電商后臺(tái)系統(tǒng):管理后臺(tái)篇之采購(gòu)管理(執(zhí)行層)

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采購(gòu),從表面上看是公司花錢的部門,實(shí)則擔(dān)負(fù)了尋找、管理供應(yīng)商的重任,確保公司絕大部分的供應(yīng)鏈成本可以保質(zhì)、保量的完成。

現(xiàn)在很多電商企業(yè),都不自己生產(chǎn)產(chǎn)品,產(chǎn)品的來(lái)源基本上都是從供應(yīng)商那里采購(gòu),所以采購(gòu)相當(dāng)于負(fù)責(zé)了企業(yè)的第一利潤(rùn)源泉(第一利潤(rùn)源泉:原材料;第二利潤(rùn)源泉:人力成本;第三利潤(rùn)源泉:物流系統(tǒng)),其重要性不言而喻。

采購(gòu)管理從大的方面我們可以分為:執(zhí)行層、策略層和戰(zhàn)略層。

  • 采購(gòu)管理執(zhí)行層,有些地方也稱為”小采購(gòu)“,主要由采購(gòu)員組成,職責(zé)包括下采購(gòu)單、跟單、催單、結(jié)算等相關(guān)的執(zhí)行操作。
  • 采購(gòu)管理戰(zhàn)略層,也可以稱之為”大采購(gòu)“,也就是對(duì)供應(yīng)商的管理,包括供應(yīng)商開發(fā)人員,負(fù)責(zé)供應(yīng)商的尋找、簽約、合同管理、樣品領(lǐng)用等;質(zhì)量監(jiān)督人員,負(fù)責(zé)供應(yīng)商的貨品質(zhì)量、價(jià)格、到貨準(zhǔn)時(shí)率、售后問(wèn)題等相關(guān)的績(jī)效考核。
  • 采購(gòu)管理策略層,也就是通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)驅(qū)動(dòng)智慧采購(gòu),包括銷量預(yù)測(cè)、采購(gòu)建議、自動(dòng)補(bǔ)貨等,主要幫助采購(gòu)人員做決策,包括哪個(gè)商品什么時(shí)候需要采購(gòu),需要從哪個(gè)供應(yīng)商以什么樣的價(jià)格采購(gòu),需要采購(gòu)多少數(shù)量等,以提高商品的現(xiàn)貨率和減少庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù),進(jìn)而提高效率、減少成本。

這篇文章主要介紹采購(gòu)管理的執(zhí)行層。

一、業(yè)務(wù)

采購(gòu)業(yè)務(wù),簡(jiǎn)單的說(shuō),就是從某個(gè)地方,采購(gòu)某些商品,到哪里去。

從這句話中,我們可以看到幾個(gè)因素:

  1. 從某個(gè)地方:供應(yīng)商
  2. 采購(gòu)某些商品:商品
  3. 到哪里去:倉(cāng)庫(kù)

中間連接這些因素的叫采購(gòu)單,采購(gòu)單的內(nèi)容和流轉(zhuǎn)也是這個(gè)流程的核心。

二、采購(gòu)流程

采購(gòu)業(yè)務(wù)的整個(gè)流程,主要包括正向的采購(gòu)流程和逆向的采購(gòu)?fù)素浟鞒?,兩個(gè)流程類似,所以這里主要介紹正向的采購(gòu)流程。

采購(gòu)流程,主要牽涉到三個(gè)部門,采購(gòu)部、倉(cāng)庫(kù)和財(cái)務(wù)部,從采購(gòu)部發(fā)起采購(gòu)單,到倉(cāng)庫(kù)引用采購(gòu)單做采購(gòu)入庫(kù)單,再到財(cái)務(wù)部引用采購(gòu)入庫(kù)單做結(jié)算單,整個(gè)流程算是完整的采購(gòu)流程。

采購(gòu)的整個(gè)流程,是比較靈活的流程,比如我原計(jì)劃采A商品100件,實(shí)際供應(yīng)商又送我5件,或者供應(yīng)商少發(fā)了5件,或者A商品供應(yīng)商分了多次配送過(guò)來(lái)等等,所以采購(gòu)流程中間根據(jù)實(shí)際情況的調(diào)整也是非常必要。

  1. 業(yè)務(wù)部門、或者采購(gòu)人員、或者根據(jù)系統(tǒng)的采購(gòu)建議生成采購(gòu)單,并把采購(gòu)單提交審核
  2. 采購(gòu)主管或者相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)單的進(jìn)行審核,如果審核不通過(guò),需要重新編輯提交
  3. 如果采購(gòu)單金額超過(guò)一定數(shù)額,必要時(shí)候可以進(jìn)行財(cái)務(wù)審核
  4. 采購(gòu)單審核通過(guò)后,根據(jù)采購(gòu)單的信息,供應(yīng)商配貨到倉(cāng)庫(kù)
  5. 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)單,創(chuàng)建采購(gòu)入庫(kù)單,采購(gòu)入庫(kù)單可以根據(jù)實(shí)際情況選擇采購(gòu)單中的某個(gè)或者某幾個(gè)商品,并且填寫實(shí)際入庫(kù)數(shù)量
  6. 倉(cāng)庫(kù)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行驗(yàn)貨、入庫(kù)、配貨、上架等倉(cāng)庫(kù)操作(這些屬于庫(kù)存管理內(nèi)容,之后會(huì)具體說(shuō)),同時(shí)采購(gòu)單狀態(tài)變化
  7. 財(cái)務(wù)根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單,根據(jù)供應(yīng)商的結(jié)算類型(幣種、付款比例、賬期時(shí)間、是否開票等),創(chuàng)建結(jié)算單
  8. 財(cái)務(wù)把采購(gòu)單里面全部的商品都結(jié)算完畢后,采購(gòu)單自動(dòng)變成已完成狀態(tài),采購(gòu)流程結(jié)束

三、系統(tǒng)功能點(diǎn)

功能層面,主要包括對(duì)基礎(chǔ)信息的維護(hù),包括供應(yīng)商管理、采購(gòu)商品管理、倉(cāng)庫(kù)管理,對(duì)采購(gòu)流程的管理,包括采購(gòu)單管理、采購(gòu)?fù)素泦喂芾?。大致的功能點(diǎn)如下,具體細(xì)節(jié)要根據(jù)公司的實(shí)際業(yè)務(wù)確定。

四、原型

以下原型僅作說(shuō)明使用,具體細(xì)節(jié)需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整。

采購(gòu)開單頁(yè)面,此頁(yè)面是采購(gòu)執(zhí)行層的開始,主要包括采購(gòu)單基本信息和商品信息。供應(yīng)商,獲取供應(yīng)商列表的數(shù)據(jù),選擇此次采購(gòu)從哪個(gè)供應(yīng)商那里采貨;收貨倉(cāng)庫(kù),獲取倉(cāng)庫(kù)列表的數(shù)據(jù),選擇此次采購(gòu)要入的倉(cāng)庫(kù);商品信息,主要維護(hù)此次采購(gòu)的商品數(shù)量和采購(gòu)價(jià),商品以SKU為單位進(jìn)行采購(gòu)。

添加商品,篩選出需要采購(gòu)的商品,選中商品,填寫采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)價(jià),進(jìn)行采購(gòu)。

采購(gòu)單列表頁(yè)面,根據(jù)實(shí)際需要展示采購(gòu)單信息,方便業(yè)務(wù)方查找、操作和跟進(jìn)。

采購(gòu)系統(tǒng)的執(zhí)行層,是采購(gòu)業(yè)務(wù)人員經(jīng)常需要操作的地方,系統(tǒng)的靈活、流程的流暢可以大大提高業(yè)務(wù)的人員的操作效率、減少業(yè)務(wù)人員在操作上花費(fèi)的時(shí)間,進(jìn)而也可以使采購(gòu)人員把更多的盡力花費(fèi)在更有價(jià)值的供應(yīng)商管理和采購(gòu)決策上面。

采購(gòu)管理執(zhí)行層就介紹到這里,歡迎感興趣的各位一起交流。

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作者:胡言,微信公眾號(hào):電商后臺(tái)系統(tǒng)(dianshanghoutai)。

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  1. 采購(gòu)過(guò)程中一個(gè)商品需要用到多個(gè)單位如何去換算?

    來(lái)自廣東 回復(fù)
  2. 求加更采購(gòu)策略層~

    來(lái)自浙江 回復(fù)
  3. 問(wèn)個(gè)問(wèn)題,采購(gòu)單確認(rèn)后,就直接入庫(kù)了嗎,不需要財(cái)務(wù)付款,供應(yīng)商發(fā)貨才入庫(kù)嗎?

    來(lái)自湖南 回復(fù)
    1. 采購(gòu)單審核完成,需要線下和供應(yīng)商確認(rèn)訂單并回簽采購(gòu)單,收到供應(yīng)商的貨后倉(cāng)庫(kù)再創(chuàng)建采購(gòu)入庫(kù)單,驗(yàn)貨入庫(kù)。財(cái)務(wù)根據(jù)實(shí)際的入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算,關(guān)聯(lián)采購(gòu)單

      回復(fù)
  4. 目前我也在做這塊,方便加個(gè)好友一起交流么?

    來(lái)自北京 回復(fù)
  5. 請(qǐng)教一下,一種商品有多個(gè)計(jì)量單位時(shí),應(yīng)該當(dāng)成同個(gè)SKU還是不同SKU呢?

    來(lái)自廣東 回復(fù)
    1. 多個(gè)計(jì)量單位,就需要一個(gè)盡量單位代表一個(gè)SKU。

      來(lái)自廣東 回復(fù)
  6. 意猶未盡

    來(lái)自上海 回復(fù)
  7. 會(huì)不會(huì)存在一次采購(gòu)的商品需要發(fā)往多個(gè)倉(cāng)庫(kù)呢?

    來(lái)自湖北 回復(fù)
  8. 原型很好看 理論都是相同的 但是表現(xiàn)層看出功力咯 贊一個(gè)

    回復(fù)
  9. 詳細(xì)好文,謝謝,期待后續(xù) :mrgreen:

    來(lái)自廣東 回復(fù)
  10. 謝謝分享,有原型的完整版嗎,希望學(xué)習(xí)下。

    回復(fù)
  11. 很喜歡,原型漂亮~

    回復(fù)
  12. 希望能更新的快些

    來(lái)自福建 回復(fù)
    1. 111111111

      回復(fù)