產品經理的日常會議,要怎么開才有效率?

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今天,和大家聊聊開會這件事,看似簡單實則很難的一件事。

作為一名產品經理,工作中會涉及各種各樣的會議。和老板的會、和運營的會、和設計的會、和技術的會,還有產品內部的各種會。所以開會對于產品經理來講,是一項很重要的技能。

說實話,我自己剛開始是個特別恐懼開會的人,尤其是自己主持的會議,怕hold不住全場,怕冷場。隨著開會次數越來越多,不斷碰壁踩坑,也算總結了一些經驗。今天分享給大家,希望對大家有所幫助。

產品經理的日常會議包括哪些?

我們先來看看產品經理的日常會議有哪些,比如:需求溝通會、需求評審會、設計評審會、需求排期會、需求宣講會、項目復盤會等等等(每個公司對于會議的稱呼可能不同)。

接下來簡單給大家介紹幾個會議:

  • 需求溝通會:主要是產品和老板、運營之間溝通需求的會議。經常溝通的內容包括產品版本需求、運營后臺的需求、還有一些活動需求。這樣的會議,在一個需求確定前,可能需要反反復復開幾次。產品運營多多溝通,可以有效降低需求理解偏差。
  • 需求評審會(運營):當我們產品人員把需求轉化為具體的功能界面后,便需要再和運營/老板/技術去開會,看看是否滿足需求。這個會議,可以讓我們從多方維度來思考這個功能的設計,讓其更加完善。
  • 設計評審會:設計師主導的會議,召集大家評審設計圖,確定定稿方案。這個會議可以有效降低設計圖改改改的次數,讓公司各部門對上線后的效果有預期。
  • 需求宣講會:產品主導的會議,參會人員是技術人員。這個會議主要是為開發講述接下來版本要做的功能,讓大家對功能有心理預期,以便于接下來的工作量評估。會議內容包括需求背景介紹,功能流程講解,數據的來龍去脈,一些特殊狀態限制條件等。
  • 需求排期會:這個會議一般是和需求宣講會在同一天完成,技術針對宣講會上的需求,進行工作量評估,最終確定人員排期以及預計上線時間。版本上線時間確定了,一來可以讓團隊進度更可控,二來可以讓公司各部門更好的安排工作計劃。
  • 項目復盤會:這個會,相信不用我多說什么了。大家都知道復盤的重要性,通過復盤,我們可以發現每個版本過程中的問題,找到解決方案,讓團隊協作更高效。

其實,上述大大小小的會議,均涵蓋在2類會議中:一個是自己主持的會議,一個是自己參與的會議。在這2類會議中,自己所處角色不一樣,所需具備的技能也不一樣。

怎么主持會議?

主持會議,這真是我工作后的一大難關。

作為會議主持人,全場的焦點聚集在你的身上,要負責把控整個會議的進度,調節會議氣氛。聽著好像不難,但在實際會議中,因參會人數較多,你一不留神就…跑題了,就要想辦法把討論內容重新拉回正軌,還會有冷場啊,會議時間無限拖延啊等情況。所以想要主持好一次會議,還是需要不斷的練習和總結經驗。

接下來,我們先來看看那些低效會議是怎樣的,存在哪些問題,以及自己的一些建議。

低效會議1:缺乏背景介紹,直接開始講細節

我們先來看看這種開會場景,如下:

事例中講到的是一次技術需求宣講會,產品經理在沒有做任何功能背景介紹的前提下,一上來就說xx功能需求是怎樣的,涉及的改動點有哪些。

從技術需求的角度來看,開發人員確實最想了解的是下個版本增加修改了哪些功能,涉及哪些改動,自己的工作量如何等。但是如果這些細節的改動脫離了需求背景,便很可能導致會議只圍繞細節功能點去討論,而忽略用戶真實使用場景和流程,最終很容易導致有些場景技術上考慮不全。

(或許你會感覺上述場景似曾相識…)這是我剛開始參加工作的時候,時常犯的一個錯誤。結果就是,給大家講的一臉蒙圈…還需要反反復復再溝通幾次,大家才理解需求。

因為參會人員沒有參與之前的需求討論,如在會議開始時,我們不做需求來源和整體性的介紹,便會導致大家對全局沒有概念,缺乏對產品功能宏觀層面的理解,容易鉆進細節之中,導致遺漏。

建議:在會議開始時,需要做一些背景介紹,流程介紹,讓大家有整體感,做到心里有數。因為這樣,大家思考的維度就不會局限于功能本身,會更開闊更全局的去思考問題。


低效會議2:缺乏會議主線和計劃

我們先來看看這種開會場景,如下:

這次會議,是給我印象很深的一次會議。記得當時給我的打擊很大,開會之后整個人就很低落。因為會議時間比預計的長了將近2個小時,最后大家都無心在聽產品方案了。雖然會議結束確定了最終方案,但是回想整個會議過程,會議失控的讓自己想找個旮旯兒鉆進去…

好了,我們來說說這個會議的問題吧。

首先,會議缺乏計劃

在會議開始前,我并沒有想清楚整個會議的每一步該如何進行,沒有在腦海中演練過一遍。作為會議主持人,如果腦子很混亂,那么一場會議又怎么可能會清晰呢?

所以對于臨場發揮能力不是很強的各位,在開會前,務必要把整體流程過一遍,讓自己的思路清晰。只有這樣,才能更清晰的傳達給其他參會人員。

其次,會議缺乏主線

在會議中,逐一討論了各部門的計劃和方案,但是缺乏一個核心。既然是產品主持的會議,核心肯定是溝通產品方案。所以在會議開始時,需要首先表達自己的觀點和立場,這樣大家可在此基礎上去做延伸和建議,而不像上述會議中那樣,有很多天馬行空的跑題和無效討論。

建議:

(1)會議開始前,制定會議計劃

會議開始前,在腦中過一遍會議流程,預計的發展是怎樣的,每一步每個節點要做什么,如何講述才能讓大家清晰明了。這些,都是需要在會議前想好的,否則會議失控的讓你想找個旮旯兒鉆進去。當然,除了失控的場面,還有可怕的冷場,最怕空氣突然安靜,空氣中充滿著尷尬。如何化解冷場,這就要看會前資料準備情況和臨場發揮了。

(2)會議開始前,確定每個議題的預計時長

如會議中,大家在某個議題上討論時間過久,便要中止討論,以免造成會議時間延長過多。畢竟大家有自己的每日工作計劃,如你的會議比預期時間延長了很多,一是耽誤大家的工作,引來不滿,二是會議效率較低。

(3)會議開始時,明確會議主線

作為會議主持人,在會議開始時,要首先表達自己的觀點。不然就會被動的跟著別人的思路走,便很容易失控(具體看會議目的是什么,需具體問題具體分析)。

低效會議3:會議目標不夠明確/目標過多/目標太大

在會議前,沒有想清楚會議目標是什么,即本次會議要達到什么樣的效果,得出什么結論。如果這些沒有明確,那么很可能導致開了很久的會議,最終卻無結論。整個會議等于白開了,制定不了下一步的工作計劃。

如果會議目標太多,便很可能導致每一個目標都討論不完整,不夠清晰。而會議目標太大,會導致討論很久都遲遲定不了結論,因為目標過大,所以涉及的內容必定會很多,便沒辦法當下拍板確定。

建議:

  1. 在制定會議時,便要想清楚,召開這個會議的目的是什么,要達成什么效果,得出什么結論。
  2. 每個會議達成一個主要目標即可,切記不要目標過多,因為目標過多,很可能導致最終沒有一個完成。
  3. 會議目標不要太大,太大的目標讓人感覺很空,范圍很大,且可討論的內容很多,在一次會議上很可能討論不出結論。每次會議制定可落地的小目標即可,如想達成的目標很多,那就分幾次會議,這樣會更高效一點。

通過如上幾個真實會議場景,給大家講述了主持會議的一些建議。當然,會議基本的提前邀約(會議目的、流程&議題、時間、地點、參與人員等),會后會議紀要就不在這里贅述了。

如何參與會議?

是不是有時候在會議上一臉蒙逼?搭不上話?當被會議主持人Q到的時候,大腦一片空白,不知道該講些什么?聽會議上其他人講述觀點,自己也沒什么好的想法?

這說明一個問題,會前沒做準備,沒思考??!

你以為大家會上滔滔不絕的言論都是臨時想到的嗎?

大部分可以在會上表達自己想法的人,多多少少都是在會前做了準備,仔細研究了會議議題。只有這樣,才能更好的理解議題,因為在會前有充足的時間去思考。

所以,想要在會上沒有那么丟人,老老實實在會前研究和思考下會議議題吧。這也是對于會議的尊重。

總結

一場低效混亂的會議,簡直是噩夢,而且浪費大家的時間。所以我們在主持會議和參與會議時,要扮演好自己的角色,讓會議更高效。

主持會議

(1)會議前

  • 提前邀約:發送會議時間、地點、目的、流程、議題、資料文件、與會人員等信息;
  • 做好充足準備:包括明確會議目標、制定會議主線和計劃,明確會議流程,確定每個議題時間等。

(2)會議中

  • 先做整體性介紹,包括背景介紹、流程介紹等;
  • 注意把控每個議題的時間和進度,防止跑題;
  • 當某個議題進行不下去或討論時間過久時,需考慮跳過,留作會后討論或思考。

(3)會議后

發送會議紀要,明確下一步工作計劃。

參與會議

  • 會議前,詳細查看和思考會議議題;
  • 會議中,積極表達自己的觀點,參與討論。

如上內容,是自己工作這幾年對于會議的總結,希望對你有所幫助。開會是產品經理甚至每個職場人的必備軟技能之一,想靈活運用這門技能,就需要不斷的去練習和踩坑積累經驗。

大家加油吧~

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作者:拾月,4年產品交互設計經驗,微信公眾號:用戶體驗研究所(ID:PM_Cynthia)

本文由 @Cynthia拾月 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載

題圖來自 Pixabay,基于 CC0 協議

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評論
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  1. 還是安安靜靜做個技術好,工資高事情也不雜

    來自浙江 回復
  2. 手動點贊

    來自北京 回復
  3. 自己正在坑中。。。主持會議節奏把控力不好。。。

    來自遼寧 回復
    1. 是啊。我也是,有時候控制不好會議節奏

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  4. 真好呢,還有這樣的會議環境。
    我們部門的會議啊,永遠是我一個人在講。討論
    真不知道是真的尊敬我,還是不想聽我廢話。
    會后工作安排放下去就開發了事。 ??

    來自浙江 回復
    1. 一個人的思考總是有限的。多人合作思路會寬廣起來

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  5. 深有體會。特別是講需求是,最忌諱直接講細節。應該從宏觀到微觀,由主要到次要,有計劃有步驟的講解需求。 否則不管是領導還是工程師會接二連三的問題,效率及其低下。

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    1. 對的呢

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  6. 學到了,能力的提升就是在不斷地總結和修改中,會議的情況深有感觸,需要反思,好好改正

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    1. 是的。需要不斷總結學習呢

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  7. 深有感觸

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  8. 很規范

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    1. ??????

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  9. 日常

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  10. 一只貓

    來自廣東 回復
    1. 哈哈哈哈

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