項目外包時，最大的問題便是溝通，因為溝通渠道有限，看問題角度不同，所處立場不同，導致溝通總是容易出差錯，所以一定要建立有效的溝通機制。

為節約成本，很多企業會選擇將項目外包出去。的確，相比于企業構建一個自己的IT服務部門所投入的人力和物力而言，將IT開發與維護包給專業的IT服務供應商所投入的費用要低得多。項目外包雖然省時省力但最不省心，尤其是作為甲方的產品經理，稍不注意，就會后患無窮。

跟了一年的外包項目，踩過無數坑后，總結出一套工作方法分享給大家：

1.需求調研該如何做？

前期做需求調研時，作為產品經理，需求要盡量全面考慮，尤其是ToB產品，面向的是來自各方的用戶，需求也是各異，甚至會存在矛盾。

產品經理往往沒有時間跟著業務同事們一起接觸每一個客戶，所以得到的需求更多的是由業務轉述，這就存在一個很大的問題—需求不全面。

每個業務人員只接觸過自己負責對接的用戶，不了解其他，如果只是聽每個人的敘述，會發現不同的用戶需求之間會有很大的矛盾。這時候產品經理就需要充當一個組織者的角色，最好進行會議討論，盡量把所有相關的業務人員聚到一起開需求討論會，每個人都提出自己的業務需求，有矛盾點大家一起討論解決，找出最優解。

另外，會議中一定要有所記錄，會后發會議紀要給所有人，郵件確認。

當然確認的方式不一定是郵件，但一定要每個人都確認，保證之后能有依可查，不然林林總總的需求堆積，很容易遺忘和遺漏。在外包項目中，產品需求是要落實到合同中的，一旦不謹慎遺漏了需求，之后再和外包開發協調變更就很難了。

如果沒辦法總是開需求討論會，也一定要保證每一個需求都有所記錄，我個人的建議是設計一個需求申請表給業務人員，也叫作需求工單。這個申請表一是幫助業務人員了解需求調研的范圍，清楚自己該了解哪些方面，二是讓業務人員定位需求所屬分類，方便產品經理自己做需求分析。

在與用戶接觸時，還會發現每接觸一個用戶都會產生新的需求，這會導致需求源源不斷地增加，這就要求產品經理對業務需求有把控，對需求做好管理。首先要明確需求是提不完的，不可能做到一次就能開發出最完美的產品，所以絕對不能允許不斷增加與變更需求，拖延工期。

尤其是外包項目，產品需求是要落實到合同上的，產品的需求一定要有個明確的需求封板時間，這個時間點也要和業務人員明確，超過這個時間點，就不接受大的需求變更了，可以放到迭代的版本。

2. 產品需求該怎么提？

很多甲方認為給外包項目的開發提需求要盡量寬泛，給將來需求變更留有余地。但其實，給外包開發提需求更要足夠明確，這樣一是開發能夠準確預估開發工期，而是避免開發的成果與需求有很大偏差。因為時間與場地的限制，我們的外包開發沒能在公司駐場做開發，這就導致開發與產品經理沒辦法做到及時溝通，開發遇到問題就靠自己的理解來做，與原本的需求出現很多偏差，等產品做出來再要求開發修改時，因為工期的原因，雙方就會開始扯皮，這在項目外包中非常常見。

所以，甲方產品經理提的需求還是要盡量明確。然而實際上產品提需求沒有固定的格式，我指的明確是讓你的開發能夠理解，最好是能提前和項目負責人溝通好，需要提供給他們哪些文檔（比如原型設計、字段表、導出文件模板等），以及這些文檔有沒有格式要求，如果在開發過程中需要對需求做調整時，應調整哪些文檔等等。

其實，讓開發盡可能的了解業務場景是比較重要的。尤其是外包開發因為不是本公司的員工，對公司的整體規劃，業務流程都不了解，這樣開發很難了解你所提的產品需求。所以最好能給外包開發講一下公司的整體規劃。把外包開發暫時當做是本公司的員工，這樣努力的方向才一致。也可以給外包開發看幾個競品的參考，幫助理解產品設計。

3. 開發過程中如何建立有效的溝通機制？

項目外包時，最大的問題便是溝通，因為溝通渠道有限，看問題角度不同，所處立場不同，導致溝通總是容易出差錯，所以一定要建立有效的溝通機制。我總結為以下幾點：

（1）雙方提前商定好溝通方式

雙方可以提前商定好溝通方式。比如有需求不明確的問題時通過微信或QQ溝通，有重大需要決策的問題時最好在有領導的群里溝通，線上溝通不清楚時可以電話溝通，但溝通后最好還是能在微信或QQ中將討論結果簡短的記錄下來。

雙方傳遞一些類似需求文檔、協議等正式文件時，一定要通過郵件。

（2）有問題及時溝通

有問題要提前告知，多與乙方開發溝通。要求乙方每周提供開發進度表，以方便跟蹤進度。

（3）開發過程中也要做好驗收工作

在乙方開發的過程中，最好也建立幾個里程碑，比如開發到50%、80%時能有個小規模的工作驗收?？梢匀ヒ曳焦疽笠曳阶鲩_發成果的演示，甲方有需要調整的問題及時提出，越早做調整，越不會耽誤工期。每一次的驗收都要做好會議紀要，把會議中明確的需要調整的問題，以及會議中待明確的問題都記錄下來，并要有雙方的確認郵件。

4. 項目驗收該怎么做？

產品經理做初步的項目驗收時當然不需要做反復驗證bug這種專職測試的工作，而是要保證流程能夠走通，但是也是要制定盡量詳細的驗收測試計劃。

首先要和領導盡量多爭取驗收時間，盡量細的測試。我爭取的驗收測試時間是一周，為了能在短時間內盡量全面地測試，我制定了個測試計劃，計劃具體到每天要測試的功能有哪些，為了配合功能測試需要準備哪些測試數據等等，這樣才能避免遺漏掉功能，也能準確追蹤自己的測試進度。且驗收工作的難點在于很難量化，很難說什么情況下就算驗收通過，所以要為每一個功能制定驗收標準，盡量去量化你的驗收工作。

產品驗收就是要保證整體流程跑通、各模塊的功能完整。由于采選系統的流程較復雜、功能較多，在測試的過程中，我邊測邊及時將bug提到bug系統中，催促廠商開發修復，雙方在這個過程中無法避免有意見沖突，會經過反復的溝通確定，bug修復后還要進行驗證。

對于產品經理而言，項目外包的難度比公司內部開發更高，所以需求要足夠明確與準確，并建立有效的溝通機制。

最重要的是，千萬別天真的以為自己就是甲方爸爸了，你還是你，那個產品狗。

作者：大金子， 系統產品經理，3年互聯網產品設計經驗

本文由 @大金子 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。

題圖來自 Pexels，基于 CC0 協議