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作為業務往來的關鍵載體，合同在公司業務中無處不在。但傳統的合同管理方式存在各種缺陷，制約著公司的高效運營。本文作者分享了在公司內部搭建一個合同管理平臺的經驗，供大家參考。

一、企業合同管理現狀剖析

在當今企業運營中，合同作為業務往來的關鍵載體，貫穿于各個業務環節。從采購原材料、銷售產品，到與合作伙伴達成合作協議，合同無處不在。然而，傳統的合同管理方式卻存在諸多痛點，嚴重制約著企業的高效運營。

• 效率低下：合同起草過程中，業務人員常常需要重復錄入大量信息，從基本的公司信息、交易條款，到產品或服務的具體細節，每一份合同都要重新填寫，耗費大量時間和精力。以某制造業企業為例，一份普通采購合同的起草，僅信息錄入就需要花費 1 – 2 小時，若涉及復雜的定制化產品，時間更是翻倍。合同評審、履行等關鍵環節依賴人工為主，處理效率低、質量不可控，亟需改變成依規則、依系統作業的模式，人機協作提高生產力。
• 風險管控滯后：合同風險管控主要依賴人工審查，難以全面、及時地察覺潛在風險。由于合同條款眾多，涉及法務、財務、業務等多個領域，人工審查難免存在疏漏。某互聯網企業在與一家供應商簽訂合作合同時，由于法務人員疏忽，未對合同中的知識產權條款進行仔細審查，導致后期因知識產權糾紛陷入長達一年的訴訟，不僅耗費大量人力、物力，還對企業聲譽造成負面影響。此外，合同執行過程中，缺乏有效的動態監測機制，無法及時掌握合同履行進度和異常情況，難以及時采取措施應對風險。合同關鍵要素沒有結構化，難以在不同系統不同組織間高效傳遞和執行，制約合同風險管控質量和效率。
• 數據利用不足：合同數據分散在各個部門、各個文件中，缺乏統一的管理和整合，無法形成有效的數據資產。業務部門難以獲取全面、準確的合同數據，無法為業務決策提供有力支持。例如，銷售部門在制定銷售策略時，無法快速獲取歷史合同中的客戶需求、價格條款等信息，難以精準定位市場和客戶；財務部門在進行財務分析時，也因合同數據的不完整和不準確，無法準確評估企業的收入和成本情況。

二、搭建平臺的迫切需求

面對這些痛點，搭建一個高效、智能的全生命周期合同管理平臺，構建支撐多層級、跨組織的合同管理共享能力，實現業務、財務、法務、合規管控的融合，提升合同的數字化管理水平已成為企業的迫切需求，對企業業務合規高效運營起著關鍵作用。

• 提升效率：合同管理平臺通過自動化和數字化手段，能極大地提升合同管理的效率。以合同起草為例，平臺可預設多種合同模板，業務人員只需根據實際業務情況選擇合適模板，填充關鍵信息，即可快速生成合同初稿，大大減少信息錄入時間。在審批環節，平臺實現線上審批流程，審批人可隨時隨地通過電腦或移動設備進行審批操作，系統自動提醒審批人待辦事項，避免審批延誤。審批流程還可根據合同類型、是否標準合同、合同金額等因素進行靈活配置，確保審批流程既符合企業管理要求，又能高效運轉。通過這些功能，合同從起草到審批完成的時間可大幅縮短，提升企業業務推進速度。
• 降低風險：平臺利用先進的技術手段和完善的管理機制，全面加強合同風險管控。在合同審查階段，可借助人工智能和大數據技術，對合同條款進行智能分析，識別潛在風險點，如法律風險、財務風險、業務風險等，并提供風險提示和修改建議。在合同歸檔階段，可借助OCR比對技術對歸檔合同與線上流程合同比對校驗是否一致。同時，平臺建立合同執行跟蹤機制，實時監控合同履行進度，對關鍵節點進行預警提醒，確保合同雙方按時履行各自義務。一旦發現異常情況，系統及時發出警報，企業可迅速采取措施進行應對，有效降低合同風險。
• 實現數據驅動決策：合同管理平臺將分散的合同數據進行集中整合和分析，為企業決策提供有力的數據支持。平臺對合同數據進行深度挖掘，分析合同金額、交易對象、業務類型等關鍵指標，生成可視化報表和數據分析報告，幫助企業管理層直觀了解企業業務運營狀況和發展趨勢。例如，通過分析不同地區、不同客戶群體的合同簽訂情況，企業可以精準定位市場需求，優化市場策略；通過對合同成本和收益的分析，企業可以評估業務的盈利能力，調整業務布局。這些基于數據的決策更加科學、準確，有助于企業在激烈的市場競爭中把握機遇，實現可持續發展。

三、搭建平臺的準備工作

1. 需求調研

需求調研是搭建合同管理平臺的基礎。在這個階段，需要與各個部門進行了深入溝通，了解他們在合同管理中的痛點、需求和期望。

• 業務部門抱怨合同起草信息重復錄入影響效率，增加人力成本，且在合同執行過程中無法及時獲取關鍵履行信息，較多依賴人工，影響履行質量和效率，還增加了成本。
• 財務部門則表示收付款時需在各個分散的流程中下載合同進行核對，依賴人工影響效率和準確性，且無法借助合同結構化數據通過系統直接判定稅種及稅率，同樣依賴人工，增加了成本。
• 法務部門提到合同評審流信息化、數據化不足，評審質量難把控、評審效率低，風險信息未沉淀，無法數據化可視化，難以開展風險閉環管理，并且風險難以在公司內不同業務部門傳遞應用。
• 綜合部門指出偽造簽章簽字人工難以識別，審簽不一致風險難管控，合同歸檔管理規則和執行情況依賴各業務部門意識，管理水平參差不齊，未與檔案管理系統集成，需要大量手工錄入，歸檔效率低。

其他相關部門也反映缺乏統一的合同數據管理，難以在研發、產品、技服等部門高質量流轉，降低了協調效率，增加了合同履行風險。通過這些調研，收集了大量一手資料，為后續平臺的設計提供了有力依據。

2. 競品分析

除了需求調研，競品分析也是不可或缺的環節。研究了市場上現有合同管理產品，如法大大、e 簽寶、云合同等。（詳情可見我個人專欄里的另一篇文章“合同類產品研究”）。

• 法大大作為國內領先的第三方電子合同平臺，主要為金融、保險、第三方支付等企業及個人用戶提供電子合同、電子文件簽署及存證服務，同時整合提供司法鑒定、網絡仲裁和律師服務，其優勢在于保障電子文件具有原件的證據效力，并有強大的律師團隊全程支持。
• e 簽寶重點服務于政府、金融、互聯網、制造業等企業及個人用戶，擁有眾多相關專利，技術優勢明顯。
• 云合同則致力于為用戶提供在線生成 – 電子簽署 – 履行監管的合同一站式服務，傾力打造完整的合同生態鏈。

通過對這些競品的分析，我總結了它們的優點和不足。

• 優點包括合同簽署便捷、具備合同管理全流程功能、提供法律衍生服務等；
• 不足則體現在某些功能的深度和廣度不夠，如對特定行業合同管理的針對性不強，與企業內部其他系統的集成度有待提高等。

這些分析結果讓我明確了我們要搭建的合同管理平臺的差異化競爭點，為平臺的功能設計提供了參考。

3. 流程梳理

流程梳理是確保合同管理平臺高效運行的關鍵。需要對合同從起草、審批、用印簽訂到履行、歸檔的全生命周期流程進行了詳細梳理。

1. 在起草階段，明確業務人員根據業務需求選擇合適的合同模板，填寫關鍵信息后提交審核。
2. 審批環節，根據合同類型、是否標準合同、合同金額等因素，設置不同的審批流程，涉及業務部門負責人、法務人員、財務人員等多部門審批，確保合同的合規性和風險可控性。
3. 用印簽訂階段，規定了合同簽署的方式和權限，確保合同的法律效力。
4. 履行階段，建立合同履行跟蹤機制，實時監控合同履行進度，記錄履行過程中的關鍵信息。
5. 歸檔階段，制定合同歸檔的標準和流程，確保合同檔案的完整性和可查閱性。

同時，明確了各環節的責任人和操作規范，避免出現職責不清、流程混亂的情況。

四、平臺的產品設計

1. 功能架構

功能架構設計圍繞合同全生命周期展開，涵蓋門戶、合同起草、審批、用印、變更、歸檔、業務配置、系統配置等核心功能模塊，每個模塊都有其獨特的設計思路和實現方式，各模塊之間相互協作，共同構成一個完整的合同管理體系。

• 合同起草：為了提高合同起草的效率和準確性，平臺內置豐富的合同模板庫，模板根據不同業務類型、行業規范以及常見的交易場景進行分類整理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等多種類型。業務人員在起草標準合同時，只需根據業務需求選擇相應模板，系統會自動填充部分預設信息，如公司基本信息、通用條款等，業務人員僅需填寫關鍵的個性化信息，如交易金額、交付時間、特殊條款等，大大減少了信息錄入量。同時，對于半標合同提供合同文本編輯功能，支持對合同條款進行靈活修改、添加和刪除，滿足復雜業務場景下的合同定制需求。未來結合智能化進展還會設置智能提示功能，當業務人員輸入關鍵信息時，系統會根據歷史數據和業務規則，提供相關的參考建議和風險提示，避免因信息錯誤或遺漏導致的合同風險。
• 合同審批：審批流程設計遵循企業的組織架構和業務審批規則，實現了審批流程的自動化和靈活配置。系統根據合同類型、是否標準合同、合同金額等因素，自動匹配相應的審批流程，確保審批的合理性和合規性。例如，對于金額較大、風險較高的重大合同，則需經過多部門聯合審批，包括業務部門、法務部門、財務部門、高層領導等，確保合同的各個方面都得到充分審查。在審批過程中，審批人可在線查看合同詳情、歷史審批意見和修改記錄，方便了解合同背景和審批進展。同時對于需要補充信息或修改合同的情況，審批人可直接退回給申請人，待修改完善后重新提交審批。此外，還設置了審批提醒功能，通過待辦、郵件等方式及時通知審批人待辦事項，避免審批延誤。
• 合同用印：在合同用印環節，引入電子簽技術，確保合同簽署的合法性、安全性和便捷性。電子簽采用數字證書加密技術，對合同內容進行加密和數字簽名，保證合同在簽署過程中不被篡改，簽署后的合同具有法律效力。平臺與權威的電子認證服務機構合作，為企業和合作伙伴提供可靠的電子簽服務。當合同審批通過后，相關人員可在平臺上選擇電子簽進行簽署，簽署過程簡單快捷，只需點擊確認即可完成簽署操作。同時，系統會記錄簽署時間、簽署人等信息，形成完整的簽署日志，便于后續查詢和追溯。此外，還支持對電子簽使用的管理，包括哪些業務部門可以使用，確保使用安全和規范。
• 合同變更：考慮到合同在履行過程中可能會因各種原因發生變更，平臺設計了靈活的合同變更功能。當需要變更合同時，合同相關人員可在平臺上發起變更申請，填寫變更原因、變更內容等信息，并上傳相關的證明文件。系統會根據變更申請自動觸發變更審批流程，審批流程與合同審批流程類似，根據變更的內容和影響程度，確定相應的審批人。在審批過程中，審批人可對變更申請進行審核，查看變更前后的合同內容對比，提出審批意見。若變更申請通過審批，系統會自動更新合同信息，并生成變更記錄，記錄變更的時間、原因、內容以及審批過程等信息，確保合同變更的可追溯性。同時，將變更后的合同與原合同進行關聯，確保及時了解合同變更情況。
• 合同歸檔：合同歸檔功能實現了合同的集中存儲和管理，方便合同的查詢和檢索。平臺對合同進行分類歸檔，可根據合同類型、簽訂時間等維度進行分類，建立清晰的合同目錄結構。合同歸檔時，系統自動將合同的電子文檔、審批記錄、用印簽署記錄、變更記錄等相關信息進行整合，形成完整的合同檔案。同時，對合同檔案進行加密存儲，確保合同信息的安全性和保密性。在合同查詢方面，提供強大的搜索功能，用戶可通過關鍵詞搜索、條件篩選等方式快速找到所需的合同。搜索結果以列表形式展示，用戶可點擊查看合同詳情，包括合同文本、審批流程、用印簽署情況、變更記錄等信息。此外，還支持合同數據的導出功能，滿足用戶在不同場景下的使用需求。

2. 技術選型

技術選型對于平臺的穩定性、安全性和可擴展性至關重要，經過綜合評估和測試，我們選擇了以下技術方案：

• 技術框架：Java 在企業級應用開發領域擁有悠久的歷史和廣泛的應用。許多大型企業級系統，如銀行金融系統、電子商務平臺、企業資源規劃（ERP）系統等，都采用 Java 開發。Java 的穩定性、可擴展性和對分布式事務處理、消息隊列、分布式緩存等企業級技術的支持。Java 程序可以在不同的操作系統上運行，只需安裝相應的 Java 虛擬機（JVM）。這使得開發人員能夠編寫一次代碼，然后在 Windows、Linux、Mac 等多種平臺上部署和運行，大大提高了開發效率和軟件的可移植性。Vue.js 是一款流行的前端 JavaScript 框架，具有簡潔易用、靈活高效的特點。它采用組件化開發模式，使得前端代碼的可維護性和可復用性大大提高。Vue.js 還擁有豐富的生態系統，提供了大量的 UI 組件庫和工具，能夠快速構建出美觀、交互性強的用戶界面。通過前后端分離架構，前端和后端可以獨立開發、測試和部署，提高了開發團隊的協作效率，同時也便于系統的維護和升級。
• 數據庫：選用 MySQL 關系型數據庫作為主要的數據存儲工具。MySQL 具有開源、免費、性能穩定、易于使用等優點，廣泛應用于各種企業級應用中。它支持標準的 SQL 語言，能夠方便地進行數據的存儲、查詢、更新和刪除操作。對于合同管理平臺來說，MySQL 能夠很好地滿足合同數據的結構化存儲需求，保證數據的完整性和一致性。同時，通過合理的數據庫設計和索引優化，可以提高數據的查詢效率，確保平臺在處理大量合同數據時的性能表現。此外，考慮到數據的安全性和可靠性，我們還采用了數據庫備份和恢復機制，定期對數據庫進行備份，以防止數據丟失。
• 服務器：采用公司自己的服務器，根據平臺的業務量和用戶訪問量動態調整服務器的配置，如 CPU、內存、存儲等，確保平臺在不同業務場景下都能穩定運行。能夠完全自主地管理服務器上的數據，包括數據的存儲、備份、恢復等操作?？梢愿鶕陨淼臉I務需求和數據特點，制定個性化的數據管理策略，而無需受限于第三方服務器提供商的規定和限制?？梢愿鶕陨淼陌踩枨螅瑢嵤└鼮閲栏窈投ㄖ苹陌踩胧??？梢宰孕胁渴鸱阑饓?、入侵檢測系統、加密設備等安全防護設施，對服務器進行實時監控和防護，防止數據泄露、黑客攻擊等安全威脅。當服務器出現故障時，公司的技術團隊可以直接進行現場維護和修復，能夠更快地定位和解決問題，減少服務器停機時間，降低對業務的影響。

3. 界面設計

界面設計遵循簡潔易用、符合用戶操作習慣的原則，以提高用戶體驗和工作效率。

• 簡潔直觀的布局：整體界面采用簡潔的布局方式，將主要功能模塊以清晰的導航欄和菜單形式展示在頁面左側，方便用戶快速找到所需功能。例如，將合同起草、審批、用印、變更、歸檔等核心功能模塊分別設置為獨立的菜單選項，用戶點擊即可進入相應功能頁面。在每個功能頁面中，采用分區布局，將相關信息和操作按鈕集中放置在同一區域，避免頁面信息過于雜亂。
• 符合操作習慣的交互設計：交互設計充分考慮用戶的操作習慣，采用常見的操作方式和圖標，降低用戶的學習成本。例如，在合同起草頁面，使用文本框、下拉框、單選框等常見的表單元素，讓用戶能夠自然地進行信息錄入操作。在合同審批過程中，采用按鈕點擊的方式進行審批操作，如 “同意”“不同意”“退回” 等按鈕，與用戶在日常工作中的操作習慣一致。
• 可視化的數據展示：對于合同數據和相關信息，采用可視化的方式進行展示，使數據更加直觀易懂。例如，在合同臺賬頁面，使用表格形式展示合同的關鍵信息，如合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同狀態等，用戶可以通過表格快速瀏覽和比較不同合同的信息。對于一些重要的數據指標，如合同金額統計、合同類型分布、合同執行進度等，采用圖表的形式進行展示，如柱狀圖、餅圖、折線圖等，讓用戶能夠更加直觀地了解數據的變化趨勢和分布情況。此外，還設置了數據篩選和排序功能，用戶可以根據自己的需求對數據進行篩選和排序，快速找到所需的數據。

五、項目實施與推進

1. 項目計劃制定

在項目計劃制定階段，團隊結合項目的復雜性和需求的緊迫性，制定了詳細的項目時間表。將整個項目劃分為多個階段，每個階段都明確了具體的任務、責任人、時間節點和交付成果。

• 在需求分析階段，需求調研小組，與各部門進行深入溝通，收集需求信息，在一個月內完成需求調研報告的撰寫和評審。
• 開發階段，開發團隊負責代碼編寫和功能實現，按照模塊劃分任務，每個模塊都有對應的負責人，預計在六個月內完成核心功能的開發。
• 測試階段，測試團隊進行全面的功能測試、性能測試和安全測試，及時發現并反饋問題，為期一個月。
• 上線階段，制定詳細的上線計劃，明確上線前的準備工作、上線步驟和應急措施，確保平臺順利上線。

同時，為每個階段設定了里程碑和驗收標準，以便對項目進度和質量進行有效監控。

2. 開發與測試

開發過程中，開發團隊采用敏捷開發方法，進行高效的團隊協作。團隊成員按照功能模塊進行分工，各自負責相應模塊的代碼編寫和功能實現。

在代碼編寫過程中，嚴格遵循代碼規范和設計原則，確保代碼的可讀性、可維護性和可擴展性。開發團隊定期進行代碼審查和技術交流，及時解決開發過程中遇到的技術難題。

例如，在實現合同審批流程的自動化時，遇到了流程配置的靈活性和復雜性問題，通過團隊成員的共同討論和技術攻關，最終采用了OA流程引擎技術，實現了審批流程的靈活配置和高效運行。

功能實現方面，按照產品設計方案，逐步實現合同管理平臺的各項功能。

• 在合同起草模塊，開發團隊實現了合同模板庫的搭建、合同文本WPS編輯功能，方便業務人員快速起草合同。
• 在合同審批模塊，開發了審批流程配置、審批意見填寫等功能，確保審批流程的順暢進行。
• 在合同用印模塊，集成了電子簽技術，實現了合同的在線簽署和用印管理。
• 在合同變更模塊，開發了變更申請、變更審批、變更記錄等功能，滿足合同變更的業務需求。
• 在合同歸檔模塊，實現了合同的分類歸檔、查詢檢索和導出等功能，方便合同的管理和使用。

測試團隊進行了多輪測試，包括單元測試、集成測試、系統測試和用戶驗收測試。

• 在單元測試階段，對各個功能模塊進行單獨測試，確保每個模塊的功能正確性。
• 在集成測試階段，對各個模塊之間的接口進行測試，確保模塊之間的協作正常。
• 在系統測試階段，對整個平臺進行全面測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等，發現并修復了大量問題。

例如，在用戶驗收測試階段，邀請了各部門的業務人員進行實際操作測試，收集他們的反饋意見，對平臺進行了進一步的優化和完善，確保平臺滿足用戶的實際需求。

3. 上線與培訓

上線前，我們進行了充分的準備工作。

對服務器進行了性能優化和安全加固，確保平臺能夠穩定運行。

對數據進行了遷移和初始化，將歷史合同數據導入到新的合同管理平臺中，保證數據的完整性和準確性。

同時，制定了詳細的上線計劃和應急預案，明確了上線過程中的各項任務和責任人，以及可能出現的問題及應對措施。

上線后，為了確保用戶能夠熟悉平臺的操作和使用流程，我們為用戶提供了全面的培訓。培訓內容包括平臺的功能介紹、操作演示、實際案例演練等。

培訓方式采用線上線下相結合的方式，線上提供操作手冊、視頻教程等培訓資料，方便用戶隨時學習；線下組織集中培訓進行現場講解和指導，解答用戶的疑問。

通過培訓，用戶對合同管理平臺的功能和操作有了深入的了解，能夠熟練使用平臺進行合同管理工作，提高了工作效率和質量。

六、項目成果與價值

1. 效益分析

合同管理平臺的成功搭建，為企業帶來了顯著的經濟效益和管理效益。

• 效率提升：平臺實現了合同全流程的數字化和自動化管理，大大縮短了合同處理周期。合同起草時間從原來的平均 1 – 2 小時縮短至 30 分鐘以內，合同審批時間從平均一周以上縮短至 2 – 3 天，合同簽署時間從數天縮短至數小時，整體效率提升了數倍。這使得企業能夠更快地響應市場變化，抓住業務機會，提高市場競爭力。
• 成本降低：通過自動化流程和電子簽章技術，減少了人工干預和紙質文檔的使用，降低了人力成本和辦公成本。據統計，每年可節省紙張費用、打印費用、郵寄費用等辦公成本數萬元，同時減少了因合同處理效率低下導致的業務延誤成本和潛在的經濟損失。此外，平臺的應用還減少了法務人員、財務人員等相關崗位的工作量，可將人力資源更合理地分配到其他重要業務中，進一步提高了企業的運營效率。
• 風險減少：借助智能風險識別和預警機制，平臺能夠及時發現合同中的潛在風險點，并提供相應的風險提示和應對建議。在合同簽署前，對合同條款進行全面審查，有效避免了法律風險和商業風險；在合同履行過程中，實時監控合同執行情況，及時發現并解決異常問題，降低了合同違約風險。自平臺上線以來，合同風險事件發生率顯著降低，為企業避免了潛在的經濟損失，保障了企業的穩健運營。
• 數據價值挖掘：平臺對合同數據進行集中管理和深度分析，為企業決策提供了有力的數據支持。通過對合同數據的分析，企業能夠深入了解業務運營狀況，如客戶需求、市場趨勢、業務盈利能力等，從而制定更加科學合理的業務策略。例如，通過分析合同金額和客戶分布情況，企業可以確定重點市場和客戶群體，加大市場拓展力度；通過對合同成本和收益的分析，企業可以優化業務流程，降低成本，提高盈利能力。這些基于數據的決策，使企業在市場競爭中更加具有優勢，推動了企業的持續發展。

2. 總結與展望

搭建企業內部合同管理平臺是一個復雜而又充滿挑戰的過程，從前期的需求調研、競品分析，到平臺的設計、開發、測試，再到最終的上線和推廣，每一個環節都凝聚著團隊的智慧和努力。

通過這個項目，我們成功解決了企業合同管理中的諸多痛點，提升了合同管理的效率和質量，為企業的合規運營和發展提供了有力支持。

在項目過程中，我們也積累了寶貴的經驗教訓。需求調研階段一定要深入、全面，充分了解各部門的需求和期望，確保平臺功能能夠滿足實際業務需求。

在技術選型和架構設計上，要充分考慮平臺的可擴展性和穩定性，為未來的功能升級和業務發展預留空間。

同時，項目團隊的溝通協作至關重要，不同部門、不同專業的人員之間要保持密切溝通，及時解決問題，確保項目順利推進。

展望未來，合同管理平臺還有很大的優化和拓展空間。

• 在功能方面，我們計劃進一步完善合同風險評估功能，引入更先進的風險評估模型和算法，實現對合同風險的精準識別和量化評估。同時，加強合同數據分析功能，挖掘更多有價值的數據信息，為企業決策提供更深入、更全面的支持。
• 在技術層面，隨著人工智能、區塊鏈等新技術的不斷發展，我們將探索將這些技術應用到合同管理平臺中，如利用人工智能實現合同條款的自動審查和智能推薦，利用區塊鏈技術提高合同數據的安全性和可信度。

此外，還將加強平臺與企業其他系統的集成，實現數據的無縫流通和業務的深度融合，為企業打造一個更加高效、智能的數字化運營環境 。