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在數(shù)字政府建設(shè)的背景下，會議紀要作為記錄決策和溝通信息的重要工具，對于確保項目順利進行和資源合理分配具有關(guān)鍵作用。本文深入探討了如何制作一份既合適又高效的會議紀要，分享了會議紀要的作用、結(jié)構(gòu)、撰寫方式以及提高效率的工具。

本指南，基于數(shù)字政府建設(shè)的要求和趨勢，從多個角度闡述數(shù)字政府建設(shè)的行業(yè)經(jīng)驗和方式方法，包含涵義篇、體系篇、建設(shè)篇、經(jīng)驗篇等內(nèi)容,供各位想從事了解或者已經(jīng)從事政務(wù)行業(yè)的人士參考。

本篇為經(jīng)驗篇的其中一個章節(jié)，錯誤或不完善的地方，還請指正。

干項目，開會是家常便飯，但紀要不一定會做。

下面筆者主要想談?wù)勅绾巫鲆环荨昂线m”的會議紀要。

一、作用

為何是“合適”？看它的作用性。

第一個作用是留痕，留痕是所有會議紀要的核心基礎(chǔ)。

留痕主要適用于決策會議和工作會議，比如需求會議、技術(shù)會議、培訓(xùn)會議、階段會議、匯報會議等。

會議中做出的決策，通常會和執(zhí)行完成有一定的時間差，用會議紀要作為項目執(zhí)行備忘，管理者可以定期檢查決策的執(zhí)行情況，執(zhí)行者可以定期回顧自己或者團隊的工作目標(biāo)，保障決策正確有效地執(zhí)行。

其次，對于一些有工作證明要求的項目中，會議紀要同樣是一份很好的佐證，能夠通過會議紀要佐證團隊的工作內(nèi)容和價值。

最后，會議紀要也是一張“名片”。一方面是可以用來知會未到場參與會議的相關(guān)人員，避免信息失真；另一方面是可以用來溝通資源，通過會議中達成的決策共識，推動資源之間的合理分配和使用，減少團隊協(xié)作的阻力。

第二個作用是保護，不僅能保護自己，還能保護團隊。項目一定不是一帆風(fēng)順的，但是我們能主動減少一些不利情況。

為了能夠讓自己或者團隊在項目中占據(jù)主動性，一定要做好會議紀要。在紀要中明確好事項和責(zé)任劃分，當(dāng)問題出現(xiàn)時就不容易被甩鍋，擺事實擺道理，達到保護自己或保護團隊的目的。

除了避免被甩鍋，我們還可以通過會議紀要實現(xiàn)主動甩鍋。若我們在會議中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)后面會出問題并且自己無力改變決策時，那么會議紀要就可以作為一份決策憑證，避免對方的無理指責(zé)，讓自己及團隊時刻占據(jù)主動權(quán)。

二、結(jié)構(gòu)

何為是“合適”？看它的結(jié)構(gòu)性。

講述具體的結(jié)構(gòu)前，有必要提一下靈活性原則：即任何會議紀要模板只是參考，不能完全參考照搬，重要的應(yīng)該是內(nèi)容呈現(xiàn)，目的是能夠讓沒有參與會議的人通過這份紀要快速地了解會議的議題和結(jié)論。

合適的會議紀要，結(jié)構(gòu)主要分為基本信息、議程信息、結(jié)論信息以及事項信息。

1. 基本信息

交代會議的背景信息，主要有：會議主題（體現(xiàn)會議目的）、會議地點（線上/線下）、會議時間（具體到小時，包含開始和結(jié)束時間）、與會人員（主持人，參會人，旁聽人等）、記錄人員、缺席人員（必要時備注說明）。

值得一提的是，寫與會人員時注意關(guān)鍵人員或機構(gòu)的排序。

2. 議程信息&結(jié)論信息

根據(jù)會議的復(fù)雜度和重要度等因素來決定是否需要把議程信息和結(jié)論信息分開來寫。

絕大多數(shù)會議的議程信息是一筆帶過，主要描述清楚會議討論的事項即可，也有一些紀要是借助議程的一句話描述作為結(jié)論信息的“分隔符”，提高結(jié)論的可讀性。

會議結(jié)論作為紀要的關(guān)鍵信息，不僅要保障完整性，還要避免堆砌文字。結(jié)論要有側(cè)重點，側(cè)重表述結(jié)果而非過程，當(dāng)然，如果過程的討論對于結(jié)果的影響較大時，可以歸納總結(jié)至結(jié)論當(dāng)中作為參考。

3. 事項信息

即會議的待辦事項，需要體現(xiàn)后續(xù)的行動項，也是會議價值的一個重要體現(xiàn)點。

事項信息中，需要明確地有：任務(wù)描述（如問題描述，風(fēng)險描述，工作描述等）、目標(biāo)描述（行動方案，解決的方向，達到的效果，優(yōu)先級等）、完成時限（截止日期）、責(zé)任人/團隊（包括配合資源）、其他描述（如備注）。

三、方式

如何才“合適”？看它的方法性。

理想中的會議，是在每個節(jié)點、每個議題都能夠按照正常節(jié)奏進行，并且每個議程都有穩(wěn)定的主持，每個事項都能夠討論出結(jié)果。這樣的理想會議，輸出紀要也相對簡單，只需根據(jù)實際討論內(nèi)容整理輸出即可。

實際上，并不是所有的會議都能夠如此理想，更多的還是一些節(jié)奏跳躍和發(fā)散的會議，這類會議輸出紀要是一個不小的難題。

從會議節(jié)奏上看，主要分為兩個場景：大領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)主持的會議和其他會議。

大領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)主持的會議，輸出會議紀要是一件既快樂又頭疼的事情。快樂的點在于，整場會議的節(jié)奏是非常清晰的，基本不會出現(xiàn)會議發(fā)散的情況，會議事項有條不紊地進行，在這種會議中，你能夠從各領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言中收獲很多思考和見解；頭疼的點也在于，整場會議你需要非常專注，要及時記錄領(lǐng)導(dǎo)（特別是關(guān)鍵性領(lǐng)導(dǎo)）發(fā)言的關(guān)鍵詞句，特別是含結(jié)論性決策性的內(nèi)容。最后整場會議下來，雖然你沒有怎么發(fā)言，但是腦袋會感覺 “已掏空”。

其他會議，會議節(jié)奏不像大領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)會議般清晰，通常是跳躍式發(fā)言和討論，而這也是我們的開會常態(tài)。針對這類會議，筆者有一套個人的紀要輸出方法論，即框架式關(guān)鍵記錄法。

該方法由兩部分組成，框架和關(guān)鍵。

會議一般都有討論事項，那么這個事項就是我們會議紀要的初步框架，列入文檔或記事本中。

會議過程中，關(guān)注當(dāng)前討論的內(nèi)容是否符合列入的框架。

如果符合框架，不必詳細記錄討論過程，僅需要關(guān)注討論的待辦事項和結(jié)論內(nèi)容，必要時需要加上事項或者結(jié)論的責(zé)任人。當(dāng)然，如果你對討論的內(nèi)容一知半解，最好原文摘抄（來不及時就記錄關(guān)鍵詞）至文檔或記事本中。

如果不符合框架，嘗試分析是否和當(dāng)前會議討論的事項具有關(guān)聯(lián)性，如果有關(guān)聯(lián)性，在對應(yīng)的框架下補充并標(biāo)記討論內(nèi)容（同樣只記錄關(guān)鍵內(nèi)容）；如果沒有關(guān)聯(lián)性，作為框架的新事項寫入至文檔或記事本中。

特別強調(diào)的是，在有限的時間和精力下，我們無法做到全文本的記錄，因此需要我們在記錄的時候提煉關(guān)鍵詞句（或者直接原文記錄），切忌文字堆砌。

會議結(jié)束后，會后的紀要整理也要注重方法性，包含如下：

• 注意內(nèi)容口語化。整理紀要的過程中，我們?nèi)菀缀雎员磉_口語化的問題，要記得把口語化的詞句轉(zhuǎn)換成書面化的表達，盡量少用一些口語式的連接詞。
• 注意內(nèi)容情緒化。整理紀要的過程中，我們?nèi)菀紫萑肭榫w陷阱，特別是有第三方參加的會議中，我們輸出的紀要可能會更偏袒于自己代表的那一方。這樣做看著是為自己或者團隊著想，但是大家都是摸爬滾打的社會人，不可能完全看不出來你這份文字的心思，反倒是有可能會聰明反被聰明誤。
• 注意內(nèi)容復(fù)雜化。整理紀要并不代表要寫一篇記敘文，它更像是一篇說明文，屬于事理說明文。根據(jù)事理說明文的寫作特點，我們在整理紀要時要注意準確、簡潔和平實，這樣才會顯得我們專業(yè)和靠譜，增加印象。
• 注意內(nèi)容格式化。格式也是我們很容易忽略的問題，此處說的格式并不是指一定要用什么字體和字號，而是要注意格式的一致性，切忌一篇紀要出現(xiàn)多個不同的字體、字號和顏色，也不要出現(xiàn)段落層次不齊、序號未準確使用等情況。當(dāng)然，關(guān)鍵的詞句可以加粗或者字體設(shè)置紅色。

四、工具

如何更“合適”？看它的工具性。

現(xiàn)代社會，追求的是效率。我們可以借助工具來提高我們輸出紀要的效率。

如果我們開會時使用了會議工具（如飛書、騰訊會議等），那么可以直接借助會議工具的功能幫助我們記錄會議內(nèi)容，解放雙手。

以飛書為例，飛書的“妙記”會自動將會議內(nèi)容轉(zhuǎn)錄成逐字稿，該逐字稿還能支持搜索和評論，甚至還可以自動總結(jié)會議紀要與待辦，可以大幅提升我們的紀要輸出效率。

當(dāng)然，天下無免費午餐，這取決于企業(yè)或者我們個人的經(jīng)濟實力。不免費的也不是無法擁有，那就是我們手機自帶的錄音工具?，F(xiàn)在絕大部分的手機都是具備錄音轉(zhuǎn)文字功能，我們可以借助會議錄音來記錄內(nèi)容，雖然準確度會低一些，但確實能夠幫助我們提高紀要輸出效率。

還有更高級的玩法，就是用AI工具實現(xiàn)全自動輸出紀要。

以科大訊飛的“訊飛聽見”為例，該工具不僅可以實現(xiàn)實時錄音，還支持邊錄音邊轉(zhuǎn)換成文字，最后通過AI能力輸出會議紀要，一鍵成稿，做到真正地解放打工人的雙手。

當(dāng)然，工具始終只是工具，并不能完全替代人去工作，因此我們不能因為工具的便利性而讓自己變得懶得思考和被動，而是要成為工具的主人。