設計文檔如何呈現才能更好更清晰呢？文章為你解讀。

設計師們通常會使用各式各樣的文檔——報告、摘要、導圖、指南——來給團隊成員以及客戶傳達工作成果。但是設計文檔不僅僅是簡單的設計過程內容的收集與存放，如何呈現文檔與文檔內容本身同樣重要。

1、添加摘要

比方說，你已經對客戶的產品進行了深入的的啟發式評估，并指出了上百個可用性問題。那么你有一個100頁的報告和說明。完成這項工作可能花費了你一兩個星期的時間。

現在設想一下，一個人第一次瀏覽你的報告，特別是當這個人不是設計師時?？梢源_定，這個人從上面那張圖中理解到的內容應該與下面這張圖差不多。

你花了兩周的時間幫助客戶記錄了產品中的問題，但你的報告卻一直躺在他“稍后閱讀”的文件夾里再也沒被打開過。顯然，不是你所期待的，不是嗎？現在，讓我們為這個“帙卷浩繁”的報告添加兩張幻燈片，看看是不是更方便閱讀了，也更能把握住重點了。

看看我們新添加的兩張幻燈片，分別定義了報告中涉及的關鍵問題和待辦事項。剩下的幻燈片對這兩張幻燈片起到補充說明的作用。即使沒有人再去詳細閱讀你的后續內容，你撰寫文檔的目的也基本達成了。因為對于這份報告來說，其本質發生了變化，其目的不再是讓人們閱讀全部的幻燈片。

10頁以上的文檔，一定要有開篇總結摘要。試想你的收件人很忙，只有五分鐘的時間，如果他只讀摘要部分也能夠領會你的報告核心，那么你的文稿無疑是勝利的。沒人會愿意在文件中自行拼湊被分割開來的文字和圖片來獲取關鍵內容，所以說將摘要放在標題頁或標題欄之后的效果是最好的。

這來源于新聞學領域的“倒金字塔規則”，將最重要的新聞事實放在最前面。新聞和設計都是功利的，都是注重結果的，這就是為什么倒金字塔規則對于設計文檔如此有用的原因啦。
所以，想象一下：你在一個包含了很多不同組件的設計系統中工作，其中包含了無數個文本框，每一個文本框又有一堆模型、輔助添加內容、交互規則、規格和功能。

我們設計師習慣于用“設計”的眼光來看待世界，想把一切通過像素級的完美呈現出來，而不是突兀呈現的圖片、動畫、字體或顏色，每一個元素的出現都要明確的表達其含義和用途。在設計文檔的表達中喜歡讓閱讀文檔的人循序漸進的進入報告主題，先抓住核心，再去了解更多相關的細節。

如果你的文檔是基于團隊以前的成果，最好簡短的說明一下。例如，在一個研討會之后，你準備了一個客戶行為路徑圖——描述用戶在框架中行為的步驟、活動、問題和機會。在下面的圖片中，您可以看到“數據渲染流程”，但是不清楚這個流程是什么，從哪來，大家為什么要知道這個流程。

這時候就需要我們添加一些背景信息。它會幫助閱讀報告的人很快掌握你的前期工作，而不是爭論已經討論過的事情。

還有一件事情就是，這些內容的呈現最好都以幻燈片演示文稿的形式來展示。面對面的呈現內容，更能夠展示“摘要”的重要性和傳達能力，因為觀眾通常會更傾向于遵循演講者的敘事脈絡。當然了，演講者的表達方式也不能太過沉悶，不然大家很快就會打瞌睡。

【總結】

• 如果你不熟悉你文檔的讀者，那么就把他們當作時間寶貴且非常忙碌的人；
• 10頁以上的設計文檔，要以摘要開始；
• 不管信息多么重要，一個好的總結也不要超過一分鐘。

2、展示關鍵數據

這種方法有助于顯示可測量的信息，無需二次計算。尤其是在將設計解決方案發送給負責運營、風險預算和團隊能力的人員時，當你需要展示差異的時候，數據也是一個很好的幫手。

如上圖所示，讀者需要通過閱讀大量文字來尋找差異性，有沒有更簡單的處理方案呢？來看看下圖。

我添加了四個圖表來表示這一類型用戶的關鍵參數。你只需要幾秒鐘的時間就能得到Geralt是一個內向且注重邏輯，喜歡移動設備的遵從者。我們無法測量用戶的氣質和感覺，但可以展示一種傾向和強度?，F在比較看看這兩種表達方式。

用戶文檔不是唯一可以使用圖表或其他數據可視化元素的文檔類型。下面是一個描述酒店預訂流程的客戶行為路徑圖。在每一步驟中，定義用戶感知的三個參數。你能否迅速發現其中不合適的地方？

首先，我們需要看到所有的“低度”和“關鍵”標簽，然后看看它們集中在哪里。這需要一分鐘左右的時間。 但最簡單的條形圖就可以改變這種情況。

每個參數有六個級別：普通，低，中，正常，高和非常高。它們中的每一個都由相應長度的條帶表示，例如“普通”比“非常高”短六倍。 當然，這不是顯示信息的唯一方法，表情符號或者顏色編碼同樣可以達到效果。

正如你所看到的，可用性參數是你可以用來豐富文檔的利器。它廣泛用于用戶畫像描述，用戶測試報告和用戶行為路徑，同時也可以應用于許多其他設計文檔。

條形圖、星級、10點量表、笑臉是顯示非數字能夠具體量化的最直接可識別的方式。閱讀報告的人能夠通過這些得到更多的信息，減輕選擇的難度，直觀展示情感或態度。

【總結】

• 顯示相關的非數字信息，能夠為報告閱讀者提供額外的線索以及有價值的細節；
• 要擅于利用條形圖、星星和笑臉來顯示相關數據。

3、想讀者所想

Alan Cooper（譯注：“VB之父”“交互設計之父”）不僅為終端用戶工作，而且也是向客戶展示設計和向團隊成員傳遞信息的關鍵人物。 文檔讀者關注的焦點才是最重要的：完美像素，任務流程，規范，結構框架，或商業價值。

文檔讀者是否具備與設計者相同的工作原則——同理心、用戶中心主義以及可用性原則，是非常重要的。這關系到文檔的結構處理、語言解釋的復雜性以及內容細化程度。下面是關于設計師和開發者使用的詞匯和內容對照的小例子。

如果你正在做一項設計系統空間的工作，那么你應該同時考慮到多個關聯角色的工作內容，并滿足他們的需求。通常意義上，這意味著你要盡可能使用簡單的語言，從一般到特殊。

例如，你定位的受眾不同，演示文稿展示的研究內容也可能大大不同。

上面的圖是一個年輕的設計工作室演示的設計文稿，他們試圖以此來吸引自己的目標客戶，但是他們把重點放在通過邊框圖、原型圖、模型圖來展現設計活動和交付的數量。這些信息對于目標客戶來說是沒有很大價值的。相反，講講銷售增長方式，如何打敗競爭對手，進入新市場等業務影響才是有效果的。

以受眾為中心的方法的另一個好處是能夠激勵你的團隊宣傳你們的設計和理念。一旦設計方案獲得支持，你們不僅為直屬部門創造了利益，同時也可以向更上一級要求宣傳推廣上的支持。

這種小技巧的目的是為了降低設計被理解的成本。

【總結】

• 確定設計文檔的受眾是誰，并為其制作有針對性的可視化文檔；
• 如果你的設計文檔旨在將設計出售給客戶，那么就要確保他們可以拿著你的文檔向他們自己的老板展示并且清晰地表達銷售思路。

4、“破窗”效應

你或許應該聽過這個理論，就是講述一個小的錯誤如不及時修正會引發更大的不良后果——如果一個窗戶破了沒有被及時修補，那么很快破的窗戶會越來越多，還會引來狗狗便溺，大量的垃圾甚至是小偷入室。

雖然這個理論起源于犯罪學，但也同樣適用于設計領域。如果你在設計文檔中容忍的模糊性，不一致性或不準確性越多，可能導致的錯誤就越多。以下是我在其他設計師的文檔中看到的一些典型的例子。

那么這個破窗效應究竟會帶來什么呢？首先，你的想法可能會被誤解，甚至被忽略。 但這還是不是最可怕的，最可怕的后果是整個設計實施不當，浪費了整個團隊的努力，又或者是開發人員只是用眼睛而不過大腦的實現了你錯誤的設計，然后這個代碼被反復測試、返回、重新設計、再開發設計，不斷循環。最終，整個團隊和用戶都開始討厭這個產品。

所以說，即使是在草稿或非常早的階段，也同樣要注重文檔的清晰程度和條理性并適當運用標簽進行補充說明，設置有意義的占位符，以便所有人都能夠清晰的理解設計并將其逐步實現，直到最終完成?；蛘咧辽僮詈诵牡膱F隊成員要理解新功能的運行邏輯。

“破窗”效應的另一個方面影響是信息不一致。如果你更改、添加或刪除了文檔中的某些內容，請確保它在文檔中相關聯的各處都得到了更新，并且不會與其他內容相沖突。

否則，極有可能導致整個團隊毫無頭緒也毫無意義的互相拼湊內容，只是為了搞清楚哪個版本才是最新的。

信息不一致主要是體現在視覺設計中（原型，風格指南，指導方針，線框設計），以此判斷，它也極有可能出現在用戶體驗研究文檔中，例如用戶使用流程路徑中。

【總結】

• 大家都不希望錯誤的發生，因為這代表著諸多不確定性，隱藏錯誤的后果往往是造成更多無法挽回的局面；
• 如果對設計文檔中的某些內容進行了修改，要確保與之關聯的各個部分都得到了更新；
• 通過有意義的占位符和標簽來表明哪些地方發生了變化，哪些做出了改進。

5、文字與像素

面對一個可愛的字體，我們可能會忽視文字的內容本身。設計師經常與不熟悉設計的人一起工作，因此，解釋的技巧可以幫助設計師避免“愚蠢”的問題。

• 慣用名稱

你的團隊成員對設計中遇到的各種名詞有哪些約定俗成的叫法？（關于用戶活動、設計模式、接口組件等等）他們是習慣說“圖標”還是“圖形”？“文本框”還是“文本域”？一旦你弄清楚了這些，你就可以牢記在心并讓自己也習慣使用它們，這樣可以避免因叫法不統一而造成的誤會。如果之前沒有過類似的約定，那就率先提出一個，然后讓大家跟隨你的叫法并形成習慣。

• 避免冗余文字

要以你想讓讀者知道或做的事情作為開始。避免使用“你在一個網頁上……”或者“在這個樣本頁面中，你可以看到頁眉、頁腳和五個產品卡…”這類解釋性的語言。如果一個詞或短語重復了多次，那么嘗試將其移到層次結構的較高級別，并對其進行分類。

下面，我用粉紅色突出了所有模糊不清、重復以及不必要的詞語。另外，右欄的內容不僅可以清除，還可以添加更多有用的信息進行內容升級。

• 多列條目

如果你文檔中的許多項目內容時相互關聯并且是描述單個元素、流程或操作的話，試著將它們用列表的形式呈現出來。列表更容易瀏覽，并在一秒鐘內找到所需的信息，因為在列表中所有項目的起點都位于同一條垂直線上。

你可以看到，在左邊的純文本中描述了操作順序或項目關系，而右列則凸顯了它們之間的邏輯。我用粉色標注了兩個關鍵詞。

• 多用框圖變現流程

如果你有一堆以“if”開頭的界面規則，那么你肯定是在考慮流程上的問題。通常來說，設計師會使用原型圖或者流程圖來展示這些東西。在下面的例子中你就能發現，文本描述并不能很好的表達邏輯和流程，盡管它被需求管理人員、業務分析人員或者項目經理廣泛的使用著。

我建議設計師們還是盡量多使用邏輯圖表來展現流程上的問題。在下面的流程圖中，人們可以輕松地跟隨流程來逐步執行操作，并實時檢查錯誤。

【總結】

• 注意并總結團隊成員們的專業慣用詞；
• 不僅要保持你的文檔整潔，同時要注重冗余文字的處理；
• 盡量使用列表和框圖的形式來組織信息。

6、打開文件時出錯

每個文檔制作的意義在于被閱讀和理解，否則它就沒有存在的必要。你可能會震驚于現在竟然還有許許多多的公司用著“史前的”郵件客戶端，將附件的大小限制在一兆字節以內；還會有各式各樣的電腦上缺少這樣或那樣的程序以及字體；自己的團隊中葉可能遇到團隊成員沒有協同辦公軟件賬號的情況。

我建議設計師們可以盡量使用基本的工具，或者盡可能搭建一個友好的設計環境?，F在最強大的工具是云存儲（Dropbox，Google Drive）和Web應用程序（Invision，Trello，Figma，Google Docs，Dropbox Paper，Confluence），因為它們都是獨立于硬件的工具。

但其實，舊的工具也有它們的好處，比如舊的文檔工具通常提供離線模式，同時還可以為使用者提供穩定安心的心理作用。像PDF這樣的通用獨立格式就很適合將舊設計文稿放入歸檔，而與在線資源鏈接的新工具可能會面臨文檔過期或者關閉了Web服務等問題。

如果沒有什么其它的選擇，那么久準備一個PDF或類似的東西，確保它是輕量級和兼容的——沒有復雜的層次，炫麗的效果，沒有裁剪和未壓縮的位圖。

【總結】

• 如果你不確定你的文檔的讀者是誰，那么久將其視為非技術且配備低性能設備的人員；
• 對于長期項目，尤其是設計系統和分布式團隊，要建立一個云共享檔案；
• 利用獨立文件作為完成工作的歸檔。

7、演示技巧——變色龍

推廣創意的設計師總是希望脫穎而出，然而往往事與愿違。哪怕是一個優質的演示文稿也有可能嚇退操控著數十億美元的企業客戶。他們可能會認為你提出了革命性的改變，也可能認為你沒領悟到業務的本質。面對這種情況，我建議你在演示文稿的時候做一條“變色龍”吧。

所謂變色龍，指的是考察客戶的產品、品牌，并以相似的風格來設計你的文檔樣式。這個技巧能夠幫助你開場破冰，并傳達給對方“我們是一個團隊的”。下面是我根據我所在公司EPAM的產品特征制作的演示文稿。

遵循你為之服務的公司的產品風格，會讓你的文檔看起來更加自然更加貼心。（當然這里要排除你是在重新設計或者品牌重塑這種情況）。例如，如果我為阿迪達斯設計產品，我會考慮采下面這種幻燈片樣式。

如果你為奔馳公司進行產品設計，那你也需要加入一點梅賽德斯的風格元素。

通常情況下是不允許使用品牌字體或logo標識的，但你可以通過顏色和排版，為客戶創建一個總體印象。

【總結】

• 應對保守的企業客戶或大型項目，要在演示文稿中融合他們的風格，以便看起來更加自然親切；
• 不要復制客戶的品牌，設計的符合認知印象就夠了。

8、文檔的靈魂

一個很好的文檔，說清了內容卻沒有帶來啟發，這恐怕是這篇文檔最悲哀的地方了。

• 有趣

什么能讓你和你的團隊笑到前仰后合？什么是只有項目的參與者才能get到的笑點？那么就把這些有趣的東西挑出來，放在合適的位置來當做彩蛋。下面的例子來自我的一個設計文檔，真是無法想象當時的我竟然會放這么無聊的一個“線條圖”在那里，想必看到它們的人也會覺得很失望吧。

但是，當我加入一些有趣又有用的東西的時候，整個框圖的效果就不一樣了。首先，我的同事們笑了；其次，它們是作為有意義有目的性的內容存在的。（那時Travolta meme剛剛出現，大家看到都覺得很有趣。）

• 用細節傳達主題

有沒有一個象征物、吉祥物或與項目主題有強烈積極關聯的東西？ 如果有，就把它加入到演示文稿中去吧。下面是我選擇的一個相當中性的頁面，沒有說明項目或產品的特性。

下面這張幻燈片呢？你能猜到這個項目的主題是什么嗎？

有一些與寵物有關的東西，那么這可能是一個關于寵物美容院或者寵物旅館的項目，對嗎？這只是一個簡單的例子，但是小骨頭和“喵”這些細節可以表現出許多移情的東西，并在設計師與讀者之間建立聯系，尤其是從客戶的角度來看。

• 人性化的描述

移情是設計師需要具備的一項重要技能。這就是為什么設計師經常需要幫助他們的團隊成員去形成同理心以及想用戶所想的原因。比較一下下面這兩個用戶畫像描述。

對我來說，左邊的部分是很沉悶，難以形成具象形象的。它關注的只是參數，而不是一個人。正確的用戶畫像描述應該是人性化的，更貼近生活的。你甚至可以通過描述，想象出這個人的樣貌，穿著什么樣的衣服。

• 團隊合影

一個更有沖擊力的訣竅是在報告或演示的過程中使用團隊活動的照片——研討會、用戶測試、頭腦風暴會議等等。這表明團隊中的每個人都有所貢獻，提出的方案是經過了縝密思考以及多方討論之后得出的結論。而且，通常情況下人們都想要知道這個結論和設計是怎么來的。

經驗證明，每當我為一個研討會拍照并且用彩色便簽紙制作展示出來，第二天他們看到的時候都會很開心，因為他們會對自己為這個項目做出了貢獻而感到自豪。照片不是一個魔術棒，但它們確實能夠使你的文檔更具吸引力。

【總結】

• 在描述項目的過程中，使用一些有趣的、與主題相關的細節內容，能夠使文稿更豐富易讀；
• 將團隊成員并肩作戰或者頭腦風暴的照片放到文檔中，會使文檔更有吸引力。

作者：Slava Shestopalov

譯者：Max小姐

原文鏈接：https://medium.muz.li/design-docs-6bb34589f7a9

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