敏捷轉型之“挖坑”的藝術

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進入一個團隊,如何帶領團隊敏捷轉型?有時候,或許需要一些放手,甚至一些“挖坑”。如何“挖坑”,這是一個很有講究的活計。

在無數次電話面試的時候,面試官問:“如果你來做我們的敏捷教練,在一個沒有敏捷基礎的團隊中,帶敏捷轉型你要怎么做?”

我說:我可能什么都不做,一定要做什么的話,那就做個被動者,用團隊的錯誤,做正確的事?!?/p>

一、融入:別做團隊的麻煩制造者

“我最近進入了一個團隊,發現了不少問題,要如何讓他們聽我的?”

“我學了Scrum覺得有用,可團隊都不太感興趣,要怎么辦?”

這是我最近在參加完一場敏捷分享會后,收到幾個學員的提問。

團隊的轉型存在于各行各業中,近年來互聯網行業為了應對市場的高速變化環境,敏捷轉型成了一個熱門詞匯。那么,正如學員的提問,初入一個需要轉型的老團隊到底要先要做些什么?

與從零開始建立團隊不同,作為一個要打破團隊習慣的革命者——初入團隊時,既是革命者,同時也是一個新人。

不同人有不同的性格,所產生的氣質和團隊形成的氛圍也都不同,后續適合的轉型之路也會有不一樣的差異。路有千萬條,千萬別走麻煩制造者這條。

什么是麻煩制造者?

尋找問題、尋找差異是人的本能。無論什么崗位,為了快速體現個人價值,會用各種方式尋找團隊中的問題再一條條列出,然后希望按照自己學到的知識在團隊中進行大刀闊斧的改革,這就是常見的麻煩制造者。

所謂的麻煩制造者,往往為了找問題而提出問題,且不說目的是否正向純粹。就改革而言,當一個帶著問題來的項目經理、敏捷教練,在實踐過程中必然會有一股無形的阻力,這個阻力正好來自原本需要他的對象——團隊。

為什么?

試想,在原本一個已經正常運行的團隊中,如果因為你的出現而找出了一堆問題,那么對團隊來說,顯然這些問題唯一的源頭是來自于你。當團隊認為你就是問題的源頭,那么產生的結果只有兩種:“對抗”或“隱藏”。

“對抗”或許比較容易化解,有很多方式可以解決對抗問題,哪怕是請客吃飯這樣的“資本腐蝕”。

而“隱藏”是可怕的,“隱藏”指的是隱藏問題。這表現為:表面上認同你,但內心中處于不認可或抵觸的狀態;不理解新的方法同時也不表態,更不愿意告訴別人真實的想法;最終表現一片祥和,似乎什么問題也沒有。

但看不見,問題難道就不存在么?

所以在敏捷改革轉型中最怕的不是一個有各種問題的團隊,看似完好無缺沒有任何問題的團隊,往往是敏捷教練或領導者最需要擔心的。

二、形成:戰斗前先統一戰線

從正面保護團隊、建立信任

是轉型的根基,也是敏捷教練的原則之一。

如何在融入團隊的初期避免出現“對抗”或“隱藏”的情況呢?

在針對團隊A轉型過程中,第一個月我只做了兩件事情,觀察與幫助:

  1. 觀察團隊中存在的問題,了解讓成員們感覺到痛苦的事情;
  2. 在成員抱怨時,出現在身邊去傾聽和理解他們的抱怨,并且適度的提供幫助。

七月中旬,筆者所在的研發團隊經歷了需求反應不及時、產品質量問題頻發等事件,受到了來自業務方的壓力。此時作為一個敏捷教練或是領導者,無法直接幫助參與實際研發工作,能做的便是保護團隊。

如何保護團隊?

在保護團隊方面有很多方式:替團隊擋住外部壓力,消化業務方、上下級之間溝通上的負面情緒,為團隊解決相關支持等。

總之,保護團隊讓團隊有足夠的安全感,便是建立信任關系的第一步。信任關系也無需太多花哨的技巧,你用心且認真地保護團隊,且為之努力,團隊是能夠感知到你的真誠,也能夠真正的建立信任,戰斗也就可以開始了。

三、改革:挖坑是一門藝術

問題并不會因為你一開始的“不作為”而消失,也不會因為出現了“事件”才存在問題。問題的暴露恰好證明它一直存在,只是湊巧被事件暴露了出來。

在進入團隊A的第一周時,我參加了包含部門負責人(市場方面)、產品、研發團隊的月計劃會議。

會議中,產品按照市場提出的需求,洋洋灑灑列幾十條,然后一條條解釋需求,提出希望(必須)上線的時間。團隊成員按照要求的時間點,一條條進行承諾。

最終會議結束發現,一個月的時間要完成近兩個月的開發量,總任務數的二分之一被列為最高優先級,預估達到月底上線的的任務也排在了最高優先級。

產品、運營、市場信心滿滿,開發團隊一臉迷茫。

會議全程,我沒有做出任何發言,哪怕我感知到了這場會議后存在的風險,有哪些問題,團隊要經歷哪些痛苦。

有些“坑”,必須讓團隊自己跳下去。

牛頓的第一定律說到:“一切物體在沒有受到力的作用的時候,運動狀態不會發生改變”。

這一定律在人和團隊身上同樣適用,一切的改變背后都需要一個絕對的動能。

團隊自己犯錯,自己經歷錯誤,再自己思考問題的一些過程,就是一個很好的動能;也是認識問題的必要過程。這個過程我稱之為:挖坑(當然,所謂的“坑”要可控,在團隊能夠承受的范圍內;明知道團隊在制作炸彈,還在旁邊抽煙圍觀是不可取的)。

延期是意料之內的事

經過一個月痛苦的研發過程,“坑”如期而至,月末統計:

  • 計劃偏差:30%
  • 需求完成率:60%
  • 更新缺陷率:20% (注:每次更新出現BUG的概率)

到底是哪里出了問題,是什么導致了理想和現實的差距?每個人都陷入了反思:“是計劃管理出現偏差?”“是研發效能偏差?”……

這里我們再回顧一下月初的計劃會大家做了哪些事情:

  • 計劃太過理想,月初就定好了整月、甚至下月的需求;
  • 研發團隊估時不準確;
  • 優先級概念不清,一半的需求放到最高優先級。

四、轉變:如何把“瓜”給扭“甜”了

人性的特點:在相同條件下,對一個事物的絕對值估算的誤差,遠大于具有參照物的相對估算。

在問題出現后,應團隊主動的要求,我和團隊來了一場全新的計劃會。

1. 計劃太理想

月初要做接下來一個整個月的規劃,在面對時刻變化的市場需求下顯然是不科學的,畢竟這不是蓋房子。

那么我們就不做一個月的計劃。開始建立需求池,市場提出的需求都收集下來,但我們只承諾第一周要做的任務。在開始第二周的工作前,需求池可由產品自由變動(熟悉敏捷的同學可以看出,潛移默化中團隊開始Scrum的迭代沖刺的模式)。

2. 無法準確評估期限

原本團隊評估模式是:事先安排好所有任務的負責人,再由負責人根據經驗預估任務的工作量做出期限承諾。

“太美的承諾因為太年輕”。

日常工作過程中,各種會議、BUG、活動、甚至一次下午茶的打斷,都會影響到任務的完成時間,而任何一個不能完成的任務估時,其實都是一種不負責的表現。

敏捷中關于任務評估有兩種方式,通過團隊商議,這里我們用到了其中一種“故事點”以及“寬帶德爾菲”技術:每個故事由產品講解,所有開發人員各自進行估算后同時展示,差異部分進行討論,最終得出所有人一致認可的估值。

同時,我們將需求由組長分配,改為成員認領,誰完成了自己的任務,可以立即領取新的任務,這樣可以有效消除任務等待的時間。

3. 優先級概念不清

現實環境中所有需求,在產品、市場單獨來看,它都是重要的。其實在產品開發過程中一直存在80/20法則(俗稱二八定律),80%用戶、價值存在于那20%的功能。

如何厘清全部優先級的時效性?可視化、透明化的工作看板是一個選擇。

團隊A原本使用的是在線敏捷管理工具Teambition,在線工具有它一定的先進性,例如信息、數據的保存,以及異地辦公的支持。但實際上僅有項管、研發團隊內部使用,這其實是不足的。

正如我們執行的“早會三件事”,信息的可視化、透明化是為了團隊能夠更好理解共同的進度、確保大家努力的方向是一致的。所以如果學習工具成本過高,那么我們就化繁為簡,用最原始的方法——紙和筆。

就這樣,我們開始使用了Srcum看板,把所有的任務按照:“需求明確度*市場價值/故事點=優先級”的方式進行排序。最高優先級的任務一定是:獨立、可估量、有價值、短小、可測試的(敏捷中的用戶故事屬性理論)。

將研發過程、進度、目標貼在最顯眼公開的地方,新增需求、BUG再用不同的便簽區分。無論是集團總裁還是保潔阿姨都能看懂這個團隊現在的工作情況——這便是“信息發射源”的最初用法。

五、體系:成功的標志是建立體系

一個好的方法,沒有得到有效的執行,它就只是紙上的文字。方法在執行中走了樣、貫徹不到位等都是團隊轉型過程中會遇到的常見問題。

如何有效執行?授人以魚不如授人以漁。

通過“挖坑”的事件,方法是團隊主動和我共同約定而成的,所以在執行過程中,我唯一要做的就是監督提醒與引導?;蛟S初期會去幫忙團隊做一些工作,但一定是在一個限度以內。以至于我經常和團隊說一句話“哪天我一忙,這些事就要你們自己做了”。

會議一定要領導者開嗎?決策一定要領導者做嗎?問題一定要領導者發現嗎?

其實有時候團隊自己做的比你更好。

團隊自我思考的養成,是革命者的終極目標,沒有任何一個方法、模式是最好的,好的改進需要團隊自我持續思考,這也是一個體系建立成功的標志之一,故“以退為進”是在轉型中可以適度使用的方式。

改變是一個長遠而持續的過程,敏捷開發管理是一個不斷迭代、優化產品來應對市場而提升最大價值的開發模式。而我們在幫助團隊做轉型時同樣也是一個不斷迭代、優化的過程。

不同的團隊有著不同的特點、習慣、問題甚至于價值觀,所以在做轉型過程中需要注意以下幾點:

1)要根據團隊實際遇到的問題和選擇合適的方法?,F如今常用的工具和方法如下:

  • 管理方法:PMP(瀑布式開發)、CMMI、Scrum、XP等;
  • 工具方面:Teambition、Jira、TAPD、釘釘等;
  • 技術方面:特征驅動開發、測試驅動開發等。

在項目管理、團隊管理中有著很多成熟的模型、工具,但切記沒有任何一件東西是完美萬能的,在團隊轉型過程中需要“逢山開路、遇水架橋”,裁剪和改進(如看板工作流)已經成熟的理論、工具、方法,這是一件很正常的事,正如我常說的:適合的才是最好的。

2)保持傾聽,最好最合適的方式往往來自于團隊自我的思考與方式,很多時候管理者要做的只是點題,剩下的團隊自己會告訴你。

3)理論知識不在于記、而在于用。如前面說到的用戶故事、看板工作流、敏捷迭代,都是在執行過程中實踐反向印證了理論的合理性。

4)問題總是一點一點、一次一次浮現,團隊無法一次進行全方位的改變,也無法一瞬間就把問題徹底改好。所以需要保持一些耐心,給團隊適應的過程,只要持續進步,相信“all is well”(一切終會變好)。

寫下這篇的初衷是為了記錄,最終受到了“開源精神”所影響,后續將陸續寫關于”產品與團隊管理方面”的實戰經驗。

在實踐過程中你和團隊或許都會遇到無法解決的問題,勿慌:“破萬卷書,心中自有青竹”,路行千萬里,共進之。

 

本文由 @西特張 原創發布于人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協議

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評論
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  1. 哎,公司天天喊要轉型,轉的一塌糊涂,關注了

    來自浙江 回復
  2. 公司都在說著敏捷轉型,對于大型公司的敏捷轉型卻沒有那么簡單

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  3. 太美的承諾因為太年輕~哈哈哈哈哈,是呀有道理

    來自香港 回復
  4. 為了快速體現個人價值,會用各種方式尋找團隊中的問題再一條條列出,然后希望按照自己學到的知識在團隊中進行大刀闊斧的改革,這就是常見的麻煩制造者。工作中遇到過,太讓人難受了

    來自浙江 回復
  5. 沙發沙發,66666

    來自浙江 回復