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對(duì)財(cái)務(wù)人員來說，記賬是一項(xiàng)非常繁瑣又麻煩的工作，每天/月重復(fù)，要求還高；如果能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化入賬，絕對(duì)能提高不少工作效率。這篇文章，我們就來討論下這個(gè)問題。

在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中，會(huì)計(jì)工作是核心環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)是基于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的根據(jù)會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等法律法規(guī)，通過記賬、算賬、報(bào)賬等一系列持續(xù)來提供反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成功。

而記賬工作對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)人員來說，記賬有完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性的要求，并且屬于每天/月重復(fù)的、細(xì)致的、繁瑣的工作。因此，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員的自動(dòng)化入賬，提高財(cái)務(wù)入賬效率，是公司內(nèi)部系統(tǒng)的一個(gè)核心功能。

一、賬務(wù)集成系統(tǒng)：業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)的紐帶

解決的是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向賬務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問題。賬務(wù)集成系統(tǒng)是會(huì)計(jì)系統(tǒng)的前置系統(tǒng)，解決業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生產(chǎn)業(yè)務(wù)憑證，進(jìn)而推送給會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成記賬憑證或會(huì)計(jì)分錄。

其價(jià)值體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

• 提高財(cái)務(wù)人效：財(cái)務(wù)每月月初需要對(duì)當(dāng)月經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)做賬，這項(xiàng)重復(fù)的、有一定規(guī)律的工作可以由系統(tǒng)來完成，提高財(cái)務(wù)人效
• 縮短結(jié)賬日期：系統(tǒng)替代人工實(shí)現(xiàn)賬務(wù)集成，可以縮短財(cái)務(wù)每月的結(jié)賬日期。公司做本系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了原來中下旬才完成入賬的，到月初5號(hào)之前就完成
• 提高做賬準(zhǔn)確性完整性：通過規(guī)范的數(shù)據(jù)處理流程和嚴(yán)格的校驗(yàn)機(jī)制，且減少了人為錯(cuò)誤，確保生成的賬務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤

舉例說明：業(yè)務(wù)流程與會(huì)計(jì)憑證之間轉(zhuǎn)換

業(yè)務(wù)流程：

公司收到一筆支付寶的流水5000元，用于X客戶-O訂單-購(gòu)買ABC商品（案例簡(jiǎn)單處理，不分拆到具體商品預(yù)收）

會(huì)計(jì)憑證：

以下的說明中即以此案例進(jìn)行配置說明

二、架構(gòu)示意

三、業(yè)務(wù)碼：業(yè)務(wù)場(chǎng)景梳理

區(qū)分不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將業(yè)務(wù)場(chǎng)景分類，對(duì)交易過程做細(xì)力度的拆分，區(qū)分不同的業(yè)務(wù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

定義規(guī)則：按不同業(yè)務(wù)單據(jù)不同的賬務(wù)處理要求定義不同的業(yè)務(wù)碼。業(yè)務(wù)碼可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，設(shè)置一級(jí)或多級(jí)，多級(jí)。

以下，以某軟件類SaaS公司自動(dòng)化入賬為例：

四、集成系統(tǒng)：自動(dòng)化生成憑證

賬務(wù)集成系統(tǒng)，憑證數(shù)據(jù)的集成一般包括5個(gè)流程：

1. 業(yè)務(wù)源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)集成數(shù)據(jù)
2. 入賬規(guī)則配置
3. 自動(dòng)生成憑證
4. 系統(tǒng)效驗(yàn)
5. 人工效驗(yàn)

4.1 業(yè)務(wù)源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)集成數(shù)據(jù)

確認(rèn)源數(shù)據(jù)：滿足什么樣條件的場(chǎng)景定義為該業(yè)務(wù)碼。每個(gè)業(yè)務(wù)碼的規(guī)則都不一樣：

• 第一層：對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)是什么
• 第二層：對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)需要入賬的范圍定義，比如訂單審批通過，回款單對(duì)賬等業(yè)務(wù)狀態(tài)判斷

按照不同的業(yè)務(wù)碼設(shè)置不同業(yè)務(wù)集成規(guī)則。即將業(yè)務(wù)源數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化成業(yè)務(wù)集成的數(shù)據(jù)。

這個(gè)部分就會(huì)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)效驗(yàn)，比如數(shù)據(jù)邏輯自洽、必填項(xiàng)完整等，如果業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有問題，需要有預(yù)警或看板進(jìn)行呈現(xiàn)。不同類型的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，會(huì)區(qū)分為未入賬、已入賬、入賬失敗等狀態(tài)，以便于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的核對(duì)。

4.2 匹配入賬規(guī)則

4.2.1 會(huì)計(jì)科目配置

會(huì)計(jì)科目配置，一般會(huì)涉及到的字段配置：科目類別、科目編號(hào)、科目名稱、余額方向、默認(rèn)幣種編碼、默認(rèn)幣種等。

在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上，可以選擇以下方案之一：

• 方案一：可以選擇搭建會(huì)計(jì)科目配置功能
• 方案二：對(duì)接到用友或金蝶入賬的情況下，可以直接從第三方系統(tǒng)定時(shí)同步科目數(shù)據(jù)到賬務(wù)集成系統(tǒng)，減少兩個(gè)系統(tǒng)配置的成本和配置差

4.2.2 入賬規(guī)則配置

（1）概念

入賬規(guī)則要實(shí)現(xiàn)的能力是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以業(yè)務(wù)碼映射后，會(huì)計(jì)系統(tǒng)要生成什么會(huì)計(jì)分錄，即創(chuàng)建什么會(huì)計(jì)憑證。業(yè)務(wù)碼與入賬規(guī)則之間存在一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，按業(yè)務(wù)碼和入賬規(guī)則配置

為什么入賬規(guī)則要實(shí)現(xiàn)配置化：

• 公司業(yè)務(wù)復(fù)雜，不同的類別比如資產(chǎn)類、負(fù)債類、收入類等等的憑證生成規(guī)則都不同，在賬務(wù)集成系統(tǒng)中不應(yīng)該每一種類別、每一種業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行單獨(dú)實(shí)現(xiàn)
• 業(yè)務(wù)變化快，財(cái)務(wù)是真實(shí)反應(yīng)業(yè)務(wù)的，業(yè)務(wù)的變化會(huì)帶來財(cái)務(wù)入賬規(guī)則的變化，從賬務(wù)集成系統(tǒng)的角度需要考慮兼容性，且可以滿足企業(yè)的個(gè)性化需求
• 產(chǎn)品敏捷迭代，在一般的公司，不會(huì)一次性將所有的賬務(wù)集成自動(dòng)化一次性實(shí)現(xiàn)，所以架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)需要進(jìn)行考慮兼容性，分不同的時(shí)間段分業(yè)務(wù)進(jìn)行接入賬務(wù)集成系統(tǒng)
• 支持憑證與業(yè)務(wù)單據(jù)的聯(lián)查，方便做到憑證或分析數(shù)據(jù)的可追溯

入賬規(guī)則配置，需要實(shí)現(xiàn)以下內(nèi)容的自動(dòng)生成：

（2）憑證生成邏輯

• 觸發(fā)條件：滿足什么樣的條件會(huì)觸發(fā)入賬。以常規(guī)回款為例：正向資金流水交易日期在自然月，在當(dāng)月1號(hào)至本月結(jié)賬日止完成對(duì)賬，即【資金流水】=【已對(duì)賬】
• 生成時(shí)間：每天定時(shí)，還是每月定時(shí)
• 生成條數(shù)：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的條數(shù)關(guān)系，一般包括：1對(duì)1 （ 一條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)一條憑證數(shù)據(jù)）；n對(duì)1 （多條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總成一條憑證）

（3）分錄模板

除了入賬基本信息（如對(duì)應(yīng)賬簿、憑證類別、制單人等）配置外，還需要按照不同的業(yè)務(wù)碼，分錄模板需要配置的字段包括：分錄生成條件、憑證摘要、會(huì)計(jì)科目、分錄方向、原幣金額、輔助項(xiàng)等。

4.3 憑證管理：自動(dòng)生成憑證數(shù)據(jù)

依據(jù)入賬觸發(fā)條件+入賬規(guī)則配置，業(yè)務(wù)在運(yùn)行過程中，會(huì)生成業(yè)務(wù)憑證數(shù)據(jù)：

如果要對(duì)接至第三方會(huì)計(jì)系統(tǒng)，制單日期、憑證編號(hào)，可第三方系統(tǒng)生成之后返回。

4.4 系統(tǒng)效驗(yàn)+人工效驗(yàn)

4.4.1 系統(tǒng)效驗(yàn)

依據(jù)賬賬相符、賬證相符以及賬實(shí)相符等，對(duì)生成憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)效驗(yàn)。

即包括基本的數(shù)量、金額的效驗(yàn)，也包括會(huì)計(jì)層面的借貸等效驗(yàn)。

產(chǎn)品在給研發(fā)提需求，一般會(huì)包括效驗(yàn)依據(jù)、效驗(yàn)規(guī)則、報(bào)錯(cuò)處理、處理結(jié)果幾個(gè)部分的需求說明。

4.4.2 人工效驗(yàn)

財(cái)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)校驗(yàn)后的憑證進(jìn)行最后的人工復(fù)核，確保所有會(huì)計(jì)處理的正確性。