擇發票、海關繳款書還是代扣代繳完稅憑證進行勾選確認,一般先勾選,勾選完成后系統自動完成統計操作,在申報期可以進行確認抵扣邏輯。

選擇可勾選的票據,確認無誤后,提交相關數據到稅局,進行勾選抵扣。

根據實際業務,存在抵扣勾選、不抵扣勾選、逾期抵扣、注銷抵扣、出口退稅抵扣等場景,需將票據按業務場景分類,在具體列表中展示。

農產品等特定業務發票,需事前處理,處理完成后方可勾選抵扣。

所有勾選抵扣數據,統一統計確認,用于納稅申報。

各類場景下的票據勾選確認結果,均統一進行統計確認,確認無誤后,數據用于納稅申報。

退稅勾選統計確認后不可撤銷,需謹慎處理。

以電子稅局票據勾選抵扣流程為例,闡述發票使用核心業務的數據流轉過程:

勾選抵扣功能頁面示例:

3.2.3 票據協同

上文有提到需要用到票據協同的場景,具體落地到系統層時,如下圖所示:

以上三項僅為示例,不同場景,需要的協同點不一樣,根據客戶類型的區別,可以孵化很多協同場景。

以發票入賬為例,頁面示例如下:

其中,字段邏輯為:

3.2.4 統計分析

一般情況下,需要數據統計功能,是向企業運營管理負責。企業期望通過數據化管理日常運營時,會更多地關注數據統計結果,并會安排相關的崗位對統計結果進行分析,作為運營決策的支撐。

同時,系統間進行對接時,還會通過采購統計信息、報銷統計信息等內容,完成數據的比對,以及納稅申報需要的進項信息的事前匯總等。

常見的統計內容如下圖所示:

其中用票系統可以為申報表<附表二>提供數據,自動計算當期可抵扣的各稅率的進項申報金額、稅額等信息,如下圖所示。

PART.04 實際案例-滴滴出行

在企業運用開票和用票系統的過程中,相對簡單的案例展示層,如下圖所示:

一個努力的小伙伴加班工作后,用滴滴APP打車回家,支付完成后形成出行訂單。過一段時間報銷時,打開APP選擇對應單據,開具發票。

開具完成后,通過郵箱或者短信接收發票。

將已下載的發票,在公司使用的報銷系統中導入,完成報銷操作。

財務人員接收到對應發票并審核通過后,完成財務入賬操作并將款項打給小伙伴。

寫在最后

當新與舊碰撞時,總會引發人更多的思考:

  1. 什么是正確的、便捷的?
  2. 怎樣才能快速高效的完成系統的搭建?
  3. 精細化的業務形態,如何自動化的完成多類業務場景的適配?
  4. 當業務需求與監管需求相遇時,怎樣融合能更好地政企互通?

日常工作中,繁雜、緊急、多而散的需求鋪面而來,每天每天接收、接收、接收,處理、處理、處理,有時候不免會覺得我在干什么呢,做的這些事,到底有什么意義?

當跳出這些流水線一樣的需求流轉時,用產品的視角重新審視發票系統,會發現:哦,原來我是在創造一個新的時代,真正的業務電子化,也不過就是每一次需求的溝通和落地,每一次的需求接收和處理,這么一點點豐滿和完善起來的呀。

當對業務流程理解到位,產品架構搭建清晰,需求的逐次實現,實際是在將業務邏輯和用戶場景更清晰地表達和完善,為自己公司的商業模式奠定基石,為高效應答客戶的業務訴求提供環境。

作者:一米,公眾號:B端起飛啦

本文由 @一米 原創發布于人人都是產品經理。未經作者許可,禁止轉載

題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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評論
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  1. 點贊,寫的很詳細

    來自云南 回復
  2. 寫的真好

    來自福建 回復
  3. 先講業務再講設計,非常好的發票系統講解文章。

    來自上海 回復
  4. 文章寫的很詳細,讓我對發票有了更深的認識。

    來自廣東 回復
  5. 寫的很詳細呀

    來自山西 回復