隨著數字化轉型的不斷深入，發票管理系統在企業運營中扮演著越來越重要的角色。本文提供了一個全面的視角，深入探討了在數字化、電子化浪潮中，企業應如何構建一個高效、合規的發票系統。

目前（2024年）稅控發票和數電發票并行。發票領域處在稅控發票漸行漸少，但仍會持續一段時間；數電發票風頭正盛，但并未完全穩定的階段。

一些集團型企業、業財稅服務軟件公司、B端互聯網公司紛紛入局，共創金稅四期新的數電發票時代，期望最終做到全國36個省市區發票數字化、電子化、統一化管理。

那么，數電背景下，發票系統如何搭建才能更符合企業訴求呢？

本文將從發票系統介紹、業務流程與架構、發票產品設計、業務支撐基礎體系等幾個方面對此進行闡述，以期拋磚引玉，吸引更多志同道合的伙伴一起探討該問題。

PART.01 發票系統介紹

發票，是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。

發票存在的意義：

• 是記錄經濟活動內容的載體。
• 是最基本的會計原始憑證之一。
• 是稅務機關控制稅源，征收稅款的重要依據。
• 是國家監督經濟活動，維護經濟秩序，保護國家財產安全的重要手段。

目前會搭建發票系統的有幾類單位：

1. 國家稅務總局。
2. 需要財稅信息化的企業。
3. 提供業財稅集成化服務的軟件服務商。
4. 提供發票服務的軟件服務商。

在搭建發票系統過程中需要考慮下圖所示相關因素。

不同類型的單位，關注點不一致，共同點是需要理解經濟活動中的業務形態和任務形態，需要有將業務形態轉化為任務形態，并通過軟件系統的形式進行展現、與經濟活動關聯，并記錄經濟活動的流轉。

在我們的日常生活中，衣食住行都離不開經濟流轉；只要有經濟流轉，就需要納稅；大多數需要納稅（增值稅等）的情況，都需要開具發票，以發票的形式承載納稅信息。

如下圖所示，對于發票系統來說，客戶群體既有奧特萊斯、全聚德、亞朵酒店、滴滴出行這類B端企業，也有在這類場所消費的消費者。

當然，一些事業單位、學校等機構，也存在需要開具、使用發票的場景，比如到醫院就醫，可以開具醫療服務的常規發票，用于補充醫療報銷，最終消費者所在公司的財務人員，可以完成財務入賬處理，將發票作為一類財務憑證存儲。

典型應用場景

PART.02 發票系統業務流程與架構

數電階段，電子稅局將發票系統分為開票和用票2個模塊。金稅三期時，一般的服務商會把發票系統分為銷項發票和進項發票2個模塊。相對來說，兩種分類方式，都是根據發票開具和發票使用進行的區分，但細微層面是有一定的區別的，這里不做擴展，本文將按開票和用票的分類方式進行講解。

發票系統的業務范圍主要包括下表所示的幾部分：

發票系統業務范圍

搭建發票系統時，可以根據實際業務訴求，建設發票系統架構。

一般而言，企業的發票系統，業務流程如下圖所示，當企業進行貨物、勞務、服務等的銷售或轉讓時，可從業務系統或者財務系統（存在財務人員在財務系統審核后開票的場景）發起開票申請，待開票信息完整、數據校驗無誤后，可開具發票并交付給收票方。

收票方可以是企業，也可以是個人。當收票方是企業時，采購了對應的產品，需要將票據信息采集、驗證、入池，確認無誤后，增值稅專票等可抵扣的場景，需要做勾選抵扣處理，以抵扣本公司的銷項稅，從而降低企業經營成本。

無論是開具還是接收發票的企業，均需對發票做納稅申報、財務入賬處理，最終完成財務、稅務、票據數據的對應關系，保證賬務的準確性。

從管理角度，企業也有很多報表類需求，通過對數據的查詢、統計、匯總、分析，更清晰的知悉本公司的運營情況，以便在后續經營過程中，更好地決策。

發票系統業務流程

基于上述的業務場景和業務流程，可以考慮如下產品架構，將發票系統分為票據中臺、發票業務、發票池3個模塊。

票據中臺負責連接外部系統，業財系統需要開票時，可將數據傳入票據中臺，通過票據中臺的票據處理和規則處理，形成標準的開票和用票數據，進入開用票業務處理模塊，進行發票開具或發票勾選抵扣等業務處理。最終所有開具發票和取得發票均在發票池中存儲，以備各個系統及模塊調用和分析。

在發票開具和勾選抵扣業務中，需要與多個系統打交道，比如通過稅局的系統開票、查驗、抵扣認證；通過銀行、財政等系統，獲取非稅票據信息。全流程自動化閉環時，有的企業也會選擇第三方通道系統一次性完成發票業務的對接，相當于發票系統外包。

發票系統產品架構

PART.03 發票系統產品設計

企業在搭建發票系統前，需完成一些前置準備工作，比如需要獲得開具、使用發票的納稅人資質，一般納稅人或者小規模納稅人均可，根據企業實際情況向當地稅務機關申請即可。

申請完成后，需要選擇使用哪種方式處理發票業務，目前市面上存在的方式包括：金稅盤、稅控盤、稅務ukey、稅控服務器、電子稅局（增值稅綜合服務平臺、電子稅務局）等。

發票開用前置準備

硬件設備在逐漸退出市場；在增值稅綜合服務平臺進行業務處理的企業，在逐漸向電子稅局過渡，選擇時需要謹慎。

電子稅局包括web端、樂企接口服務、APP等多種產品形態，一般大型企業對接時，可考慮申請樂企接口，直接對接稅局。

3.1 開票業務

不同的企業，開票這個操作的執行人不一致，一般來說，酒店、餐飲等服務行業，是前臺開票；制造、零售等行業，是業務人員發起開票申請；物業、新興技術等行業，是財務人員開票。

在發票系統手工開票，多系統需要打通，通過接口或者導入開票等場景，具體處理方式也不一致。

總結來說，常見的開票流程如下圖所示，無論是線下通過Excel、郵件還是系統間進行數據處理和數據流轉，開票時，都需要經過數據準備、業務加工、票稅加工、合規校驗、發票開具、發票交付幾個流程。大多數企業都是有數據統計訴求的，只是不同類型的企業，統計的點和深度不一致，下圖舉了幾個簡單的例子。

開票業務流程

3.1.1 業務數據處理

基于上述開票業務流程，搭建開票系統時業務數據處理的處理步驟如下圖所示。

業務數據處理

進行數據準備時，需要：

1. 確定業務單據需要開票；（按需）
2. 發起開票申請；
3. 進行業務單據和開票申請單關聯；（按需）
4. 進行單據的合并拆分。（按需）

手工開票且無需關聯業務數據時，可只考慮2；需要關聯業務數據時，1-4均需考慮到位。

不同的企業，準備數據時處理邏輯不一樣，存在先款后票和先票后款等多種情況，根據實際情況決定業務單據和開票申請單據直接的邏輯關系。

支持單據合并，商品明細合并與否可選；支持按金額、數量、明細行等方式拆分單據。

業務數據，時常跟稅局要求的開票數據有出入，在準備開票前，需要進行業務加工，將業務數據加工為發票需要的購方信息、銷方信息、交易明細和特定要素信息。

常規發票只需要購銷方信息和交易信息即可。

業務中的交易信息，在發票上會根據稅務分類要求，分類為貨物、勞務、服務、不動產、無形資產等大類。

數電時期，稅局為方便精細化管理，增加了特定要素信息，業務系統一般會保存這類數據，只要按照稅局的要求，將數據進行轉譯或者映射即可。

當業務系統與發票系統交互時，還需進行票稅加工，這一步，哪個系統來做都可以，只要結果符合預期即可。

票稅加工的具體事項包括：價稅分離、尾差處理、開票狀態管理、待開處理等。

交易明細開票時，需完成價稅分離。即所銷售商品/貨物/勞務等的價稅合計金額，需被分離為不含稅金額和稅額，稅額用于向稅局繳納稅款。

計算不盡時，稅局允許單行0.06元，合計1.27元的尾差存在。

一般的發票系統，主要存在兩部分數據：待開票數據、已開票數據。票稅加工后的數據，就是待開票數據。

合規校驗，是發票開具前的最后一個步驟，有的校驗點，是在票稅加工前進行，有的是在加工后，上述流程里的順序，是大邏輯的順序，細節處理時，步驟間有交叉。

檢驗點包括納稅人資質校驗、票面校驗、優惠政策校驗、庫存校驗等等。

納稅人資質需符合相關要求方可開票，比如有成品油生產或經銷企業資質，可開具成品油發票。

不同地區優惠政策不一致，需根據當地情況校驗優惠政策類型。

這里不同的開票通道，細節存在區別，比如備注的長度，數電web頁面和樂企接口區別就很大，如果需要接入多通道時，需要考慮通道的特殊性。

上述業務數據處理，最終形成如圖所示的發票票面信息。

金稅四期以來，稅局細化了30余個特定業務，不同特定業務和特殊票種的票面信息有一定的差異。

3.1.2 發票開具紅沖作廢

數據準備完成后，可以發起正向或逆向的發票開具服務，包括開票、紅沖、作廢等，相關的主要業務操作包括：

發票開具紅沖作廢

這部分，是開票系統的核心。

根據不同的通道選擇，在“稅盤在線/服務器可連接/已注冊電局賬號/已申請樂企（多選一或多選二）”、“數據準備完成，校驗通過”2個前提下，可對接對應的通道開具發票。

發票開具后，遇到開票有誤、銷售折讓、退貨、服務中止等場景時，可紅沖發票；是發票開具的逆向流程之一。

稅控發票紅沖時：

1. 普票直接紅沖。
2. 專票先申請紅字信息表，稅局審核通過后紅沖。

數電發票紅沖時，專普票均需申請紅字確認單，確認通過后，根據場景自動紅沖或手工紅沖。

二者的區別點在于：稅控紅字信息表，是稅局審核，只有專票需要申請；數電所有紅沖場景，均需申請紅字確認單，申請后是購銷雙方確認，而非稅局審核（存在無需確認的情況）。

紙質發票支持作廢。空白發票，損毀、遺失等情況，可進行空白發票作廢。

當月已開紙質發票（藍字、紅字均可），開票有誤可作廢；藍字發票，在銷售折讓、退貨、服務中止等場景時，當月也可進行作廢處理；是發票開具的逆向流程之二。

目前紙質發票正在逐漸退出市場，如果企業可以選擇，建議選擇并引導客戶使用電子發票，在降本增效、快捷交付、便捷流轉等方面，電票比紙票的優勢都相對大一些。

以電子稅局開具發票流程為例，闡述發票開具核心業務的數據流轉過程：

不同的開票通道，區別比較大，有興趣的伙伴可以后續通過進階版本了解細節。

3.1.3 發票交付

發票開具完成后，需將其交付給企業或者消費者，常見的交付方式包括：郵箱交付、短信交付、接口交付、二維碼交付等。

中國市場比較卷，交付方式豐富多彩，為了滿足老年市場或部分必須有紙質化資料的公司的需求，還支持電票通過A4或A5紙打印后交付。

一般其他國家的發票交付，主要是郵件交付。

交付方式和業務事項如下圖所示，細節不再通過文字贅述。

發票交付的頁面示例如下圖所示：

3.1.4 數據統計

一般情況下，需要數據統計功能，是向企業運營管理負責。企業期望通過數據化管理日常運營時，會更多地關注數據統計結果，并會安排相關的崗位對統計結果進行分析，作為運營決策的支撐。

同時，系統間進行對接時，還會通過發票明細信息、發票匯總信息等內容，完成數據的比對，以及納稅申報需要的銷項信息的事前匯總。

常見的統計內容如下圖所示：

其中發票匯總，一般是分稅率對金額、稅額進行匯總，如下圖所示：

發票匯總表

3.2 用票業務

一般是采購人員、報銷人員（企業員工）、財務、稅務等角色，會時常跟用票業務打交道。

企業運行過程中，存在產品/服務等采購-加工/處理-銷售等過程，銷售時需要開具發票給到下游客戶；采購時，需要進行供應商選型，完成采購申請，采購完成后，供應商需要給企業開具發票，這類發票是當前企業的進項發票。

另外，在企業員工出差、加班等場景時，可以發起報銷，這類發票，部分需要作為進項發票做抵扣處理（比如增值稅專用發票），以抵扣銷項稅；部分不可抵扣的發票也需要做財務入賬處理。

基于上述場景考量，常見的用票流程可以抽象為如下圖所示環節，在用票系統搭建時，主要考慮發票采集、合規校驗、勾選確認等主要環節；如需與業財稅系統對接，可以考慮協同管理、票據入賬等模塊的搭建；有企業管理訴求或者為納稅申報準備進項票據數據匯總需求時，可進行數據的統計分析處理。

用票系統業務流程

3.2.1 業務數據準備

基于上述用票業務流程，搭建用票系統時業務數據準備的處理步驟如下圖所示。

業務數據準備

真正票據全量電子化后，可能不再有票據采集這個場景。但很長一段時間內，票據采集這個模塊將一直存在，用票的票據類型和源系統過多，政府部門之間、政府和企業之間、企業和企業之間的真正打通，還需要longlong長時間。

可以通過手工錄入、掃碼槍錄入、發票文件傳入、表格導入、郵箱采集、稅局下載等方式采集票據。

需要采集的票據類型包括但不限于：增值稅發票，火車票、航空電子客票行程單等非增值稅發票，海關繳款書等。

票據如在本系統存在，則可直接使用；如在本系統不存在，需要通過各種方式采集票據。

票據采集的來源各種各樣，也不確定所采集票據的正確性，在票據采集完成后，需要進行合規校驗?？梢酝ㄟ^稅局的發票查驗功能或企業特定的業務規則，進行合規校驗操作。

發票查驗，一般會將所采集發票與稅局抵賬庫發票進行對比，確定發票真實性。

部分企業在報銷、入賬等場景，要求較嚴格，比如要求發票不允許連號、銷方為非黑名單客戶等，這種情況可以通過企業特定的業務規則做合規校驗處理，此時用票系統需要提供校驗規則配置功能。

真正進入用票池的發票數據，是需要經過數據清洗、處理和分類的，即數據準備階段。比如將合規校驗通過的數據，按客戶實際業務需要，存入對應待勾選列表備用。

票據采集示例如下：

海關繳款書采集

3.2.2 票據勾選確認

數據準備完成后，可以發起正向或逆向的票據勾選確認流程，包括票據勾選、統計確認等，相關的主要業務操作包括：

這部分，是用票系統的核心。

根據當前實際情況，選擇發票、海關繳款書還是代扣代繳完稅憑證進行勾選確認，一般先勾選，勾選完成后系統自動完成統計操作，在申報期可以進行確認抵扣邏輯。

選擇可勾選的票據，確認無誤后，提交相關數據到稅局，進行勾選抵扣。

根據實際業務，存在抵扣勾選、不抵扣勾選、逾期抵扣、注銷抵扣、出口退稅抵扣等場景，需將票據按業務場景分類，在具體列表中展示。

農產品等特定業務發票，需事前處理，處理完成后方可勾選抵扣。

所有勾選抵扣數據，統一統計確認，用于納稅申報。

各類場景下的票據勾選確認結果，均統一進行統計確認，確認無誤后，數據用于納稅申報。

退稅勾選統計確認后不可撤銷，需謹慎處理。

以電子稅局票據勾選抵扣流程為例，闡述發票使用核心業務的數據流轉過程：

勾選抵扣功能頁面示例：

3.2.3 票據協同

上文有提到需要用到票據協同的場景，具體落地到系統層時，如下圖所示：

以上三項僅為示例，不同場景，需要的協同點不一樣，根據客戶類型的區別，可以孵化很多協同場景。

以發票入賬為例，頁面示例如下：

其中，字段邏輯為：

3.2.4 統計分析

一般情況下，需要數據統計功能，是向企業運營管理負責。企業期望通過數據化管理日常運營時，會更多地關注數據統計結果，并會安排相關的崗位對統計結果進行分析，作為運營決策的支撐。

同時，系統間進行對接時，還會通過采購統計信息、報銷統計信息等內容，完成數據的比對，以及納稅申報需要的進項信息的事前匯總等。

常見的統計內容如下圖所示：

其中用票系統可以為申報表<附表二>提供數據，自動計算當期可抵扣的各稅率的進項申報金額、稅額等信息，如下圖所示。

PART.04 實際案例-滴滴出行

在企業運用開票和用票系統的過程中，相對簡單的案例展示層，如下圖所示：

一個努力的小伙伴加班工作后，用滴滴APP打車回家，支付完成后形成出行訂單。過一段時間報銷時，打開APP選擇對應單據，開具發票。

開具完成后，通過郵箱或者短信接收發票。

將已下載的發票，在公司使用的報銷系統中導入，完成報銷操作。

財務人員接收到對應發票并審核通過后，完成財務入賬操作并將款項打給小伙伴。

寫在最后

當新與舊碰撞時，總會引發人更多的思考：

1. 什么是正確的、便捷的？
2. 怎樣才能快速高效的完成系統的搭建？
3. 精細化的業務形態，如何自動化的完成多類業務場景的適配？
4. 當業務需求與監管需求相遇時，怎樣融合能更好地政企互通？

日常工作中，繁雜、緊急、多而散的需求鋪面而來，每天每天接收、接收、接收，處理、處理、處理，有時候不免會覺得我在干什么呢，做的這些事，到底有什么意義？

當跳出這些流水線一樣的需求流轉時，用產品的視角重新審視發票系統，會發現：哦，原來我是在創造一個新的時代，真正的業務電子化，也不過就是每一次需求的溝通和落地，每一次的需求接收和處理，這么一點點豐滿和完善起來的呀。

當對業務流程理解到位，產品架構搭建清晰，需求的逐次實現，實際是在將業務邏輯和用戶場景更清晰地表達和完善，為自己公司的商業模式奠定基石，為高效應答客戶的業務訴求提供環境。