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阿拓帶你飛：雖然說“電子郵件”時代已經過去，但是在工作和項目中它的作用仍然不可忽視，而且是產品經理必須要修煉的工具之一，你難以想象它在關鍵時候會決定一個產品的生死！如果你有什么建議，歡迎留言評論！

有效的會議并不能解決大部分的溝通問題，相反，電子郵件才是那低調但是著實影響著推動和溝通效率的罪魁禍首。但是，電子郵件卻往往不可或缺，即使我們有大量的會議，面對面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。
這是因為，電子郵件能夠將事情書面化，沉淀聲音，落實決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會信息、征詢建議。

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發送有效的電子郵件

1、提升我們的工作效率——讓郵件更加有效得到反應，讓事情更加有效得到推動；

2、增強我們的影響力與專業性——郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。

一起來學習讓郵件發送得更加有效吧！今天，就一位同事的Email做出了部分的建議，也分享出來，供各位拍磚。其實，我相信每個人都可以總結出這些顯而易見的道理，只是：“知道容易做到難”。

幾個重要的假設前提：

1、很少有人愿意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎么樣，賦予他責任。

2、很少有人愿意無理由主動做什么事情——特別可做可不做時，除非價值觀特別好，喜歡多管閑事。

3、很少有人會仔細閱讀你的郵件——千萬不要發一封面向很多人的郵件，然后指望大家都在里面仔細閱讀找出你期待他做什么事情。

1、寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀——這是不現實的。

2、重點不突出，反而依賴收件人去提取關鍵信息：時間、行動、目標。

3、群發，導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點時，如此會導致責任感被稀釋和分散，發送的人越多，真正有價值的回應會越少。

4、與此對應，好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點：是什么，作為收件人，我需要在什么時間做什么。

辦公室郵件的作用（私人郵件不在其列)

1、通知事情發生——如項目發布通知與預發布通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應一點都不重要，但是只要沒說沒收到就好。

2、征詢意見——決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應與否，尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。

3、純粹分享——FYI型郵件,我覺得有趣或者有用的東西，發給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發現原來郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。

4、要求確認和拍板——重要！一定要得到收件人，尤其是里面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他后果。

5、邀約一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用OutLook的會議邀請系統發送。

特別說明

一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，我發現有些同學容易把“要求確認 和拍板”的郵件誤發送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望 狀態，發送人又不給力去進行催促。所以到了點，發現決策無法達成。
如果你要發送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件里標明下一步的行動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要，請將你期望得到答復的人名附上，并強化指出。

發送之前，你需要做什么

知道你的目標——知道你的郵件類型是什么，在什么時間、方式、達到什么樣的目標，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果，如果不得到，會對你的工作造成什么影響。

篩選收件人——在收件人的名單里，有哪些人是你需要得到明確態度的，有哪些人是你希 望得到建議的（發郵件后立即征詢他?。心男┤耸菬o關緊要的參考者，有哪些人反而不發表意見比較好（否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意 見，反而會讓你束手無措，因為一旦有反對意見提出，你必須給予響應，因此事情無法推動！

原則

精簡名單，只發給關鍵人物，即那些會左右事情進程或能夠給出有價值的建議的人。當然，在項目前期討論階段，你可以發給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至于被各種意見左右。

寫清楚

沒有人愿意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。清楚不是指字體要放大，而是要注意一下幾點

A. 這是什么事情？

B. 計劃在什么時間做？以及原因。

C. 作為接收方，我要做什么？

D. 我要在什么時間做？

E. 我如何不做會如何？我如果做了會有什么價值？

更多技巧

避免在周一和周五發送重要郵件：否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。郵件和口頭、電話是好朋友：即使發送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會提升他對于郵件的響應速度。郵件其實作為正式文本和備忘信息。

原文來自：大產品