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這篇文章我們就來(lái)說(shuō)一說(shuō)，產(chǎn)品經(jīng)理在保證產(chǎn)品“價(jià)值”之后的第二大重要任務(wù)：保證組織“效率”。

拋磚引玉

優(yōu)秀的產(chǎn)品經(jīng)理不僅要確保產(chǎn)品對(duì)于企業(yè)的商業(yè)價(jià)值、用戶的功能價(jià)值，還要確保產(chǎn)品的用戶的體驗(yàn)價(jià)值和共鳴價(jià)值?？梢哉f(shuō)確保產(chǎn)品的諸多價(jià)值是產(chǎn)品經(jīng)理的第一要?jiǎng)?wù)，我對(duì)這一點(diǎn)也是深信不疑的。但是不是保證了價(jià)值后，產(chǎn)品就定能突出重圍獲得成功？我相信大家的答案一定和我一樣：“不是的！”。

產(chǎn)品從點(diǎn)子到知名產(chǎn)品的道路上充滿荊棘，至少需要經(jīng)歷三個(gè)大階段，設(shè)計(jì)->生產(chǎn)->銷售。對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，可以翻譯為設(shè)計(jì)->開(kāi)發(fā)->運(yùn)營(yíng)。即使產(chǎn)品的商業(yè)價(jià)值論證做得再好，功能和體驗(yàn)價(jià)值設(shè)計(jì)得再完善。低效的開(kāi)發(fā)、運(yùn)營(yíng)過(guò)程都有可能毀掉你“完美”的設(shè)計(jì)。

有幸經(jīng)歷過(guò)幾家不同類型的企業(yè)（外企、國(guó)企、創(chuàng)企、民企），尤其是最近一段經(jīng)歷，在十幾歲的民企的“創(chuàng)新業(yè)務(wù)”事業(yè)部伴隨著部門基本從“0”到“1”的成長(zhǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，我收獲了不少在組織效率上實(shí)踐和思考的機(jī)會(huì)。產(chǎn)品成長(zhǎng)的過(guò)程，其實(shí)也包含了組織成長(zhǎng)的過(guò)程。

隨著產(chǎn)品及組織的成長(zhǎng)，管理工具和手段也在不斷的變化：

1. 需求管理從Email、Excel到Web工具，如：JIRA、Wiki。
2. 會(huì)議管理從全臨時(shí)會(huì)議到逐步增加重點(diǎn)會(huì)議。
3. 文檔管理從純PRD、接口規(guī)范到操作手冊(cè)、功能發(fā)布說(shuō)明書。
4. 項(xiàng)目管理從早期的趕工到現(xiàn)在地向敏捷靠攏。
5. ……

這篇文章我們就來(lái)說(shuō)一說(shuō)，我認(rèn)為產(chǎn)品經(jīng)理在保證產(chǎn)品“價(jià)值”之后的第二大重要任務(wù)：保證組織“效率”。

如何洞察效率問(wèn)題

在我自己工作經(jīng)驗(yàn)里，洞察組織效率問(wèn)題的工作往往是深入在日常工作過(guò)程中的。有被動(dòng)的發(fā)現(xiàn)，也有主動(dòng)探索，在實(shí)際工作過(guò)程中，我更多思考和處理的是被動(dòng)發(fā)現(xiàn)的效率問(wèn)題。

1. 被動(dòng)發(fā)現(xiàn)

自己的效率：當(dāng)自己被同一類困難困擾時(shí)

在一個(gè)坑摔一次是沒(méi)經(jīng)驗(yàn)，在一個(gè)坑摔兩次是不長(zhǎng)記性，在一個(gè)坑摔三次那就不可被原諒了。重復(fù)被同一類困難困擾時(shí)，這個(gè)困擾便極有可能是效率待提升的點(diǎn)。

例如：

• 場(chǎng)景一：每周都需要進(jìn)行本周需求處理情況匯總，Excel記錄的需求，多部門難以聯(lián)合維護(hù)，狀態(tài)轉(zhuǎn)換過(guò)程難以記錄。想要一個(gè)本月從“待驗(yàn)收”轉(zhuǎn)變成“已上線”的需求的數(shù)量特別困難，需要耗費(fèi)大量時(shí)間整理，而且每周一次。
• 場(chǎng)景二：接收來(lái)自多個(gè)項(xiàng)目針對(duì)本產(chǎn)品的需求時(shí)，來(lái)自不同項(xiàng)目，不同背景的人書寫的需求描述各不相同。即使提供了Word版本的需求溝通模板+填寫示例，依然有很多人不照常理出牌，導(dǎo)致重復(fù)進(jìn)行電話確認(rèn)，影響效率。

這類組織效率問(wèn)題，較容易發(fā)現(xiàn)，最重要的是產(chǎn)品經(jīng)理需要培養(yǎng)起自己的效率意識(shí)！

同事的效率：當(dāng)同事提出工作優(yōu)化需求時(shí)

產(chǎn)品經(jīng)理是一個(gè)在產(chǎn)品過(guò)程中影響力較為廣泛的角色，許多的產(chǎn)品過(guò)程都會(huì)被引入其中，無(wú)論是早期的商業(yè)論證、線框設(shè)計(jì)、UI設(shè)計(jì)、評(píng)審、宣講到后期的驗(yàn)收和運(yùn)營(yíng)策略設(shè)計(jì)。如果產(chǎn)品經(jīng)理樂(lè)于與不同的協(xié)作角色討論工作過(guò)程，并且你遇到有豐富經(jīng)驗(yàn)又追求高效工作的同事，他們往往會(huì)向你主動(dòng)提出協(xié)同優(yōu)化工作效率的需求。

例如：

場(chǎng)景三：產(chǎn)品早期，因?yàn)楫a(chǎn)品資源相對(duì)研發(fā)和測(cè)試資源少，并且產(chǎn)品未大范圍推廣所以需求變更數(shù)量也不多，所以往往需求都可以在1、2個(gè)迭代周期內(nèi)消化完畢。研發(fā)、測(cè)試資源不會(huì)有太大沖突，項(xiàng)目平穩(wěn)前進(jìn)。

到了產(chǎn)品中期，隨著需求數(shù)量，產(chǎn)品研發(fā)資源調(diào)整，研發(fā)和測(cè)試資源開(kāi)始遇到瓶頸，需求已經(jīng)無(wú)法被及時(shí)消化，時(shí)而會(huì)形成多個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理的需求多頭管理。這時(shí)有經(jīng)驗(yàn)的研發(fā)和測(cè)試就會(huì)主動(dòng)提出問(wèn)題，希望產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)可以統(tǒng)一管理需求，避免多頭管理的情況，以盡可能減少研發(fā)測(cè)試切換上下文時(shí)間而提升團(tuán)隊(duì)效率。

場(chǎng)景四：產(chǎn)品中期，產(chǎn)品需求與設(shè)計(jì)的復(fù)雜度逐漸增加，一個(gè)需求可能涉及2、3個(gè)研發(fā)團(tuán)隊(duì)協(xié)同開(kāi)發(fā)，而測(cè)試也會(huì)有提前準(zhǔn)備完備測(cè)試用例的需求。因此為了更好的完成需求與設(shè)計(jì)的傳遞工作，研發(fā)和測(cè)試團(tuán)隊(duì)提出了開(kāi)展固定需求周例會(huì)的工作。

通過(guò)例會(huì)梳理、澄清需求，確定每個(gè)需求研發(fā)主責(zé)任人，并通過(guò)會(huì)議“通氣兒”，達(dá)成任務(wù)上的一致。

這類組織效率問(wèn)題，其實(shí)也不難發(fā)現(xiàn)，重要的是：

1. 產(chǎn)品經(jīng)理要善于和樂(lè)于溝通組織效率問(wèn)題，讓同事愿意對(duì)組織效率暢所欲言。
2. 盡量讓自己在組織過(guò)程中扮演更重要的角色，例如：由產(chǎn)品負(fù)責(zé)搭建JIRA系統(tǒng)，配置工作流。
3. 遇到有主人翁意識(shí)的同事。
   

別人眼中的效率：當(dāng)別人不知道你有多高效時(shí)

互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品往往誕生于項(xiàng)目，有項(xiàng)目就有干系人。你的直屬上司，你的大老板、你的對(duì)口客戶，客戶的老板，推廣你產(chǎn)品的運(yùn)營(yíng)銷售團(tuán)隊(duì)，實(shí)施你產(chǎn)品的實(shí)施部署團(tuán)隊(duì)，甚至對(duì)你加班埋怨已久的媳婦。

你在一個(gè)迭代做了15件事情，干系人可能只關(guān)心他的那一件，即使他是優(yōu)先級(jí)最高第一個(gè)完成的，他也會(huì)在質(zhì)量、范圍、時(shí)間等各種維度產(chǎn)生不滿。

用最近看的一本書《項(xiàng)目管理心理學(xué)實(shí)踐》里的一句話（大概是這么說(shuō)的）來(lái)解釋：

“結(jié)構(gòu)使然，與人品無(wú)關(guān)”。

身居其位謀其政，我們能做的是增強(qiáng)溝通、緩解氛圍。短線看，花了更多時(shí)間去做溝通，降低了工作效率，但長(zhǎng)遠(yuǎn)看團(tuán)隊(duì)協(xié)作氛圍及凝聚向心力的提升，會(huì)為后續(xù)各種合作帶來(lái)“好處”。

例如：

場(chǎng)景五：做為一個(gè)產(chǎn)品化產(chǎn)品（與定制化產(chǎn)品對(duì)立）的產(chǎn)品經(jīng)理，你會(huì)收到來(lái)自各個(gè)渠道的需求反饋。有一些是定制化的，有一些是確實(shí)有價(jià)值的。對(duì)于確實(shí)有價(jià)值的需求，適時(shí)會(huì)開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，對(duì)于有技術(shù)基礎(chǔ)、相對(duì)強(qiáng)勢(shì)的需求方往往會(huì)吐槽需求實(shí)現(xiàn)耗時(shí)長(zhǎng)，尤其在To B產(chǎn)品中較為常見(jiàn)。例如：一個(gè)要求在業(yè)務(wù)操作頁(yè)增加新字段或者業(yè)務(wù)約束，以匹配客戶管理訴求的需求。

對(duì)定制化開(kāi)發(fā)來(lái)說(shuō)，一個(gè)字段，一個(gè)邏輯檢查可能1~2小時(shí)開(kāi)發(fā)、測(cè)試加部署就可以上線。但是落到產(chǎn)品化產(chǎn)品中，如果原先產(chǎn)品設(shè)計(jì)假設(shè)里假設(shè)這部分不會(huì)有定制化需求，那么設(shè)計(jì)架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)字段就不會(huì)對(duì)這部分做靈活支持。

為了實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化的通用支持，往往是一組配置項(xiàng)或者一套配置模板來(lái)適配不同客戶的需求。這樣一套配置項(xiàng)或者模板的設(shè)計(jì)就不是1~2個(gè)小時(shí)可以輕松解決，更不用說(shuō)開(kāi)發(fā)、測(cè)試了。

場(chǎng)景六：又或者，對(duì)于To B產(chǎn)品，你千辛萬(wàn)苦按照需求的價(jià)值（即使已經(jīng)涵蓋了客戶價(jià)值和商業(yè)價(jià)值）為產(chǎn)品開(kāi)展設(shè)計(jì)并安排開(kāi)發(fā)。需求干系人仍然可能認(rèn)為你效率低下，因?yàn)楦上等擞兴约簝?nèi)心的優(yōu)先級(jí)衡量標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際情況可能因?yàn)榭蛻絷P(guān)系及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的變動(dòng)而在隨時(shí)變化。

這類組織效率問(wèn)題，只要產(chǎn)品經(jīng)理愿意“換位思考”（產(chǎn)品經(jīng)理其實(shí)擅長(zhǎng)這個(gè)），其實(shí)也不難發(fā)現(xiàn)，重要的是：

1. 洞悉產(chǎn)品項(xiàng)目干系人，干系人的“痛點(diǎn)”。
2. 理解“結(jié)構(gòu)使然、與人品無(wú)關(guān)”，愿意傾聽(tīng)，不害怕埋怨，樂(lè)于尋找組織效率的原因。

2. 主動(dòng)探索

（1）從產(chǎn)品質(zhì)量角度

在從產(chǎn)品質(zhì)量角度探索組織效率時(shí)，我會(huì)從功能質(zhì)量、體驗(yàn)質(zhì)量、共鳴質(zhì)量及文檔質(zhì)量四個(gè)方面，來(lái)考量組織是否有效溝通和傳遞信息，以使得生產(chǎn)的產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求。

思考產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)是否滿足用戶需求，產(chǎn)品的體驗(yàn)設(shè)計(jì)是否讓用戶愉悅，產(chǎn)品設(shè)計(jì)是否可能在情感上與用戶共鳴，以及產(chǎn)品相關(guān)文檔的質(zhì)量是否可以滿足用戶及協(xié)同部門的訴求。

例如：

1. 如果功能質(zhì)量出了問(wèn)題，可能是產(chǎn)品經(jīng)理做需求調(diào)研或者設(shè)計(jì)時(shí)除了差錯(cuò)，最后可能導(dǎo)致產(chǎn)品無(wú)法滿足上線要求，整個(gè)產(chǎn)品-開(kāi)發(fā)-運(yùn)營(yíng)鏈條做了很多無(wú)用功-極度低效！
2. 如果體驗(yàn)質(zhì)量出了問(wèn)題，可能產(chǎn)品經(jīng)理給UI團(tuán)隊(duì)傳遞信息失真，或者UI團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)出差錯(cuò)，又或者UI設(shè)計(jì)在給研發(fā)宣講時(shí)出差錯(cuò)，最后可能導(dǎo)致產(chǎn)品體驗(yàn)受到影響，使用阻力增強(qiáng)，降低用戶轉(zhuǎn)化率-低效！
3. 如果共鳴（情感）質(zhì)量出了問(wèn)題，可能是市場(chǎng)、營(yíng)銷和運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)與產(chǎn)品經(jīng)理沒(méi)有溝通好營(yíng)銷策略，沒(méi)法將產(chǎn)品與品牌更好的融合和表達(dá)給用戶-降低了產(chǎn)品的品牌及情感效應(yīng)，無(wú)形中降低了用戶粘性和品牌溢價(jià)空間。
4. 如果文檔質(zhì)量出了問(wèn)題，很可能來(lái)自于主要撰寫人疏忽了閱讀角色及經(jīng)驗(yàn)背景，遺漏了本該書寫的文檔或內(nèi)容。這將給產(chǎn)品價(jià)值的傳播、產(chǎn)品的落地帶來(lái)極大阻力。原本可能光芒四射的功能在一層一層溝通中消失殆盡。

（2）從產(chǎn)品范圍角度

在從產(chǎn)品范圍角度探索組織效率時(shí)，我會(huì)從產(chǎn)品是否缺失了范圍內(nèi)的功能和產(chǎn)品是否【超出范圍內(nèi)的功能】來(lái)考量組織是否高效地實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品。功能少做勢(shì)必是組織效率低的一個(gè)重要特征，但功能做多了也不可小視。

因?yàn)槎嘧鰰?huì)影響產(chǎn)品價(jià)值上線時(shí)間，并且如果多個(gè)團(tuán)隊(duì)同時(shí)開(kāi)發(fā)同一個(gè)功能，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的多做可能會(huì)導(dǎo)致與其他團(tuán)隊(duì)代碼的不兼容，引發(fā)更大的效率問(wèn)題。

（3）從產(chǎn)品時(shí)間角度

在從產(chǎn)品時(shí)間角度探索組織效率時(shí)，時(shí)間超長(zhǎng)、超短可以幫我們洞察到組織效率的問(wèn)題?？赡苁菍?shí)際過(guò)程出現(xiàn)了效率問(wèn)題，亦或者估算辦法本身就有問(wèn)題。無(wú)論是哪個(gè)問(wèn)題，為了提升效率都應(yīng)該關(guān)注。

（3）從產(chǎn)品成本角度

產(chǎn)品成本相對(duì)于產(chǎn)品時(shí)間來(lái)說(shuō)較容易忽略，因?yàn)橛脮r(shí)間來(lái)?yè)Q算效率看起來(lái)更直觀，而且資源成本也并不是產(chǎn)品經(jīng)理很直觀能考慮和控制到的。但如果想把組織效率做得更精細(xì)，“成本”確實(shí)是一個(gè)值得考慮的角度。

完成同樣一件任務(wù)，使用相同的時(shí)間，用了成本不一樣的資源，那成本將是不一樣的。尤其初創(chuàng)公司，不僅分秒必爭(zhēng)，而且還需要分文必“省”（花在最合適的地方）。所以成本是時(shí)間維度上，另一個(gè)挖掘組織效率的重要考量點(diǎn)。

盡管省錢這個(gè)事產(chǎn)品經(jīng)理不一定能管理到，但是如果把成本換算成資源，那這個(gè)問(wèn)題就很明顯了。例如：研發(fā)資源本身在產(chǎn)品視角來(lái)看其實(shí)也是有區(qū)別的，A適合做X事情，B適合做Y事情。那么將資源合理安排在他最拿手的地方，將可能在最大程度上優(yōu)化組織效率。

Tips：當(dāng)然關(guān)于以上例子，還有另外一個(gè)思考效率的維度，就是讓A做B能更快完成的事情。這種時(shí)候往往是在培養(yǎng)A/B角，讓團(tuán)隊(duì)能力可以復(fù)制，減少未來(lái)人員調(diào)整的風(fēng)險(xiǎn)，這站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看其實(shí)也是另一種“效率優(yōu)化”。

以上探索方向看起來(lái)雖然都是按產(chǎn)品結(jié)果導(dǎo)向的維度來(lái)考慮的，但是實(shí)際上在追溯原因時(shí)都需要回到過(guò)程中去。從過(guò)程視角去思考形成結(jié)果的原因，無(wú)論做得好的，或者不好的，都可能幫助我們找到效率優(yōu)化的機(jī)會(huì)。

這類組織效率問(wèn)題，答案比較開(kāi)放，往往有許多綜合要素需要考慮（這些要素會(huì)在下一小節(jié)介紹），面對(duì)主動(dòng)探索效率問(wèn)題，幾個(gè)要點(diǎn)是：

1. 用心積累產(chǎn)品質(zhì)量、范圍、時(shí)間、成本案例，橫向?qū)?dāng)前項(xiàng)目和其它項(xiàng)目對(duì)比，縱向?qū)⒈酒陧?xiàng)目與前期項(xiàng)目對(duì)比。
2. 了解與你合作的伙伴的習(xí)慣、特長(zhǎng)和能力水平。
3. 適時(shí)適度開(kāi)展回顧會(huì)，回溯效率問(wèn)題。
4. 更為強(qiáng)勢(shì)的主動(dòng)探索手段，可以考慮給團(tuán)隊(duì)的下一期工作制定計(jì)劃，通過(guò)設(shè)計(jì)協(xié)同，對(duì)協(xié)同進(jìn)行A/B測(cè)試的形式優(yōu)化組織效率，慎用。

7個(gè)優(yōu)化效率的著力點(diǎn)

在發(fā)現(xiàn)效率問(wèn)題后，如何解決這些問(wèn)題呢？

以下是我慣?？紤]的7個(gè)提升效率著力點(diǎn)，分別是：文檔、會(huì)議、工具、流程、組織結(jié)構(gòu)、人和文化。

1. 從文檔下手

文檔是組織協(xié)作過(guò)程中，面對(duì)面溝通的一個(gè)重要補(bǔ)充，也是工作流程中記錄和追溯的重要手段。恰當(dāng)?shù)奈臋n管理可以減少重復(fù)溝通，減少責(zé)任推諉，增加責(zé)任感。

如果企業(yè)內(nèi)部管理要求不高，“敏捷”團(tuán)隊(duì)可以將“文檔要求”和“內(nèi)容框架”做成自檢工具，而非必須死板恪守的“規(guī)矩”，只要自檢保證自己所歸檔的內(nèi)容滿足高效溝通要求即可。

例如：隨著產(chǎn)品用戶增加，產(chǎn)品實(shí)施部署團(tuán)隊(duì)及客服團(tuán)隊(duì)在新功能上線時(shí)時(shí)常收到用戶對(duì)于新功能的提問(wèn)，大量的解答工作及問(wèn)題的傳導(dǎo)無(wú)論對(duì)實(shí)施、客戶或者產(chǎn)品都十分影響效率。適時(shí)提出《功能發(fā)布說(shuō)明文檔》并安插在系統(tǒng)上線流程中要求完成，將大大優(yōu)化這個(gè)新功能解答的過(guò)程。

優(yōu)化方式示例：

1. 構(gòu)建合適的“文檔規(guī)劃”，將需要文字明確說(shuō)明，長(zhǎng)期可復(fù)用或者需要持久保存的溝通內(nèi)容，適度設(shè)計(jì)成標(biāo)準(zhǔn)文檔，落入“文檔規(guī)劃”，并安插到工作流程中。
2. 為每一個(gè)文檔建立標(biāo)準(zhǔn)“內(nèi)容框架”，把溝通中容易疏忽的點(diǎn)規(guī)范有條理的設(shè)計(jì)到內(nèi)容框架中，在組織過(guò)程中不斷優(yōu)化。

2. 從會(huì)議下手

會(huì)議曾一度盛行而后又進(jìn)入提倡少開(kāi)“會(huì)議”的階段。其實(shí)會(huì)議是一個(gè)工具，并不是無(wú)所不能的發(fā)起，它有它擅長(zhǎng)解決的問(wèn)題，例如：快速?zèng)Q策、多人討論、復(fù)雜討論、預(yù)約關(guān)鍵人物時(shí)間、面對(duì)面沖突緩和與承諾、促進(jìn)交流。

例如：產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)每個(gè)迭代開(kāi)始都需要確認(rèn)上一個(gè)迭代開(kāi)發(fā)任務(wù)的情況，以及接下來(lái)兩個(gè)迭代的任務(wù)安排。在這些任務(wù)安排的過(guò)程中，可能涉及到研發(fā)細(xì)節(jié)、涉及細(xì)節(jié)的澄清和溝通，并且與會(huì)者往往是不同團(tuán)隊(duì)的Leader。這種情況下通過(guò)JIRA、郵件都難以及時(shí)，高效的完成這樣的協(xié)同工作。

因此建立了迭代溝通與排期會(huì)，專門就以上工作進(jìn)行統(tǒng)一討論。討論過(guò)程中往往可能針對(duì)某個(gè)具體功能細(xì)節(jié)帶偏，這是需要主持人快速反應(yīng)并將話題拉回主線。

優(yōu)化方式示例：

1. 組織可以為日常需要集體決策或者集中商討的復(fù)雜議題，適度建立固定的“會(huì)議規(guī)劃”。
2. 組織還應(yīng)為每一個(gè)會(huì)議建立基本的“會(huì)議框架”。

備注：注意培養(yǎng)提升與會(huì)者的會(huì)議“主持人技能”，會(huì)議本是為了解決效率問(wèn)題，可是會(huì)議本身如果管理不當(dāng)容易低效。

3. 從工具下手

市面上已經(jīng)有一系列工具可以被用于提升組織效率，例如：軟件項(xiàng)目管理常用的JIRA、禪道、文檔與內(nèi)容管理工具Confluence或者團(tuán)隊(duì)協(xié)同工具明道、Teambition等。重要的是找到團(tuán)隊(duì)遇到的問(wèn)題，然后選擇適合團(tuán)隊(duì)的工具去提升那一塊的效率。

例如：前述場(chǎng)景一、二：原先通過(guò)Excel和郵件來(lái)管理和溝通需求，在制作產(chǎn)品匯報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和記錄，反饋前端需求時(shí)就遇到了效率低下的問(wèn)題。原先進(jìn)行匯報(bào)要用過(guò)Excel各種篩選公式去計(jì)算不同狀態(tài)變化，并且繪制出圖形展示給領(lǐng)導(dǎo)。

原先進(jìn)行需求溝通，通過(guò)郵件收到需求，翻譯成Excel內(nèi)容格式錄入進(jìn)Excel，需求處理狀態(tài)有變動(dòng)，例如：上線時(shí)，還可能需要通過(guò)郵件通知干系人。

引入JIRA之后就大不一樣了，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)通過(guò)JIRA查詢語(yǔ)言可以很好組合，需求錄入由干系人自己創(chuàng)建，處理狀態(tài)JIRA系統(tǒng)自動(dòng)郵件通知。

實(shí)施方式示例：

1. 根據(jù)效率問(wèn)題發(fā)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，適度引入適合組織的效率提升工具。
2. 盡可能統(tǒng)一工具，例如腦圖工具、文檔工具、圖片工具等。

4. 從流程下手

流程往往是公司統(tǒng)一認(rèn)可的工作順序和輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)，完備的流程可以確保工作完成的質(zhì)量、效率。

例如：前述場(chǎng)景五、六：原先由產(chǎn)品根據(jù)不同需求干系人的需求描述，結(jié)合需求價(jià)值評(píng)估的方式，來(lái)進(jìn)行需求排序和處理，這樣的方式往往不一定能很好契合整體“干系人集合”的要求，往往人們?nèi)菀灼蛴谟X(jué)得自己的需求最著急。

為了處理這個(gè)問(wèn)題，我們?cè)黾有枨筇幚砹鞒蹋蟾上等藗冊(cè)谔峤恍枨髸r(shí)對(duì)“干系人需求集合“進(jìn)行統(tǒng)一排序，將全力和責(zé)任交由最應(yīng)該對(duì)這個(gè)需求集合排序的人。不僅解決了產(chǎn)品與需求干系人的矛盾，讓需求干系人知道產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)的工作量及難度，并且提升了需求交付對(duì)干系人來(lái)說(shuō)的“效率”。

優(yōu)化方式示例：

1. 根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，刪除或者合并意義不大的流程，減少流程鏈條提升業(yè)務(wù)效率。
2. 根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，增加或優(yōu)化意義重大的流程，避免因流程缺失帶來(lái)的產(chǎn)品質(zhì)量、范圍、時(shí)間、成本等效率問(wèn)題。

5. 從組織結(jié)構(gòu)下手

組織結(jié)構(gòu)決定權(quán)責(zé)分配也決定決策流程，是影響組織效率的關(guān)鍵，但正因?yàn)槭顷P(guān)鍵因素，所以并不是輕易可以受到影響和變化的。

例如：前述場(chǎng)景三、四：新產(chǎn)品的產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、研發(fā)團(tuán)隊(duì)往往方向明確（開(kāi)發(fā)具體產(chǎn)品），大家按部就班開(kāi)發(fā)未曾上線的產(chǎn)品。到了中期，產(chǎn)品在探索和擴(kuò)張期，來(lái)自銷售、客戶、實(shí)施、內(nèi)部新功能等各種需求變得多種多樣。

而在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，不同的同事間因?yàn)殛懤m(xù)的合作存在不同的默契度和自己所擅長(zhǎng)的功能領(lǐng)域。為了最大可能優(yōu)化組織效率，我們提出了組建細(xì)粒度小分隊(duì)的建議，通過(guò)默契度組建小分隊(duì)，每個(gè)小分隊(duì)擁有基本可以覆蓋開(kāi)發(fā)需求的技能（前端、后端）。

并且為每個(gè)小分隊(duì)打上功能標(biāo)簽，先讓每個(gè)小分隊(duì)擁有1~2個(gè)拿手的產(chǎn)品功能。以這樣的形式，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)建立起處理各種功能需求的Queue，以期實(shí)現(xiàn)效率提升。

當(dāng)然隨著團(tuán)隊(duì)組建成熟，可以考慮犧牲一部分效率培養(yǎng)能力的相互備份，從而也能幫助團(tuán)隊(duì)接觸新知識(shí)提升綜合能力，并且加強(qiáng)各功能模塊間的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)共享。

優(yōu)化方式示例：

1. 組織結(jié)構(gòu)橫向調(diào)整，增加或減少部門或者團(tuán)隊(duì)數(shù)量。
2. 組織結(jié)構(gòu)縱向調(diào)整，增加或減少組織層級(jí)。
3. 職能型結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目型結(jié)構(gòu)的組合運(yùn)用，如增加臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、組建PMO等。

6. 從人下手

組織的效率來(lái)自于每個(gè)人效率以及人與人間協(xié)作效率的聚合，如果組織內(nèi)的每個(gè)人都有極高的效率，相互之間也樂(lè)于和善于協(xié)作，那組織的效率勢(shì)必會(huì)很高。

優(yōu)化方式示例：

1. 增加培訓(xùn)和職業(yè)規(guī)劃引導(dǎo)提升員工個(gè)人能力、自驅(qū)力從而提升工作效率。
2. 保持良好的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。
3. 抓穩(wěn)人員的“入”和“出”，在入口嚴(yán)格篩選有助于組織效率的人員，對(duì)對(duì)組織效率還有重大影響人員進(jìn)行及時(shí)妥善的調(diào)整。

7. 從文化下手

企業(yè)文化并非一朝一夕可以建成，在我看來(lái)成立10年的企業(yè)都未必可以創(chuàng)造出自己的企業(yè)文化。這幾年的工作經(jīng)驗(yàn)體會(huì)到的是，企業(yè)文化需要?jiǎng)?chuàng)始人/團(tuán)隊(duì)的傳導(dǎo)，同時(shí)還需要在一定程度控制人員流動(dòng)性的基礎(chǔ)上來(lái)培養(yǎng)。

如果人員流動(dòng)性強(qiáng)，凝聚力渙散，文化就不知從何談起了。當(dāng)企業(yè)培養(yǎng)起共同價(jià)值觀、愿景及員工主人翁精神后，很多決策、工作的推動(dòng)就會(huì)變得輕松。因?yàn)樗鼈冇袃r(jià)值觀做標(biāo)準(zhǔn)，有主人翁精神做動(dòng)力。比起沒(méi)有培養(yǎng)起企業(yè)文化的公司會(huì)大不一樣。

例如：我曾經(jīng)聽(tīng)說(shuō)過(guò)定制化To B產(chǎn)品企業(yè)轉(zhuǎn)型產(chǎn)品化To B產(chǎn)品的例子。定制化產(chǎn)品的文化和思維，和產(chǎn)品化產(chǎn)品的文化和思維本身就存在一定沖突。這種沖突還會(huì)來(lái)自于人力資源的分配，也來(lái)自于產(chǎn)品的收費(fèi)模式。

產(chǎn)品化產(chǎn)品一般沒(méi)有項(xiàng)目專項(xiàng)支持的資源，也不是全靠定制化開(kāi)發(fā)賺單個(gè)用戶的錢。它一般通過(guò)實(shí)現(xiàn)通用功能將開(kāi)發(fā)成本，分?jǐn)偟蕉鄠€(gè)客戶身上，來(lái)給客戶提供性價(jià)比極高的功能。這種變化讓傳統(tǒng)定制化產(chǎn)品的銷售、實(shí)施和需求分析師都措不及防，以至于在一段時(shí)間內(nèi)都沒(méi)切換過(guò)思路，產(chǎn)品文化沖突內(nèi)耗。

優(yōu)化方式示例：

1. 促進(jìn)公司價(jià)值觀、愿景、使命和定位，并傳導(dǎo)到公司各個(gè)部門。
2. 促進(jìn)公司形成適合公司和產(chǎn)品的工作文化。
3. 適當(dāng)樹(shù)立標(biāo)桿員工，控制好人員流動(dòng)。

細(xì)心的讀者可能會(huì)發(fā)現(xiàn)：這七個(gè)著力點(diǎn)我是按照實(shí)施的難易程度來(lái)進(jìn)行排序的，文檔調(diào)整較為容易，而文化的調(diào)整就很困難了。但是它們可以解決的問(wèn)題也一般是由易至難的，如果文檔能解決的問(wèn)題就不要隨便考慮用文化解決，那樣的成本就太高了。

如何優(yōu)化效率問(wèn)題

知道如何發(fā)現(xiàn)效率問(wèn)題，以及提升效率的7個(gè)著力點(diǎn)后，優(yōu)化效率問(wèn)題的過(guò)程其實(shí)很容易可以規(guī)劃處理，基本過(guò)程可以參照：發(fā)現(xiàn)效率問(wèn)題->確定提升方案->實(shí)施提升方案->回顧方案效果，四個(gè)步驟。

關(guān)于效率優(yōu)化的一些Tips

（1）循序漸進(jìn)，尋找適合組織的最佳模式

沒(méi)有一個(gè)既有項(xiàng)目管理模式是完全可以搬來(lái)就最合適的，例如：即使SCRUM再被推崇現(xiàn)在也很難適配每一個(gè)團(tuán)隊(duì)。我推薦的是找一個(gè)產(chǎn)品類型、團(tuán)隊(duì)組成接近的管理模式，套用后逐步優(yōu)化。遇到一個(gè)問(wèn)題，“迭代”一次，敏捷地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理。

（2）讓別人知道你有多高效。

當(dāng)你知道你自己足夠高效，并且你也真的很高效了，但并不代表別人覺(jué)得你高效。及時(shí)共享你的工作任務(wù)，告訴別人你真的高效。

（3）沒(méi)有職權(quán)、威望，就等那個(gè)Driver出現(xiàn)。

有時(shí)你發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，也找到了解決方法，但是你不一定是那個(gè)最合適推動(dòng)的人，并且最可怕的是別人不知道現(xiàn)在的效率有問(wèn)題。如果這真的是個(gè)重要的問(wèn)題，我相信很快就會(huì)凸顯出來(lái)，別著急，誰(shuí)最“痛”，誰(shuí)就會(huì)成為這個(gè)優(yōu)化方案的Driver，這時(shí)候找到他，推薦給他，你的成功幾率應(yīng)該會(huì)大許多。

（4）把干系人引入過(guò)程。

別人說(shuō)你效率低，而你確實(shí)已經(jīng)努力了。如果探索也沒(méi)有探索出其它問(wèn)題，可以嘗試把提出的干系人引入處理過(guò)程中?；蛟S你正是缺了他的參與才效率低下，又或者他參與后發(fā)現(xiàn)你其實(shí)很高效。

最后

讓我們用腦圖回顧一下文章主要內(nèi)容：

本文由 @?Talen 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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