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我們每天都要寫email，可我們比較少花時間去研究寫好它。

今天看了一本叫《email這樣寫，誰都會贊》的快餐書，結(jié)合我自己的一些體會摘錄出要點，讓這個快餐書讀得更快一點。

1. email是職場人中重要的溝通工具，寫email要有處女座精神；

2. 討論的工作用聊天工具，達(dá)成結(jié)論的事情才發(fā)郵件；

3. 快速理解郵件內(nèi)容四步法:

• 郵件發(fā)給你，還是抄送給你？
• 郵件說了什么內(nèi)容？
• 郵件需要我干些什么？
• 我要不要回復(fù)？

4. 不要情緒化地回復(fù)腦殘郵件；

5. 將已經(jīng)閱讀、但未處理的郵件放入待辦文件夾。每天定時查看兩次，盡快將待辦文件夾清空；

6. 重要的email要定時備份到網(wǎng)絡(luò)中；

7. 電話或聊天工具溝通完后，再用郵件確認(rèn)自己的理解和記錄是否準(zhǔn)確，以防日后的糾紛，先小人，后君子；

8. 專業(yè)email的六個元素:

• 打招呼，如你好xxx；
• 一兩句話的「自報家門」，如我是渣雷會員項目的黎小晨、我是電話跟你溝通xxx的黎小晨；
• 直接表明你的意圖，如以下是我們項目組討論后的工作事項、我需要你幫忙協(xié)助下面幾件事情；
• 具體的工作、跟進(jìn)人、時間，如mandy要采購1000個年費會員，單價100元，對方已付款，xxx跟進(jìn)，最遲今天下午將激活碼發(fā)給mandy；
• 禮貌性結(jié)束語，如有問題隨時聯(lián)系我、非常感謝；
• 專業(yè)的簽名檔，姓名、公司、職位、郵箱手機等工作聯(lián)系方式、公司統(tǒng)一的廣告語和尺寸克制的logo；

9. 不要在工作郵件中出現(xiàn)小群體用的綽號、賣萌表情符號、散裝英語；

10. 正文不要超過三種字體。格式簡單，內(nèi)容清晰即可；

11. 回復(fù)不要超過當(dāng)天。需要長時間處理的可以先回復(fù)「郵件已收到，我需要一些時間處理，完成后立即回復(fù)」；

12. 自動回復(fù)的內(nèi)容，要說明為什么沒辦法人肉回復(fù)。如「我現(xiàn)在正在度假，網(wǎng)絡(luò)不好，預(yù)計半個月后回來。有急事請聯(lián)系公司xxx」；

13. 點擊全部回復(fù)之前要三思；

14. 郵件的標(biāo)題要精煉，讓對方一看就知道你要干什么，如xxxxx會議紀(jì)要及落實的工作計劃；

15. 郵件的寫作順序

• 添加附件寫正文；
• 寫收件人、抄送人；
• 深呼吸10秒鐘；
• 重新閱讀檢查語法問題，描述問題；
• 點擊發(fā)送；

16. 對于特別重要的郵件，正式發(fā)送前請先發(fā)給自己檢查；

17. 精簡收件人名單，收件人只寫需要回復(fù)或者行動的人；

18. 抄送人是需要了解事情進(jìn)度、但不需要出工出力的人（有時候抄送人也會回復(fù)郵件），記得抄送給自己的領(lǐng)導(dǎo)；

19. 沒人有耐心讀唐僧式的郵件，正文內(nèi)容要最好不超過一屏，用1、2、3的要點提煉出來，方便閱讀；

20. 多用短句，少用長句；多用大白話，少用官文；多具體直接，少模棱兩可；多就事論事，少虛假客氣；

21. 需要別人重點關(guān)注的，字體用顏色或者加粗提示；

22. 謹(jǐn)慎使用密送，如果你不知道啥叫密送，那就一直不知道好了；

23. 需要對方回復(fù)或者行動的，要明確標(biāo)出，如迅雷會員雙十一促銷活動策劃方案，目標(biāo)1000萬銷售額，跟進(jìn)人黎小晨；

24. 轉(zhuǎn)發(fā)的郵件要清楚說明轉(zhuǎn)發(fā)目的，需要收件人干什么。如果只是隨便看看，就說明「請各位關(guān)注了解」即可；

25. 工作郵箱和私人郵箱分開；

#專欄作家#

黎晨，微信公眾號xiaochenxiangtaiduo。人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家，畢業(yè)后在迅雷服役8年，從零開始參與迅雷史上最賺錢業(yè)務(wù)（迅雷會員）的大部分工作。做過c++工程師、數(shù)據(jù)分析師、迅雷會員運營總監(jiān)，在付費用戶運營上有很多一線實戰(zhàn)經(jīng)驗，可惜還沒能把工作當(dāng)玩耍。

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