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作為一名產(chǎn)品人員，參加各類需求評審、方案評審、設計評審的會議，已經(jīng)成為日常工作中的一項重要溝通工作。因此如何組織一場高效的評審會議，對于我們開展工作來說是一件非常重要的事情，也是推進一個項目良好的開端。本文試著從會前的準備、會中的主題與節(jié)奏控制、會后的總結等過程講解分析如何組織召開一次高效率、高質量的評審會議。

1. 會前：了解主題、做好準備

作為一名會議組織者，應通過郵件、微信或電話等溝通渠道提前一天通知參會人員關于本次會議的主題、時間、地點、人物以及預計時長。在發(fā)出會議通知時，將本次會議待評審的方案、需求文檔、原型設計、UI設計或其他相關材料提前發(fā)送參會人員。發(fā)送評審材料時，需要考慮預留足夠的查看與理解時間。這樣一來，保證了大家在參會前能夠了解本次會議的評審主題，也便于在會前進行一些深度思考，這樣在正式開會過程中，才能有的放矢。只有讓大家在會前多思考，才能發(fā)現(xiàn)問題， 進而出謀劃策，給出合適中肯的建議。只有在充分理解評審方案或材料的前提下，才能在參會時，聚焦關鍵問題，不偏離軌道，有節(jié)奏有目的地進行正確高效的頭腦風暴。

良好的開端，意味著已經(jīng)成功了一半，因此，在會前做好準備工作，對于一次成功的評審會議來說，是必不可少的。作為會議的組織者，有必要協(xié)助、督促大家做好會前的準備工作。

2. 會中：聚焦主題、控制節(jié)奏

會議正式開始前，作為會議組織者，需要從總體上說明項目的背景，本次會議的主題與目的，討論的范疇以及一些其他的注意事項。緊接著，由會議主講人講述方案的內(nèi)容、需求的詳細描述、原型設計的內(nèi)容等等一切待評審的材料內(nèi)容。

在講解的過程中，盡量不要打斷主講人的講述過程，以免影響主講人的思路與會議節(jié)奏。主講人將方案內(nèi)容講解完畢后，會議組織者引導大家逐個提問或表達自己的觀點，以求得大家對方案的正確理解。由于在會議前，參會人員都已經(jīng)進行了一些思考，準備了一些問題，因此在這個環(huán)節(jié)，大家頭腦風暴持續(xù)的時間較長，占據(jù)了整個會議一半的時間。會議的主講人和作為會議組織者的產(chǎn)品經(jīng)理，應盡力解答大家的疑問，充分考慮尊重大家的建議，最后就每一個問題，務必形成一個大家都認可的結論。在這個過程中，產(chǎn)品經(jīng)理需要記錄每一個被討論的問題，以及最終的結論。

在頭腦風暴的過程中，會議組織者需要控制問題討論的范圍，避免偏離評審主題及軌道。引導大家聚焦討論關鍵性問題，減少在會議上針對一些不必要的細節(jié)糾纏不清，對于耗時較長的細節(jié)性問題，相關人員可以在會后單獨溝通，在評審會盡量不要耽誤其他不相關人員的寶貴時間。會議進展過程中，要能夠想辦法調(diào)動大家積極參與的情緒，會議氛圍沉悶時，由會議主持人拋開一些開放問題，引導鼓勵大家積極發(fā)言。當然，有些時候，雙方意見不一致時，且大家都沒有明顯的數(shù)據(jù)作證或事實案例時，容易出現(xiàn)過激的爭論，引發(fā)負面對抗情緒，破壞了會議的討論氛圍。這種情形發(fā)生時，會議主持人要及時制止這樣的行為，擱置討論的問題。會后大家調(diào)研收集充分的數(shù)據(jù)或事實案例作為證據(jù)，改日再進行專項的議題討論。如果不及時制止，不僅破壞了討論的氛圍，還會帶來更多負面的帶有個人主觀性的不當言論，容易引發(fā)矛盾升級。

會議臨近結束時，會議主持人，需要做一個簡短的會議總結?；仡櫹拢敬卧u審會議過程是否圍繞主題在展開討論，是否達到了最初設定的目標。總結歸納討論的每一個問題，以及每個問題最終的答案結論，每個問題的結論與參會人員進行進行確認。另外還要向大家闡述說明一些會議上沒有解決的問題，并制定后續(xù)的專項討論計劃。根據(jù)會議評審的結果，安排大家的各自分工，如針對懸而未解的問題繼續(xù)展開調(diào)查研究，給出解決方案。根據(jù)決議，對評審的方案、原型或其他一些設計方案進行修改調(diào)整，給出更好的輸出。每一項工作的分工，一定要明確到具體的執(zhí)行人員、完成時間及對應的輸出成果。

3. 會后：總結歸納、不忘初心

雖然在會議結束時，和大家進行了會議總結，并安排了明確的工作分工，但口頭的表述說明，隨著時間的推移大家很容易遺忘。因此，會后我們還需要進行書面總結。會后，我們需要準備一個詳盡的會議紀要，以反映本次會議的成果。會議紀要需要寫明會議的時間、地點、參會人員、會議主題，會議紀要的正文需要以清單的形式詳細的列出會議上明確的事項及結論，對于那些未解決的問題也需要逐一列出。會議上安排的分工計劃，仍然需要詳細的描述工作事項、執(zhí)行人員、輸出成果、完成時間等詳細的后續(xù)計劃。

會議紀要完成后，以電子郵件的形式發(fā)送給參會的人員，必要時，抄送給相關的主管領導或各部門的leader。郵件發(fā)送完畢后，最好再通過微信或口頭告知收件人員，以確保大家都收到了你的會議紀要。對于一些重要性的書面文字，確定相關人員準確無誤接收是很有必要的，養(yǎng)成這個良好的溝通習慣會讓我們的溝通工作更順暢，減少很多不必要的推諉扯皮與糾紛。作為產(chǎn)品經(jīng)理和會議的組織者，還應跟進一些未解決問題的進展，必要時在召開專項會議討論，形成解決方案。根據(jù)分工計劃，及時跟進了解大家的工作進度，并進行后續(xù)的確認評審。

以上內(nèi)容是關于評審會議的方法論與經(jīng)驗分享，希望能夠幫助大家提高評審會議的效率與質量，少一些低效率的評審會議，幫助大家節(jié)省時間投入到更多有意義的實施工作當中。

#專欄作家#

拼搏的80后，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。10年互聯(lián)網(wǎng)從業(yè)經(jīng)歷，具有各類型B端、C端產(chǎn)品的設計經(jīng)驗，關注區(qū)塊鏈及人工智能的技術發(fā)展及應用場景探索。

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