協(xié)調推進步步是坑,產(chǎn)品經(jīng)理該如何應對?

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對于產(chǎn)品經(jīng)理而言,大部分人還認為主要工作是畫原型、寫文檔、跟需求。而對于沒有具體產(chǎn)出物的進度管理究竟該如何下手呢?筆者將結合自己與身邊人的經(jīng)歷,來談談協(xié)調推進究竟該怎么做。

產(chǎn)品研發(fā)過程管理歷來被認為是很頭疼的一件事,因為產(chǎn)品經(jīng)理有的時候并無實權,只能通過協(xié)調來推進。而大部分的招聘JD上也會明確地標明“推動項目開發(fā),協(xié)調產(chǎn)品生命周期中的各方利益,確保產(chǎn)品實現(xiàn)進度和質量”,亦或是“負責協(xié)調團隊間的任務對接,協(xié)調各方資源推動研發(fā)團隊的產(chǎn)品開發(fā)及上線”。

“協(xié)調推進”四個字,說起來簡單做起來難。下面,我就來談談協(xié)調推進究竟該怎么做。

一、你是誰

1. 產(chǎn)品總監(jiān)

如果你是產(chǎn)品總監(jiān)的話,那么通常會掌管一個裝備齊全的團隊,包含:技術開發(fā)、UI設計、測試、產(chǎn)品經(jīng)理、數(shù)據(jù)分析師等各種角色。此時話語權很大,相對來說有絕對的掌控能力,在任務安排和進度詢問時會比較理直氣壯。因為你是“老大”,有隸屬的上下級關系。

此時的協(xié)調推進基本是知人善任,不必事無巨細地面面俱到。更多是做好規(guī)劃后分配下去,讓手下的人各司其職,定期向你匯報一下進展,而你只需制定規(guī)則即可。平時關注得更多的是團隊的生存和發(fā)展問題。

2. 產(chǎn)品負責人

如果你是產(chǎn)品經(jīng)理或者高級產(chǎn)品經(jīng)理,作為一條產(chǎn)品線的負責人去帶領整個小團隊向前沖。此時的頭銜雖不如產(chǎn)品總監(jiān)那么高,但作為負責人還是有一定話語權的,因為你要保證整個團隊的平穩(wěn)推進。

此時在協(xié)調過程中多以和善為主,因為你是產(chǎn)品經(jīng)理,可能團隊中也有平級的技術經(jīng)理,只不過在這個項目中來到你這邊給予一些人員支持,切不可頤指氣使、趾高氣昂。所以平時多溝通,遇到技術問題先和技術經(jīng)理敲定,再安排下面的開發(fā)執(zhí)行。

3. 產(chǎn)品經(jīng)理

如果你只是團隊中的產(chǎn)品經(jīng)理,受到總監(jiān)或其他人委托來進行進度的詢問和推進,那么就會遇到我們平時所說的產(chǎn)品和開發(fā)“相愛相殺”。這種情況下產(chǎn)品經(jīng)理話語權相對較小,因為你既不是總監(jiān)也不是負責人,所以并無實權。

在這個過程中我見過各種類型的產(chǎn)品經(jīng)理——有的唯唯諾諾、有的卑躬屈膝、有的撒嬌賣萌,也有的感覺與開發(fā)勢不兩立,不服就干。我的建議是:在這種情況下可以不卑不亢,少一些感性多一些理智。你們的共同目標都是把事情做好,以這個原則為前提進行建設性的溝通和推進。

二、做什么

對于協(xié)調推進這個過程性的動作,其實有的公司有專門的項目經(jīng)理來牽頭管理,但一般互聯(lián)網(wǎng)公司都是產(chǎn)品經(jīng)理的角色來執(zhí)行,也就是說除去產(chǎn)品工作之外,要做一些過程管理的工作。為確保過程中各項工作有序開展平穩(wěn)進行,可以從以下三方面著手:

1. 任務分配

任務分配就是團隊中的這幾個人是否清晰明確自己的任務。雖然按崗位角色來說開發(fā)就是寫代碼,UI就是設計效果圖,測試就是找bug,但什么時間做什么事以及什么時候是截點,這些都要讓每個人心里有數(shù),有的放矢。

2. 進度管理

分配了任務之后就是過程中的跟進,也就是進度管理。進度是否順暢直接影響能否按時完成交付,會不會延期等。此時你的工作重點類似于報警器,要敏銳感知大家的工作反饋和工作狀態(tài)。有偏離的及時拉回來,有遇到疑難問題的及時想解決方案,隨機應變。

3. 結果驗收

有了開頭的任務分配和中間的過程管理,最后就是結果驗收了。這有點類似于我們的最后檢驗,看看產(chǎn)出物與當時預期是否一致。

基本來說如果前兩步做得好,到這一環(huán)節(jié)基本不會出現(xiàn)什么問題。但要注意的是,結果驗收不能完全等到最后才進行,過程中可以隨時查看一下,測試不僅是測試工程師的事兒。作為產(chǎn)品經(jīng)理,你對產(chǎn)品是最了解的,感知也是最全面的。

三、怎么做

過程管理是一個漫長而勞心的工作,你可能自己實際動手做的內容并不多,但心里卻要時時想著,有任何一個環(huán)節(jié)出問題都會影響全局。因此我的建議是從以下幾方面展開:

1. 規(guī)劃路徑

一般在立項之后都會要求梳理出一個排期計劃,類似于Roadmap和甘特圖。這會把整體的排期確定下來,后期如果有變動也只是微調,大的基調就是按這個執(zhí)行。

我個人常用的是projectplan軟件做的,里面會有大小任務拆解、關鍵里程碑截點、每項任務所需時長、起始日期、責任人以及完成百分比。

2. 預判風險

作為產(chǎn)品經(jīng)理,在項目開始前你的角色類似于設計師,把藍圖畫好。而一切準備就緒真正投產(chǎn)的時候,你的角色類似于服務者——在團隊成員沒有進行到的時候,提前識別出潛在風險點,想出解決方案,為大家掃除障礙鋪好路,這樣才能確保部隊的順利前進。

當然有些風險不會提前暴露出來,是做的過程中才發(fā)現(xiàn)的,這就需要快速應對能力。如何在不耽誤進度的情況下解決問題,考驗的是一個人多方面綜合素質,必要時可以向外部尋求幫助。

3. 明確流程

團隊間的成員會出現(xiàn)很多相互銜接協(xié)作的地方。為了避免手忙腳亂、漫無目的的前行,作為領頭人的你可以提前制定好規(guī)則,明確相應流程,協(xié)調人、安排事、收獲果。

以測試上線為例,一般測試工程師測的是功能是否跑通,但對于交互細節(jié)以及樣式就難以感知,所以需要UI設計師來排查。有時涉及業(yè)務流程復雜的也需要產(chǎn)品來親自測試,所以如何確保上線前bug沒有遺留,就需要制定清晰的規(guī)則和流程。

比如:每次技術開發(fā)到可以跑通的時候,測試通知UI設計師可以上去排查樣式問題了;與此同時測試工程師測試bug,當UI設計師提出了樣式修復問題時,統(tǒng)一反饋到測試這里進行bug記錄;同時通知前端修復,待前端修復完成再讓UI進行驗證,確保功能bug和樣式bug全部解決后,才能達到上線標準。

4. 過程跟進

過程跟進是個漫長但不可或缺的工作,很多風險可以從中得知:很多潛在問題也可以在過程和進度中察覺。所以每天都可以讓團隊成員匯報下當天進展,以一個簡短的日報形式把結果收集上來。

這個基本就是前面所說排期規(guī)劃后的點滴推進,比如:一項任務排期5天,那么每天完成了多少。有的時候多,有的時候少,為確保最后不延期,只要在最后一天全部完成即可。一方面你可以知曉進展,另一方面對大家也是個督促。

除此之外每周開一次會,大家坐在一起溝通下當前進展、存在的問題,明確下周的安排以及額外的一些跟進事項,有議題也可以一起討論,協(xié)商出解決方案。不僅能讓大家心中有數(shù),明確自己的任務,同時你也能清晰知曉團隊情況,未雨綢繆。

四、Tips

過程管理和協(xié)調推進是一件很累心的事情,可能平時沒有什么實際需要動手的事情,但這個過程下來,會比你畫多少原型、寫多少文檔、設計多少需求都感覺到疲憊。不論你是小公司的產(chǎn)品總監(jiān)還是大公司的產(chǎn)品負責人亦或是產(chǎn)品經(jīng)理,當負責這一部分時,也可以從產(chǎn)品角度來考慮如何把它做好。

1. 主動匯報

你的CEO、老板或者上級讓你負責整體推進時,并不是說他從此就不關心了。其實作為領導來說,都希望體會到自己的掌控感,所以你可以定期把情況匯報給他,以郵件或者其他方式,看不看是他的事,做不做是你的事。

當你把他當領導,把情況匯總上報時,即使他不關心具體事情,也會感覺你是得力的,你是能hold住自己小團隊的。各項工作有條不紊、平穩(wěn)開展,也是自身能力的一個體現(xiàn),同時有問題及時溝通也是態(tài)度和責任心的體現(xiàn)。

2. 做好記錄

雖然我們日常在推進做具體事情,但有時也需要跳出來,從更宏觀的一個角度來思考問題,比如:

你的團隊發(fā)展歷程,主要任務及完成情況,所用的人力及資源:每月投入了幾個人,做了哪些事,完成情況如何。

這些不一定需要匯報,但當領導上級或者其他人有質疑時,你可以拿出這些記錄用事實說話。這不僅是對公司負責,也是對底下的人負責,以免別人產(chǎn)生誤解,也是對付出人的一種公平保護。

3. 盡早鋪路

當我們預感到有些事情會成為潛在風險時,一定要盡早暴露,自己不能解決的就暴露給上級或者老板,讓他們來給你支持。比如人員的緊缺,眼看下個月就要開發(fā)了,目前還沒有技術人員到崗,抓緊招聘或者從其他地方借調都需要你不斷催促。

俗話說“會哭的孩子有奶吃”,遇到問題自己解決不了的不能悶不做聲,早一天解決你就早一天放心。而不是等到已經(jīng)產(chǎn)生后果了,再去追究當初是什么原因導致的,那時候說什么都晚了。

為自己的產(chǎn)品負責,就要變被動為主動,最好是萬事俱備只差干,這才是最理想的狀態(tài)。所以,提前鋪路,防患于未然。

以上是結合自己及身邊人經(jīng)歷給大家的一些建議。當然,實際過程中會有各種狀況百出,我們無法提前預知全部情況,只能經(jīng)歷后才有成長,避免下次再踩坑。

一起加油,共勉!

#專欄作家#

慕斯姑娘,微信號:musiguniang,公眾號:產(chǎn)品那些年,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。關注金融科技和大數(shù)據(jù)領域,擅長產(chǎn)品規(guī)劃和落地。

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題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協(xié)議

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評論
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  1. 學習學習,小姐姐能不能寫一篇產(chǎn)品實習生在溝通推進中的角色?

    來自北京 回復
  2. 推進項目的工作,是不是項目經(jīng)理的職責呢

    回復
    1. 是項目經(jīng)理的職責,但如果公司沒有項目經(jīng)理,或者沒有給你安排專職的項目經(jīng)理,那么一般就會讓產(chǎn)品經(jīng)理來負責推進

      來自北京 回復
  3. 推進項目的工作,是不是項目經(jīng)理的職責呢

    回復
    1. 一般公司不會有項目經(jīng)理參與產(chǎn)品項目

      回復