產品經理進階計劃|產品經理能力規范之溝通規范

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作為一個產品經理,無論自上而下(自下而上)式溝通還是平行式溝通,不會溝通的產品經理注定是弱勢的一方。無論你是準備“被懟”還是“懟別人”,這篇文章也許你該好好看看。

溝通的價值:好好說話的重要性不言而喻,溝通是通往人與人之間最重要的橋梁,如果橋梁斷了,無法溝通和傳達時,那意味,世界陷入混亂的秩序。

產品經理溝通規范架構圖

產品經理溝通體系構成要素

1. 溝通范圍

產品經理不但需要與內部-公司團隊溝通協作,有時也需要對外,與用戶與客戶常打交道。這里講著重講述與公司內部團隊溝通,畢竟產品經理的主要精力依然需要放在公司內部。

2. 溝通場景

產品經理最常見的溝通場景有:與領導溝通匯報工作;需求評審;與UI、開發、運營各個團隊之間的跨部門溝通。

3. 溝通類型

  • 自上而下式溝通:作為產品負責人時與產品助理的溝通;
  • 自下而上式溝通:作為產品經理與領導老板等溝通;
  • 平行式溝通:與開發運營市場等跨部門之間的溝通。

4. 溝通方式

  • 口頭溝通:口頭溝通也分會議正式類溝通和面對面式溝通;
  • 文檔溝通:需求文檔、測試用例文檔、產品說明書等;
  • 郵件溝通:通常用于嚴肅、正式規范性的場合。

產品經理溝通規范

1. 什么是產品經理溝通規范?

溝通的核心價值在于傳達內容,讓對方知道他需要知道的事情,并且協助完成。溝通的內容和對象,決定你的溝通方式。

作為一個產品經理,天天寫PRD?為什么要寫?產品經理為什么要天天發郵件邀約那個這個開評審會?大公司為什么開個會還要寫郵件去申請會議室?

什么場合用什么樣的溝通方式,這就是規范。

寫PRD的本質目的是為了傳達,而PRD只是其中的一種方式??梢圆唤蠵RD,也可以不寫PRD,可以只在原型旁做個標注。但這件事情還是要去做,不管是以什么方式。

寫PRD的本質目的是為了讓參與項目的人更好地了解項目內容,口頭表達帶給人的記憶太短暫,重要而又核心的東西,沒有辦法一直記在大腦里,所以需要寫PRD??梢詴r常更新,時常翻閱。這,也是溝通規范的一種表現形式。

2. 溝通規范與方法論

(1)口頭溝通

說話具備條理性、邏輯性,有條不紊地溝通表達;口頭溝通時需注意情緒控制,表達內容需要注意態度和話術;口頭溝通需要講究技巧和方法論,假使剛開始沒有方向,不知道用什么方法與別人溝通時,可以采用“三個一”。找一個方法論,就列一個,再針對該方法論刻意練習。

高階溝通方法論有:

非暴力溝通:非暴力溝通涵蓋四個流程:觀察 – 感受 – 需要 – 請求。

觀察溝通對象的行為或情緒,當與開發溝通需求時,對方的行為表現如何,是馬上拒絕還是面露難色。不需要表達情緒和想法,要表達感受,不要用“我覺得、我認為”,這是想法不是感受。

告訴對方這個功能的重用程度,為什么需要這個功能,最后請求對方幫忙協助。這不是妥協,不是忍讓,而是運用非暴力溝通方式達到解決目的的方法論,既要柔軟也要堅硬。

結構化表達:與領導或下屬溝通方案時,最核心的是講重點。先講重點,再講需要對方如何協助,最后總結。無論是會議溝通還是匯報工作,運用結構化表達,避免被提出“講重點”。

刻意練習溝通方法論,讓口頭溝通規范化。

(2)文件溝通

文件溝通常用場景是給到項目相關人員,目的不同。但核心規范要素是:簡煉、突出核心觀點、挑重點、避免重復啰嗦。

一份規范的PRD,需要具備完整文檔框架。涵蓋:修訂歷史、項目背景、文件目錄、項目架構圖、項目流程圖、圖文結合式功能描述、用戶界面、數據埋點。

產品經理在寫PRD時,內容量過多時,會遺漏部分功能描述。可以使用MECE原則,做到互相窮盡,相互獨立。每一個功能點、用戶界面,都不被忽略不計。

MECE的原則是講究完整性和獨立性,使用MECE原則時,找到問題所在以及其切入點,作為產品經理常用工具或思維非思維導圖分析莫屬。

測試用例文檔:測試用例文檔的目的是為了核實最后的上線產品是否與需求一致,即測試用例文檔要做到交互一致,詳細窮盡。也可使用MECE原則,互相窮盡,相互獨立,找到每一個功能從而拓展開來。

(3)郵件溝通

郵件溝通目的無非有:提供信息、需要決策、需要信息。一份正式合格郵件必備要素:郵件主題、郵件正文、郵件格式、郵件措辭、郵件敬語。

寫好一封郵件,主題一定要一眼就能明確,郵件的重點是什么?需要對方做什么?為了方便查詢,還可以加上具體日期。

郵件正文的第一句話一定是結論或目的,再接下來解釋過程或經過。正文一定要條理清晰,多使用1,2,3,結構化的表達;郵件的格式一定是符合公司內部常用格式;郵件措辭根據對象使用敬語;郵件結尾一定要讓別人知道你是誰,知道郵件發送的具體日期。

在郵件溝通上,依然可以使用“結構化”表達方式,依照總分總。條理清晰化,第一句話就知道核心重點和目的到底是什么。

3. 做一個具備溝通規范的產品經理

市場上有這樣的言論:開發和產品互相diss是正常的,常有的事情。經常見到產品自黑,被開發、測試、UI輪番diss,很多人就誤以為行情就是如此。但,社會從來沒有一層不變。

作為一個產品經理,一個算是白領級別的勞動者,時刻保持素養是理所應當的事情,而溝通是素養的入門課。

做一個具備溝通規范的產品經理,至少需要做到:溝通前,明確溝通目的(目標),溝通的內容是什么,具體用時多少,以及溝通對象是誰。

運用5W2H分析法,理清自己的溝通思路。

  1. Why:為什么這么做?理由是什么?
  2. What:做什么?
  3. Where:在哪里做?從什么地方開始?
  4. When:什么時間開始?什么時候結束?
  5. Who:誰來做?誰來承擔責任?
  6. How:怎么做?方案是什么?
  7. How much:做到什么程度?質量如何?費用產出如何?

只有自己知道要做什么,才知道如何告訴別人你的想法。在思路混亂的情況,是無法有效溝通的。

  • 溝通前,即需確認溝通方式是什么,如何有效溝通,不僅需要思考溝通內容,更需要考慮時間、地點和場景;
  • 溝通中,已明確具體的溝通方式、溝通場景和時間地點等考慮因素,具體場景和方式見上文。這里再補充說明以下口頭溝通規范:在溝通過程中,避免自嗨,避免以自我為中心。

具體見以上“非暴力溝通”,面對他人質疑時或提問時,要承認問題、給出原因、給出解決方案,而不是選擇爭辯。

  • 溝通后,溝通后立馬投入行動,以及最重要的事情 —— 反饋,我們常說做一件事情要有始有終,溝通也一樣,溝通是為了達成目的和結果。

而最后的結果也勢必要讓相關人員知悉,“反饋”就顯得尤其重要。

以什么樣的方式反饋呢?

重要的事情,最好使用規范性的郵件正式告知相關人員,或者以會議的方式溝通產出進度和結果。不是很重要的事情,可以非正式工作場合閑聊告知。

  • 復盤:一項完整的工作流程都有始有終,形成閉環,溝通的流程規范也如此。將每一次溝通都當成是一次項目對待,做好每一次重大溝通事項的復盤,反復積累與沉淀,形成自己的溝通規范。

總結

你知道的我不知道,這就是沒有做好溝通。產品經理在進行溝通時,出現了這種情況,許多事情就偏離了軌道,南轅北轍。定義溝通規范,推動你的溝通規范,溝通規范的本質依然是圍繞解決問題為目的。

 

作者:大童小逸,身處并購行業,一個愛錢又愛學習的產品汪。公眾號:大童小逸。

本文由 @大童小逸 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載

題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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評論
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  1. 時刻注重素養!說的太好了!

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    1. 作為產品經理理應如此

      來自廣東 回復
  2. 提供了很好的方法論,期待更好的作品

    來自廣東 回復
    1. 一起加油啦~

      來自廣東 回復
  3. 如果這是百分百原創,那么作者是個會思考的作者,值得學習

    來自北京 回復
    1. 是原創,謝謝肯定。 ??

      來自廣東 回復
  4. 棒棒噠

    來自廣東 回復
    1. ?? 謝謝allen的支持

      來自廣東 回復